8. Kết cấu của đề tài
1.2.5. Các thành phần của KSNB tại các DNBH PNT
Hoạt động của bảo hiểm dựa theo nguyên tắc số đông bù số ít nên các DNBH phải mở rộng quy mô, đa dạng hoá danh mục sản phẩm, tăng cường tính hữu hình của sản phẩm bằng truyền thông. Kinh doanh bảo hiểm gắn liền với hoạt động khai thác, tái bảo hiểm, giám định bồi thường, quản lý đại lý. Bất kỳ hoạt động nào kể trên đều tiềm ẩn rủi ro, buộc các DNBH phi nhân thọ phải thiết lập KSNB thông qua các quy trình, quy định. Các quy trình, quy định đó được thực thi như thế nào là do quan điểm, hành động của Lãnh đạo doanh nghiệp - Môi trường kiểm soát. KSNB thực sự hữu hiệu khi các quy trình đó có thể kiểm soát các rủi ro, điều này đồng nghĩa với việc DNBH phi nhân thọ phải có thành phần đánh giá rủi ro. Để đảm bảo quy trình đó được áp dụng trong toàn hệ thống thì phải có hoạt động kiểm soát. Trong quá trình vận hành KSNB cũng sẽ bộc lộ những điểm hạn chế hoặc không phù hợp. Do vậy cần phải có đánh giá độc lập, khách quan để có điểu chỉnh cho phù hợp - Hoạt động giám sát. Với cơ cấu phức tạp, địa bàn rộng, số lượng nhân viên và đại lý đông hoạt động nhiều địa bàn khác nhau; Một yêu cầu đặt ra đó là tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Do vậy Hệ thống thông tin và truyền thông không thể thiếu đối với DNBH phi nhân thọ.
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các quy trình, cấu trúc và tiêu chuẩn của tổ chức, là nền tảng cho việc thực hiện KSNB. Hướng dẫn tất cả thành viên trong doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm liên quan đến KSNB và đưa ra những quyết định để theo đuổi mục tiêu cuả doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát chịu tác động nhiều yếu tố bên trong và ngoài doanh nghiệp như nội quy, quy định công ty; thị trường; cạnh tranh.
thách thức, áp lực từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Để xây dựng và duy trì một trường kiểm soát hiệu quả trước hết phụ thuộc vào ban lãnh đạ o, đặc biệt người quản lý cấp cao bởi chính họ là người định hướng cho hoạt động kinh doanh, xây dựng các nguyên tắc và thể chế để đưa doanh nghiệp đạt được các mục tiêu. Nếu nhà quản lý cho rằng KSNB không thể thiếu trong các hoạt động của doanh nghiệp thì cấp dưới sẽ nhận thức đúng về KSNB và tuân thủ nguyên tắc đã đề ra. Nếu nhà quản lý mà coi nhẹ KSNB thì những nguyên tắc, thể chế đề ra sẽ không được nhân viên tuân thủ đúng.
Môi trường kiểm soát gồm các yếu tố:
Đặc thù về quản lý: như đã trình bày ở trên, môi trường kiểm soát bị chi phối bởi quan điểm lãnh đạo đơn vị. Do vậy, mỗi nhà quản lý sẽ xây dựng một quy trình, quy định, chính sách, cách thức KSNB khác nhau từ lý thuyết cho đến thực tiễn.
Cơ cấu tổ chức, Phân quyền và trách nhiệm: các doanh nghiệp bảo hiểm đều có phòng ban chuyên trách riêng để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp. Với một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc xây dựng, kiểm tra các quyết sách, quy trình của doanh nghiệp. Các phòng ban hỗ trợ cho nhau trong quá trình hoàn thành các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các hoạt động đó đi đúng định hướng đã đề ra. Khi đó, cần có sự giám sát thường xuyên, liên tục, hiệu quả.
Sự chính trực và các giá trị đạo đức: bao gồm những tiêu chuẩn ứng xử do lãnh đạo công ty xây dựng và tất cả nhân viên có trách nhiệm thực hiện. Để khuyến khích sự chính trực, lãnh đạo công ty cần:
+ Xây dựng và tuyên truyền toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty
+ Có chính sách thưởng cho nhân viên thực hiện tốt; hình thức kỷ luật phù hợp với nhân viên vi phạm đạo đức.
Triết lý và cách thức kinh doanh nhà quản lý: điều này thể hiện ở cách thức nhận biết, giải quyết rủi ro của nhà quản lý; chấp nhận sự giám sát của những thành viên khác trong doanh nghiệp. Quan điểm về báo cáo tài chính, thông tin kỹ thuật..
Chính sách nhân sự: Con người là yếu tố quan trọng và là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức. Năng lực liên quan đến sự hiểu biết, thực hiện nhiệm vụ được giao; kỹ năng trong giao tiếp, xử lý tình huống. Trách nhiệm lãnh đạo công ty là phân công, phân nhiệm, có chính sách quản lý nguồn nhân lực:
+ Kiểm tra chất lượng nhân lực đầu vào; tuyên truyền nội quy quy định của doanh nghiệp cho toàn thể cán bộ nhân viên đặc biệt những cán bộ mới được tuyển dụng;
+ Xây dựng các chương trình đào để nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, đại lý;
+ Quy hoạch và bổ nhiệm những người có đủ năng lực;
+ Tinh thần: là thái độ của nhân viên trong công việc. Thể hiện sự kỷ luật, tự nguyện của nhân viên khi thực hiện các nhiệm vụ được giao. Nhà quản lý cần biết được tạo môi trường tốt để các nhân viên đều đồng lòng giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu.
Công tác kế hoạch: gồm các kế hoạch doanh thu, lương thưởng, tỷ lệ bồi thường, kế hoạch tài chính kế toán... là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu lập kế hoạch nghiêm túc, khoa học thì hệ thống dự toán kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hiệu quả. Vì vậy, trong thực tế lãnh đạo đơn vị thường quan tâm xem xét tiến độ hoàn thành kế hoạch, tìm ra nguyên nhân để có hướng xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Môi trường bên ngoài: các nhân tố này cũng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thiết kế và vận hành của HTKSNB , bao gồm: sự kiểm soát cơ quan chức
năng nhà nước, môi trường pháp lý, đối thủ cạnh tranh...
1.2.5.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Bất kỳ DNBH phi nhân thọ nào cũng đối mặt với các rủi ro. Rủi ro là biến cố có thể xuất hiện và tác động bất lợi đến mục tiêu của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh, khả năng thành công, năng lực tài chính của DNBH phi nhân thọ. Do vậy, đánh giá rủi ro là quá trình liên tục nhằm nhận diện sự ảnh hưởng của nó đến việc thực hiện mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro cần chú ý một số nguyên tắc sau:
- Xác định mục tiêu trong các hoạt động của doanh nghiệp: Có thể phân thành 3 nhóm sau:
+ Mục tiêu hoạt động: với doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ đó có thể đa dạng danh mục sản phẩm với mức phí cạnh tranh, mở rộng các kênh phân phối để tiếp cận thị trường, tăng cường công tác chăm sóc khách hàng sau bán hàng....bên cạnh đó còn có mục tiêu tăng trưởng doanh thu, khả năng sinh lời...
+ Mục tiêu báo cáo: Các báo cáo sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp - nhà quản lý sử dụng để đưa ra các quyết định mục tiêu chiến lược, cách thức quản lý...; báo cáo tài chính mục đích phục vụ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, chịu tác động bởi quy định nhà nước, luật, chế độ kế toán, chuẩn mực.
+ Mục tiêu tuân thủ: Hoạt động kinh doanh của DNBH phi nhân thọ phải chấp hành các quy định pháp lý liên quan: không thực hiện các hoạt động vi phạm pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế....
- Nhận diện và phân tích các rủi ro: DNBH sẽ nhận diện các rủi ro tác động đến các mục tiêu đã xác định và phân tích chúng - đây có thể coi là cơ sở cho việc lập danh mục rủi ro cần được quản lý.
bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. DNBH cần cố gắng nhận diện hết cả các lại rủi ro; bên cạnh đó phải chú trọng đến các rủi ro cơ bản, rủi ro này không những ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu hoạt động của DNBH phi nhân thọ mà còn tác động đến cơ quan quản lý nhà nước, giám sát hoạt động kinh doanh bảo hiểm, người mua bảo hiểm.
+ Rủi ro từ việc chấp nhận bảo hiểm: Rủi ro thuần tuý là loại rủi ro cơ bản và sẽ phát sinh khi chi phí khiếu nại khiếu kiện đòi bồi thường lớn hơn mức phí dự tính để tính phí bảo hiểm. Việc này dẫn đến phí bảo hiểm thu được không đủ bù đắp cho việc thực hiện cam kết bồi thường. Rủi ro này phát sinh do không đánh giá đúng mức độ rủi ro hoặc do phát sinh tích tụ tổn thất hoặc không lường trước được các yếu tố rủi ro khiến gia tăng mức độ nghiêm trọng của tổn thất. Rủi ro trong quản lý ký duyệt bảo hiểm: phát sinh rủi ro phụ thuộc vào quy trình, cách thức, phương pháp xét duyệt hồ sơ bảo hiểm. Các quyết định chấp nhận rủi ro bảo hiểm do không thực hiện đầy đủ quy trình cũng dẫn tới hậu quả nghiêm trọng như chi phí bồi thường cao, năng lực tài chính không tương thích với giới hạn trách nhiệm trong hợp đồng....
+ Rủi ro tín dụng: là các rủi ro không thu được phí bảo hiểm, các khoản từ TBH.
+ Rủi ro từ TBH: rủi ro phát sinh khi DNBH phi nhân thọ chọn nhà Tái không đảm bảo yêu cầu cần thiết, làm phát sinh rủi ro tín dụng. Nếu nhà Tái không đủ năng lực tạo nên sự thiếu hụt về bảo vệ từ hợp đồng TBH, ảnh hưởng đến tình hình tài chính cho DNBH khi có tổn thất nghiêm trọng xảy ra.
+ Rủi ro về trích lập dự phòng: Trích lập DPNV thấp sẽ ảnh hưởng đến khả năng chi trả cho các cam kết bồi thường trong tương lai, đồng thời khiến cho thông tin trên báo cáo tài chính không chính xác, dẫn tới các quyết định quản lý không phù hợp.
định, báo cáo tài chính, hệ thống thông tin. Nếu vi phạm điều khoản, quy tắc bảo hiểm, biểu phí và hoa hồng sẽ phát sinh rủi tuân thủ.
+ Rủi ro công tác bồi thường: rủi ro phát sinh từ việc cán bộ giám định không đủ năng lực chuyên môn hoặc khi xảy ra sự kiện bảo hiểm không đến hiện trường ngay, điều này tạo điều kiện cho khách hàng làm giả hoặc thay đổi hiện trường để trục lợi bảo hiểm. Hoặc có sự cấu kết giữa cán bộ giám định với khách hàng để nhận tiền bồi thường.
Khi đã nhận diện được các rủi, DNBH phi nhân thọ tiến hành phân tích các rủi ro để tìm nguyên nhân, xem ảnh hưởng và hậu quả của rủi ro đó tác động như thế nào đến doanh nghiệp. Từ đó DNBH phi nhân thọ sẽ xây dựng quy trình để kiểm soát rủi ro, KSNB giúp DN nhận diện, quản lý rủi ro có hiệu quả hơn.
1.2.5.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là được hình thành từ những quy trình, quy định, thủ tục để đảm bảo yêu cầu lãnh đạo doanh nghiệp được tuân thủ. Các hoạt động kiểm soát có thể là thủ công hoặc tự động, với mục đích là phòng chống hoặc phát hiện những rủi ro, được thực hiện tất cả các bộ phận chức năng, ở các giai đoạn của quy trình kinh doanh với mức độ khác nhau.
Khi tiến hành các hoạt động KS phải đạt được những nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm: phải phân chia cho nhiều bộ phận cùng tham gia, không để một cá nhân hay bộ phận thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ.
- Thẩm quyền phê duyệt: tất cả các nghiệp vụ phải được phê duyệt theo trình tự và đúng thẩm quyền.
- Kiểm soát chứng từ: bộ chứng từ phải đầy đủ, đánh số theo thứ tự liên tục, lưu trữ, bảo quản chứng từ khoa học.
- Kiếm soát sổ sách: ghi chép đầy đủ, kịp thời; lưu trữ.
sản đó.
- Kiểm tra độc lập những việc đã được thực hiện: kiểm tra lại việc thực hiện các thủ tục kiểm soát để có thể tìm ra sự bất thường, sớm có phương hướng xử lý.
Hoạt động KSNB cần chú ý các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: trong một doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều người tham gia thì phải được phân công rõ ràng. Việc phân công phân nhiệm tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, khi xảy ra sai sót dễ phát hiện và kiểm soát, đồng thời cũng nâng cao chuyên môn nhân viên. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát bởi người kia.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này tránh các hành vi lạm dụng
quyền hạn. Đặc biệt trong trường hợp sau, nguyên tắc này phải được tuân thủ: Bất kiêm nhiệm trong bảo vệ tài sản kế toán.
- Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát: doanh nghiệp BH phi nhân thọ cần xác định rõ nhân tố ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh, từ đó đưa ra hoạt động kiểm soát cho phù hợp. DNBH phi nhân thọ có thể kết hợp kiểm soát thủ công và kiểm soát tự động thông qua công nghệ thông tin, với mục đích phát hiện, ngăn chặn.
Kiểm soát ngăn chặn là loại kiểm soát thực hiện nhằm ngăn ngừa các sự kiện không mong muốn xảy ra. Ví dụ: đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn.
Kiểm soát phát hiện là kiểm soát thực hiện nhằm phát hiện sự kiện không mong muốn xảy đến. Ví dụ: kiểm tra lại các đơn bảo hiểm xem cấp đúng phí, viết đầy đủ nội dung chưa.
Các quy trình cần kiểm soát nội bộ:
+ Khai thác, cấp đơn bảo hiểm: thông tin khách hàng kê khai đã trung thực hợp lý, đầy đủ chưa; mức phí đã chính xác chưa.
người liên quan đến các kênh phân phối trong và ngoài doanh nghiệp.
+ Trích lập dự phòng bảo hiểm: xem trích lập DPNV đã đúng và đầy đủ chưa.
+ Quản lý TBH: chú ý tới khả năng thanh toán, chất lượng của DN TBH. + Quy trình bồi thường: kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ bồi thường, đã hợp lý, đúng trình tự thủ tục chưa.
- Lựa chọn và định hướng phát triển các kiểm soát chung dựa trên nền tảng công nghệ thông tin: công nghệ thông tin giúp DNBH phân tích được những dữ liệu phức tạp, đưa ra được quyết định đúng đắn, kịp thời.
- KSNB thông qua các quy trình, chính sách: thực hiện đúng các quy trình chính sách công ty đề ra giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro.
a. Hoạt động khai thác
Hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ chính là kinh doanh bảo hiểm gốc. Các DNBH phi nhân thọ sẽ chấp nhận những rủi ro của BMBH nếu BMBH thanh toán phí bảo hiểm theo đúng cam kết. Mức phí trên cơ sở thoả thuận giữa DNBH với BMBH tuỳ theo từng loại nghiệp vụ, điều khoản, điều kiện trong hợp đồng bảo hiểm. DNBH phi nhân thọ sẽ bồi thường cho BMBH theo cam kết trong hợp đồng nếu tổn thất xảy ra thuộc phạm vi bảo hiểm.
Khai thác bảo hiểm bắt đầu từ tìm kiếm khách hàng, thuyết phục khách hàng tham gia bảo hiểm, đánh giá rủi ro đối tượng bảo hiểm, ký kết hợp đồng bảo hiểm. Các hoạt động này có thể trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua đại lý hoặc môi giới bảo hiểm. Là khâu đầu tiên của quy trình bảo hiểm nên hoạt động khai thác ảnh hưởng rất lớn đến chất lương, kết quả kinh doanh của DNBH. Nếu hoạt động khai thác tuân thủ theo đúng quy trình sẽ giúp DNBH phi nhân thọ giảm thiểu được rủi ro, tránh được các gian lận từ phía khác h hàng, trên cơ sở đó chào mức phí bảo hiểm phù hợp. Số lượng và chất lượng
hợp đồng bảo hiểm được ký kết tăng lên, đồng nghĩa doanh thu phí bảo hiểm