8. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài có tác động đến việc thiết kế và vận hành KSNB. Môi trường kiểm soát nội tại Công ty Cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng Nông nghiệp được khảo sát trên một số yếu tố: Đặc thù quản lý; chính sách nhân sự; cơ cấu tổ chức
2.2.1.1. Đặc thù quản lý
Ban lãnh đạo luôn quan tâm, chú trọng đến việc xây dựng KSNB một cách chặt chẽ; nội quy, quy định được ban hành và sửa đổi kịp thời phù hợp với từng thời kỳ phát triển của Công ty.
Bảo hiểm là ngành đặc thù, để giảm thiểu rủi ro liên quan đến trục lợi bảo hiểm. Ban lãnh đạo rất coi trọng tính chính trực và chuẩn mực đạo đức bằng việc thiết lập, tuyên truyền rộng rãi toàn bộ cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Tại Công ty, các cấp quản lý luôn tiếp nhận phản hồi từ cấp dưới, từ đó xem xét nếu hợp lý sẽ đề xuất lên Ban lãnh đạo Công ty, điều này sẽ giúp cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty đã có quy định phân chia trách nhiệm và quyền hạn của Trưởng phòng ban. Để công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi, công ty cũng có văn bản uỷ quyền cho cá nhân có nhiệm vụ liên quan. Ví dụ: phê duyệt bồi thường: trưởng phòng khu vực phê duyệt hồ sơ bồi thường có số tiền dưới 10 triệu đồng; chi nhánh xếp loại A được phê duyệt hồ sơ bồi thường với số tiền BATD là 200 triệu đồng; hay phân cấp giảm phí xe cơ giới 20% cho giám đốc chi nhánh.
2.2.1.2. Chính sách về nhân sự
Sau hơn 10 năm đi vào hoạt động, công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực đã có thay đổi về cả chiều rộng và chiều sâu:
- Đối với công tác tìm kiếm, tuyển dụng nguồn nhân lực: xác định nhu cầu, đánh giá và tuyển dụng. Năm 2018, căn cứ yêu cầu hoạt động kinh doanh và đề xuất các đơn vị, Chủ tịch HĐQT đã phê duyệt tuyển dụng thêm 49 lao động vào làm việc tại Trụ sở chính và các Chi nhánh trực thuộc. Cơ cấu cán bộ tương đối hợp lý về độ tuổi, tuổi bình quân khá trẻ, có thể đáp ứng công tác trong nhiều năm tới. Tỷ lệ cán bộ theo các mảng nghiệp vụ tương đối
hợp lý trong đó có số cán bộ (lao động trực tiếp) chiếm 73,65% là phù hợp với doanh nghiệp bảo hiểm. ABIC hiện có 566 lao động có trình độ từ đại học trở lên chiếm 86,8% lao động toàn hệ thống.
Tuy nhiên Công ty vẫn chưa ban hành chính sách và thủ tục tuyển dụng cụ thể. Quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng và sa thải mang tính chất chủ quan, ưu tiên các đối tượng quen biết. Điều này dẫn đến việc tuyển dụng không đạt hiệu quả, năng lực nhân viên chưa đủ đáp ứng nhu cầu công việc, bỏ qua các ứng viên có phẩm chất năng lực tốt.
- Đối với công tác đào tạo:
Công ty xây dựng quy trình đào tạo: xác định nhu cầu, lên kế hoạch; thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả đào tạo. Mục đích để trang bị những kỹ năng, phẩm chất cần thiết cho đội ngũ người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đặc biệt đối với những cán bộ mới được tuyển dụng công ty đều lập danh sách đi học lớp bảo hiểm cơ bản của Cục Quản lý, Giám sát bảo hiểm, đảm bảo toàn bộ cán bộ nhân viên đều có chứng chỉ hành nghề theo yêu cầu Bộ Tài chính. Đối với các lớp đào tạo chuyên sâu, hàng năm Công ty có cử cán bộ đang chuyên trách nghiệp vụ đi học.
Bên cạnh đó việc quy hoạch, bổ nhiệm chức danh quản lý mang tính chủ quan của Ban lãnh đạo Doanh nghiệp, không có thi tuyển công khai. Công ty có ban hành chính sách khen thưởng, kỷ luật nhưng chưa cụ thể, có những vi phạm vẫn chưa được xử lý nghiêm mà còn thiên về tình cảm, mối quan hệ.
- Chế độ khác: để khích lệ người lao động yên tâm công tác, tạo sự gắn bó với ABIC, bên cạnh chính sách về lương thưởng hàng kỳ, thưởng đột xuất; cán bộ toàn công ty còn được chăm sóc sức khoẻ qua các gói bảo hiểm như ABIC care, bảo hiểm nhân thọ Prudential...hàng năm tổ chức du lịch, khen thưởng cho các con em cán bộ đạt thành tích tốt trong học tập nhân dịp ngày lễ Tết.
2.2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sau hơn 10 hình thành và phát triển, đến nay Công ty Cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng Nông nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm: hội sở chính gồm các phòng ban khối trực tiếp, gián tiếp và 10 chi nhánh.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy ABIC
sơ Đồ BQ MÁY TO CHtre CỦA ABIC
(Nguồn phòng Tài chính kế toán ABIC)
Cơ cấu tổ chức của Công ty về cơ bản được thiết lập TSC là địa bàn hoạt động chính, chi nhánh ở các địa bàn địa phương. Các Phòng/Ban ở TSC có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, điều hành kinh doanh trên toàn hệ thống. Chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh theo phân cấp quản lý của doanh
nghiệp.
Chức năng nhiệm từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức ABIC như sau: - HĐQT: liên quan đến hoạt động ABIC, HĐQT có các quyền sau: + Quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng năm của ABIC + Quyết định cơ cấu, tổ chức, quy chế quản lý nội bộ ABIC
+ Bổ nhiệm, luân chuyển, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với một số chức danh: Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc chi nhánh, Trưởng/Phó phòng TSC.
+ Chỉ đạo, giám sát công việc điều hành của Tổng Giám đốc.
- Ban Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động chung của ABIC, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra giám sát các hoạt động điều hành theo quy định của Điều lệ ABIC; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật đối với các công việc do mình thực hiện. Trong phạm vi lĩnh vực, chuyên đề, đơn vị được phân công, Phó Tổng Giám đốc nhân danh Tổng Giám đốc chủ động chỉ đạo điều hành giải quyết các công việc và vấn đề thuộc lĩnh vực, đơn vị được phân công phụ trách, chiụ trách nhiệm trước Tổng Giám đốc,Hội đồng quản trị và trước Pháp luật về các quyết định của mình. Quyền và nghĩa vụ của Tổng Giám đốc được quy định trong điều lệ hoạt động của ABIC.
- Các phòng ban tại TSC: có 12 Phòng chi làm 2 khối trực tiếp và gián tiếp
A. Khối gián tiếp
- Phòng KTTC: gồm 9 nhân viên Chức năng:
Quản lý tài sản, tài chính theo quy định của Nhà nước, điều lệ Công ty; hướng dẫn việc thực hiện chế độ kế toán, thống kê;
chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Nhiệm vụ:
Tổ chức hạch toán kế toán, thực hiện các báo cáo cho Ban lãnh đạo và bên thứ ba khi có yêu cầu;
Đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo doanh nghiệp về thực hiện quy chế quản lý tài chính kế toán, kế hoạch sử dụng nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh tế.
- Phòng CNTT: gồm 6 nhân viên Chức năng:
Tham mưu cho HĐQT, TGĐ trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch và quy định quản lý hoạt động CNTT, quản trị hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu; phát triển các ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu quản trị, điều hành quản lý nghiệp vụ và tài chính của toàn hệ thống; hướng dẫn đào tạo và giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy định và sử dụng các sản pẩhm CNTT
Nhiệm vụ
Xây dựng cơ chế, quy chế: đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lược phát triển và ứng dụng CNTT tại Công ty; xây dựng các đề án ứng dụng CNTT
Quản lý hệ thống: quản trị các tài nguyên trên mạng máy tính; bảo trì sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế các sự cố trang thiết bị trên mạng; quản trị cơ sở dữ liệu của công ty; kiểm soát các thiết bị kết nối, người sử dụng truy cập cài đặt phần mềm dịch vụ trên mạng nội bộ và kết nối Internet
Quản lý phần mềm: phát triển và triển khai các phần mềm ứng dụng đáp ứng yêu cầu quản trị, điều hành quản lý nghiệp vụ tài chính của toàn hệ thống; quản trị vận hành các chương trình phần mềm Công ty
Giám sát kiểm tra: tổ chức kiểm tra giám sát việc tuân thủ quy định quy tình CNTT trong công ty; báo cáo HĐQT, TGĐ về những khó khăn, sai pham
của đơn vị trong quá trình tuân thủ
Hướng dẫn đào tạo: đào tạo, hướng dẫn hỗ trợ ký thuật về thực hiện các quy định, sử dụng các sản phẩm CNTT trong toàn Công ty
Nghiên cứu phát triển, cập nhật giải pháp CNTT
Nhiệm vụ khác: thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐQT, Chủ tịch HĐQT và TGĐ giao
- Phòng Thư ký pháp chế: 04 nhân viên
Chức năng: tham mưu, giúp việc cho HĐQT, TGĐ trong công tác pháp lý, pháp chế, kiểm soát tuân thủ và công tác thư ký
Nhiệm vụ:
Công tác xây dựng văn bản: thẩm định về mặt pháp lý đối với các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ văn bản hướng dẫn do các đơn vị trình cấp có thẩm quyền ban hành và chịu trách nhiệm về các nội dung thẩm định đó
Đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu giúp HĐQT, TGĐ tham gia ý kiến đối với dự thảo văn bản quy định pháp luật do cơ quan, tổ chức gửi lấy ý kiến
Công tác rà soát văn bản; công tác tư vấn pháp luật; kiểm soát tuân thủ; công tác tố tụng và xử lý tranh chấp pháp lý; công tác thư ký.
B. Khối trực tiếp - Phòng Tái BH:
Chức năng:
Về nhượng tái: Xây dựng chương trình và phương hướng nhượng TBH, quản lý và trực tiếp thực hiện việc nhượng tái bảo hiểm tất cả các nghiệp vụ trong toàn Công ty. Tham mưu cho TGĐ các vấn đề liên quan đến nhượng tái.
Về nhận tái: Xây dựng phương án, kế hoạch nhận TBH đối với tất cả các nghiệp vụ trong Công ty, quản lý và trực tiếp nhận tái bảo hiểm.
Chức năng: tham mưu, giúp việc cho HĐQT,TGĐ xây dựng chiến lược, kế hoạch, giải pháp triển khai nghiệp vụ bảo hiểm tài sản kỹ thuật; xây dựng các cơ chế quy chế, quy trình nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn thuộc lĩnh vực nghiệp vụ bảo hiểm TSKT; và quản lý tất cả hoạt động kinh doanh bảo hiểm thuộc nhóm nghiệp vụ TSKT trong toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
Xây dựng cơ chế, quy chế: xây dựng và quản lý danh mục thuộc nhóm nghiệp vụ bảo hiểm TSKT; xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế, quy trình nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn khai thác, phê duyệt bồi thường; xây dựng chiến lược, định hướng phát triển, kế hoạch khai thác và bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm tài sản kỹ thuật;
Quản lý nghiệp vụ: tổng hợp, phân tích đánh giá hiệu quả khai thác từng sản phẩm, từng nghiệp vụ bảo hiểm TSKT; cập nhật thông tin thị trường nhằm đề xuất các chính sách về sản phẩm, bán hàng; nghiên cứu xây dựng và phát triển sản phẩm mới đối với nghiệp vụ bảo hiểm TSKT; đào tạo, hướng dẫn các cán bộ làm công tác quản lý; lưu trữ hồ sơ quản lý thông tin, tổng hợp và phân tích báo cáo.
Khai thác: đầu mối thực hiện khai thác trực tiếp và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cung cấp các dịch vụ BH TSKT; đầu mối tiếp nhận, thẩm định, xây dựng bộ hồ sơ năng lực bảo hiểm của Công ty; phối hợp phòng Tái bảo hiểm rả soát các đơn/hợp đồng bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm; xử lý các vấn đề phát sinh của chi nhánh và khách hàng liên quan đến nghiệp vụ TSKT
Bồi thường: trực tiếp hoặc phối hợp thực hiện giám định tổn thất, thanh toán bồi thường, đề xuất xử lý tổn thất của hợp đồng bảo hiểm TSKT theo quy định của Công ty và Pháp luật;
Nhiệm vụ khác: do HĐQT; chủ tịch HĐQT và TGĐ giao - Phòng Hàng hải:
Chức năng: tham mưu, giúp việc cho HĐQT, TGĐ trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch, giải pháp triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải; xây dựng cơ chế, quy trình nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn thuộc lĩnh vực nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải; thực hiện công tác đào tạo, tập huấn nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải; quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh bảo hiểm thuộc nhóm nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải trong toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
Xây dựng cơ chế, quy chế: xây dựng danh mục sản phẩm thuộc nhóm nghiệp vụ Hàng hải: danh mục sản phẩm, phân loạị mức độ rủi ro của từng sản phẩm, xây dựng quy tắc..; xây dựng và trình cấp có thẩm quyène ban hành quy chế, quy tình nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn, xây dựng chiến lược phát triển, định hướng, kế hoạch khai thác và bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải;
Quản lý nghiệp vụ: Tổng hợp, phân tích đánh gía hiệu quả khai thác từng sản phẩm trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh; nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới; đào tạo hướng dẫn cán bộ làm công tác quản lý, khai thác, bồi thường nghiệp vụ bảo hiểm Hàng hải; cập nhật thông tin thị trường nhằm đề xuất các chính sách bán hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh; lưu trữ, quản lý thông tin; tổng hợp báo cáo theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Khai thác: thực hiện khai thác trực tiếp và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt cung cấp các dịch vụ bảo hiểm Hàng hải; đầu mối tiếp nhận, thẩm định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt việc cung cấp các dịch vụ bảo hiểm; xây dựng bộ hồ sơ năng lực bảo hiểm Công ty; phối hợp phòng TBH rà soát đơn/ hợp đồng bảo hiểm liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải
Giám định bồi thường: trực tiếp hoặc phối hợp thực hiện giám định tổn thất, tính toán bồi thường, đề xuất xử lý tổn thất của các Hợp đồng bảo hiểm hàng hoá; quản lý hướng dẫn nghiệp vụ thu đòi người thứ ba của các đơn vị trong toàn Công ty
Kiểm tra, giám sát đánh giá hiệu quả nghiệp vụ bảo hiểm hàng hải toàn Công ty
Nhiệm vụ khác do HĐQT, chủ tịch HĐQT, TGĐ giao - Phòng Phi hàng hải
Chức năng: tham mưu, giúp việc cho HĐQT, TGĐ trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch, giái pháp triển khai nghiệp vụ bảo hiểm phi hàng hải, xây dựng các cơ chế quy chế, quy trình nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn thuộc lĩnh vực nghiệp vụ bảo hiểm phi hàng hải; thực hiện công tác đào tạo, tập huấn nghiệp vụ bảo hiểm phi hàng hải, quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh bảo hiểm thuộc nhóm nghiệp vụ bảo hiểm phi hàng hải trong Công ty.
Nhiệm vụ: Xây dựng quy chế, cơ chế; quản lý nghiệp vụ; khai thác; kiểm tra giám sát và nhiệm vụ khác do HĐQT, Chủ tịch HĐQT, TGĐ giao.
- Phòng GĐBT: Chức năng:
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về mô hình quản lý và cơ chế hoạt động đối với việc phát triển hệ thống GĐBT của Công yt phù hợp với yêu cầu phát triển trong từng giai đoạn;
Quản lý hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ GĐBT thống nhất trong toàn Công ty Tổ chức thực hiện GĐBT trong phân cấp củ Phòng và trình TGĐ giải quyết bồi thường các hồ sơ trên phân cấp. Phối hợp hỗ trợ chỉ đạo các chi nhánh giải quyết các vụ bồi thường trên phân cấp
Xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo nghiệp vụ GĐBT cho các cán bộ làm công tác GĐBT trong toàn Công ty đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Phối hợp với các Phòng liên quna tổ chức đào tạo theo kế hoạch được duyệt
Kiểm tra, giám sát các đơn vị cơ sở của Công ty về việc chấp hành các