8. Kết cấu của đề tài
2.2.5. Thực trạng giám sát kiểm soát
Hoạt động giám sát được thiết lập nhằm theo dõi, đánh giá việc thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ.
Ngày 06/05/2014, HĐQT Công ty CP Bảo hiểm Ngân hàng Nông nghiệp có “Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ”.
Theo đó, mục tiêu của kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
- Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của Pháp luật và quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ đã được thiết lập trong Công ty.
- Giúp cho HĐQT Công ty thực hiện việc tự kiểm tra, tổng hợp, cung cấp thông tin và đánh giá về tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm nhanh chóng phát hiện, ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những hành vi không tuân thủ các quy định của pháp luật và Công ty.
- Kiến nghị với HĐQT sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các quy chế, quy trình, đề xuất cải tiến, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm
tăng cường biện pháp quản lý an toàn tài sản, nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Nguyên tắc cơ bản của kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
- Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải độc lập với các hoạt động điều hành, hoạt động kinh doanh. Bảo đảm việc đánh giá, phát hiện kịp thời các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty; phản ánh kịp thời với cấp có thẩm quyền để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Người làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ phải có kiến thức, trình độ và kỹ năng cần thiết, không kiêm nhiệm các công tác chuyên môn khác tại Công ty.
Phương pháp kiểm tra:
- Tập trung ưu tiên để kiểm tra các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá cao về mức độ rủi ro.
- Kiểm tra kiểm soát nội bộ phải xác định, phân tích, đánh giá những rủi ro tác động có thể đối với hoạt động kinh doanh và công tác quản lý tài chính tại đơn vị. Việc đánh giá phân loại rủi ro phải được thực hiện hàng năm.
- Kết quả đánh giá rủi ro là căn cứ để Trưởng ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ tham mưu cho HĐQT trong công tác xây dựng kế hoạch và triển khai công tác thanh tra, kiểm tra hàng năm.
Quy trình kiểm tra nội bộ: là trình tự, thủ tục khi tiến hành công việc của một cuộc kiểm tra, được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với diễn biến khách quan của cuộc kiểm tra, phù hợp với những quy định của ABIC, đảm bảo thực hiện được mục tiêu của cuộc kiểm tra một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Đơn vị chủ trì kiểm tra: là Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc HĐQT, Phòng nghiệp vụ được Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc chi nhánh giao chủ trì cuộc kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra được thànhlpaja theo quyết định của
Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc.
Đơn vị được kiểm tra: là các Ban, Phòng tại trụ sở chính, các Chi nhánh trực thuộc, các đại lý bảo hiểm và cán bộ ABIC có liên quan được giao thực hiện nhiệm vụ.
Phạm vi kiểm tra: là toàn bộ hoặc một phần nội dung hoạt động của đơn vị được kiểm tra, theo chương trình kiểm tra thường kỳ.
Thời gian kiểm tra: là khoảng thời gian đoàn kiểm tra bắt đầu kiểm tra, tính từ ngày ra quyết định kiểm tra cho đến khi việc kiểm tra kết thúc.
Kỳ kiểm tra: là khoảng thời gian hoạt động nhất định của đối tượng được kiểm tra theo năm tài chính hoặc khoảng thời gian nào đó được ghi trong Quyết định kiểm tra.
Địa điểm kiểm tra: là trụ sở của cơ quan đơn vị được kiểm tra hoặc nơi đoàn kiểm tra tiến hành xác minh.
Bằng chứng kiểm tra: là tất cả các tài liệu, thông tin do cán bộ kiểm tra thu thập được liên quan đến nội dung cuộc kiểm tra, làm cơ sở cho việc đánh gái, xác nhận, kết luận và kiến nghị của cuộc kiểm tra.
Hồ sơ kiểm tra: là tài liệu do cán bộ kiểm tra thu thập trong qúa trình thực hiện cuộc kiểm tra và được thể hiện trên giấy, trên máy vi tính hay bất kỳ phương tiện nào có lưu trữ bằng chứng kiểm tra.
Yêu cầu của công tác kiểm tra: phải đảm bảo nhận dạng, đo lường, đánh giá các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động kinh doanh một cách thường xuyên, liên tục và kịp thời phát hiện, ngăn ngừa, có biện pháp quản lý phù hợp nhằm phục vụ việc quản lý, điều hành, nâng cao hiệu quả và năng lực quản lý của ABIC, giúp cho HĐQT, Tổng Giám đốc khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của ABIC.
Các bước kiểm tra:
+ trình phê duyệt kế hoạch kiểm tra + Ban hành quyết định kiểm tra
+ Khảo sát, thu thập thông tin, thực hiện chọn mẫu kiểm tra + Lập chương trình kiểm tra chi tiết
+ Phân công thực hiện kế hoạch kiểm tra - Bước 2: Thực hiện kiểm tra
+ Công bố quyết định kiểm tra
+ Yêu cầu, báo cáo, cung cấp hồ sơ, tài liệu +Tiến hành kiểm tra
+ Tiến hành xác minh trực tiếp
+ Chế độ báo cáo trong quá trình kiểm tra - Bước 3: Kết thúc kiểm tra
+Lập biên bản kiểm tra
+Thông qua biên bản kiểm tra
+ Ban hành thông báo khắc phục tồn thai sau kiểm tra + Hồ sơ kiểm tra
+ Họp rút kinh nghiệm đoàn kiểm tra
- Theo dõi, đôn đốc thực hiện kết luận kiểm tra
2.3. Đánh giá về KSNB tại ABIC 2.3.1. ưu điểm
2.3.1.1. Môi trường kiểm soát
Công ty đã xây dựng được môi trường kiểm soát tương đối tốt. Hàng năm đều có các chế độ khen thưởng thường kỳ, đột xuất; kỷ luật rõ ràng. Có sự đoàn kết, giúp đỡ nhau giữa các cán bộ nhân viên, phòng ban trong toàn công ty.
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, hoặc đăng ký các lớp chứng chỉ nâng cao do Cục giám sát bảo hiểm tổ chức...khuyến khích hỗ trợ
nhân viên tự đăng ký các lớp học tiếng.
Công ty có ban hành “Quy chế nội bộ về Quản trị điều hành tại ABIC”; ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Chi nhánh”. Quy định quyền hạn, chức năng nhiệm vụ các Phòng Ban trong Công ty.
Công ty thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu thể thao, văn nghệ không chỉ trong nội bộ Công ty mà còn với các đơn vị bên ngoài đặc biệt với Agribank.
2.3.1.2. về quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý rủi ro. Là đầu mối xây dựng, trình HĐQT ban hành chiến lược quản lý rủi ro, mô hình tổ chức quản lý rủi ro trong toàn Công ty; Các quy chế, quy định liên quan đến quản trị rủi ro phù hợp với chiến lược kinh doanh của ABIC theo từng thời kỳ; Các hạn mức/ngưỡng cảnh báo/ giới hạn/ tỷ lệ an toàn; các chỉ số rủi ro chính và bản tin cảnh báo rủi ro; các kịch bản ứng phó rủi ro khi xảy ra sự cố rủi ro lớn hoặc mang tính hệ thống nhằm ổn định hoạt động kinh doanh.
- Là đầu mối đánh giá, giám sát công tác quản lý rủi ro trong hệ thống: việc tuân thủ các chính sách rủi ro, quy định, quy trình về quản trị rủi ro thông qua việc kiểm tra trực tiếp hoặc giám sát từ xa; lập báo cáo đánh gía rủi ro và kiến nghị các biện pháp giảm thiểu rủi ro đồng thời đề xuất xử lý các vi phạm; rà soát và đánh gía thường xuyên các quy chế, quy định của công ty đảm bảo đúng quy định của Pháp luật; đề xuất các giải pháp để thích ứng với những thay đổi của chính sách Nhà nước, yêu cầu của Cơ quan quản lý nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ; đầu mối tổng hợp ý kiến đóng góp, thắc mắc của các Ban/Phòng Trụ sở chính và các Đơn vị trong hệ thống về quản trị rủi ro.
góp ý và chỉnh sửa sản phẩm mới; quy trình; quy định các Phòng ban khác trong hệ thống; tham gia ý kiến về mặt rủi ro đối với các dự án lớn, các chương trình tái bảo hiểm hàng năm; phối hợp xây dựng phân cấp uỷ quyền về các hạn mức giao dịch phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.3.1.3. Về hoạt động kiểm soát
Công ty đã ban hành quy trình, quy định cho các nghiệp vụ từ khai thác, giám định bồi thường, quản lý đại lý, đầu tư vốn, dự phòng...để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Việc soạn thảo, ban hành và thực hiện các quy trình đề ra là cơ sở kiểm soát tính tuân thủ đối với các hoạt động có liên quan, giảm thiểu được các rủi ro trong các khâu của quá trình hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
Các quy trình có phân cấp rõ ràng về nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân và bộ phận/phòng ban có liên quan; quy định về thẩm duyệt hồ sơ.
Công ty có quy định về phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu máy tính, quy định về bảo mật HTTT.
2.3.1.4. về Thông tin và truyền thông
Công ty có thư viện nội bộ để Ban quản lý có thể truy cập những quy định, quy trình nghiệp vụ; quy định pháp lý về bảo hiểm để đảm bảo tính tuân thủ trong hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty thường xuyên khuyến khích và tổ chức các cuộc thi nhỏ cho cán bộ nhân viên về viết bài đăng trên Website Công ty
Đối với TĐL Agribank thường xuyên tổ chức hội thảo, báo cáo hai chiều để trao đổi thông tin, giải đáp thắc mắc.
2.3.1.5. Về giám sát kiểm soát
Công ty đã ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ được thực hiện thường xuyên.
thường, tái tục của các các Phòng Ban TSC và các chi nhánh. Hệ thống này cập nhật số liệu hàng ngày.
2.3.2. Tồn tại
2.3.2.1. về môi trường kiểm soát
- Do mạng lưới trải rộng trên khắp cả nước, tại một vài địa bàn vùng núi xa, số lượng cán bộ ABIC còn thiếu. Nhiều cán bộ kiêm nhiệm nhiều mảng công việc của các quy trình nghiệp vụ nên không được chuyên môn hoá cao, điều này làm cho rủi ro các khâu tăng lên. Cán bộ khai thác kiêm nhiệm bồi thường hoặc kiêm nhiệm kế toán.
- Công ty chưa ban hành các chính sách về tuyển dụng, đánh giá công việc ở các vị trí.
- Năng lực cán bộ chưa thực sự đáp ứng yêu cầu công việc, cán bộ ra trường về chuyên ngành bảo hiểm chiếm chưa đến 4% toàn công ty. Mặc dù Công ty có tổ chức các lớp đào tạo nội bộ hoặc chuyên sâu nhưng do không tập trung được toản thể nhân viên hoặc chi phí cho khoá đào tạo cao nên chỉ có một vài cán bộ được đi đào tạo, số còn lại tự học trau dồi kinh nghiệm. Vì vậy phát sinh trong quá trình tác nghiệp vẫn xảy ra.
- Việc quy hoạch bổ nhiệm cán bộ vẫn dựa trên mối quan hệ, ý kiến chủ quan của Ban lãnh đạo. Nhiều khi không tạo được sức phấn đấu cho nhân viên, nhiều cán bộ có năng lực chuyển công tác sang đơn vị khác.
2.3.2.2. về quy trình đánh giá rủi ro
ABIC đã thiết lập chính sách về quản trị rủi ro nhưng vẫn không thể bao quát và kiểm soát toàn bộ rủi ro. Đặc biệt rủi ro gian lận bảo hiểm trong khâu khai thác và bồi thường; nhiều chi nhánh địa bàn xa TSC, vẫn xảy ra hiện tượng cán bộ ABIC thông đồng với người được bảo hiểm để trục lợi hoặc nhiều vụ việc xảy ra vào thời gian địa điểm mà cán bộ ABIC không thể đến kịp chỉ có thể hướng dẫn khách hàng qua điện thoại, điều này tạo điều kiện
cho khách hàng làm giả hiện trường trục lợi bảo hiểm.
ABIC đã ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lý rủi ro nhưng số lượng nhân lực phòng chưa đủ để đảm đương hết các nhiệm vụ theo đúng quy định về chức năng và nhiệm vụ của Phòng.
2.3.2.3. Về hoạt động kiểm soát
- Một số cán bộ nhân viên trong Công ty chưa nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát và tự kiểm soát. Do đó vẫn xảy ra các rủi ro trong quá trình tác nghiệp, thực hiện quy trình quy định của Công ty, Pháp luật. Các vi phạm trong khâu khai thác, bồi thường, quản lý địa lý vẫn có sai phạm xảy ra.
Việc thay đổi quy trình quy định phải lấy ý kiến toàn Công ty, thí điểm, sửa đổi nên không thể sửa đổi ngay được.
2.3.2.4. về thông tin và truyền thông
Hệ thống CNTT ABIC nhiều khi vẫn chưa hoạt động có hiệu quả; đặc biệt vào ngày đầu tháng liên quan đến công tác chốt số liệu, đường truyền nhiều khi bị gián đoạn. ứng dụng quy trình cấp đơn, phê duyệt bồi thường online ở các mảng nghiệp vụ vẫn đang trong quá trình thử nghiệm. Đây cũng là một hạn chế ABIC, trong khi nhiều đơn vị bảo hiểm đã ứng dụng cấp đơn online rất thuận tiện cho khách hàng, bồi thường giải quyết nhanh chóng.
Các báo cáo trên phần mềm Bancassurance chưa thực sự phù hợp với TĐL Agribank, dữ liệu cần kiết xuất để phân tích chưa chính xác. Báo cáo hai chiều nhiều khi mang tính chất đối phó, chất lượng báo cáo chưa tốt, các TĐL Agribank chưa thực sự quan tâm đến báo cáo.
Website chưa có cấp đơn online, chỉ liệt kê các sản phẩm ABIC.
2.3.2.5. Về giám sát kiểm soát
Hoạt động giám sát bao gồm tất cả thành viên trong công ty đều tham gia vào. Chủ yếu việc kiểm tra chỉ có việc kiểm tra từ trên xuống, chưa có sự kiểm tra chéo giữa các chi nhánh.
Bộ phận kiểm tra kiểm soát thực hiện việc kiểm tra theo kế hoạch báo trước chưa chú trọng việc kiểm tra đột xuất. Dữ liệu thu thập kiểm tra là giai đoạn trong quá khứ, chưa thực sự kiểm soát trên cơ sở các rủi ro, nhận diện rủi ro đề xuất phòng ngừa.
ABIC chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một kênh thông tin quan trọng giúp Ban quản trị đánh giá hiệu quả của KSNB tại Công ty.
Trục lợi bảo hiểm vẫn xảy ra chủ yếu ở khâu khai thác và giám định bồi thường. Mặc dù Công ty đã ban hành các quy trình, quy định khai thác, giám định bồi thường đối với từng mảng nghiệp vụ. Do địa bàn rộng, nhân viên các địa bàn thiếu, kiêm nhiệm nhiều mảng công việc, nhiều cán bộ mới vào chưa có kinh nghiệm dẫn đến việc kiểm soát rủi ro các khâu vẫn chưa tốt.
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại của KSNB
- Do khâu tuyển dụng vào ABIC theo mối quan hệ nên việc xử lý các cá nhân có sai phạm nhiều khi theo ý chí chủ quan của Ban Lãnh đạo.
- Quy mô Công ty chưa phù hợp với nguồn lực hiện có, thiếu nhân viên ở các địa bàn xa, miền núi. Chế độ lương thưởng chưa thực sự khuyến khích nhân viên yêu nghề, nhiều khi dẫn đến hảnh vi trục lợi bảo hiểm của cán bộ. Trình độ nhân viên chưa đáp tốt công việc được giao, đặc biệt nhân viên mới được tuyển dụng.
- Hệ thống công nghệ thông tin vẫn đang trong giai đoạn nâng cấp
- hệ thống pháp lý liên quan đến KSNB chưa hoàn chỉnh: Việc thiếu quy định về quản lý rủi ro, giảm thiểu rủi các rủi dẫn đến việc đánh giá, kiểm soát rủi ro chưa thực sự hiệu qủa.
- Hoạt động thanh kiểm tra của Cơ quan quản lý, Giám sát bảo hiểm còn hạn chế: Tần suất và quy mô còn hẹp. Do số lượng Doanh nghiệp bảo hiểm