8. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Hoàn thiện Hoạt động kiểm soát
- Khai thác bảo hiểm: vẫn có tình trạng không đánh giá rủi ro trước khi cấp đơn; hoặc tự ý giảm phí mà không trình theo quy định công ty.
- Hoạt động quản lý đại lý: vẫn nhiều cán bộ chưa có chứng chỉ ĐLV, không ký hợp đồng hoặc hợp đồng đại lý đã hết hạn. Điều này dẫn đến chất lượng đại lý thấp, vi phạm quy định khi khai thác bảo hiểm vì họ không có ràng buộc pháp lý.
- Hoạt động giám định, bồi thường: vẫn còn tình trạng trục lợi bảo hiểm, nhiều hồ sơ bồi thường giải quyết chậm.
Thực tế do:
- Thiếu trao đổi nghiệp vụ giữa phòng kinh doanh với các phòng thuộc khối gián tiếp. Công ty chưa thiết lập hệ thống cảnh báo trục lợi trên toàn hệ thống.
- Công ty vẫn sử dụng ấn chỉ thủ công, in sẵn, có dấu đỏ và giao cho đại lý.
Đối với hoạt động khai thác:
- Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm quản lý xuyên suốt từ khâu khai thác đến giám định bồi thường để đảm bảo thu nhận thông tin kịp thời từ các bộ phận, phòng ban/chi nhánh.
- Có chế độ xử phạt nghiêm minh đối với hành vi không tuân thủ quy trình quy định của công ty, gây thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Lãnh đạo đơn vị cần nghiên cứu thị trường, khả năng từng phòng ban/ chi nhánh để có kế hoạch giao doanh thu phù hợp với từng địa bàn.
Với hoạt động quản lý đại lý:
- Định kỳ rà soát lại toàn bộ đại lý của Công ty: nghỉ hưu, chuyển công tác. Đăng ký thêm các lớp cấp chứng chỉ bảo hiểm do Cục Quản lý và Giám sát bảo hiểm tổ chức cho các cán bộ chưa có chứng chỉ đại lý;
- Sử dụng ấn chỉ điện tử thay thế ấn chỉ thủ công. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý đại lý, ấn chỉ, thu phí bảo hiểm. Việc đầu tư này giảm thiểu chiếm dụng phí bảo hiểm, gian lận trong công tác giám định bồi thường.
Hoạt động giám định bồi thường
- Công ty cần tập trung nguồn lực để xây dựng, hoàn thiện hệ thống thông tin khách hàng trên cơ sở hợp tác với các DNBH phi nhân thọ khác trên thị trường;
- Thiết lập hệ thống cảnh báo rủi ro, tích hợp quy trình nghiệp vụ lảm cơ sở hướng dẫn hỗ trợ các nhân viên, bộ phận liên quan khi tác nghiệp;
- Xây dựng quy tình phối hợp với các giám định viên độc lập để đảm bảo sự thống nhất và phối hợp khi công ty phải sử dụng dịch vụ thuê ngoài;
- Xây dựng quy trình bồi thường online cho các nghiệp vụ, giảm thiểu giấy tờ, kiểm soát tình hình giải quyết tại các khâu của quy trình bồi thường.
- Hoàn thiện Thông tin và truyền
Hệ thống thông tin và truyền thông là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty. Bộ phận này đảm bảo hoạt động kiểm soát, quản lý được phản hồi kịp thời, chính xác và đầy đủ.
- Do sản phẩm chủ yếu ABIC là khai thác qua kênh Bancassurance, thông tin khách hàng được link giữa hệ thống Agribank - hệ thống ABIC, đầu tháng liên quan đến việc chốt số liệu, link liên kết đầu tháng thường quá tải, không kịp thời cấp bảo hiểm cho khách hàng. Vì vậy, Phòng CNTT cần nâng cấp hoặc mua phần mềm có tính năng hiện đại, đảm bảo đường link xuyên suốt kịp thời đáp ứng nhu cầu mua bảo hiểm của khách hàng qua kênh Bancassurance.
- Chú trọng thông tin về hoạt động quản trị rủi ro, Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Báo cáo thường niên. Bên cạnh thông tin báo cáo tài chính, thông tin quản trị mới cần công khai thêm thông tin hoạt động quản trị rủi ro, hệ thống kiểm soát nội bộ cho nhà đầu tư, cổ đông hiểu và đánh giá về hoạt động đồng thời là động lực để Công ty xây dựng hoặc cải tiến sao cho hoạt động này có hiệu quả nhất.
- Cần xây dựng thêm loại hình bảo hiểm trực tuyến bao gồm việc: tư vấn, cấp GCN bảo hiểm về nghiệp vụ xe máy, nhà tư nhân..., đặc biệt là xe cơ giới để khách hàng ở xa hoặc có nhu cầu không cần đến tận chi nhánh/PGD Agribank hoặc ABIC có thể tự tìm hiểu, mua bảo hiểm nhanh chóng.
- Thêm các báo cáo trên kênh Bancassurance về: chương trình thi đua ABIC-AGRIBANK; báo cáo tình hình khách hàng vay vốn mua bảo hiểm.để phía Agribank có những sự chỉ đạo kịp thời trong công tác bán chéo sản phẩm bảo hiểm.
- Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán: hoàn thiện phần mềm kế toán phục vụ việc xuất hóa đơn điện tử; ban hành bằng văn bản, mẫu, phạm vi áp
dụng tương ứng với từng nghiệp vụ cần có những chứng từ bắt buộc và thông báo cho các phòng/ban trong Công ty để áp dụng thống nhất.
- Hiện tại phân tích biến động doanh thu các nghiệp vụ, tỷ lệ bồi thường ở các Phòng/Ban tại TSC/Chi nhánh thực hiện thủ công. Vì vậy, cần nghiên cứu, xây dựng hệ thống báo cáo tình hình doanh thu, tỷ lệ bồi thường, tình hình công nợ đến từng Phòng/Ban trực thuộc TSC và chi nhánh.
- Tăng cường công tác truyền thông việc chi trả quyền lợi bảo hiểm trên kênh truyền thống như báo, đài, truyền hình địa phương. Bên cạnh đó qua mạng xã hội facebook, zalo....
3.2.5. Hoàn thiện giám sát kiểm soát
- Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ: xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nói chung, được quy định tại điều 36 Nghị định 73/2016/NĐ-CP hướng dẫn luật kinh doanh bảo hiểm và luật kinh doanh bảo hiểm sửa đổi. Ngoài ra, nội dung này được hướng dẫn bởi Mục 4 Chương II thông tư 50/2017/Tt-BTC. Tại ABIC có Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ công ty đã được ban hành quy trình kiểm tra theo công văn số 110/2015/QĐ-HĐQT-KTKSNB. Tuy nhiên, quy trình chưa có hướng dẫn cụ thể đối với từng nghiệp vụ có hoạt động rủi ro cao như khai thác, bồi thường, tái bảo hiểm. Các kiểm soát viên sẽ gặp khó khăn khi tác nghiệp, đặc biệt những Kiểm soát viên chưa có kinh nghiệm về mảng nghiệp vụ đó; quy trình chưa đưa ra đánh giá, xếp loại các Phòng/Ban/Chi nhánh thuộc đối tượng kiểm tra. Vì vậy, Công ty cần có các hướng dẫn cụ thể đối với các nghiệp vụ có tính chất rủi ro cao; đồng thời có sự phân loại đối tượng kiểm tra kiểm soát để có căn cứ đánh giá thay đổi chất lượng kinh doanh sau quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ.
- Tăng cường chất lượng và số lượng đội ngũ kiểm soát viên: Phòng KTKSNB tại ABIC có 4 thành viên bao gồm 1 Trưởng phòng, 3 thành viên
ban KTKSNB. Trưởng phòng là người có kinh nghiệm trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, có trình độ chuyên môn bảo hiểm; các thành viên đảm bảo yêu cầu theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, Với số lượng Phòng/Ban tại TSC và 10 chi nhánh trên toàn quốc thì bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ có thể tuyển dụng thêm để có thể mở rộng đối tượng kiểm tra, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh đột xuất. Trên cơ sở đó, Lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời và hiệu quả nhằm chấn chỉnh hoạt động của đơn vị có sai phạm.
3.3. Một số kiến nghị để tác giả hoàn thiện giải pháp
3.3.1. Kiến nghị đối với Nhà nước
- Chính phủ cần sửa đổi những quy định pháp lý về kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ tại điều 36 Nghị định 73/2016/NĐ-CP hướng dẫn luật kinh doanh bảo hiểm và luật kinh doanh bảo hiểm sửa đổi và Mục 4 Chương II thông tư 50/2017/Tt-BTC. Do không có sự hướng dẫn rõ ràng về mô hình Phòng/Ban kiểm soát nội bộ trực thuộc Ban Điều hành/HĐQT; Nội dung, quy trình của Kiểm soát nộ bộ và kiểm toán nội bộ; bộ phận Kiểm toán nội bộ không bắt buộc. Nên tại ABIC, hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ là hoạt động của kiểm toán nội bộ. vì vậy, kiến nghị đối với Nhà nước:
+ Toàn bộ quy định, quy trình về kiểm tra kiểm soát nội bộ tại tại điều 36 Nghị định 73/2016/NĐ-CP hướng dẫn luật kinh doanh bảo hiểm và luật kinh doanh bảo hiểm sửa đổi phải được sửa đổi để thống nhất về thuật ngữ, nội dung của KSNB; đồng thời tách bạch giữa hai khái niệm kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Từ việc thay đổi đó, thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ là không bắt buộc vì KSNB liên quan đến hoạt động của Doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ bao gồm quy chế, chính sách, quy định nội bộ được xây dựng nhằm đạt được các mục đích đề ra. Tham gia vào hệ thống này là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp từ lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo Phòng/Ban, Lãnh đạo Chi nhánh cho đến tất cả các cán bộ nhân viên của Doanh nghiệp.
KSNB đã được tích hợp tất cả các quy trình nghiệp vụ tại tất cả các phòng/ban/chi nhánh. Vì vậy nếu Doanh nghiệp có bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ thì hoạt động của bộ phận này trực thuộc Ban Tổng Giám đốc/Giám đốc phụ trách và không phải đảm bảo yêu cầu: “.. .độc lập với hoạt động điều hành, hoạt động kinh doanh.” như quy định hiện nay.
- Có những quy định, hướng dẫn cụ thể hơn về kiểm toán nội bộ, những hướng dẫn về kiểm toán nội bộ tại Điều 13 Mục IV Kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ tại 50/2017/TT-BTC “Thông tư Hướng dẫn thi hành Nghị định số 73/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Kinh doanh bảo hiểm và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kinh doanh bảo hiểm” cần phải bao hàm các nội dung sau:
+ Làm rõ kiểm toán nội bộ là sự đánh giá độc lập đối với KSNB bao gồm tính đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống này đối với các hoạt động cơ bản của DNBH phi nhân thọ. Báo cáo đánh giá độc lập phải là một phần của báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm. Thông tư cũng cần phải qui định rõ bộ phận nào, cơ quan nào sẽ nhận báo cáo. Để đảm bảo KSNB tại các DNBH phi nhân thọ không chỉ chịu sự giám sát bởi HĐQT, HĐTV, Ban Kiểm soát, Ban Tổng giám đốc/Giám đốc của chính doanh nghiệp mà còn phải chịu sự giám sát của Cơ quan Quản lý, Giám sát bảo hiểm, BTC cần bổ sung cơ quan nhận báo cáo về KSNB của DNBH phi nhân thọ là BTC ( báo cáo bắt buộc hàng năm).
- Hướng dẫn về tổ chức kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, có thể tổ chức theo mô hình hàng dọc hoặc chỉ tổ chức tại TSC, số lượng và tiêu chuẩn kiểm toán viên. Đối với các đơn vị thành viên có số lượng đơn vị thành viên lớn, không tổ chức bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ thì doanh nghiệp đó nên áp dụng mô hình phân tán. Đối với chi nhánh bảo hiểm no∣o'c ngoài, kiểm toán nội bộ có thể do kiểm
toán nội bộ của Hội sở chính hoặc Hội sở khu vực đảm nhiệm.
+ Qui định cụ thể về tiêu chuẩn của Trưởng kiểm toán viên nội bộ, Phó Trưởng kiểm toán viên nội bộ, Kiểm toán viên nội bao gồm tiêu chuẩn đạo đức, tiêu chuẩn nghiệp vụ - Nghiệp vụ liên quan bảo hiểm và nghiệp vụ kiểm toán.
+ Qui định về phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ thực hiện hoạt động, các qui trình nghiệp vụ, các đơn vị, bộ phận của DNBH phi nhân thọ; Kiểm toán đột xuất và tư vấn theo yêu cầu của HĐQT, HĐTV, Ban Kiểm soát, Ban Tổng giám đốc/Ban giám đốc.
+ Phương pháp thực hiện kiểm toán nội bộ: Áp dụng phương pháp kiểm toán trên cơ sở rủi ro. Trên cơ sở đánh giá rủi ro, Kiểm toán nội bộ tập trung vào các đơn vị, bộ phận, qui trình mức độ rủi ro cao nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của DNBH phi nhân thọ.
- Hoàn thiện qui định liên quan đến đại lý bảo hiểm phi nhân thọ
+ Chất lượng lực lượng đại lý bảo hiểm có ảnh hưởng lớn đến qui mô và chất lượng hoạt động kinh doanh của DNBH phi nhân thọ. Chất lượng hoạt động đại lý thể hiện ở một số tiêu thức: Hiểu rõ các qui tắc khai thác, tính tuân thủ và sự hài lòng của khách hàng. Do đó, những qui định pháp lý phù hợp sẽ tác động tích cực tới hoạt động quản lý đại lý của doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng đại lý bảo hiểm phi nhân thọ.
+ Bổ sung qui định thời hạn hiệu lực của chứng chỉ đại lý: Không chỉ là vấn đề về hoa hồng đại lý bảo hiểm, qui định nhằm kiểm soát trình độ đại lý bảo hiểm cũng cần phải bổ sung. Hiện tại, chưa có qui định nào để đảm bảo rằng BTC vẫn kiểm soát được chất lượng các đại lý bảo hiểm sau một thời gian hoạt động. Chính vì vậy, BTC cần bổ sung qui định về thời gian có giá trị của chứng chỉ đại lý, 3 năm hoặc 5 năm. Sau thời hạn đó, đại lý bảo hiểm phải thi lại để đảm bảo rằng đại lý cập nhật được các kiến thức, qui định mới.
Hệ thống đại lý đạt chuẩn sẽ là kênh khai thác mạnh để DNBH phi nhân thọ tăng thị phần hiệu quả, quan trọng hơn nữa là đảm bảo quyền lợi của các khách hàng, từ đó tạo nên lượng khách hàng ổn định cho doanh nghiệp.
- Xây dựng và ban hành qui định về hệ thống quản lý rủi ro đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm
Hiện tại đã có các DNBH phi nhân thọ thiết lập bộ phận quản lý rủi ro độc lập, khung quản lý rủi ro, qui trình quản lý rủi ro nhưng chắc chắn mỗi doanh nghiệp có cách làm riêng của mình, không có tính đồng bộ. Đồng thời, hoạt động quản lý rủi ro tại nhiều doanh nghiệp hầu như mới bắt đầu. Chính vì vậy, nếu có qui định về hệ thống quản lý rủi ro áp dụng thống nhất tại các DNBH phi nhân thọ sẽ tạo thuận lợi cho DNBH khi xây dựng, vận hành hệ thống quản lý rủi ro, tạo thuận lợi cho hoạt động quản lý, tăng tính an toàn, ổn định của toàn thị trường.
Để có qui định phù hợp, đảm bảo tính thực tiễn, Cục Quản lý, Giám sát bảo hiểm cần phải có sự điều tra tổng thể hoạt động quản lý rủi ro tại các DNBH phi nhân thọ hiện nay để trên cơ sở đó đánh giá chính xác thực tế, những tồn tại, khả năng đáp ứng yêu cầu của DNBH phi nhân thọ. Cần tận dụng sự giúp đỡ của các tổ chức có kinh nghiệm trong tư vấn quản lý rủi ro với các DNBH ở Việt Nam như công ty kiểm toán Ernst & Young để xây dựng nội dung quản lý rủi ro phù hợp, hiệu quả; Tránh tình trạng qui định được xây dựng không thể áp dụng trong thực tế.
3.3.2. Kiến nghị đối với Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam
Từ khi thành lập đến nay, hoạt động của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam đã đóng góp tích cực cho sự phát triển của thị trường bảo hiểm Việt Nam với vai trò là cầu nối giữa DNBH với cơ quan quản lý nhà nước và khách hàng. Để hoạt động của Hiệp hội có tác động tới xây dựng và vận hành KSNB, Hiệp hội cần thực hiện một số công việc như sau:
- Bổ sung các chương trình đào tạo về quản trị rủi ro kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ để trợ giúp các DNBH bổ sung kiến thức cho lãnh đạo và