Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm:
- Nguyên tắc toàn diện: Mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm soát.
Các bộ phận khác nhau của đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc
thiết kế
kiểm soát nội bộ phải bao trùm tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp.
- Nguyên tắc “4 mắt ”: Mỗi hoạt động nghiệp vụ của đơn vị phải được kiểm soát qua ít nhất 02 người.
- Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí cho hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí phải bỏ ra lại thấp nhất. Theo đó yêu cầu nhà quản lý trong thiết kế và hoạt động
kiểm soát là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải lúc nào chi phí cũng nhỏ hơn lợi ích mà hoạt động kiểm soát mang lại.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của đơn vị, các công việc và trách nhiệm cần phải được phân công cho tất cả mọi người và bộ phận, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm để tránh các xu hướng tập trung quyền hành hoặc quá phân tán. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm (phân chia trách nhiệm thích hợp):
nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn (các thủ tục phê chuẩn đúng đắn): Ủy quyền là quản lý cấp trên ủy quyền cho cấp dưới để giải quyết và quyết định đối với một số công việc trong phạm vi nhất định. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Ngoài ra, để thiết kế kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần căn cứ trên một số nguyên tắc như sau:
phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sảm đảm bảo ghi số chính xác.
- Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát, hư hỏng, mất phẩm chất. Tài sản, sổ sách có thể được bảo vệ tốt thông qua việc hạn chế tiếp cận như xây dựng nhà hầm, nhà kho đảm bảo an toàn cho các loại tài sản, quản lý chặt chẽ việc ra vào nhà hầm nhà kho, sử dụng các t hiết bị bảo vệ và kiểm kê định kỳ.
- Kiểm tra độc lập: bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng giữa các bộ phận thực hiện đảm bảo độ chính xác và tính tin cậy của thông tin cung cấp.
- Phân tích rà soát: là sự so sánh giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau như đối chiếu giữa sổ ghi chép với các số liệu bên ngoài, giữa số liệu tổng hợp và sổ chi tiết; giữa số liệu kỳ này với kỳ trước; giữa thực tế và kế hoạch... nhằm mục đích đảm bảo mọi sự khác biệt cần phả i làm rõ để kịp thời phát hiện sai sót, gian lận hoặc biến động bất thường để có giải pháp xử lý kịp thời.