3.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Do các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng ngày càng được tự động hóa do đó cần đẩy mạnh tự động hóa trong hoạt động kiểm soát để loại bỏ yếu tố chủ quan, thiên vị, cảm tính của con người đặc biệt là các hoạt động kiểm soát thông qua phân tích, rà soát, đối chiếu và soát xét lại công việc.
Để làm được điều đó, cần đảm bảo phân tách trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng và ngay trong một chức năng, nghiệp vụ; phân quyền phê duyệt, phân quyền sử dụng phần mềm... Ngoài ra, Ngân hàng phải đảm bảo tất cả các phòng ban, hoạt động, nghiệp vụ đều phải có các chốt kiểm soát hoạt động hiệu quả.
Nhà quản lý cấp trung cần thường xuyên tổ chức rà soát quy trình hoạt động đảm bảo các chốt kiểm soát và sự hiện quả của chúng cũng như thường xuyên tổ chức đào tạo, kiểm tra cán bộ, nhân viên trong đơn vị nắm vững quy trình hoạt động.
Ngân hàng cần thường xuyên rà soát đảm bảo phân tách trách nhiệm rõ ràng, tránh mọi cơ hội và điều kiện để phát sinh gian lận, sai sót. Các hạn chế trong quá trình xử lý thông tin nghiệp vụ cần phải được đánh giá đúng nguyên nhân và thực hiện các giải pháp kịp thời để khắc phục, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát. Ngân hàng c ng cần nhanh chóng xây dựng hệ thống hạn mức phê duyệt một cách đầy đủ, có hệ thống đối với tất cả các nghiệp vụ quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giám sát, kiểm tra.
Các hoạt động kiểm soát áp dụng trong Ngân hàng cần góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Tuy vậy, thông thường nó chưa đủ để đảm bảo kiểm soát được các vấn đề bất thường, các sai sót và gian lận mang tính cố ý, liên kết thực hiện hoặc xuất phát từ Ban lãnh đạo cấp cao. Để khắc phục nhược điểm này, Ban lãnh đạo Ngân hàng cần thực hiện một số giải pháp sau:
Cần thiết kế và vận hành thủ tục báo cáo bất thường trong HD BANK thông qua bản mô tả công việc theo từng vị trí có xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc báo cáo vượt cấp về những nghiệp vụ bất thường và những vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi, mọi lúc một cách kịp thời cho những người có trách nhiệm và đầy đủ thẩm quyền xem xét và xử lý.
Những người có trách nhiệm và thẩm quyền xem xét báo cáo, xử lý bất thường phải đảm bảo tính độc lập với các bộ phận, cá nhân xảy ra hoặc phát hiện ra những nghiệp vụ bất thường, những vấn đề bất hợp lý.
* Đánh giá mức trọng yếu:
Thông thường mức trọng yếu do Trưởng Phòng KSNB đưa ra dựa trên quy mô khoản mục cần kiểm tra. Sau khi tính mức trọng yếu thì Trưởng Phòng KSNB sẽ dựa vào đó để đánh giá mức độ sai sót chấp nhận được. Tuy nhiên, việc đánh giá mức trọng yếu có thể sẽ là máy móc khi quy mô của khoản mục không lớn nhưng nghiệp vụ lại có tính chất phức tạp, dễ có hiện tượng gian lận hoặc cố tình sửa chữa số liệu hoặc nghiệp vụ quan trọng. Việc phân bổ mức trọng yếu phải theo xét đoán nghề nghiệp của kiểm soát viên nên kiểm soát viên cần căn cứ cả vào thời gian và phạm vi kiểm tra để phân bổ cho thích hợp.
3.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Hệ thống phần mềm giao dịch tại ngân hàng hiện nay mặc dù đảm bảo xử lý được phần lớn các giao dịch của Ngân hàng và khách hàng tuy nhiên đã đến giới hạn chịu tải, điều này có thể gây ra rủi ro cho khách hàng và Ngân hàng do hệ thống treo khi có khối lượng các nghiệp vụ giao dịch lớn. Bên cạnh đó, phần mềm giao dịch tại ngân hàng có một số màn hình chưa được xử lý triệt để dẫn đến không thể phân quyền truy cập màn hình riêng biệt giữa người lập, người kiểm soát và người phê duyệt về vấn đề này có một số giải pháp mang tính dài hạn như sau:
- Liên tục mở rộng phạm vi hoạt động, nâng cấp, cập nhật hệ thống Ngân hàng số qua các kênh MobileBanking, ATM..v.v.. nhằm giảm tải lượng khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại ngân hàng.
- Đưa ra yêu cầu cao, khắt khe hơn trong vấn đề tuyển dụng nhân sự phụ trách lĩnh vực Công nghệ thông tin làm việc tại Trụ sở chính cũng như
từng chi nhánh để đảm bảo tính an toàn, trơn chu trong giao dịch điện tử khi có sự cố xảy ra.
- Thành lập Ban nghiên cứu và phát triển riêng về các sản phẩm, dịch vụ Công nghệ thông tin. Như vậy ngân hàng hoàn có thể chủ động trong chuỗi công việc sáng tạo, sở hữu, phát triển và áp dụng vào thực tế chính phần mềm của mình.
3.2.3.3 Nâng cao chất lượng hoạt động sau kiểm tra
Các sai sót, tồn tại, hạn chế được chỉ ra sau mỗi cuộc kiểm tra là các vấn đề mà ban lãnh đạo đơn vị cần phải nhận thức một cách đúng đắn. Cụ thể, các đơn vị được kiểm tra cần rà soát việc tổ chức thực hiện kết luận sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Qua kiểm tra các đơn vị cần đánh giá tình hình, kết quả hoạt động để thấy những khó khăn, vướng mắc, hạn chế và đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác. Các đơn vị đánh giá tình hình, kết quả hoạt động để thấy những khó khăn, vướng mắc, hạn chế và đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác. Tăng cường trách nhiệm của đơn vị được kiểm tra trong việc thực hiện khắc phục chỉnh sửa tồn tại, hạn chế sau kiểm tra. Xác định cụ thể nguyên nhân của các tồn tại, hạn chế từ đó xây dựng kế hoạch khắc phục, chỉnh sửa cụ thể không để tồn tại, sai sót phát sinh đặc biệt là tồn tại, sai sót tương tự lặp lại. Thông qua thực hiện các kết luận kiểm tra, thanh tra, kiểm toán cũng là cơ hội để các phòng chuyên môn tăng cường quan hệ phối hợp, trao đổi thông tin giữa các cơ quan trong việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ. Nếu các tồn tại sai sót còn lặp lại cần có cơ chế kỷ luật cụ thể, rõ ràng, đủ tính răn đe để nâng cao vai trò và nhận thức của lãnh đạo đơn vị được kiểm tra.