2.3.3.1. Thực trạng việc phân chia trách nhiệm
Quan sát cơ cấu tổ chức của HD BANK cho thấy Ngân hàng đã xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam. Cơ cấu này cho phép không một phòng, ban nào trong Ngân hàng thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phân chia cho nhiều phòng, ban tham gia. Trách nhiệm của từng phòng, ban trong Ngân hàng thể hiện trong Quy định về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban.
Sơ đồ 2.3. Mô hình hoạt động kiểm soát tại HD BANK
Việc phân công công việc có thể được điều chỉnh tùy theo tình hình thực tế hoạt động của từng phòng và chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Cụ thể, theo Quy định số 226/QĐ-KT của Tổng giám đốc đã ban hành quy chế điều hành của Tổng Giám Đốc Ngân hàng Thương mại Cổ phần phát triển TP Hồ Chí Minh, với nội dung thể như sau:
- Tổng giám đốc HD BANK là đại diện theo pháp luật và là người điều hành mọi hoạt động của HD BANK.
- Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị về việc điều hành hoạt động hàng ngày của HD BANK.
- Tổng giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT và các chủ trương chỉ đạo liên quan của Nhà nước, Ngân hàng nhà nước.
- Tổng giám đốc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Tổng giám đốc được quy định tại điều lệ về tổ chức và hoạt động của HD BANK.
- Trong phạm vi thẩm quyền được quy định, Tổng giám đốc quyết định hoặc trình cấp trên có thẩm quyền quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động kinh doanh của HD BANK.
- Theo yêu cầu điều hành, Tổng giám đốc có thể trực tiếp điều hành một số lĩnh vực công việc hoặc phân cấp uỷ quyền cho các phó tổng giám đốc điều hành các lĩnh vực công việc khác nhau, kiểm tra, đôn đốc việc điều hành và phối hợp điều hành giữa các phó tổng giám đốc, điều chỉnh phạm vi phân cấp, uỷ uyền hoặc phân công lại nhiệm vụ giữa các phó tổng giám đốc.
Như vậy, Tổng giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động hàng ngày của HD BANK và chịu trách nhiệm chung về kết quả kinh doanh của toàn hệ thống. Qua đó chứng minh, tổng giám đốc HD BANK rất quan tâm đến công tác kiểm soát nội bộ của các nghiệp vụ trong hệ thống ngân hàng.
Các phó tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, đều được Tổng giám đốc phân công, phân cấp uỷ quyền chỉ đạo phụ trách các lĩnh vực công tác khác nhau của một số phòng ban tại hội sở chính, Chi nhánh/PGD, chỉ đạo thực hiện các công việc đột xuất khác do tổng giám đốc giao.
- Phó tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo, điều hành và chủ động tổ chức kiểm tra, đôn đốc thường xuyên mọi công việc thuộc các lĩnh vực được phân công. Khi có khó khăn vướng mắc, vượt quá thẩm quyền giải quyết thì các
phó tổng giám đốc xin ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Phó tổng giám đốc chủ động chỉ đạo việc xây dựng, cơ chế, chính sách, định hướng phát triển, biện pháp thực thiện kế hoạch kinh doanh thuộc lĩnh vực được phân công chỉ đạo, tham gia ý kiến về vấn đề chung của toàn ngành.
- Các phó tổng giám đốc có trách nhiệm thường xuyên báo cáo công việc đang được giải quyết và kết quả thực hiện cho tổng giám đốc
Các phó tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau, các chi nhánh/PGD khác nhau trong HD BANK có nghĩa vụ phối hợp chặt chẽ nhằm đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất trong cơ quan. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau, thì xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ để xử lý.
Các Trưởng các phòng, ban và Chi nhánh/PGD chịu trách nhiệm trước Phó Tổng giám đốc phụ trách trực tiếp về kết quả thực hiện nhiệm vụ theo đúng Quy định về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban của Ngân hàng. Trong mỗi phòng, ban của Ngân hàng hoặc Chi nhánh/PGD đều phân chia rõ ràng trách nhiệm theo cấp bậc nhân viên.
2.3.3.2. Thực trạng kiểm soát quá trình xử lý thông tin nghiệp vụ
- Về kiểm soát xử lý thông tin nghiệp vụ qua hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo bao gồm:
+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán. Công việc này được thực hiện bởi các kế toán viên (bao gồm kế toán viên giao dịch và kế toán viên nội bộ) sau khi nhận được chứng từ kế toán do khách hàng hoặc các phòng chức năng trong Ngân hàng lập và cung cấp.
+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán, tổng hợp. Công việc này có thể được thực hiện bởi các kế toán viên sau khi nhận được các bảng tính toán lương, tính toán phí giao dịch... từ các phòng ban nghiệp vụ
trong Ngân hàng hay khách hàng hoặc được thực hiện bởi kế toán tổng hợp (bao gồm các Phó trưởng Phòng Kế toán nội bộ và Phó trưởng Phòng giao dịch) khi nhận được các bảng tính toán, tổng hợp từ các kế toán viên.
+ Kiểm tra sự thống nhất giữa sổ sách và chứng từ, giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, giữa báo cáo và sổ sách, giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi trên sổ kế toán. Công việc này thường được thức hiện bởi toàn bộ Phòng Kế toán hoặc Phòng Giao dịch theo phân công công việc và theo phân tách trách nhiệm.
- Kiểm soát việc xử lý thông tin nghiệp vụ qua hệ thống phần mềm và ứng dụng tin học được thể hiện trong các quy trình nghiệp vụ như: các quy trình kiểm tra định kỳ hệ thống; quy trình sao lưu hệ thống; quy trình xử lý sự cố đường truyền, tường lửa, mất điện, máy chủ, thiết bị Router, thiết bị Switch, website...; quy định về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử; quy trình phối hợp phân quyền sử dụng phần mềm; quy trình vận hành hệ thống kết nối, sao lưu, phục hồi dữ liệu và xử lý sự cố kết nối với các Chi nhánh/PGD... Theo đó, hoạt động kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát phần mềm hệ thống. Tại HD BANK, việc kiểm soát phần mềm hệ thống bao gồm việc kiểm soát quá trình giao dịch, thực hiện, bảo trì phần mềm hệ thống như hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm truyền thông, phần mềm tiện ích. Công việc này chủ yếu thực hiện tập trung bởi Phòng CNTT phối hợp với đối tác cung cấp phần mềm hệ thống.
+ Kiểm soát hoạt động của các trung tâm dữ liệu. Công việc này bao gồm việc lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu nếu có sự cố xảy ra. Tại HD BANK, công việc này được Phòng CNTT thực hiện có sự hỗ trợ của các đối tác cung cấp phần mềm mà chủ yếu là đối với phần mềm quản lý khách hàng và phần mềm kế toán.
HD BANK, việc phân quyền chủ yếu do Phòng CNTT thực hiện trên cơ sở đề xuất của Trưởng, phòng ban nghiệp vụ và có sự phê duyệt của Phó Tổng giám đốc phụ trách trực tiếp phòng ban. Riêng đối với phần mềm kế toán, Phó trưởng phòng Kế toán phụ trách kế toán nội bộ sẽ phụ trách việc phân quyền phần mềm trên cơ sở có sự phê duyệt của Kế toán trưởng. Các Chi nhánh/PGD đều được phân quyền tiếp cận với tài sản, tài liệu kế toán, hồ sơ tín dụng khách hàng theo cấp bậc nhân viên dưới sự phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh hoặc Trưởng PGD.
+ Kiểm soát việc bảo trì và phát triển các hệ thống ứng dụng: việc bảo trì phần mềm chủ yếu do Phòng CNTT phối hợp với đối tác cung cấp phần mềm thực hiện. Riêng việc phát triển các hệ thống ứng dụng sẽ do Phòng CNTT và các phòng ban liên quan đến phần mềm thực hiện. Việc phát triển các hệ thống ứng dụng tại Ngân hàng có thể do tự phát triển trên cơ sở yêu cầu của phòng nghiệp vụ và Phòng CNTT tự xây dựng hoặc có thể do thuê ngoài trên cơ sở ký hợp đồng với đối tác đã cung cấp phần mềm tương ứng cho Ngân hàng.
+ Kiểm soát ứng dụng: hoạt động kiểm soát này tập trung vào việc kiểm soát dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý thông tin, dữ liệu cũng như kiểm soát kết quả đầu ra. Đối với đầu vào, các hoạt động kiểm soát điển hình phải kể đến là kiểm soát việc đánh số thứ tự liên tục của chứng từ, kiểm soát tuân thủ hạn mức giao dịch... Đối với quá trình xử lý thông tin, hoạt động kiểm soát điển hình phải kể đến là kiểm soát sự không phù hợp, sự chênh lệch bất thường của số liệu đổ vào phần mềm kế toán từ các phần mềm giao dịch, từ các bảng excel tính toán thủ công. Đối với kết quả đầu ra, hoạt động kiểm soát điển hình phải kể đến là kiểm soát sự tuân thủ, sự chênh lệch bất thường so với kế hoạch, so với kỳ trước. Riêng các phần mềm quan trọng tại Ngân hàng như kế toán và giao dịch ngân hàng điện tử đều có lưu vết việc truy cập
của người dùng và có thể xuất ra được dưới dạng báo cáo kết quả truy cập.
2.3.3.3. Thực trạng kiểm soát vật chất
Tại HD BANK, kiểm soát vật chất bao gồm:
- Phân định các chức năng mua sắm, sử dụng và theo dõi tài sản. - Phân định chức năng bảo quản và ghi chép về tài sản
- Quy định các giới hạn về việc tiếp cận tài sản
- Quy định lưu giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn
Thực tế, đối với tiền của Ngân hàng và khách hàng được bộ phận Kế toán nội bộ và Kế toán giao dịch theo dõi, đồng thời việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ được thực hiện vào cuối ngày giao dịch với sự chứng kiến của Kiểm soát viên. Đối với tài sản khác của Ngân hàng được phòng Kế toán chịu trách nhiệm mua sắm, phân phát và theo dõi về mặt hiện vật, các phòng, ban, khối trong Ngân hàng có nhiệm vụ sử dụng và bảo quản tài sản. Đồng thời, các phòng, ban, khối trong Ngân hàng phối hợp với phòng Kế toán để thực hiện kiểm kê định kỳ (theo tháng, bán niên, năm) đối với tiền mặt tài két, tài sản, công cụ, dụng cụ với sự tham gia chứng kiến của Bộ phận KSNB.