Nhìn chung thông tin và truyền thông của HD BANK được hình thành tương đối tốt. Chất lượng thông tin của HD BANK đảm bảo được các thông tin quan trọng được cập nhật cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền một cách nhanh chóng, đầy đủ, hiệu quả. Việc quản lý quá trình ghi nhận, truyền đạt thông tin, cả hình thức và trình tự sẽ giúp mọi cá nhân trong ngân hàng hoàn thành trách nhiệm của mình.
2.3.4.1. Thực trạng thông tin kế toán tài chính
Nhìn chung hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán HD BANK được hình thành tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện tốt thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát, thực hiện mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
Bao gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống ghi sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Chức năng ghi nhận, tính toán, kết chuyển của hệ thống kế toán đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh gần như chưa được đề cập. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình toàn hàng nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp hợp nhất. Vì vậy vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn hạn chế.
Hệ thống chứng từ kế toán, Ngân hàng đã sử dụng chứng từ theo Quyết định số 105/QĐ-HĐQT-HD BANK ngày 01/02/2012 của HĐQT và ban hành Quy định về chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống HD BANK. Ngân hàng tuân thủ quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán NHTM trong việc lập chứng từ, sổ sách và báo cáo. Tổ chức công tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại HD BANK được minh họa phụ lục 9.
Nhằm mục đích thống nhất trình tự luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu và tập hợp chứng từ kế toán sau khi giao dịch đã được xử lý tại các phân hệ nghiệp vụ, Ngân hàng quy định rõ trách nhiệm của thành viên tham gia vào quy trình để phát hiện kịp thời sai sót, đảm bảo an toàn tài sản cho khách hàng và HD BANK.
Chế độ chứng từ đã quy định tương đối chặt chẽ, phù hợp, tiện lợi, đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu về quản lý rủi ro, giúp việc kiểm soát dễ dàng. Việc kiểm tra, giám sát được thực hiện thường xuyên, tránh được các rủi ro do gian lận liên quan đến chứng từ kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản (TK) trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 8 loại, thiết lập theo hệ thống số thập phân 5 cấp (từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V) theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu hạch
toán kế toán của HD BANK do TGĐ HD BANK quyết định. Việc mở các tài khoản chi tiết làm việc quản lý các khách hàng, các dự án được chặt chẽ, công tác KSNB được thuận lợi. Khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm soát việc cung cấp thông tin theo vấn đề được nhánh chóng bằng cách kết xuất dữ liệu từ máy tính.
Tuy nhiên, cách thức quản lý hệ thống tài khoản hiện nay chưa tiện lợi trong quá trình sử dụng, công tác tra cứu. Một số tài khoản có nội dung tên sử dụng giống, nhau khiến GDV nhiều khi sai sót trong việc sử dụng tài khoản đúng, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát. Thực trạng thông tin kế toán tài chính được minh họa phụ lục 10
> Hệ thống sổ sách và phần mềm kế toán
Cũng như các Ngân hàng trong toàn hệ thống, hình thức kế toán của HD BANK là hình thức “Nhật ký chung”. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống hiện đại hóa Ngân hàng vào hạch toán kế toán giúp giảm thiểu cơ bản các loại sổ sách kế toán. HD Bank sử dụng hệ thống Core Banking Symbols, đây là một hệ thống tích hợp toàn bộ những phân hệ nghiệp vụ cho phép quản lý tập trung dữ liệu giao dịch của khách hàng toàn hệ thống.
Công tác kế toán được sử dụng trên hệ thống Core Banking Symbols hiện đại góp phần giảm thiểu tối đa những công đoạn xử lý thủ công nên khâu quan trọng nhất là kiểm tra các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập vào hệ thống. Sau đó kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết (sổ phụ của từng TK) với chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành sẽ ký trên sổ chứng từ và chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc kiểm soát phần hành đó ký duyệt, sau đó đóng tập và lưu trữ theo quy định.
2.3.4.2. Thông tin kế toán quản trị
Hệ thống thông tin kế toán quản trị về cơ bản sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách của phân hệ kế toán tài chính phục vụ cho công việc của kế toán
g
quản trị. Báo cáo kế toán quản trị tại HD BANK không nhiều, chủ yếu phục vụ cho việc lập kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh hằng năm của Ngân hàng. Kết quả đầu ra của hệ thống thông Ngân hàng như ra quyết định của BGĐ hoặc các Trưởng phòng ban chức năng. Thực trạng kế toán quản trị được minh họa phụ lục 11
2.3.4.3. Thực trạng truyền thông
* Thực trạng truyền thông tin nội bộ
Thông qua cổng thông tin nội bộ của Ngân hàng, nhân viên và lãnh đạo cập nhật thông tin, đọc các văn bản, các phiếu giao việc, các văn bản hướng dẫn, dữ liệu thông tin khách hàng, báo cáo nội bộ có thể khai thác, chia sẻ giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị trong hệ thống. Đồng thời, việc truyền
thông nội bộ còn được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như email nội bộ, skype room nội bộ, các buổi đào tạo trực tiếp, online... nhằm đảm bảo cho cán bộ, nhân viên tiếp cận thông tin, dữ liệu nhanh nhất, thuận tiện nhất phục vụ cho xử lý công việc.
Ngoài ra, HD BANK còn xây dựng quy định về việc sử dụng Internet tại HD BANK nhằm kiểm soát và nâng cao hiệu quả công tác truyền thông nội bộ (minh họa phụ lục 12).
* Thực trạng truyền thông cho bên ngoài
Ngân hàng cũng có trách nhiệm thông tin cho bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, báo chí, cơ quan thuế. các thông tin phù hợp. Truyền thông ra bên ngoài các chương trình khuyến mại, sản phẩm mới và đã ban hành của Ngân hàng để khách hàng nắm bắt thông tin. Ngân hàng đã ban hành quy định về truyền thông ra bên ngoài (phụ lục 13).
Việc truyền thông ra bên ngoài được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như website Ngân hàng, các buổi trả lời phỏng vấn trên báo, đài, truyền hình, phát hành các ấn phẩn của Ngân hàng. nhằm đảm bảo cho cán bộ, nhân viên tiếp cận thông tin, dữ liệu nhanh nhất, thuận tiện nhất phục vụ cho xử lý công việc.
Sự phát triển công nghệ và mức độ phức tạp ngày càng tăng dẫn đến khả năng không kiểm soát nổi hệ thống công nghệ thông tin, làm tăng số điểm yếu và nguy cơ mất an toàn của hệ thống. Nguy cơ bảo mật càng nở rộ đã và đang đe dọa ngành ngân hàng nhiều mặt gây nên thiệt hại về tài chính do các giao dịch giả mạo, bị gián đoạn giao dịch làm ảnh hưởng đến uy tín chất lượng phục vụ của ngân hàng.Thông qua bảng khảo sát 2.5 cho thấy hầu hết các cán bộ nhân viên của HD BANK phấn lớn đều nắm bắt được công nghệ, văn bản, quyết định khi ban hành. Nhưng hiện tại, HD BANK chưa có đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng và Các kênh thông tin hiện nay vẫn chưa cung cấp hoàn toàn đầy đủ để nhận biết và kiểm soát các loại rủi ro liên quan đến công việc của nhân viên đó.
Bảng 2.5. Thông tin và truyền thông của Ngân hàng Thương mại Cổ phần phát triển TP Hồ Chí Minh
2. Các kênh thông tin hiện nay có cung cấp Anh/chị những thông tin cần thiết để nhận biết và kiểm soát các loại
rủi ro liên quan đến công việc Anh/chị đảm nhiệm không? 19,0% 81,0% 3. Ngân hàng có thiết lập đường dây nóng cho phép
nhân
viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng không?
g
2.3.5. Thực trạng giám sát tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần phát triển TP Hồ Chí Minh
HD BANK thực hiện việc giám sát đúng theo quy trình và quy định mà ngân hàng đề ra. Việc giám sát được bao gồm giám sát định kỳ, giám sát thường xuyên và kiểm toán nội bộ.
2.3.5.1. Thực trạng giám sát thường xuyên
Tại HD BANK việc giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua các lãnh đạo phòng gồm trưởng, phó phòng nghiệp vụ, Ban giám đốc, từng phó giám đốc giám sát mảng công việc mà được Giám đốc phân công. HD BANK chú trọng vào hoạt động tín dụng. Bởi vậy, ngân hàng đã giao cho trưởng, phó phòng khách hàng kinh doanh chịu trách nhiệm thường xuyên giám sát hoạt động tín dụng của chi nhánh. Nghiệp vụ cho vay của cán bộ tín dụng từ bước tìm kiếm thông tin khách hàng, làm hồ sơ vay vốn, thẩm định, cấp tín dụng cho khách hàng vay vốn, giám sát danh mục cho vay của chi nhánh. Hàng tháng, lãnh đạo phòng khách hàng kinh doanh, giám đốc phòng giao dịch có trách nhiệm báo cáo toàn bộ tình hình hoạt động đã được thực hiện trong tháng cho Ban giám đốc nắm được thông qua cuộc họp được tổ chức định kỳ.
2.3.5.2. Thực trạng giám sát định kỳ
Việc giám sát định kỳ được thực hiện tại HD BANK do Phòng Kiểm tra KSNB của Ngân hàng đảm nhận; việc giám sát kiểm tra, kiểm soát định kỳ tại Chi nhánh do Phòng Kiểm tra KSNB đảm nhận. Nội dung của cuộc kiểm tra nhằm giám sát hoạt động tín dụng, hoạt động kho quỹ xem từ nhân viên đến lãnh đạo bộ phận phụ trách có tuân thủ các chuẩn mực không, giám sát kiểm tra công tác tổ chức lao động, giám sát kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy trình từng nghiệp vụ. Nhằm mục đích ngăn chặn các hành vi lạm dụng và vi phạm quy chế, tăng cường công tác quản lý rủi ro, giúp cho quá trình điều hành mọi hoạt động được thực thi an toàn, hiệu quả. Tuy nhiên thực tế thì hoạt động giám sát, đánh giá của kiểm soát nội bộ chỉ mang tính hình thức trên cơ sở nhận định chủ quan, thiếu sự phối hợp với cơ quan kiểm tra, thủ tục trong quy trình nghiệp vụ đặc biệt là mảng tín dụng chưa được giám sát chặt chẽ, việc đánh giá chưa được khách quan.
Kết quả khảo sát theo bảng 2.6 cho thấy hoạt động giám sát của HD BANK còn nhiều hạn chế.
Bảng 2.6. Giám sát của Ngân hàng Thương mại Cổ phần phát triển TP Hồ Chí Minh
2. Định kỳ các phòng ban có tự đánh giá thực tế vận hành các
quy trình liên quan để xác định các vấn đề tồn tại và các rủi ro phát sinh không? 15,1 % 84,9 % 3. Các cấp lãnh đạo có thực hiện đánh giá hiệu quả của hệ
thống
kiểm soát và có điều chỉnh cho phù hợp với từng thời kỳ không?
28,5 %
71,5 %
hoạt động kiểm tra sự tuân thủ pháp luật và quy chế hoạt động HD BANK; rà soát, đánh giá tính độc lập thích hợp và kiểm tra tính hữu hiệu của KSNB. Việc kiểm toán chủ yếu để phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin để phục vụ cung cấp chính cho Ban giám đốc, Ban Kiểm soát ngân hàng nhằm giúp cho các Nhà quản trị HD BANK có thể đối phó rủi ro, nắm bắt cơ hội trong việc tuân thủ quy định của pháp luật và đưa ra các quyết định về việc đổi mới
KSNB cho phù hợp với nhu cầu thực tế tại Ngân hàng.
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂNHÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TP HỒ CHÍ MINH HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN TP HỒ CHÍ MINH
2.4.1. về ưu điểm
2.4.1.1. Môi trường kiểm soát
❖ Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban Tổng Giám đốc HD BANK đã xác định đạo đức nghề nghiệp và tính tuân thủ là một phần thiết yếu và góp phần quan trọng trong việc đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả. Do đó ngân hàng đã xây dựng được các thủ tục và quy trình như: xây dựng chuẩn mực đạo đức và ứng xử cho nhân viên, các cấp Quản trị đảm bảo thực hiện đúng các cam kết về chất lượng dịch vụ đối với khách hàng, cam kết tuân thủ các quy định về pháp luật, pháp lý có liên quan trong hoạt động kinh doanh của HD BANK; Xây dựng quy định trật tự nhằm duy trì chuẩn mực ứng xử giữa các cấp cán bộ nhân viên trong Ngân hàng, đề cao ý thức tuân thủ quy định pháp luật và quy định của Ngân hàng đối với cán bộ nhân viên. Trong phụ lục số 3 đã nêu HD BANK đã xác định được những sai phạm và cách thức xử phạt theo từng cấp độ.
❖ Đảm bảo về năng lực
Nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao ở HD BANK ít có sự thay đổi. Những khóa tập huấn, đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu do HD BANK mở ra đã thu về những kết quả đáng mong đợi. Các cán bộ nhân viên cử đi học tập ở nước ngoài đã được nâng cao về trình độ chuyên môn của mình.
❖ Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát
Ban kiểm soát tại HD BANK được tổ chức theo luật định, hoạt động của ban kiểm soát đã mang lại những kết quả bước đầu như trong quá trình giám sát đã phát hiện một số bất thường trong hoạt động cũng như trong việc tuân thủ pháp luật, báo cáo Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, các ban lãnh
đạo để xử lý kịp thời cũng như tư vấn cho Tổng giám đốc trong việc ban hành, hoàn thiện các quy chế áp dụng trong Ngân hàng.
❖ Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban lãnh đạo HD BANK ý thức được sự cần thiết của về việc quản lý và kiểm soát, có quan điểm hoạt động kinh doanh lành mạnh, coi trọng tính trung thực của các báo cáo. Bởi vậy, HD BANK đã thực hiện chế độ BCTC theo đúng quy định về kế toán, thống kê và báo cáo đầy đủ. Ngân hàng thực hiện hoạt động theo triết lý kinh doanh và văn hoá Ngân hàng đã ban hành mang lại việc nhận diện thương hiệu riêng của HD BANK.
❖ Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ đảm bảo sự độc lập cũng như tạo mối quan hệ giữa các phòng, sắp xếp tương đối hợp lý cán bộ, bố trí vào vị trí hợp lý phù hợp với trình độ chuyên môn, công việc đảm nhiệm, hạn chế được sự chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm soát lẫn nhau. Đặc biệt đối với hoạt động tín dụng như: khoản vay phải đáp ứng đủ các điều kiện cho vay, đảm bảo tính khả thi, hiệu quả và khả năng thu hồi nợ theo quy định, đảm bảo tăng trưởng tín dụng an toàn. Bên cạnh đó còn có chính sách phân lớp khách hàng để từ đó đề ra cơ cấu đầu ra, đầu vào hợp lý, chính sách bán sản phẩm phù hợp với từng lớp khách hàng, tạo hiệu quả tối đa theo chiến lược kinh doanh đã đề ra.
❖ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
HD BANK phân chia quyền hạn và trách nhiệm đúng theo chuyên môn, công việc của từng cán bộ nhân viên, tránh những trường hợp một người làm quá nhiều công việc.
❖ Chính sách nhân sự
Các chính sách nhân sự được ban hành bằng văn bản rõ ràng. Thực hiện nghiêm túc quy chế trả lương kinh doanh, chế độ nâng lương thực hiện
theo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành. Thực hiện các chế độ theo đúng chế độ của Nhà nước và thực hiện kịp thời, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đáp ứng yêu cầu của cơ quan liên quan. Thực hiện chính sách thi đua khen thưởng áp dụng đến toàn thể cán bộ nên vì vậy mà trong những