2.4.2.1. Những hạn chế
Trải qua hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, HD BANK đã phát triển và lớn mạnh theo mô hình ngân hàng đa năng với quy mô và phạm vi hoạt động với mạng lưới trải khắp các tỉnh thành trên cả nước. Vì vậy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành hiệu quả bộ máy của HD BANK hướng đến mục tiêu “Giữ tâm sáng để vươn xa rộng khắp”. Tuy nhiên, KSNB tại Ngân hàng cũng còn một số hạn chế, cụ thể như sau:
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố chưa thuận lợi cho công tác KSNB, điều đó thể hiện:
❖ Về quan điểm điều hành của ban lãnh đạo
Theo chuẩn mực quốc tế và các quy định của ngân hàng nhà nước về kiểm soát nội bộ, HD BANK chưa ban hành các quy định cụ thể về kiểm soát nội bộ trong hệ thống, việc ban hành chỉ mang tính chất chung chung và trên cơ sở lý thuyết, việc kiểm soát chỉ dựa vào quy trình, chương trình, kế hoạch trong từng thời kỳ.
❖ Đảm bảo năng lực
Mặc dù, ban lãnh đạo ngân hàng rất quan tâm đến công tác nhân sự và luôn xác định yếu tố con người là trung tâm mọi hoạt động. Tuy nhiên, HD BANK vẫn chưa xây dựng được tối đa tính chuyên nghiệp cao của cán bộ, công nhân viên trong ngân hàng, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị kinh doanh ngân hàng, tư vấn, phân tích tín dụng, quản lý rủi ro, marketing và tiếp cận các dịch vụ ngân hàng, tài chính mới. HD BANK cũng thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ song chưa có đánh giá kết quả
thiết thực nên chất lượng đến đâu vẫn là một vấn đề. HD BANK luôn tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ có nhu cầu học tập nâng cao khác xong lại không xem xét với nhu cầu của Ngân hàng. Cho nên nhiều cán bộ học biết thêm thôi chứ không phải để nâng cao đúng lĩnh vực họ đanglàm. Mức giao chỉ tiêu kế hoạch chưa phù hợp với khả năng thực tế mà phần lớn có thể đạt được cao hơn để nhằm có kết quả báo cáo kết quả kinh doanh hoàn thành kế hoạch được giao. Các chỉ tiêu trong lập kế hoạch chưa chi tiết.
❖ Về cơ cấu tổ chức
Còn một số hạn chế và bất cập khi giải quyết một số công việc cùng liên quan đến một vài bộ phận với nhau thì việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và chưa mang tính chất hợp lý.
❖ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Đồng thời, nhân sự quản lý cấp cao có đủ trình độ và khả năng do phải kiêm nhiệm một lúc nhiều vị trí nên vẫn còn chưa tách bạch giữa chức năng quản lý và chức năng điều hành.
❖ Về công tác nhân sự
HD BANK đã quan tâm chú trọng đến công tác phúc lợi cho cán bộ công nhân viên, nhưng chưa có chế độ đãi ngộ thực sự hấp dẫn đối với cán bộ thực hiện KSNB để kịp thời động viên, tạo động lực tốt để đội ngũ này thực sự toàn tâm, toàn ý trong công việc. Về các hành vi khen thưởng, khuyến khích nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc của nhân viên c ng đã được các nhà quản lý quan tâm nhưng mức độ quan tâm chưa nhiều và chưa tương xứng.
Nhân viên KSNB làm kiểm tra mới vào công tác một hai phòng chuyên môn, chưa được công tác thực tế trên tất cả các mảng nghiệp vụ nên chưa đủ tiêu chuẩn về trình độ. Hơn nữa chưa có một lớp bồi dưỡng chuyên môn kiểm tra kiểm soát bài bản nên việc kiểm tra sẽ không được chất lượng, không tham
mưu được cho Giám đốc trong việc ngăn ngừa sai sót.
b. Đánh giá rủi ro
❖ Xác định mục tiêu và nhận dạng rủi ro
Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng còn hạn chế. Quy trình quản lý các khoản vay tín dụng còn yếu kém đặc biệt trong khâu đánh giá tài sản, xác minh thực tế tình trạng của tài sản để duyệt vay.
❖ Phân tích và đánh giá rủi ro
HD BANK chưa thực hiện phân tích, đánh giá các loại rủi ro tín dụng trước khi xét duyệt cho vay, chưa dự báo được rủi ro tín dụng có khả năng xảy ra
và chưa xác định được mức độ xảy ra đối với từng khoản cho vay từng loại hình cho vay lĩnh vực cho vay. HD BANK chưa đánh giá phân tích chất lượng các khoản nợ không nắm chắc thông tin về các khoản nợ xấu, kể cả các khoản nợ đang ở nhóm 1 nhưng đang tiềm ẩn rủi ro, chưa xây dựng phương án xử lý đến từng khoản nợ để bám sát chỉ đạo thực hiện quyết liệt để thu hồi nợ.
Mặt khác những giao dịch có hạn mức trong hạn mức tự phê duyệt của giao dịch viên không thông qua kiểm soát. Điều này tiềm ẩn nhiểu rủi ro đạo đức trong quản lý và điều hành. Tuy thực tế tại HD BANK chưa ghi nhận thiệt hại nào từ rủi ro này nhưng thực tế cho thấy đã có xuất hiện hiện tượng giao dịch viên tự thực hiện giao dịch gây tổn hại cho ngân hàng. KSNB khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao. Ngân hàng chưa có mô hình, quy trình cụ thể để thực hiện công việc nhận diện, đánh giá rủi ro.
Trong quá trình hoạt động các nghiệp vụ không có sự trao đổi giữa cán bộ quản lý rủi ro với các cán bộ trực tiếp đảm nhận giao dịch, bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ để đánh giá được số lần tần xuất xuất hiện rủi ro và mức độ thiệt hại của rủi ro.
❖Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Trong một số trường hợp, các bộ phận trong ngân hàng chưa có sự liên kết kiểm tra và đánh giá lẫn dẫn tới việc chưa phát hiện kịp thời những hạn chế của các hoạt động kiểm soát. Bên cạnh đó các cách thức kiểm soát khác nhau tại HD BANK chưa được áp dụng một cách đầy đủ và thường xuyên. Các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động kiểm soát chưa thực sự được sử dụng triệt để. Phần lớn chỉ có Ban giám đốc áp dụng các nguyên tắc này để quản lý điều hành và để kiểm soát mọi hoạt động của ngân hàng, chứ còn ở một số phòng ban chưa chú trọng vận dụng triệt để và thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc này trong kiểm soát. Một số mặt trong thủ tục kiểm soát các hoạt động, các nghiệp vụ vẫn còn mang tính hình thức, chưa được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ.
Trong quá trình thực hiện công việc đôi khi Ban giám đốc c ng như các phòng ban không lưu tâm vận dụng các nguyên tắc hoạt động kiểm soát này. Có thời điểm ngân hàng không thực hiện việc điều chỉnh phân công lãnh đạo phụ trách tín dụng và không thực hiện luân chuyển đối với cán bộ tín dụng, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc đánh giá chủ quan, phiến diện, không phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng và chất lượng tín dụng để đưa ra những giải pháp hiệu quả, làm cho tình hình nợ xấu ngày càng trầm trọng. Lãnh đạo các phòng ban chưa thực hiện nghiêm túc các chỉ đạo của Tổng Giám đốc về việc chấn chỉnh và nâng cao chất lượng tín dụng (triển khai không kịp thời, không đúng tiến độ và chưa đạt yêu cầu); thiếu tính chủ động, lúng túng trong điều hành, phân công, sắp xếp, bố trí, điều chỉnh, nhân sự trong phòng chưa tuân thủ nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm”; giao việc nhưng chưa thực hiện tốt việc hướng dẫn, giám sát, đôn đốc, kiểm tra dẫn đến việc điều hành không hiệu quả. Một số
cán bộ thẩm định cho vay không chặt chẽ, không tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay; chưa quan tâm đúng mức đến việc quản lí dòng tiền; kiểm tra việc sử dụng vốn vay sơ sài, chiếu lệ dẫn tới việc khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, làm tăng rủi ro cho ngân hàng. Chưa có chế tài nghiêm khắc đối với các trường hợp cán bộ mắc sai sót phát hiện qua kiểm tra nên tính răn đe, phòng ngừa còn hạn chế; nhiều trường hợp sai sót lặp đi lặp lại. Tổ chỉ đạo xử lí nợ xấu hoạt động theo hình thức bán chuyên trách không hiệu quả.
Vai trò giám sát của kiểm soát nội bộ còn hạn chế, chưa phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của KSNB để khắc phục. Bộ phận KSNB chưa nhận được sự ủng hộ tuyệt đối của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và của các Chi nhánh/PGD trong ngân hàng. Chưa có sự phối hợp giữa các chức năng đánh giáKSNB nên hoạt động này chưa hiệu quả.
❖ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Thực tế cho thấy, hệ thống phần mềm giao dịch tại ngân hàng hiện nay mặc dù đảm bảo xử lý được phần lớn các giao dịch của Ngân hàng và khách hàng tuy nhiên đã đến giới hạn chịu tải, điều này có thể gây ra rủi ro cho khách hàng và Ngân hàng do hệ thống treo khi có khối lượng các nghiệp vụ giao dịch lớn. Bên cạnh đó, phần mềm giao dịch tại ngân hàng có một số màn hình chưa được xử lý triệt để dẫn đến không thể phân quyền truy cập màn hình riêng biệt giữa người lập, người kiểm soát và người phê duyệt.
❖ Chất lượng hoạt động kiểm soát sau kiểm tra
Hiện nay, một số đơn vị chỉ thực hiện khắc phục các tồn tại, sai sót thể hiện trên biên bản kiểm tra mà không giải quyết các vấn đề cốt lõi như công tác quản lý, phân công nhiệm vụ, trình độ cán bộ, công tác kiểm soát,... khiến cho các sai sót này vẫn lặp lại tại các lần kiểm tra sau. Công tác chấn chỉnh sau kiểm tra tại môt số đơn vị còn chưa tích cực. Hơn nữa, công tác theo dõi,
đôn đốc sau kiểm tra cũng chưa được thực hiện thường xuyên, một số đơn vị sau khi được kiểm tra chỉ tập trung sửa chữa các vấn đề được nêu trong các biên bản kiểm tra về hồ sơ, chứng từ hoặc thu hồi các khoản vay không đúng quy định,... mà không đi sâu vào các vấn đề cốt lõi như công tác quản lý điều hành, quản lý dư nợ, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ,. Dẫn đến việc chỉ giải quyết được phần ngọn mà không giải quyết được phần gốc, khiến cho các tồn tại sai sót không được giải quyết triệt để.
d. Thông tin truyền thông
❖ Thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị
Hệ thống thông tin kế tài chính và kế toán quản trị cũng còn tồn tại một số hạn chế. Thông tin tài chính nội bộ đôi khi cũng còn sai lệch, dữ liệu bên ngoài thiếu chính xác cũng được sử dụng để đánh giá tình trạng tài chính ở một số bộ phận, ảnh hưởng tới toàn hệ thống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, năng lực cạnh tranh tại HD BANK mặc dù đã được lưu tâm nhưng trong thực tế triển khai vẫn còn vướng mắc.Các khâu nhận diện, đánh giá, xử lý rủi ro phát sinh ở các vòng kiểm soát chưa được thực hiện triệt để, đặc biệt từ vòng một nên việc kiểm soát cấp cao là khó khăn. Điều này làm phát sinh sai phạm trong thực tế thời gian qua trong điều hành hoạt động HD BANK.
❖ Thông tin nội bộ
Chưa sắp xếp thông tin một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tiếp nhận thông tin kịp thời và nhanh chóng. Công tác bảo mật trong quá trình truyển tải thông tin chưa được linh động, còn phụ thuộc vào cấp quản lý. Hệ thống không thống nhất cách đặt mã đăng nhập (mã máy tính, mã email, mã thông tin nội bộ, mã phần mềm) dễ gây nhầm lẫn, mất mã, trong khi phương án kiểm soát chưa hiệu quả như: một mã dùng chung được cho nhiều người, nếu đăng nhập vào máy có thể lấy được dữ liệu, thông tin...
❖ Thông tin cho bên ngoài
Các thông tin truyền tải ra bên ngoài vẫn chưa được kịp thời. Những chương trình khuyến mại, lãi suất huy động - cho vay đã được ban hành nội bộ nhưng chưa cập nhật kịp thời trên website hay các phương tiện truyền thông để khách hàng nắm bắt.
❖ Truyền thông
Website hiện nay của Ngân hàng đã được sử dụng nhiều năm, ít đổi mới đã không còn đáp ứng được hiệu quả truyền thông.
Việc xử lý khủng hoảng truyền thông cũng là một vấn đề Ngân hàng đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, Ngân hàng vẫn chưa xây dựng xong quy định về vấn đề này.
Như vậy, những hạn chế nêu trên có thể dẫn đến việc năng suất làm việc trong Ngân hàng không cao; không bảo mật thông tin, số liệu khách hàng; hiệu quả truyền thông giảm sút; uy tín, thương hiệu của Ngân hàng bị ảnh hưởng từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu của KSNB như: Bảo đảm quyền lợi khách hàng; Bảo đảm hoạt động Internet Banking an toàn, hiệu quả; Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
e. Giám sát
Các hoạt động giám sát thường xuyên chưa thực sự hữu hiệu. Chưa có hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra kiểm soát của phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của Ngân hàng chưa hiệu quả. Nguồn lực nhân sự của phòng còn hạn chế quá ít so với hoạt động, quy mô và mạng lưới của Ngân hàng trong khi HD BANK hiện nay đang càng ngày càng mở rộng hơn, hơn nữa có cán bộ trẻ còn hạn chế về kinh nghiệm và trình độ. Ban giám đốc chưa chú trọng đến kết quả kiểm tra, chỉ dựa vào báo cáo kiểm tra để xử lý tức thời các sai phạm, chứ chưa đề ra biện pháp cụ thể,
rõ ràng để ngăn tái phạm.
2.4.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến KSNB của HD BANK chưa thực sự hiệu quả trong đó có thể kể đến những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan. Cụ thể như sau:
a. Nguyên nhân khách quan
❖về phía Nhà nước, Ngân hàng nhà nước
- Do ảnh hưởng bởi các yếu tố từ bên ngoài như tình hình kinh tế vĩ mô không thuận lợi hay từ bên trong như sự phát triển quá nhanh của ngân hàng trong những năm qua trong khi kiểm soát nội bộ còn hạn chế, chưa theo kịp sự phát triển của hoạt động ngân hàng.
- Cơ sở pháp lý về tổ chức, hoạt động của KSNB trong NHTM chưa được xây dựng cụ thể, chi tiết. Do đó, một số yếu tố KSNB vẫn thiếu và yếu, dẫn đến KSNB của HD BANK vận hành không đồng bộ, thiếu tính định hướng.
- Sự chậm trễ ban hành, sửa đổi, bổ sung của hành lang pháp lý của NHNN cho hoạt động của Ngân hàng dẫn đến Ngân hàng có thể phải triển khai một số sản phẩm, dịch vụ trong khi chưa có hướng dẫn.
- Từ khi hai Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Luật các tổ chức tín dụng có hiệu lực, hoạt động kinh doanh của ngân hàng ngày càng mở rộng, thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ mới bắt đầu được quan tâm xây dựng và củng cố.
- Theo đó, HD BANK thiết lập một bộ phận kiểm tra kiểm toán nội bộ chuyên trách chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo hệ thống ngành dọc từ Trụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ kiểm tra, kiểm toán hoặc bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ). Hệ thống các văn bản về hoạt động kiểm soát,
kiểm toán còn nhiều bất cập, vì vậy hoạt động kiểm soát, kiểm toán nội bộ tại chi nhánh chưa tương thích với hệ thống kiểm toán nội bộ của các ngân hàng có cơ cấu tổ chức khoa học và so với các chuẩn mực kiểm toán nội bộ, mô hình hiện tại về kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của chi nhán h không