2.4.1.1. Môi trường kiểm soát
❖ Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban Tổng Giám đốc HD BANK đã xác định đạo đức nghề nghiệp và tính tuân thủ là một phần thiết yếu và góp phần quan trọng trong việc đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả. Do đó ngân hàng đã xây dựng được các thủ tục và quy trình như: xây dựng chuẩn mực đạo đức và ứng xử cho nhân viên, các cấp Quản trị đảm bảo thực hiện đúng các cam kết về chất lượng dịch vụ đối với khách hàng, cam kết tuân thủ các quy định về pháp luật, pháp lý có liên quan trong hoạt động kinh doanh của HD BANK; Xây dựng quy định trật tự nhằm duy trì chuẩn mực ứng xử giữa các cấp cán bộ nhân viên trong Ngân hàng, đề cao ý thức tuân thủ quy định pháp luật và quy định của Ngân hàng đối với cán bộ nhân viên. Trong phụ lục số 3 đã nêu HD BANK đã xác định được những sai phạm và cách thức xử phạt theo từng cấp độ.
❖ Đảm bảo về năng lực
Nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao ở HD BANK ít có sự thay đổi. Những khóa tập huấn, đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu do HD BANK mở ra đã thu về những kết quả đáng mong đợi. Các cán bộ nhân viên cử đi học tập ở nước ngoài đã được nâng cao về trình độ chuyên môn của mình.
❖ Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát
Ban kiểm soát tại HD BANK được tổ chức theo luật định, hoạt động của ban kiểm soát đã mang lại những kết quả bước đầu như trong quá trình giám sát đã phát hiện một số bất thường trong hoạt động cũng như trong việc tuân thủ pháp luật, báo cáo Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, các ban lãnh
đạo để xử lý kịp thời cũng như tư vấn cho Tổng giám đốc trong việc ban hành, hoàn thiện các quy chế áp dụng trong Ngân hàng.
❖ Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ban lãnh đạo HD BANK ý thức được sự cần thiết của về việc quản lý và kiểm soát, có quan điểm hoạt động kinh doanh lành mạnh, coi trọng tính trung thực của các báo cáo. Bởi vậy, HD BANK đã thực hiện chế độ BCTC theo đúng quy định về kế toán, thống kê và báo cáo đầy đủ. Ngân hàng thực hiện hoạt động theo triết lý kinh doanh và văn hoá Ngân hàng đã ban hành mang lại việc nhận diện thương hiệu riêng của HD BANK.
❖ Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ đảm bảo sự độc lập cũng như tạo mối quan hệ giữa các phòng, sắp xếp tương đối hợp lý cán bộ, bố trí vào vị trí hợp lý phù hợp với trình độ chuyên môn, công việc đảm nhiệm, hạn chế được sự chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra kiểm soát lẫn nhau. Đặc biệt đối với hoạt động tín dụng như: khoản vay phải đáp ứng đủ các điều kiện cho vay, đảm bảo tính khả thi, hiệu quả và khả năng thu hồi nợ theo quy định, đảm bảo tăng trưởng tín dụng an toàn. Bên cạnh đó còn có chính sách phân lớp khách hàng để từ đó đề ra cơ cấu đầu ra, đầu vào hợp lý, chính sách bán sản phẩm phù hợp với từng lớp khách hàng, tạo hiệu quả tối đa theo chiến lược kinh doanh đã đề ra.
❖ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
HD BANK phân chia quyền hạn và trách nhiệm đúng theo chuyên môn, công việc của từng cán bộ nhân viên, tránh những trường hợp một người làm quá nhiều công việc.
❖ Chính sách nhân sự
Các chính sách nhân sự được ban hành bằng văn bản rõ ràng. Thực hiện nghiêm túc quy chế trả lương kinh doanh, chế độ nâng lương thực hiện
theo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành. Thực hiện các chế độ theo đúng chế độ của Nhà nước và thực hiện kịp thời, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đáp ứng yêu cầu của cơ quan liên quan. Thực hiện chính sách thi đua khen thưởng áp dụng đến toàn thể cán bộ nên vì vậy mà trong những năm gần đây, nhân sự của HD BANK ít có sự biến động giảm. Sực gắn bó lâu dài, cống hiến không ngừng nghỉ của tập thể cán bộ nhân viên đã giúp cho Ngân hàng càng ngày càng phát triển và tạo được vị thế của Ngân hàng.
2.4.1.2. Đánh giá rủi ro
❖ Xác định mục tiêu
Trong các nghiệp vụ được kiểm toán tại HD BANK đã được thiết lập tại bộ phận thực hiện nghiệp vụ và bộ phận chuyên trách về quản lý rủi ro đáp ứng được yêu cầu kiểm soát đảm bảo an toàn hoạt động.
❖ Nhận dạng rủi ro
HD BANK đã nhận diện được các rủi ro chủ yếu mà có thể gặp phải: là rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro tỷ giá, rủi ro thanh toán, rủi ro hoại động và rủi ro pháp lý. Nhờ việc đánh giá rủi ro thanh toán tốt mà Ngân hàng từng bước tiến tới mục tiêu kinh doanh đã định.
2.4.1.3. Hoạt động kiểm soát
❖ Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân công công việc được dựa vào quyền hạn và chức vụ từng cá nhân tuy nhiên vẫn đam bảo đúng người, đúng việc, tránh sự chồng chéo lẫn nhau.
❖ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin nghiệp vụ
Quá trình kiểm soát xử lý thông tin, nghiệp vụ được xây dựng cơ bản đảm bảo yêu cầu. Định kỳ, các Bộ phận KSNB, Kiểm toán nội bộ, Ban kiểm soát thực hiện phỏng vấn, kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các phòng, ban, bộ phận, cá nhân. Căn cứ vào đó, tiếp tục hoàn thiện quy
trình kiểm soát quá trình xử lý thông tin nghiệp vụ cho phù hợp hơn với sự phát triển tiến bộ của các phần mềm và ứng dụng tin học ngành ngân hàng.
❖ Kiểm soát vật chất
Tài sản của Ngân hàng có thể nói được lưu giữ an toàn thông qua việc sử dụng công cụ, dụng cụ như camera giám sát, tủ tài liệu có chìa khóa riêng được cấp cho cán bộ quản lý và các két sắt... Quy định, thủ tục và nguyên tắc kiểm soát tài sản của công ty được ban hành khá đầy đủ và quá trình thực hiện giữ tài sản riêng biệt an toàn và đảm bảo giới hạn tiếp cận tài sản; đồng thời ghi chép và theo dõi hiệu quả của tài sản phân định theo chức năng.
2.4.1.4. Thông tin và truyền thông
❖ Thông tin kế toán tài chính
Hệ thống báo cáo kế toán được kết xuất theo thiết kế của chương trình phần mềm tại Ngân hàng gồm hệ thống Báo cáo tài chính thường xuyên được Ngân hàng cung cấp phần mềm cập nhật theo chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác và minh bạch về thông tin .
❖ Thông tin kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị tương đối đầy đủ, cụ thể đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn cho các loại tài sản của HD BANK đồng thời là căn cứ để đánh giá hiệu quả hoạt động của HD BANK
❖ Thông tin nội bộ
Được chú trọng phát triển, đầu tư, đảm bảo tính liên tục, hỗ trợ cho việc triển khai, quản lý các hoạt động nghiệp vụ và quản trị điều hành của Ban lãnh đạo HD BANK. Việc sử dụng mạng nội bộ để truyền đạt thông tin đã giúp toàn thể cán bộ đều lắm và tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ và phối hợp công việc với các thành viên khác.
Kênh thông tin và truyền thông ở HD BANK cũng đã thực hiện được chức năng của mình.
2.4.1.5. Giám sát
❖ Giám sát định kỳ
Việc giám sát định kỳ cũng đã được HD BANK chú trọng. Định kỳ hàng năm, HD BANK tổ chức kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, kiểm tra các khoản tín dụng, các khoản tiền gửi nhằm phát hiện chênh lệch và kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, định kỳ bộ phận kế toán trong HD BANK đối chiếu số liệu kế toán trên hệ thống máy tính và các nhà quản lý để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của KSNB đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
❖ Giám sát thường xuyên
Đã thực hiện được giám sát thường xuyên. Định kỳ hàng tháng, HD BANK có tiến hành họp tại các bộ phận/khối/phòng ban cũng như tổ chức họp giao ban các trưởng bộ phận để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên cũng như từng bộ phận, từng Chi nhánh/PGD để tìm ra nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý đối với các công việc chưa hoàn thành.
- Giám sát thường xuyên: Nội bộ chuyên trách được triển khai toàn diện từ Hội sở chính đến chi nhánh, phù hợp với định hướng hoạt động của HD BANK nhằm giám sát, cảnh báo, ngăn ngừa, hạn chế xảy ra tổn thất, vi phạm.
- Hoạt động giám sát của HD BANK luôn được thực hiện thường xuyên thông qua các hoạt động hằng ngày đồng thời ban hành các văn bản quy định về việc sử dụng và bảo vệ tài sản.
- HĐQT nghiêm túc và sát sao trong việc giám sát hoạt động của Tổng Giám đốc, Ban điều hành theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ và quy chế Quản trị, điều hành Ngân hàng. Đồng thời chỉ đạo, phối hợp với Ban điều
hành để triển khai các nhiệm vụ, định hướng mà đại cổ đông giao phó.