1 Nhận diện rủi ro hoạt động từ các nguồn thông tin
1.1. Việc nhận diện rủi ro hoạt động được thực hiện bởi tất cả các đơn vị
a. Các đơn vị tiến hành đánh giá, ghi nhận danh mục RRHĐ thông qua:
i. Việc ghi nhận các sự kiện RRHĐ đã phát sinh tại đơn vị mình
ii. Việc rà sốt các quy trình kinh doanh chính,nhận diện các vấn đề tiềm tàng trong công tác vận hành nghiệp vụ tại đơn vị iii. Kết quả thực hiện “Tự đánh giá rủi ro và các chốt kiểm soát” được thực hiện đối với các lĩnh vực hoạt động/nghiệp vụ/quy trình/sản phẩm tại đơn vị Nhận diện rủi ro hoạt động từ các nguồn thông tin.
b. Việc tiến hành đánh giá, nhận diện và thu thập các thông tin liên quan đến RRHĐ qua các nguồn cần được các đơn vị tiến hành định kỳ hàng tháng hoặc theo kế hoạch triển khai Tự đánh giá rủi ro và các chốt kiểm soát đã được phê duyệt trong năm.
c. BRO Khối có trách nhiệm là đầu mối tổng hợp thông tin về các rủi ro ghi nhận
Các đơn vị kinh doanh và các đơn vị hỗ trợ Định kỳ hàng tháng, các đơn vị tiến hành đánh giá, ghi nhận danh mục RRHĐ và
BRO gửi cho
bộ phận RRHĐ trong vòng 5 ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo.
thông tin về rủi ro hoạt động hoặc các vấn đề ghi nhận được của Khối đó.
được từ các đơn vị nội Khối
1.2. Với vai trò là đầu mối quản trị rủi ro Bộ phận hoạt động toàn hàng, bộ phận Rủi ro hoạt RRHĐ
động thực hiện ghi nhận rủi ro hoạt động như sau:
a. Việc ghi nhận được thực hiện thơng qua các nguồn thơng tin sau:
i. Rà sốt văn bản trước khi ban hành
ii. Thông tin về rủi ro hoạt động) thu thập được từ mạng lưới BROs tại các Khối
iii. Các điểm yếu và các vấn đề được đưa ra trong các báo cáo/công văn bên trong và bên ngoài như: (1) Báo cáo kiểm tra nội bộ, (2) Báo cáo tuân thủ, (3) Báo cáo kiểm toán nội bộ, (4) Công văn/biên bản/báo cáo của Cơ quan quản lý nhà nước (thanh tra/công an...)
iv. Các sự kiện rủi ro hoạt động đã xảy ra
tại Techcombank, có phát sinh hoặc khơng
phát sinh tổn thất được các đơn vị ghi nhận tập trung thông qua phần mềm.
v. Các lĩnh vực mà các cấp lãnh đạo đánh giá có mức độ rủi ro cao
vi. Các sự kiện rủi ro hoạt động đã xảy ra tại các ngân hàng khác trên thị trường
vii. Các nguồn khác (Chỉ đạo của
HĐQT/BOM...)
Đầu mối quản lý từng Khối tại bộ phận RRHĐ có trách nhiệm tổng hợp tất cả các
2 Thông báo tới đơn vị chịu rủi ro, bộ phận RRHĐ và các chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động
BRO của các đơn vị có trách nhiệm làm đầu mối thơng báo bằng văn bản/email tới bộ phận RRHĐ, các chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động về vấn đề rủi ro phát sinh tại đơn vị mình. Ngược lại, Bộ phận RRHĐ sau khi ghi nhận được rủi ro thông qua các nguồn thơng tin và hồn thành đánh giá sơ bộ vấn đề, cần tiến hành thông báo cho đầu mối BRO tại các đơn vị chịu rủi ro, chuyên gia xử lý loại rủi ro hoạt động đó và các đơn vị khác có liên quan (nếu có).
a. Việc thông báo cần được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và nhất quán.
b. Tùy vào tính chất và mức độ ảnh hưởng của rủi ro, việc báo cáo có thể được thực hiện bằng văn bản/email/báo cáo định kỳ hàng thàng hoặc thông qua hình thức họp trao đổi trực tiếp.
c. Khi phát sinh rủi ro cao, BRO cần thông báo ngay cho Giám đốc Khối chủ quản, bộ phận RRHĐ, chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động và các đơn vị khác liên quan (nếu có). Tương tự, bộ phận RRHĐ thực hiện thông
- Đối với rủi
ro cao, BRO/bộ phận RRHĐ thực hiện thơng báo trong 01 ngày làm việc tính từ thời điểm ghi nhận được rủi ro bằng văn bản/email. - Đối với rủi ro thấp hoặc trung
bình,
đơn vị có thể báo cáo qua văn bản/email/bá o cáo RRHĐ định kỳ trong vòng 05 ngày làm việc đầu tiên hàng tháng
báo ngay tới Giám đốc Khối và BRO của các đơn vị chịu rủi ro, chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động và các đơn vị khác có liên quan (nếu có).
3
Phân tích, đánh giá rủi ro hoạt động được nhận diện
Chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động là đầu mối phối hợp với bộ phận RRHĐ và các đơn vị chịu rủi ro phân tích và đánh giá tác động đối với những rủi ro hoạt động được ghi nhận. Các thông tin cần được phân tích và làm rõ bao gồm:
i. Các đơn vị chịu rủi ro
ii. Nguyên nhân gây ra rủi ro (con người, hệ thống, quy trình, sự kiện bên ngồi) iii. Tác động của rủi ro (Tài chính/Phi tài chính)
iv. Mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của rủi ro ban đầu
v. Các biện pháp tạm thời có thể áp dụng ngay để giảm thiểu tác động của rủi ro. vi. Những đơn vị nào cần tham gia trong quá trình xử lý rủi ro Chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động, bộ phận RRHĐ vàcác đơn vị chịu rủi ro
^4 Xây dựng phương án xử lý rủi ro
a. Dựa trên các nội dung phân tích, đánh giá rủi ro, chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động là đầu mối chủ trì xây dựng phương án xử lý rủi ro và kế hoạch hành động chi tiết. b. Trong quá trình thực hiện, BRO tại đơn
Chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động, và các đơn vị chịu rủi ro Sau khi đã thống nhất phương án xử lý rủi ro và thời gian triển khai các
vị chịu rủi ro và các đơn vị khác có liên quan có trách nhiệm phối hợp với chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động.
c. Khi xây dựng phương án xử lý rủi ro, các phương án sau có thể được lựa chọn: (1) Phịng tránh rủi ro; (2) Giảm thiểu rủi ro; (3) Chia sẻ rủi ro hoặc chuyển giao rủi ro; (4) Chấp nhận rủi ro, dựa trên đánh giá theo các nội dung sau đây:
i. Phân tích rủi ro và tác động ii. Phân tích chi phí/lợi nhuận iii. Tính thực tế; và
iv. Mức độ sẵn có về nguồn lực để thực hiện phương án xử lý rủi ro đó.
d. Sau khi đã xác định được phương án, kế hoạch triển khai chi tiết cần phải được xây dựng, bao gồm tối thiểu những nội dung sau:
i. Mô tả chi tiết các biện pháp xử lý rủi ro (biện pháp ngắn hạn cần thực hiện ngay nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro và biện pháp dài hạn mang tính hệ thống) ii. Thời gian hồn thành dự kiến
iii. Vai trị và trách nhiệm của các nhân sự tham gia xử lý rủi ro (Nhân sự nào chịu trách nhiệm chính? Nhân sự nào chịu trách nhiệm phối hợp)
iv. Cơ chế theo dõi, giám sát và báo cáo thông tin hành động xử lý rủi ro với các bên liên quan bằng email, chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động hoàn thiện kế hoạch triển khai chi tiết và gửi lại các bên liên quan trong vòng 07 ngày làm việc.
e. Thứ tự ưu tiên xử lý rủi ro có thể được xác định dựa trên các tiêu chí:
i. Mức độ ảnh hưởng dự kiến tới mục tiêu của Ngân hàng
ii. Khả năng xảy ra của sự kiện tổn thất iii. Tính sẵn có của phương pháp giảm thiểu rủi ro
iv. Cơ hội tiềm năng thơng qua chuyển giao rủi ro
v. Chi phí xử lý rủi ro
5 Phân tích đánh giá và thống nhất phương án xử lý
Sau khi chuyên gia xử lý rủi ro phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng phương án xử lý rủi ro, bộ phận RRHĐ thực hiện phân tích, đánh giá tính hợp lý và tính khả thi của phương án xử lý rủi ro. Trong trường hợp phương án phù hợp và khả thi, bộ phận RRHĐ thống nhất phương án xử lý rủi ro và chuyên gia xử lý RRHĐ tiếp tục trình phương án đã thống nhất với các cấp có thẩm quyền phê duyệt phương án xử lý rủi ro.
Ngược lại, nếu phương án chưa phù hợp, chuyên gia xử lý rủi ro và các đơn vị có liên quan xây dựng lại phương án theo ý kiến góp ý của bộ phận RRHĐ theo bước 4 của Quy trình này
Bộ phận
RRHĐ
Các cấp có thẩm quyền được quy định tại từng thời kỳ xem xét và phê duyệt phương án xử lý rủi ro đã được chuyên gia xử lý rủi ro và các bên liên quan xây dựng
thẩm quyền
được quy định tại từng thời 7 Chủ trì triển khai các biện pháp xử lý
rủi ro đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt
a. Dựa trên phương án và kế hoạch xử lý rủi ro đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt, chuyên gia xử lý rủi ro có trách nhiệm chủ trì việc triển khai các nội dung này.
b. Bộ phận QTRRHĐ và BRO các đơn vị sẽ tham gia phối hợp trong công tác triển khai nhằm đảm bảo rủi ro được xử lý triệt để và hiệu quả.
c. Các điểm phát sinh, vướng mắc trong quá trình triển khai kế hoạch hành động cần được xin ý kiến của các cấp có thẩm quyền được quy định tại Quy định QTRRHĐ.
Chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động Việc triển khai các biện pháp xử lý rủi ro tuân theo kế hoạch xử lý đã được phê duyệt 1 Giám sát kế hoạch hành động, tổng hợp thông tin và báo cáo
a. Bộ phận RRHĐ có trách nhiệm đơn đốc, nhắc nhở và giám sát tiến độ triển khai việc thực hiện kế hoạch khắc phục và giảm thiểu rủi ro. Chuyên gia xử lý rủi ro hoạt động và BRO tại các đơn vị cần thực hiện cập nhật tiến độ triển khai theo yêu cầu của bộ phận RRHĐ.
Bộ phận
b.. Dựa trên các thông tin đã thu thập được về danh mục rủi ro hoạt động toàn hàng, tiến độ xử lý tại các đơn vị, bộ phận RRHĐ có trách nhiệm tổng hợp thơng tin và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền theo từng thời kỳ.
c. Trong trường hợp xảy ra vướng mắc trong quá trình triển khai/hoặc các đơn vị không triển khai theo đúng yêu cầu của kế hoạch hành động đã được phê duyệt, bộ phận RRHĐ phối hợp với chuyên gia xử lý rủi ro trình xin ý kiến của các cấp có thẩm quyền để xử lý.