Chi phí là một trong những đối tượng chính của công tác quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp có cơ cấu chi phí hợp lý, giá thành giảm so với giá bán là một trong những mục tiêu quan trọng của việc tăng lợi nhuận, góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của Công ty. Tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Thái Hà Dương, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng nhanh, dẫn đến lợi nhuận thu được thấp (mặc dù lãi gộp của Công ty khá lớn). Đây là một bất lợi đối với Công ty trong việc tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc gia tăng chi phí này xuất phát từ nguyên nhân Công ty chưa xây dựng định mức chi phí cho các khoản chi, chưa có các biện pháp tốt để quản lý các khoản chi. Trong thời gian tới, Công ty cần thực hiện các giải pháp sau đây để quản lý chặt chẽ các khoản chi:
- Công ty phải xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức chi phí phù hợp: Các định mức phải được toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty nắm rõ và có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh. Để làm được như vậy, phải có bộ phận chuyên trách, chuyên đảm nhiệm việc giám sát, kiểm tra các hoạt động liên quan đến xuất, nhập sản phẩm hàng hoá; đảm bảo chất lượng các hàng hóa. Việc này sẽ giúp cho Công ty giảm thiểu các chi phí không cần thiết có thể phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Công ty cần quản lý chặt chẽ các khoản chi trong quá trình hoạt động quản lý hàng ngày: chi phí đi lại, tiền điện thoại văn phòng, văn phòng phẩm … cần lập kế hoạch cụ thể cho từng thời kỳ kinh doanh. Mức khoán các khoản chi phí này nên dựa theo doanh thu, khoảng 5% so với doanh thu là hợp lý.
Ngoài ra, Công ty nên kịp thời khen thưởng đối với những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí, xây dựng chế độ thưởng hợp lý để khuyến khích những người có năng lực nhiệt tình tham gia công việc, tạo sự công bằng về thu nhập cho người lao động, tránh hiện tượng người làm nhiều hưởng ít và ngược lại, sẽ gây tâm lý chán nản, ỷ lại do vậy sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của công ty. Mức khen thưởng tùy thuộc vào khen thưởng đột xuất hay khen thưởng định kỳ.
- Lập các dự toán ngân sách cho sản xuất kinh doanh: Hệ thống chỉ tiêu dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh cần được xây dựng riêng cho từng quá trình (mua hàng hóa đầu vào, tiêu thụ sản phẩm…) và chi tiết cho từng nội dung (vốn bằng tiền, hàng tồn kho), từng loại chi phí nghiệp vụ kinh doanh (chi phí bán hàng, chi phí quản lý). Mặt khác, dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh cần được lập theo từng chu kỳ ngắn để đảm bảo tính thường xuyên, kịp thời và chính xác, linh hoạt.
Khi Công ty tiến hành lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh cần tuân theo một trình tự nhất định, trình tự đó có thể là:
Bước 1: Các bộ phận trong Công ty trực tiếp lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh của bộ phận mình. Các khoản mục dự toán ngân sách cần dựa vào định mức chi phí mà Công ty đã ban hành ở trên.
Bước 2: Phòng kế toán tài chính tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán ngân sách chung của toàn Công ty, sau đó tổ chức các cuộc họp cùng với các bộ phận liên quan để nhận ý kiến sửa đổi, bổ sung, hoàn chỉnh dự toán.
Bước 3: Phòng kế toán đệ trình dự toán lên lãnh đạo. Sau khi ban lãnh đạo nhất trí sẽ tổ chức thực hiện trong toàn Công ty.
- Rà soát các khoản mục chi phí để tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh việc thực hiện với các kỳ trước để giám sát chặt chẽ các khoản chi có xu hướng tăng. Qua đó đề ra các biện pháp quản trị kịp thời nhằm kiểm soát chi phí một cách tối ưu. Các khoản chi cần phải kiểm soát gồm: Chi phi đi công tác, chi phí bảo hộ lao động, chi phí văn phòng phẩm, chi phí giao dịch, hội nghị.
- Chi phí lương và các khoản có tính chất lương phải được quản lý một cách chặt chẽ và đúng mục đích gắn với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở xây dựng các định mức lao động và đơn giá tiền lương. Công ty cần có biện pháp kiểm soát các khoản chi lương trong khuôn khổ từ kết quả kinh doanh đảm bảo không thâm hụt vào vốn, không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ trích nộp vào ngân sách Nhà nước, không tạo khoảng cách quá chênh lệch giữa hai loại lao động là lao động trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý. Tiền lương phải gắn lợi ích với trách nhiệm vật chất nhằm khuyến khích nâng cao năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Công ty cần tham khảo các định mức đơn giá sản phẩm của các doanh nghiệp trong ngành khác để khắc phục những khiếm khuyết trong định mức đơn giá tiền lương.