Căn cứ đề xuất giải pháp:
Việc tìm kiếm, tuyển chọn lao động nếu thiếu phương pháp khoa học thì sẽ phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để đào tạo sau khi tuyển dụng. Vì vậy, nhận thức rõ vấn đề này sẽ giúp bộ phận tuyển dụng lựa chọn được cho Công ty những lao động phù hợp với yêu cầu cần tuyển, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty. Hiện nay, Công ty tìm kiếm nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng nội bộ và việc đăng tải thông tin trên trang web. Tuy nhiên, Công ty cần phải kết hợp với các phương pháp tìm nguồn nhân lực khác như tham gia vào các chương trình hội thảo, hội nghị hay triển lãm kết hợp với việc giới thiệu ngành nghề, hoạt động của đơn vị mình,
qua đó sẽ tìm được những ứng viên quan tâm đến việc chọn nơi làm việc thích hợp cho mình. Việc tuyển dụng cần căn cứ vào nhu cầu thực tế công việc, để rồi đưa ra các tiêu chuẩn tuyển dụng từ những nhu cầu đó. Đối tượng tuyển dụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn về trình độ, sức khỏe, đúng ngành đúng nghề mà công ty đang cần tuyển dụng. Để tránh tình trạng công việc bị gián đoạn do nhân viên xin thôi việc, bị chấm dứt hợp đồng, bị ốm đau, việc tuyển dụng cần thực hiện nhanh chóng thông qua việc đăng tải thông tin tuyển dụng, tìm kiếm thông tin ứng viên trên các trang web tìm việc và liên hệ trực tiếp với ứng viên để mời phỏng vấn. Ngoài ra việc liên hệ các mối quan hệ để giới thiệu nhân sự mới cũng là một cách thức được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng xác minh được năng lực của nhân sự. Việc tuyển dụng gấp không đồng nghĩa với việc chất lượng nhân sự được tuyển dụng không đảm bảo, cần có sự thăm dò thường xuyên tâm tư tình cảm của người lao động để nắm bắt kịp thời những trường hợp có ý định nghỉ việc và có phương án trao đổi trực tiếp với người lao động để giải quyết các yêu cầu thỏa đáng cho người lao động trong phạm vi quy chế của đơn vị.
Nội dung của giải pháp như sau:
Cải tiến quy trình tuyển dụng
- Tổ chức quy trình tuyển dụng chặt chẽ,khách quan. Hợp đồng, văn bản có liên quan trung thực, đầy đủ, rõ ràng: Các phòng ban chức năng tuyển dụng hành chính cần thường xuyên nghiên cứu để lập kế hoạch bổ sung, sửa đổi quy trình, tiêu chuẩn bổ nhiệm cán bộ cho từng giai đoạn. Nâng cao dần tiêu chuẩn cán bộ chuẩn bị đề bạt để đảm bảo có được đội ngũ cán bộ quản lý ngày càng có chất lượng cao và phù hợp với yêu cầu mà thực tế công việc đề ra.
+Sơ tuyển: Sau khi kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt, Phòng Tổ chức hành chính lao động xem xét hồ sơ, tiếp xúc người tham gia tuyển dụng, và thông báo thi tuyển đối với những trường hợp thí sinh có đủ điều kiện về sức khỏe và hồ sơ hợp lệ.
+ Thi tuyển: Cần nghiên cứu, đổi mới việc tổ chức thi cạnh tranh, phương thức thi, ra đề thi, đáp án chấm thi và việc tổ chức chấm thi để bảo đảm đánh giá đúng, khách quan, nâng cao chất lượng của các kỳ thi. Việc lựa chọn những người công tâm, công
bằng và khách quan vào Hội đồng tuyển dụng, đóng vai trò rất quan trọng. anh sách trúng tuyển, kết quả xét tuyển được công bố một cách công khai và minh bạch, rõ ràng.
+ Đào tạo, thử việc và ký hợp đồng lao động: Đào tạo lực lượng lao động mới được tuyển dụng là khâu không thể bỏ qua. Công tác đào tạo cần được chú trọng đổi mới như phân tích ở phần trên. Sau khi trải qua quá trình đào tạo, người lao động sẽ được tham gia thử việc như quy định. Chỉ có những người lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, đảm bảo hoàn thành công việc, có ý thức kỷ luật tốt thì mới được kí hợp đồng lao động chính thức. Các trường hợp không qua thử việc, sẽ bị cho thôi việc. Tuyển dụng hiệu quả là bước quan trọng, giúp công ty tìm được nhân sự chất lượng, tiếp thu công việc và hòa nhập với môi trường một cách nhanh chóng sẽ giảm thời gian học việc và chi phí đào tạo lại. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ giúp công ty dần đi vào ổn định, đỡ tốn chi phí thời gian cho công tác tuyển dụng, hiệu quả công việc sẽ tốt hơn.
Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng
Thực trạng công tác tuyển dụng ở công ty cũng giống như ở nhiều đơn vị khác đang diễn ra phổ biến ở các doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước ở Việt Nam là công tác tuyển dụng bị ảnh hưởng nặng nề bởi mối quan hệ thân quen, họ hàng. Bởi vậy, để khai thác được nguồn nhân lực tốt, hiệu quả một các tối đa, cần thiết phải đa dạng hóa nguồn tuyển dụng.
- Đa dạng hóa nguồn tuyển mộ để thu hút được nhiều ứng viên tạo cơ hội thuận lợi cho việc tuyển chọn được ứng viên giàu tiềm năng nhất phù hợp với điều kiện làm việc cường độ cao của Công ty.
- Liên kết với các trường đại học, cao đằng, trung cấp, các trường dạy nghề trong và ngoài nước, đặc biệt là những trường chuyên về xây dựng, thủy lợi, để tiến hành tuyển mộ nhứng ứng viên ngay khi họ còn ngồi trên ghế nhà trường vì đây là nguồn lực quan trọng và rất phong phú. Với nguồn lực này các ứng viên còn giữ thói quen học tập, có
khả năng tiếp thu nhanh, có nhiều sáng kiến, năng lượng, lòng nhiệt huyết cống hiến cho sự nghiệp của Công ty.
Ngoài việc tiếp tục tận dụng phương pháp truyền thống, công ty nên sử dụng thêm nguồn tuyển mộ bên ngoài như thông qua quảng cáo truyền hình, từ các cơ quan tuyển dụng hoặc chủ động tìm tới ứng viên thông qua các ứng viên có hồ sơ trên các website tuyển dụng như: vietnamworks.com.vn, ungvien.com.vn. Hạn chế lớn nhất trong hoạt động tuyển mộ của công ty là thiết kế thông báo tuyển dụng. Công ty cần đổi mới cách thức trình bày thông tin tuyển dụng trong thông báo tuyển dụng, thiết kế thông báo tuyển dụng rõ ràng cụ thể, hấp dẫn trên các website tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng cần bổ sung thêm các nội dung về sau: điều kiện làm việc tại công ty, mô tả công việc, cơ hội thăng tiến, phát triển để ứng viên có những hình dung rõ ràng về vị trí công việc trong tương lai họ có thể đảm nhận để có quyết định chính xác.
Sau khi thực hiện giải pháp trên, Công ty cũng sẽ hạn chế được tình trạng con ông cháu cha không đủ năng lực, yêu cầu khi tuyển dụng và hạn chế cân nhắc vào những vị trí quan trọng làm giảm hiệu quả của bộ máy. Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức này thì Công ty phải xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lý nhằm giữ chân những người tài ở lại cống hiến cho Công ty. Ngoài ra, bên cạnh hình thức tuyển dụng bên ngoài này thì Công ty cần phải lưu tâm đến nguồn tuyển nội bộ nếu kết hợp tốt hai cách tuyển dụng sẽ giúp cân bằng lợi ích của cả hai bên, vừa long những nhân viên của công ty lại mang tới hiệu quả kinh tế cao.
Hoàn thiện hoạt động tuyển chọn của công ty
Công ty cần đa dạng hóa cách thức tiếp nhận hồ sơ. Ngoài cách thức nhận hồ sơ bản giấy, công ty cần bổ sung thêm hình thức nhận hồ sơ bản điện tử. Bên cạnh đó để thuận tiện cho quá trình xử lý và cập nhật thông tin của ứng viên công ty nhanh chóng và dễ dàng.
Trong phỏng vấn, công ty cần đổi sang hình thức phỏng vấn có câu hỏi đã chuẩn bị trước để tránh thiếu sót khi nhà phỏng vấn muốn hiểu rõ ứng viên. Đồng thời đảm bảo tính công bằng trong các câu hỏi đối với tất cả ứng viên tham gia phỏng vấn. Bên cạnh đó, khi tham gia phỏng vấn, cán bộ phỏng vấn tiến hành đánh giá ứng viên theo phiếu
phỏng vấn đã được thiết kế sẵn. Điều này giúp cán bộ phỏng vấn chủ động hơn trong việc ghi chép và đánh giá. Bên cạnh đó, hội đồng phỏng vấn cần chú ý đến những sai lầm dễ dàng gặp phải trong quá trình đánh giá ứng viên để né tránh.
Trong đánh giá ứng viên, do đã thiết kế phiếu đánh giá phỏng vấn và cụ thể hóa các tiêu chuẩn theo thang điểm. o đó hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành đánh giá ứng viên dựa vào kết quả tổng hợp từ phiếu phỏng vấn. Bên cạnh đó hội đồng phỏng vấn còn dựa trên kết quả của vòng thi tuyển và các ưu tiên khác nếu có để thống nhất ra quyết định tuyển dụng ứng viên.
Khi có danh sách ứng viên trúng tuyển, cán bộ tuyển dụng xin phê duyệt và gửi thư trúng tuyển cho ứng viên. Cùng với đó là tiến hành lưu trữ hồ sơ của các ứng viên trong vòng phỏng vấn nhưng không trúng tuyển để xây dựng nên nguồn ứng viên dự phòng của công ty.
Tăng cường đánh giá tuyển dụng nguồn nhân lực
Công tác đánh giá kết quả tuyển dụng của công ty không được thực hiện nghiêm túc và rõ ràng. o đó, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng của công ty và phát hiện ra những thiếu xót sai lầm để rút kinh nghiệm cho các đợt tuyển dụng sau. Chính vì vậy, trưởng phòng TC- HC cũng như cán bộ phụ trách công tấc tuyển dụng cần nghiêm túc theo dõi các chỉ số sau trong từng đợt tuyển dụng để có thể có cơ sở đánh giá kết quả tuyển dụng của công ty. Một số chỉ số công ty cần đánh giá trong các đợt tuyển dụng:
- Tổng số hồ sơ ứng viên nộp trong đợt tuyển dụng (đối với từng vị trí): Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả của hoạt động tuyển mộ. Công ty cần kiểm tổng số ứng viên nộp đối với từng hình thức thông báo tuyển mộ để từ đó đo lường mức độ hiệu quả của từng hình thức. Số lượng ứng viên nộp nhiều có thể do hình ảnh, uy tín của công ty hoặc có thể do truyền thông tuyển mộ tốt, công việc hấp dẫn.
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = số ứng viên đạt yêu cầu/tổng số ứng viên. Tỷ lệ này cho biết mức độ các ứng viên đạt yêu cầu cơ bản theo tiêu chuẩn tuyển dụng. Thông qua tỷ
lệ này có thể đánh giá hiệu quả truyển thông cho ứng viên về tiêu chuẩn, nội dung công việc và các điều kiện làm việc.
- Chỉ số chi phí tuyển dụng trung bình cho một vị trí tuyển dụng: chỉ tiêu này nhằm xác định chi phí tuyển dụng trung bình cho một vị trí công việc. Chi phí này được thực hiện theo dõi việc sử dụng hiệu quả ngân sách tuyển dụng.
Chỉ tiêu được tính bằng tổng chi phí tuyển dụng trong một khoản thời gian cụ thể (theo quý/năm) chia cho tổng số vị trí tuyển dụng trong khoảng thời gian đó.
- Thời gian của đợt tuyển dụng: là khoảng thời gian từ khi nhu cầu tuyển dụng được phê duyệt cho đến khi nhân viên mới nhận công việc. Chỉ số này đánh giá hiệu quả làm việc của các cán bộ tuyển dụng trong việc chủ động tìm kiếm và thu hút ứng viên. - Số lượng nhân viên mới tuyển dụng ở lại công ty sau 1 năm: chỉ số này giúp công ty đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển chọn ứng viên.
Bên cạnh đó để đánh giá khách quan hơn về công tác tuyển dụng của công ty. Cán bộ tuyển dụng thu thập thông tin từ các ứng viên tham gia thi tuyển. Nên xây dựng phiếu điều tra ứng viên để nằm bắt thêm thông tin: số lượng ứng viên nộp hồ sơ nhiều hay ít vì lý do nào, quá trình tuyển dụng của công ty có hiệu quả không? vì sao?... để từ đó cải tiến cho các đợt tuyển dụng sau.
Kết quả giải pháp mang lại
Tuyển dụng hiệu quả là bước quan trọng, giúp đơn vị tìm được nhân sự chất lượng, tiếp thu công việc và hòa nhập với môi trường một cách nhanh chóng sẽ giảm thời gian học việc và chi phí đào tạo lại. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ giúp tổ chức dần đi vào ổn định, đỡ tốn chi phí thời gian cho công tác tuyển dụng, và xây dựng được nguồn nhân lực dự phòng cho công ty, hiệu quả công việc sẽ tốt hơn.