Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2012) nhấn mạnh mục tiêu đào tạo là kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo. Xác định mục tiêu đào tạo chính là việc xác định những kỹ năng cần đƣợc đào tạo và kỹ năng có đƣợc sau đào tạo; Số lƣợng và cơ cấu học viên; Thời gian đào tạo.
Các mục tiêu đào tạo đƣợc diễn giải, trình bày theo 4 cấp độ bao gồm: phản ứng, kiến thức sau khi đào tạo, hành vi của nhân viên trong công việc và kết quả. Ví dụ: xem xét cấp độ “phản ứng”, nghĩa là tìm hiểu xem ngƣời học cảm thấy nhƣ thế nào về quá trình đào tạo, cảm giác có hài lòng với chƣơng trình đào tạo tham gia hay không. Mục tiêu phản ứng có thể đƣợc đánh giá theo 5 bậc về mức độ thỏa mãn bao gồm: Rất thỏa mãn, thỏa mãn, bình thƣờng, không thỏa mãn và rất không thỏa mãn.
1.2.4. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo cần phải đảm bảo đúng ngƣời, đúng việc, công bằng hiệu quả, kịp thời đối với ngƣời lao động và đối với công việc (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2012). Trƣớc hết, đối tƣợng đào tạo phải nằm trong số nhu cầu cần đào tạo theo danh sách của tổ chức, sau đó bộ phận chuyên trách xem xét, đánh giá động cơ học tập của họ có thể hiện thái độ cầu tiến mong muốn đƣợc tham gia khóa đào tạo không. Tuy nhiên, cũng cần cân nhắc đến khả năng học
tập của mỗi cá nhân, có thể do trình độ không cao hoặc lớn tuổi nên khả năng tiếp thu bài học hạn chế nên không nên lựa chọn.
Bên cạnh đó, kế hoạch đào tạo nhân sự cũng cần gắn liền với các biện pháp tạo động lực cho ngƣời lao động. Động lực làm việc giúp nhân viên có niềm say mê với việc, động lực cao giúp nhân viên gắn bó, cống hiến lâu dài với tổ chức. Nếu không có các biện pháp tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động thì công tác đào tạo nhân lực sẽ không đạt đƣợc hiệu quả mong muốn, có tính ngắn hạn, hoặc chỉ mang đến lợi ích cho cá nhân.
1.2.5. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2012), sau khi xác định đƣợc nhu cầu, mục tiêu và đối tƣợng cần đƣợc đào tạo thì ngƣời phụ trách cần lựa chọn một chƣơng trình đào tạo thích hợp, chƣơng trình này phải đảm bảo đƣợc mục tiêu đặt ra, về nội dung lẫn thời gian phải hợp lý.
1.2.5.1. Xây dựng chương trình đào tạo
Chƣơng trình đào tạo là hệ thống các môn học và bài học đƣợc dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần đƣợc dạy và dạy trong bao lâu. Chƣơng trình đào tạo phải đƣợc xây dựng phải gắn liện với mục tiêu đào tạo, đối tƣợng đào tạo và phải thật chi tiết về: số môn học, tên các môn học, số giờ học tập, thời gian tiết học từng môn, chi phí học tập, yêu cầu môn học, chuẩn đầu ra, giáo trình, tài liệu, cơ sở vật chất… Chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định trƣớc đó. Sau đó, dựa theo tình hình năng lực tài chính, cơ sở vật chất… bộ phận chuyên trách lựa chọn phƣơng pháp đào tạo thích hợp.
1.2.5.2. Phương pháp đào tạo
Lý thuyết lẫn thực tế cho thấy có nhiều phƣơng pháp đào tạo và mỗi phƣơng pháp đều có những ƣu, nhƣợc điểm riêng. Tổ chức khi tổ chức đào tạo có thể lựa
chọn một hoặc kết hợp nhiều phƣơng pháp sao cho chi phí tối ƣu mà đem lại hiệu quả cao nhất.
+ Phương pháp đào tạo trong công việc
Đào tạo trong công việc là các phƣơng pháp đào tạo trực tiếp ngay tại nơi làm việc của doanh nghiệp, trong đó ngƣời học sẽ đƣợc học theo kế hoạch đào tạo đƣợc xác định từ trƣớc đó với kiến thức và kỹ năng phù hợp cho công việc thông qua các vấn đề thực tế phát sinh tại tổ chức. Hoạt động này thông thƣờng đƣợc thực hiện bởi sự hƣớng dẫn của những ngƣời lao động lành nghề có kinh nghiệm lâu năm của tổ chức. Đào tạo trong công việc là phƣơng pháp hiệu quả, cơ bản nhất. Thông qua hình thức tiếp cận trực tiếp của ngƣời giáo viên hƣớng dẫn tại nơi làm việc, nó hỗ trợ bổ sung cho các hình thức đào tạo ngoài công việc và đạt hiệu quả cao trong việc truyền thụ kiến thức và kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc. Nhóm phƣơng pháp này bao gồm:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Dƣới sự hƣớng dẫn, chỉ dẫn chặt chẽ của giáo viên giảng dạy, chƣơng trình đào tạo này đầu tiên sẽ giới thiệu và giải thích của ngƣời dạy về mục tiêu của công việc, sau đó chỉ dẫn chi tiết từng bƣớc giống nhƣ “cầm tay chỉ việc” về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và thực hành cho tới khi thành thạo.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Chƣơng trình đào tạo khởi đầu bằng hình thức học lý thuyết tại lớp học, sau đó các học viên đƣợc chuyển đến làm việc dƣới sự hƣớng dẫn của các lao động lành nghề trong một thời gian xác định; cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng và đạt đƣợc mục tiêu chƣơng trình học. Phƣơng pháp này thƣờng dùng tại Việt Nam để dạy một nghề hoàn chỉnh cho ngƣời lao động.
- Đào tạo theo kiểu kèm cặp và chỉ bảo: Đây là phƣơng pháp đào tạo dựa trên cơ sở phƣơng pháp dạy học gia sƣ - một kèm một và thƣờng đƣợc áp dụng đối với
lao động quản lý. Có 3 phƣơng pháp kèm cặp gồm: Kèm cặp bởi một cố vấn; Kèm cặp bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp; Kèm cặp bởi ngƣời quản lý có kinh nghiệm hơn
- Đào tạo theo kiểu luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng cho những chƣơng trình đào tạo ngƣời quản lý trong doanh nghiệp. Việc thuyên chuyển nhiều vị trí khác nhau giúp cho ngƣời học thông thạo các kỹ năng làm việc và kỹ năng xử lý tình huống ở nhiều khâu, bộ phận để từ đó họ có thể đảm trách những vị trí cao hơn trong tƣơng lai.
+ Phương pháp đào tạo ngoài công việc
Đào tạo ngoài công việc là phƣơng pháp đào tạo trong đó ngƣời học đƣợc tác ra khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. Đào tạo ngoài công việc thƣờng đƣợc thực hiện bên ngoài nơi làm việc với những sự chỉ dẫn trong lớp học. Đào tạo ngoài công việc rất hiệu quả khi truyền đạt các kiến thức và kỹ năng cơ bản cho một nhóm nhiều ngƣời lao động. Nhóm phƣơng pháp này bao gồm:
- Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp: Trong phƣơng pháp này chƣơng trình đào tạo gồm hai phần: Lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết đƣợc giảng tập trung do các kỹ sƣ, cán bộ kỹ thuật hoặc lãnh đạo có chuyên môn phụ trách. Còn phần thực hành đƣợc tiến hành ở các phòng thực hành và do công nhân lành nghề hƣớng dẫn.
- Cử đi học ở các trường chính quy: Doanh nghiệp cử ngƣời lao động đến học tập ở các trƣờng dạy nghề hoặc quản lý do các Bộ, Ngành, Trung ƣơng tổ chức nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên cả về lý thuyết và thực hành. Tuy nhiên phƣơng pháp này có nhƣợc điểm đó là tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
- Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo: Phƣơng pháp này có thể đƣợc thực hiện ở ngay tại doanh nghiệp hoặc ở bên ngoài doanh nghiệp, có thể đƣợc tổ chức riêng rẽ hoặc kết hợp với các phƣơng pháp khác. Theo đó, ngƣời học sẽ thảo
luận theo từng chủ đề dƣới sự hƣớng dẫn của ngƣời hƣớng dẫn và qua đó giúp tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.
- Đào tạo từ xa: Là phƣơng pháp đào tạo mà ngƣời học và ngƣời dạy không cùng gặp nhau trực tiếp tại một địa điềm và thời thời gian mà thông qua phƣơng tiện nghe nhìn trung gian: sách, tài liệu, đĩa CD, VCD, internet…
- Đào tạo theo kiểu chương trình hóa có sự trợ giúp của máy tính: Đây đƣợc là là phƣơng pháp đào tạo kiểu mới, hiện đại với sự hỗ trợ của các chƣơng trình máy tính tự động, học viên đơn giản chỉ việc thực hiện đúng theo các hƣớng dẫn của máy tính. Theo đó, học viên học và đƣợc giải đáp ngay trên máy tính, chúng sẽ trả lời những thắc mắc cũng nhƣ kiểm tra kiến thức của ngƣời sử dụng, đồng thời còn chỉ ra cho học viên những lỗ hổng kiến thức nào. Ƣu điểm phƣơng pháp này là tính chính xác và tự động cao nhƣng lại thƣờng tốn nhiều thời gian và chi phí để soạn thảo và xây dựng chƣơng trình.
- Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Là phƣơng pháp đào tạo sử dụng các các kỹ thuật nhƣ bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính... phƣơng pháp này giúp cho học viên có nhiều cơ hội thực hành vận dụng lý thuyết đã học, nâng cao khả năngphản ứng nhanh và giải quyết các vấn đề thực tế.
- Đào tạo theo kiểu mô hình ứng xử: Là phƣơng pháp đào tạo đƣợc áp dụng cho cấp quản trị. Phƣơng pháp này sử dụng các phần mềm, đoạn phim tình huống đƣợc soạn thảo cụ thể để minh họa xem xét các nhà quản trị đã hành xử thế nào trong các tình huống khác nhau. Học viên dựa vào quá trình quan sát các hoạt động của mô hình đó rồi đƣa ra ý kiến, phân tích, nhận xét trong giải quyết một vấn đề, tình huống.
1.2.6. Dự tính chi phí đào tạo
Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2012) cho rằng chi phí đào tạo sẽ quyết định việc lựa chọn các phƣơng án đào tạo. Các chi phí này có thể gồm các chi
phí trực tiếp nhƣ các chi phí: cơ sở vật chất, tiền lƣơng cho giáo viên, các tài liệu, chi phí tổ chức cũng nhƣ công tác phục vụ trong suốt quá trình học.
Việc xác định chi phí đào tạo rất quan trọng trong công tác tổ chức đào tạo vì nó quyết định việc lựa chọn phƣơng pháp đào tạo và ảnh hƣởng đến hiệu quả trong và sau quá trình đào tạo. Việc xác định kinh phí phù hợp cần phải đƣợc tính toán kỹ lƣỡng dựa trên cơ sở ngân sách đào tạo của tổ chức, nội dung, mục tiêu của khóa đào tạo sao cho hợp lý sao cho mang lại hiệu quả cao nhất, tránh lãng phí.
Chi phí đào tạo bao gồm chi phí tài chính và chi phí cơ hội, trong đó:
- Chi phí tài chính: bao gồm chi phí cho ngƣời dạy nhƣ tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp cho giáo viên; chi phí cho ngƣời học nhƣ học phí, phụ cấp, chi phí đào tạo khác (chi phí đi lại, ăn, ở...); chi phí cho phƣơng tiện dạy và học: phòng học, máy tính, máy chiếu, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu...; chi phí cho ngƣời quản lý chƣơng trình và các chi phí khác: tiền lƣơng, tiền công cho các cán bộ quản lý, chi phí quản lý...
- Chi phí cơ hội: Là những chi phí không phải bằng tiền mà doanh nghiệp hay cá nhân nguời đi học phải chịu khi tham gia đào tạo, bao gồm: doanh thu, lợi nhuận hoặc hiệu suất công việc giảm sút do việc cử ngƣời đi học làm giảm thời gian cống hiến cho công việc, thời gian nghỉ ngơi tái tạo sức lao động của ngƣời lao động giảm do phải tham gia đào tạo, các cơ hội khác mà doanh nghiệp hay cá nhân ngƣời lao động bỏ qua trong thời gian tham gia đào tạo...
1.2.7. Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Dựa trên cơ sở kết quả đánh giá về nhu cầu đào tạo, xác định mục tiêu và đối tƣợng cần đƣợc đào tạo, xây dựng nội dung và lựa chọn phƣơng pháp đào tạo, mà từ đó lựa chọn ngƣời giảng dạy phù hợp, có thể kếp hợp giáo viên thuê ngoài và những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2012). Việc kết hợp này cho phép ngƣời học tiếp cận với kiến
thức mới, đồng thời không xa rời với thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải đƣợc tập huấn, đào tạo để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chƣơng trình đào tạo chung. Có hai nguồn lựa chọn giáo viên cụ thể nhƣ sau:
+ Nguồn bên trong: Lựa chọn ra những ngƣời lao động giỏi và có kinh nghiệm chuyên môn lâu năm, những ngƣời quản lý trong doanh nghiệp tham gia giảng dạy. Lựa chọn nguồn này có ƣu điểm vừa tiết kiệm chi phí vừa cung cấp cho học viên những kỹ năng thực hiện công việc có tính sát với thực tế doanh nghiệp, bên cạnh đó mang cảm giác gần gũi, an tâm cho ngƣời học. Tuy nhiên việc lựa chọn cũng có những hạn chế nhƣ ngƣời học khó tiếp cận, nắm bắt và cập nhật thông tin, kiến thức mới bên ngoài đồng thời có thể ảnh hƣởng tới công việc của ngƣời đƣợc lựa chọn làm giáo viên đang đảm nhiệm.
+ Nguồn bên ngoài: Giáo viên sẽ là ngƣời của công ty khác có trình độ cao hơn hay giáo viên trong các cơ sở đào tạo. Khi lựa chọn nguồn bên ngoài này, tổ chức có khả năng lựa chọn ngƣời tham gia giảng dạy có chuyên môn tốt, có kỹ năng sƣ phạm, cung cấp những kiến thức, thông tin cập nhật theo kịp sự phát triển của ngành nghề nhằm tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt, nguồn bên ngoài sẽ không bị ảnh hƣởng nhiều đến quá trình sản xuất liên tục do không thiếu hụt ngƣời lao động làm giáo viên giảng dạy từ bên trong.
1.2.8. Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo
Theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2012), giống nhƣ những hoạt động khác trong doanh nghiệp, công tác đào tạo cũng cần đƣợc đánh giá để xem xét kết quả thu đƣợc là gì và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo.
Có rất nhiều phƣơng pháp để đánh giá hiệu quả đào tạo, trong nghiên cứu này tác giả sử dụng mô hình “Bốn cấp độ” của Kirkpatrick (1996). Thông qua 04 cấp độ, tổ chức sẽ có những đánh giá về hiệu quả đào tạo trong tổ chức. Cấp độ khó sẽ tăng dần cấp độ từ 1 đến 4
Bảng 1.1: Bốn cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo
Cấp độ Nội dung Câu hỏi Công cụ kiểm tra
1 Phản ứng Học thích khóa học đến mức nào?
Phiếu đánh giá khoa học (cho điểm từng tiêu chí)
2 Học tập Họ học đƣợc những gì?
Bài tập kiểm tra, tình huống, bài tập mô phỏng, phỏng vấn bảng hỏi
3 Ứng dụng
Họ áp dụng những điều đã học vào công việc thế nào?
Đo lƣờng kết quả thực hiện công việc, phỏng vấn cán bộ trực tiếp quản lý
4 Kết quả Khoản đầu tƣ vào đào
tạo đem lại hiệu quả gì? Phân tích chi phí/lợi ích
(Nguồn: Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2012) - Phản ứng: Cấp độ này thể hiện ý kiến về trải nhiệm học tập của ngƣời học. Các câu hỏi sử dụng để đo lƣờng mức độ phản ứng thƣờng để đánh giá học viên có cảm thấy thoải mái, thỏa mãn không với môi trƣờng và nội dung đào tạo.
- Học tập: Cấp độ này đo lƣờng việc những ngƣời tham gia chƣơng trình đào tạo có nhận đƣợc những kiến thức, kỹ năng và thái độ sau khi kết thúc không. Cụ thể hơn, đây là cấp độ dùng để xem mục tiêu đào tạo đề ra có đạt đƣợc không.
- Ứng dụng: Cấp độ này để đo lƣờng mức độ hành vi của ngƣời đƣợc đào tạo có thay đổi sau chƣơng trình không. Để xác định cấp độ này, bộ phận chuyên trách sẽ đo lƣờng mức độ trƣớc và sau chƣơng trình học. Nội dung đo lƣờng kiến thức, kỹ năng, và thái độ đƣợc đào tạo sẽ ứng dụng vào thực tế công việc nhƣ thế nào.
- Kết quả: Cấp độ này xác định những kết quả hữu hình của chƣơng trình đào tạo bao gồm tiết kiệm chi phí, chất lƣợng và hiệu suất công việc đƣợc nâng cao, chất lƣợng tăng… Đây là cấp khó nhất để đo lƣờng vì tổ chức cần phải tốn nhiều