3.2.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
- Xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động của công ty
Công ty cần phải phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu động ở các kỳ trước. Tiếp đó, dựa trên nhu cầu vốn lưu động đã xác định, công ty cần lên kế hoạch huy động vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của công ty; số vốn còn thiếu; so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để tài trợ để lựa chọn kênh huy động vốn phù hợp, kịp thời, tránh tình trạng thừa vốn, gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
Khi lập kế hoạch vốn lưu động, công ty phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tích, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán về tình hình hoạt động kinh
doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường.
-Tăng cường công tác quản lý vốn về hàng tồn kho|: Trong những năm qua hàng tồn kho của công ty luôn bị ứ đọng lớn mà hàng tồn kho chủ yếu là chi phí sản xuất kinh
trình cũ chưa hoàn thành nên chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong vốn về hàng tồn kho.Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần có biện pháp giảm bớt hàng tồn kho.
Chi phí SXKD dở dang lớn trong các doanh nghiệp xây dựng chủ yếu là do thời giant hi công các công trình xây dựng kéo dài. Thời gian xây dựng đơn đặt hàng dài do bị chi phối bởi quy mô và mức độ phức tạp về kỹ thuật xây dựng công trình dự án. Mặt khác, do sản xuấtxây dựng mang tính chất đơn chiếc theo đơn đặt hàng, mỗi sản phẩm đều có thiết kế riêng, mỗi công trình riêng biệt đều có khối lượng theo đồ án thiết kế riêng để đảm bảo thời gian hoàn thành, mỗi công trình đều có yêu cầu về công nghệ tiện nghi, mỹ quan an toàn… ngay cả việc xây dựng theo thiết kế mẫu thì mỗi công trình phải được bổ sung thay đổi cho phù hợp với điều kiện địa chất, khí hậu, điều kiện cung ứng nguyên vật liệu tại địa điểm xây dựng công trình cụ thể. Do vậy, có thể nói sản phẩm xây dựng không có sự giống nhau hoàn toàn không thể sản xuất hàng loạt mà phải sản xuất từng chiếc theo đơn đặt hàng. Mặt khác, cũng chính từ đặc điểm này mà năng suất lao động trong xây dựng không cao, điều đó giải thích vì sao thời gian thi công, xây dựng các công trình thường rất dài.
Do vậy để giải phóng bớt hàng tồn kho có hiệu quả, rút ngắn thời gian thi công, đẩy nhanh tốc độ thi công, tập trung thi công dứt điểm các công trình, hạng mục công trình nhưng vẫn đảm bảo về yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật. Để thực hiện điều này công ty cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng chi tiết ngay từ khâu lập kế hoạch, phải có kế hoạch dự phòng những trường hợp xấu có thể xảy ra bằng cách cử người xuống tận nơi điều tra điều kiện địa chất, địa hình, điều kiện khí hậu, nguồn cung ứng vật tư để tránh tình trạng thiếu vật tư cũng như thừa vật tư gây thất thoát, ứ đọng vốn. Mặt khác do đặc điểm xây dựng phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên, những ảnh hưởng này thường làm gián đoạn quá trình thi công, năng lực của các doanh nghiệp không được điều hòa nên
khi tiến hành xây dựng các dự án đầu tư phải lập tiến độ xây dựng hợp lý để tránh ảnh hưởng của điều kiện khí hậu… tập trung thi công trước mùa lũ đặc biệt là các công trình miền núi, đồng thời phải tổ chức tốt hệ thống kho bãi để bảo quản vật tư, sản phẩm dở dang, tránh hư hỏng, mất mát và nâng cao năng suất lao động cũng như trình độ tay nghề của công nhân, tăng cường áp dụng thiết kế mẫu, thiết kế điển hình cho từng loại sản phẩm cũng như bộ phận kết cấu, sử dụng phương pháp lắp ghép để hạn chếmột phần tính đơn chiếc nhưng cũng phải có những điều chỉnh cho phù hợp.
Đối với một số công trình có vốn đầu tư lớn, thiết kế thường thay đổi cho phù hợp với tình huống phát sinh, phù hợp với quy mô vốn đầu tư, trong những trường hợp như vậy, tại công trình thi công phải ngững xây dựng để chờ máy móc, thiết bị đến, điều này dẫn đến thời gian thi công kéo dài, thiết bị thi công nằm không rất tốn kém. Do vậy trước khi thi công, công ty phải tiến hành khảo sát, thiết kế và xác định nhu cầu dự trữ hàng tồn kho một cách đầy đủ nhằm tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu, gây gián đoạn thi công, làm thất thoát vốn. Để giải quyết vấn đề này trong thời gian tới, công ty cần:
- Xác định đúng nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua trong kỳ và dự trữ một lượng tồn kho hợp lý với nhu cầu sản xuất của công ty
- Xác định lựa chọn nguồn cung ứng và nhà cung cấp thích hợp: giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng vật tư đồng thời vị trí gần nơi thi công công trình để giảm thiểu chi phí cất trữ nguyên vật liệu của công ty.
- Lựa chọn phương tiện vận chuyển nguyên vật liệu đến công trình phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển, xếp dỡ.
- Thường xuyên phải theo dõi sự biến động của thị trường vật tư, kèm theo đó các nhà quản lý phải dự đoán trước được xu thế biến động của thị trường vật tư trong thời gian tới, có những quyết định kịp thời trong mua sắm, dự trữ vật tư trong thời gian tới, từ đó có những quyết định kịp thời trong việc mua sắm , dự trữ vật tư phù hợp nhất với sự biến động của thị trường.
- Phải tiến hành mua bảo hiểm đối với vật tư hàng hóa, để bảo toàn được vốn tồn kho trong doanh nghiệp.
Thực hiện tốt giải pháp này giúp công ty giảm chi phí vốn do rút ngắn thời gian thi công, sớm đưa công trình vào bàn giao, nhờ vậy giảm thời gian ứ đọng vốn đầu tư, giảm chi phí thuê địa điểm, chi phí lương giản tiếp nhưng một số chi phí nhân công, chi phí chưa tăng lên. Do đó rút ngắn thời gian thi công cần phải tính toán sao cho số chi phí tăng them không được vượt quá số chi phí giảm đi.
- Quản lý tốt vốn bằng tiền
Trong quá trình SXKD, luôn có các luồng tiền ra vào và các khoản phải thu, phải trả, công ty có thể lên kế hoạch dự báo luồng tiền thu chi phát sinh trong tháng, quý để chủ
động trong việc đầu tư hoặc tìm nguồn huy động. Để nhằm nâng cao việc quản lý vốn bằng tiền công ty cần thực hiện những giải pháp sau:
+Tăng lượng dự trữ tiền mặt tại công ty bằng cách tăng các khoản tiền và giảm các khoản tiền. Đế tăng các khoản thu tiền tiền mặt thì công ty phải áp dụng các chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trước hạn, đẩy nhanh tốc độ thi công công trình. Công ty có địa bàn hoạt động rộng và vì vậy công ty có thể sử dụng hình thức thanh toán qua ngân hàng. Điều này làm cho thời gian thu hồi vốn được rút ngắn, đẩy mạnh vòng quay của vốn. Qua đó, tạo thêm niềm tin cho khách hàng và nhà cung
cấp vào khả năng thanh toán của Công ty. Cùng với việc tăng tốc độ thu tiền, công ty cần thực hiện đồng bộ với việc giảm tốc độ chi tiền, công ty có thể trì hoãn việc thanh toán trong thời gian và chi phí tài chính cho phép, chậm trả lương hoặc có thể bằng hình thức vay lại của những cán bộ công nhân viên chưa cần tiền ngay với lãi suất bằng lãi suất tiền gửi không kỳ hạn của ngân hàng nhằm mục đích tập trung vốn để đầu tư.
+Xác định mức dự trữ ngân quỹ hợp lý: kiểm soát được các luồng tiền xuất nhập quỹ. Để có thể kiểm soát, theo dõi chặt chẽ luồng xuất nhập ngân quỹ trong năm thì công ty nên lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, dự trù chính xác thời điểm và khối lượng luồng xuất nhập ngân quỹ. Đối với các luồng nhập ngân quỹ gồm: các khoản tiền vay của ngân hàng và các khoản phải thu khách hàng… Đối với các khoản tiền vay ngân hàng căn cứ vào kế hoạch cho vay của ngân hàng, còn đối với các khoản phải thu khách hàng thì căn cứ vào thời hạn các khoản nợ, cơ chế thanh toán và tốc độ thu hồi các
khoản nợ. Còn đối với các khoản xuất ngân quỹ bao gồm các khoản chi trả lương công nhân viên, tiền mua sắm, sửa chữa máy móc định kỳ, tiền tạm ứng, tiền chi trả thuế, trả lãi ngân hàng… Công ty cần dự trù chính xác các khoản này căn cứ vào các tài liệukế hoạch. Còn đối với khoản thanh toán nguyên vật liệu cho các tổ đội muốn dự trù chính xác thì các đơn vị thi công, phòng tài chính kế toán của công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ với phòng kỹ thuật – công nghệ, các đội trưởng để có thể dự trù được trước nhu cầu nguyên vật liệu của từng giai đoạn thi công. Từ đó, công ty có thể dự trù được lượng tiền tối ưu và đề ra biện pháp cân đối ngân sách.
- Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng,
tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
Một số điểm cần lưu ý khác:
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo thời gian. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh
tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
- Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mạng lại kết quả.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thoát, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
+ Tăng cường quản lý công tác nợ
VKD của công ty bị chiếm dụng đang có xu hướng tăng, vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng không có khả năng sinh lời, trong khi công ty lại phải đi vay một lượng vốn lớn từ ngân hàng để đáp ứng nhu cầu VKD và phải chi trả phí lãi vay. Do vậy, để giảm vốn bị chiếm dụng thì cần chú ý đến công tác thu hồi nợ là điều rất cần thiết đối với công ty. Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Xác định chính sách bán chịu phù hợp. Mỗi khi ký kết hợp đồng, đặc biệt với các bạn hàng mới, các hợp đồng có giá trị lớn trước hết công ty phải làm tốt công tác kiểm tra xem xét tình hình tài chính của khách hàng có thể từ chối những khách hàng có khả
phải quy định chi tiết và rõ ràng các điều khoản về thanh toán: thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán. Bên cạnh đó cũng quy định cả hình thức phạt khi khách hàng vi phạm kỷ luật về thời gian thanh toán thông qua lãi suất phạt và cả biện pháp khuyến khích khi khách hàng thực hiện thanh toán nhanh và trước thời hạn như: giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng.
- Tăng cường công tác kiểm soát nợ và thu hồi nợ. Đối với công tác quản lý nợ, Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết về thời hạn và số tiền thanh toán, thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn. Thực hiện việc phân loại nợ để thấy được các khoản nợ đến hạn trả, từ đó có biện pháp thích hợp để thu hồi nợ. Trước tiên ta gửi giấy báo yêu cầu khách hàng trả nợ cho công ty theo thời hạn. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty đã gửi giấy báo mà khách hàng vẫn chưa thanh toán thì tùy theo tính chất khoản nợ và khả năng tài chính để trả nợ của khách hàng cũng như mối quan hệ giữa khách hàng với công ty, Công ty có thể áp dụng những biện pháp thích hợp như: gia hạn nợ nhưng phạt thông qua lãi suất,thực hiện mua bán nợ thông qua Công ty mua bán nợ… hoặc cứng rắn hơn có thể thu hồi thanh lý qua các tài sản đảm bảo, nhờ đến sự can thiệp của pháp luật. Bên cạnh đó công ty cần trích lập dự phòng. Lập dự phòng như thế nào, mức dự phòng là bao nhiêu công ty cần căn cứ vào thời hạn, tính chất của các khoản nợ để lập dự phòng cho phù hợp. Việc lập dự phòng là rất cần thiết mặc dù tin tưởng vào uy tín và khả năng thanh toán của khách hàng nhưng trong kinh doanh rủi ro luôn tiềm ẩn không chỉ bởi những lý do chủ quan mà còn do những nhân tố khách quan không lường trước được. Bởi vậy đòi hỏi công ty phải lập quỹ dự phòng tài chính để tránh rủi ro khi không thu hồi được các khoản nợ quá hạn, giảm bớt khó khăn về tài chính của Công ty.
- Tổ chức tốt việc tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động
- Xây dựng và mở rộng hệ thống dịch vụ ở những thị trường đang có nhu cầu thông qua công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thị hiếu của khách hàng.
- Thực hiện phương châm khách hàng là thượng đế, áp dụng chính sách ưu tiên về giá cả, điều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những đơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên hay có khoảng cách vận chuyển xa.
- Tăng cường quan hệ hợp tác, mở rộng thị trường tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu của khách hàng đồng thời thiết lập hệ thống cửa hàng, đại lý phân phối tiêu thụ trên diện rộng.
Hiện nay, hàng hóa của công ty được thực hiện tiêu thụ chỉ qua các đại lý là chính. Để mở rộng mạng lưới tiêu thụ, thúc đẩy tiêu thụ ngày càng phát triển, công ty phải từng bước xây dựng hệ thống nhiều cửa hàng phân phối của riêng mình để cùng với các đại lý hiện nay đẩy nhanh tốc độ bán hàng. Làm được như vậy chắc chắn khả năng tiêu thụ của công ty sẽ tăng lên và tỷ suất lợi nhuận thu được sẽ cao hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của mình.
Tuy nhiên, việc mở rộng các đại lý cần chú ý đến vấn đề thanh toán của các đại lý này. Thông thường ở các đại lý thường xảy ra tình trạng chậm thanh toán, cố tình dây dưa
công nợ để chiếm dụng vốn của công ty, vì vậy công ty cần đặt ra kỷ luật thanh toán