Cơ chế Một cửa ASEAN (ASW) là môi trường mà theo đó 10 cơ chế Một cửa quốc gia hoạt động và kết nối với nhau để đẩy nhanh việc giải phóng và thông quan hàng hoá. Cơ chế ASW cũng hoạt động trong bối cảnh hài hoà hoá và đơn giản hoá quá trình thủ tục hải quan đang tăng lên cũng như việc tiêu chuẩn hoá các tiêu chí thông tin theo các tiêu chuẩn quốc tế (theo Công ước Kyoto sửa đổi). Như đã trình bày trên, cơ chế Một cửa quốc gia là một hệ thống cho phép việc:
- Xuất trình dữ liệu và thông tin một lần; - Xử lý một lần và đồng bộ thông tin, dữ liệu;
- Ra quyết định một lần đối với việc giải phóng và thông quan hàng hoá. Cơ chế ra quyết định một lần được hiểu là việc giải phóng thông quan hàng hoá của cơ quan hải quan trên cơ sở các quyết định của các Bộ, Ngành hữu quan chuyển đến cơ quan hải quan một cách kịp thời. Như vậy, có thể nói cơ chế Một cửa quốc gia là cơ sở đầu tiên cho việc thực hiện đầy đủ Cơ chế Một cửa ASEAN và việc được hiểu theo nghĩa đơn giản hoá thủ tục hải quan dựa trên mô hình thông quan hàng hoá ASEAN (được các Tổng cục trưởng TCHQ ASEAN thông qua) trên cơ sở chuẩn hoá chứng từ hải quan, hài hoà hoá dữ liệu, trao đổi và an toàn dữ liệu: dựa trên dữ liệu tờ khai ASEAN và mẫu dữ liệu của WCO, bộ dữ liệu của WCO, Danh mục dữ liệu thương mại của Liên hiệp quốc.
2.1.2.1. Đơn giản hoá, hài hoà hoá quy trình thủ tục
Doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, quá cảnh sẽ phải tuân thủ hai yêu cầu:
- Một là, các quy trình thủ tục do luật pháp quốc gia quy định;
- Hai là, các thông lệ, chuẩn mực, các công ước quốc tế do cộng đồng quốc tế quy định cho thương mại quốc tế và vận tải quốc tế.
Tuy nhiên không phải lúc nào luật pháp quốc gia và các chuẩn mực quốc tế cũng giống nhau. Khi đó doanh nghiệp sẽ đối mặt với những quy định chồng chéo, phức tạp cũng như việc phát sinh chi phí và thời gian làm thủ tục. Ngay trong một quốc gia, nếu các cơ quan quản lý của chính phủ không có sự liên kết chặt chẽ, trao đổi thông tin nhanh chóng thì trên cùng một lô hàng hoặc một giao dịch quốc tế thì doanh nghiệp sẽ gặp những phát sinh rắc rối liên quan đến thủ tục hành chính do nhiều cơ quan quản lý khác nhau cùng thực hiện và lúc đó việc thông quan hàng hoá không hề nhanh chóng.
Đơn giản hoá quy trình thủ tục trên cơ sở rà soát, đánh giá quy trình hoạt động, các thủ tục hải quan cần thực hiện đối với các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh nhằm tìm ra những điểm lặp lại, những các hiểu không thống nhất trong cùng một vấn đề, những điểm bất hợp lý hoặc phát sinh không cần thiết do sự chồng chéo, thiếu sự trao đổi thông tin hoặc thiếu đồng bộ do thủ tục hành chính gây ra. Khi đã tìm ra những bất hợp lý, sẽ tiến hành sắp xếp lại, thiết kế lại, đưa ra một quy trình thủ tục hợp lý hơn (đơn giản hoá) và đưa ra cách hiểu duy nhất cho một vấn đề (tiêu chuẩn hoá), loại bỏ những chồng chéo trong thủ tục hành chính (hài hoà hoá). Quy trình này được đã hoàn thành trên phương diện quốc gia, sẽ tương ứng với quy trình thủ tục các nước trong khu vực và thông lệ quốc tế nhằm đảm bảo tính hội nhập những vẫn bảo vệ được lợi ích quốc gia. Quy trình trên được cải tiến liên tục sao cho phù hợp nhất, nhằm đảm bảo tính cập nhật cao.
Quy trình thủ tục hải quan được đơn giản hoá, hài hoà hoá thì doanh nghiệp sẽ tiết tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian và nguồn lực chỉ cần đưa hồ sơ một lần những vẫn đáp ứng được yêu cầu quốc gia và thông lệ quốc tế. Các cơ quan chính phủ cũng sử dụng hiệu quả nguồn lực hơn và đảm bảo sự lưu thông của hàng hoá không bị chậm trễ. Hiện tại có rất nhiều các phương pháp tiếp cận sự đơn giản hoá, hài hoà hoá quy trình thủ tục hải quan, nhưng ASW chọn phương pháp tiếp cận là
các quy trình thủ tục và các khuyến nghị theo Tổ chức hải quan thế giới, cụ thể là theo Công ước Kyoto sửa đổi để xây dựng quy trình của mình.
Đối với Việt Nam, Ban chỉ đạo ASW đã đưa ra mục tiêu trong Quyết định số 2599/QĐ-BCĐASW ngày 21/10/2009 về việc phê duyệt kế hoạch tổng thể triển khai Cơ chế Một cửa quốc gia và tham gia cơ chế Một cửa ASEAN với nội dung như sau:
- Đơn giản hoá và hài hoà hoá thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu/nhập khẩu/quá cảnh, thủ tục hành chính đối với phương tiện xuất cảnh/nhập cảnh/quá cảnh tại cảng biển/cửa khẩu đường bộ/sân bay quốc tế theo hướng áp dụng chuẩn mực quốc tế;
- Rút ngắn 30% thời gian và giảm từ 10% đến 20% chi phí trong các thủ tục thông quan, giải phóng hàng hoá xuất khẩu/nhập khẩu/qúa cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh/nhập cảnh/quá cảnh;
- Nâng cao chất lượng, tính chính xác của thông tin, chứng từ do cộng đồng doanh nghiệp và các chủ thể kinh tế cung cấp đáp ứng các quy định của pháp luật trong các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh dựa trên việc thực hiện khai/nộp chứng từ thông qua phương tiện điện tử đối với 80% các giao dịch giữa cơ quan chính phủ với các doanh nghiệp vào năm 2017 và đạt 100% vào năm 2020.
Nâng cao chất lượng, tính chính xác, tính kịp thời, hiệu năng của các dịch vụ công do các cơ quan chính phủ cung cấp và thực hiện theo các quy định của pháp luật trong các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh dựa trên việc thực hiện trao đổi thông tin và ra quyết định thông qua phương tiện điện tử đối với 80% các giao dịch giữa các cơ quan chính phủ với doanh nghiệp vào năm 2017 và đạt 100% vào năm 2020.
Trên cơ sở mục tiêu đề ra, quá trình đơn giản hoá và hài hoà hoá quy trình thủ tục hải quan được thực hiện thông qua các bước sau:
Bƣớc 1: Rà soát hiện trạng quy trình thủ tục hải quan
tục liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh do các cơ quan chính phủ tham gia cơ chế Một cửa phụ trách. Sau các hoạt động trên, kết quả đạt được là tài liệu mô tả chi tiết các quy trình nói trên bao gồm tên gọi, các cơ quan liên quan, các khâu thực hiện, bộ máy và nguồn lực thực hiện, cơ sở pháp lý, danh mục các loại giấy tờ cần có, luồng xử lý yêu cầu và ra quyết định. Tài liệu thể hiện kết quả này cần chuẩn hoá về hình thức và ngôn ngữ, quy trình phải thể hiện bằng các sơ đồ, các khối nhằm dễ dàng hơn khi theo dõi.
Bƣớc 2: Phân tích và đánh giá khoảng cách quy trình đang có với quy trình chuẩn đã đƣa ra
Việc phân tích là việc tìm hiểu những điểm lặp lại, chồng chéo, bất hợp lý; những nội dung chưa được hiểu thống nhất, những vấn đề có chung bản chất nhưng lại có nhiều tên gọi khác nhau... trong quy trình hiện tại và đưa ra nguyên nhân của vấn đề. Việc đánh giá là việc đối chiếu quy trình hải quan hiện tại đối với quy trình thủ tục hải quan chuẩn mà ASW đã đưa ra. Kết quả của bước này là đưa ra một bảng mô tả chi tiết những bất cập trong quy trình hiện tại, nguyên nhân và hướng xử lý.
Bƣớc 3: Lập kế hoạch thực hiện
Lập những kế hoạch, dự án nhằm tái thiết kế lại các quy trình thủ tục dựa trên những đánh giá khoảng cách và hướng xử lý ở bước 2. Bản kế hoạch phải chĩ rõ phương pháp thực hiện, thời gian thực hiện, nguồn lực thực hiện, lộ trình và phương pháp áp dụng
Bƣớc 4: Tái thiết kế quy trình thủ tục
Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch được phê duyệt. Đồng thời đưa ra các kế hoạch thực hiện áp dụng thí điểm các quy trình đã tái thiết kế.
2.1.2.2. Tiêu chuẩn hoá và hài hoà hoá chứng từ, dữ liệu
a, Vấn đề chuẩn hoá dữ liệu trong hệ thống Một cửa
Hiện tại, các doanh nghiệp tham gia vào quy trình thương mại và vận tải phải cung cấp các thông tin theo các yêu cầu khác nhau về chứng từ và mẫu biểu riêng của từng Bộ, Ngành. Tuy nhiên, do thiếu tính đồng bộ và không kịp thời trong trao đổi thông tin, các Bộ, Ngành nhiều khi yêu cầu doanh nghiệp cung cấp một loạt
thông tin dưới dạng nhiều mẫu biểu khác và điều này thường dẫn đến tăng chi phí quản lý và sự thiếu chính xác, thiếu nhất quán về mặt dữ liệu. Nhằm đảm bảo tính thống nhất và nhất quán cho tất cả các bên trao đổi thông tin trong hệ thống Một cửa, các bên doanh nghiệp và các Bộ, Ngành phải đạt được thoả thuận về một bộ dữ liệu chung. Để xây dựng bộ dữ liệu tất cả các biểu mẫu và dữ liệu của các Bộ, Ngành khác nhau đang sử dụng sẽ phải đưa ra phân tích để hiểu được tính hợp lý và yêu cầu của mỗi chỉ tiêu dữ liệu. Mối liên hệ với các biểu mẫu khác cũng phải được xem xét trong một tổng thể chung. Chuẩn hoá dữ liệu là nền tảng cơ bản cho sự thông suốt trong trao đổi dữ liệu, đảm bảo dữ liệu tương thích với các yêu cầu của các Bộ, Ngành và nâng cao khả năng của các bên tham gia trong việc trao đổi dữ liệu chính xác và hiệu quả. Nếu không có bộ dữ liệu chung, các cơ quan quản lý sẽ rất khó khăn trong việc trao đổi thông tin một cách linh hoạt và thông minh và như vậy khó có được tiếng nói chung trong việc trao đổi dữ liệu, thông tin.
b, Tiêu chuẩn hoá và hài hoà hoá dữ liệu trong ngành hải quan
Để tiêu chuẩn hoá, hài hoà hoá cần phải tuân theo một số những tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến trên thế giới, gồm có: ISO 3166 cho mã và tên quốc gia, ISO 4217 cho mã và tiền tệ, IMO-FAL 1-7 cho chứng từ mà hải quan/cơ quan cảng vụ yêu cầu, INCOTERMS cho các khái niệm thương mại chuẩn được sử dụng phổ biến nhất trong hợp đồng mua bán quốc tế do Phòng thương mại quốc tế (ICC) soạn thảo và xuất bản, ISO8601 cho ngày, thời gian và khoảng thời gian, ISO9735 cho việc trao đổi dữ liệu điện tử trong trao đổi thương mại của UN/EDIFACT. Định nghĩa về chỉ tiêu dữ liệu có thể tham khảo ở UNTDED trong đó bao gồm danh mục đầy đủ các chỉ tiêu dữ liệu thương mại được sử dụng phổ biến trong trao đổi thông tin điện tử; còn được gọi là ISO 73672. Mô hình dữ liệu hải quan của WCO xây dựng bộ dữ liệu chuẩn hoá, hài hoà hoá quốc tế sẽ đáp ứng yêu cầu của các chính phủ cho hoạt động thương mại xuyên biến giới quốc tế và chỉ hướng đến yêu cầu của một môi trường tự động. Mô hình dữ liệu cũng sẽ cung cấp cho các bên tham gia vào Công ước Kyoto sửa đổi một tiêu chuẩn hải quan toàn cầu nhằm thực hiện các quy định liên quan đến giảm yêu cầu thông tin và nộp tờ khai hải quan và chứng từ bằng điện tử.
thừa và trùng lặp tạo ra một hệ thống các chỉ tiêu thông tin và thông điệp chuẩn được sự dụng trong quá trình trao đổi thông tin của hoạt động thương mại xuất nhập khẩu và quá cảnh đáp ứng được các yêu cầu của thông tin các Bộ, Ngành, các cơ quan Chính phủ có liên quan. Các Bộ, Ngành cần phối hợp và trực tiếp trao đổi để xác định rõ những dữ liệu dư thừa, khác biệt và đồng thời tìm kiếm giải pháp cho các bên có liên quan trong hệ thống Một cửa.
Chứng từ, biểu mẫu ( dạng điện tử hoặc dạng khác) liên quan đến hoạt động thương mại xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh sẽ được phân tích và tiến hành trao đổi trực tiếp với các Bộ, Ngành có liên quan. Cần thiết phải xây dựng cơ sở dữ liệu phù hớp với UNTDED và mô hình dữ liệu WCO 3.0 để thể hiện mối liên hệ của các chỉ tiêu thông tin, chứng từ giữa các Bộ, Ngành. Cần đặc biệt quan tâm đến tuân thủ quy định của hệ thống Một cửa ASEAN với khả năng trao đổi thông tin xuyên quốc gia trong tương lai. Tương tự như việc tiêu chuẩn hoá và hài hoà hoá quy trình thủ tục, đây là một quá trình lặp đi lặp lại, không có điểm kết thúc và phải được cập nhật liên tục. Trên cơ sở đó, quy trình tiêu chuẩn hoá và hài hoá hoá dữ liệu cần thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Thu nhập chứng từ và tiêu chí thông tin
Thu thập, hệ thống hoá các chứng từ sử dụng trong thương mại quốc tế, trong vận tải quốc tế, các loại biểu mẫu và chứng từ do các cơ quan chính phủ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp để thực hiện các thủ tục hành chính khi thực hiện xuất nhập khẩu và xuất nhập cảnh. Việc thu thập phải thể hiện được tên các thủ tục hành chính, các bên liên quan, hình thức của chứng từ (giấy, điện tử...) các chỉ tiêu thông tin, định nghĩa các chỉ tiêu thông tin, độ dài, hình thức thể hiện của các chỉ tiêu thông tin
Bước 2: Rà soát và thống nhất định nghĩa các chỉ tiêu thông tin chứng từ
Xác định rõ các đặc tính của từng chỉ tiêu trên mỗi thông tin chứng từ: tên gọi, ý nghĩa, nội dung, hình thức, bộ mã chuẩn áp dụng cho chỉ tiêu thông tin... Kết quả cho ra một bộ dữ liệu hành chính và thương mại chưa đựng tất cả các chỉ tiêu thông tin đã thu thập trên các biểu mẫu và chứng từ.
Xem xét và sàng lọc các chỉ tiêu thông tin trùng lặp về nội dung tên gọi trên bộ dữ liệu. Xác định thống nhất các tên gọi và định nghĩa, nội dung và các đặc tính kỹ thuật khác đối với các chỉ tiêu thông tin giống hệt nhau và bản chất nhưng mang nhiều tên khác nhau. Với những chỉ tiêu có tính chất tương tự nhau nhưng không hoàn toàn giống hệt nhau về bản chất thì xem xét và xác định rõ sự khác biệt để từ khó đưa ra tên gọi, ngữ nghĩa và nội dung nhằm đảm bảo phân biệt rõ các chỉ tiêu thông tin đó cũng như đảm bảo tính thống nhất và duy nhất khi sử dụng. Xác định các mối quan hệ của các chỉ tiêu thông tin trong cùng một chứng từ. Kết quả đưa ra một bộ dữ liệu đã sửa đổi.
Bước 4: Hài hoà chỉ tiêu thông tin, chứng từ
Hài hoà các chỉ tiêu thông tin (tên, định nghĩa, mã...) của Việt Nam với các chỉ tiêu thông tin trong mô hình dữ liệu hải quan phiên bản 3.0 của WCO và bộ dữ liệu UNTDED.