Hiện tại có 12 cơ quan quản lý liên quan đến việc quản lý và giám sát hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hoá, phương tiện vận tải là: Bộ Công thương, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Tài nguyên và môi trường, Bộ Văn hoá, thể thao và Du lịch, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng cục Hải quan; cộng đồng doanh nghiệp cũng tham gia với đại diện là Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Hiện trạng quản lý hàng hoá, phương tiện vận tải xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh được thể hiện qua sơ đồ khái quát quy trình xuất khẩu nhập khẩu hàng hoá sau:
Hiện tại 12 Bộ, Ngành và các cơ quan chính phủ cấp khoảng 65 loại giấy phép/chứng từ trong bộ hồ sơ dùng để thông quan cũng như chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá, phương tiện vận tải xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
Bộ Công thương hiện nay cấp khoảng 18 loại giấy phép và giấy xác nhận xuất xứ hàng hoá (chiếm khoảng 28% tổng số giấy phép) bao gồm: giấy phép theo chế độ hạn ngạch, hàng kiểm soát xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của điều ước quốc tế, Hiệp định mà Việt Nam ký kết, tham gia; giấy phép nhập khẩu tự động…; quản lý các loại hàng hoá trong danh mục hàng hoá thuộc diện quản lý chuyên ngành của Bộ Công thương.
Bộ NN&PTNT hiện cấp khoảng 16 loại giấy phép (chiếm khoảng 25%) bao gồm: giấy phép, giấy chứng nhận, các loại chứng chỉ theo công ước CITES; giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu giống cây trồng, vật nuôi, phân bón, thuốc men, gen cây trồng, các loại thuỷ, hải sản; giấy phép chứng nhận kiểm dịch động, thực vật, quá cảnh, vận chuyển nội địa, tái xuất khẩu…; giấy chứng nhận chất lượng, vệ sinh, an toàn thực phẩm,… Bộ NN&PTNT có cơ quan đại diện tại biên giới để thực hiện chức năng kiểm dịch động, thực vật.
Bộ Y tế hiện nay cấp 12 loại giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký lưu hành đối với mặt hàng thuốc, nguyên liệu sản xuất thuốc, dụng cụ y tế, hoá chất, mỹ phẩm… nhập khẩu, giấy xác nhận đạt yêu cầu nhập khẩu. Bộ cũng là cơ quan cấp giấy phép đăng ký hoạt động về thuốc tại Việt Nam của các doanh nghiệp nước ngoài cung cấp thuốc vào Việt Nam, quản lý chất lượng thuốc, mỹ phẩm xuất nhập khẩu, kiểm tra giám sát các quy định về an toàn, vệ sinh thực phẩm. Bộ Y tế có cơ quan đại diện tại biên giới để thực hiện chức năng quản lý chuyên ngành.
Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch hiện nay cấp các loại giấy phép: giấy phép đưa di vật, cổ vật ra nước ngoài, giấy phép xuất khẩu di vật, cổ vật không thuộc sở hữu toàn dân, sở hữu của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội; giấy phép phổ biến phim, giấy phép nhập khẩu hệ thống chế bản và sắp chữ cho ngành in, thực hiện quản lý chuyên ngành với các loại ấn phẩm, tác phẩm văn hoá, máy in và máy photocopy màu các loại, thiết bị thu tín hiệu truyền hình từ vệ tinh, đồ chơi trẻ em.
Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tham gia hoạt động xuất nhập khẩu với tư cách là đại diện cộng đồng doanh nghiệp nói chung và các doanh
nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu cung ứng dịch vụ liên quan nói riêng đồng thời cũng là đơn vị cấp một số mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hoá theo uỷ quyền của Bộ Công thương như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá mẫu A, B, T, ICO,… và các mẫu theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Bộ GTVT chỉ cấp phép đối với một số loại hàng hoá và phương tiện vận tải nhưng lại đóng vai trò chủ chốt trong quản lý hoạt động vận tải quốc tế. Đây là cơ quan chủ trì về thủ tục hành chính tại khu vực cảng biển, cảng hàng không, ga đường sắt liên vận quốc tế, cửa khẩu đường bộ quốc tế,… gắn liền với các hoạt động quản lý của hải quan.
Đối với cơ quan Hải quan - cơ quan đầu mối trong cơ chế Một cửa ASEAN đã áp dụng kỹ thuật quản lý rủi ro và một số chương trình tự động hoá để xử lý nội bộ các hoạt động nghiệp vụ hải quan và cho phép doanh nghiệp khai hải quan từ xa qua mạng Internet. Tính đến thời điểm hiện tại chương trình thủ tục hải quan điện tử được áp dụng rộng rãi tại những địa bàn trọng điểm như Hải Phòng, TP. HCM, Quảng Ninh, Lạng Sơn, Hà Nội, Đồng Nai, Bình Dương,… đã cho phép tự động hoá hầu hết các bước nghiệp vụ quan trọng thông quan đối với một số loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu,….
Về cơ bản các Bộ, Ngành đều có hoạt động hỗ trợ như: xây dựng danh mục quản lý chuyên ngành, công bố tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục cấp phép,… Nhiều Bộ, Ngành sử dụng tiêu chuẩn ISO, hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận hồ sơ hành chính, thực hiện “thủ tục hành chính Một cửa”. Ví dụ như Bộ Công thương với chương trình cấp phép tự động và hệ thống quản lý chứng nhận xuất xứ điện tử; Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cấp phép C/O qua mạng internet. Tuy nhiên có một số khuyết điểm rất lớn hiện nay là: hầu hết các quy trình quản lý đều thực hiện trên môi trường giấy tờ, nhiều loại giấy tờ bị trùng lặp, thông tin giữa các cơ quan quản lý nhà nước không liên tục cập nhật, quy trình xử lý không tương đồng nhau và độc lập giữa các cơ quan.
Do vậy, tác giả xin đề xuất các giải pháp cụ thể cần thực hiện trong thời gian tới:
Giai đoạn 1: từ năm 2019-2020: Áp dụng thí điểm. Theo đó: Ban chỉ đạo quốc gia về Một cửa ASEAN làm đầu mối lựa chọn một số cửa khẩu với Lào và Campuchia có thuận lợi về giao thông, có hoạt động xuất nhập khẩu cao để tiến hành thực hiện “Một cửa” tại những cửa khẩu này trước, sau đó mới mở rộng toàn bộ các cửa khẩu đối với Lào và Campuchia.
Sau khi lựa chọn những cửa khẩu tiêu biểu, Ban chỉ đạo quốc gia về Một cửa ASEAN sẽ tiến hành phân tích, đánh giá những loại hàng hoá, phương tiện vận tải thường xuyên qua đây. Trên cơ sở đó mới đưa ra những kiến nghị với các Bộ, Ngành có quản lý chuyên ngành về những mặt hàng thực hiện tuần tự 05 tiêu chí, đó là:
Thứ nhất, tiêu chuẩn hoá quy trình thủ tục.
Thứ hai, tiêu chuẩn hoá yêu cầu thông tin, chứng từ,
Thứ ba, thiết kế hệ thống thông tin và hạ tầng kỹ thuật thống nhất trên cùng
một môi trường cơ sở dữ liệu nhằm tạo khả năng kết nối giữa các cơ quan quản lý.
Thứ tƣ, đào tạo chuyên gia phân tích, đánh giá nhằm từng bước cải thiện quy
trình thủ tục hài hoà hơn.
Thứ năm, tăng mạnh công tác tuyên truyền với cộng đồng doanh nghiệp
nhằm tạo sự hiểu biết toàn diện cho khối doanh nghiệp.
Với giải pháp áp dụng thí điểm như trên, cơ chế Một cửa được kỳ vọng sẽ tạo ra những tín hiệu tích cực, những kết quả thực tiễn, theo đúng những tiêu chí mà các Bộ, Ban, Ngành hướng tới.
Giai đoạn 2: từ năm 2020 trở đi:
Giải pháp đầu tiên, đầu tư hạ tầng tạo kênh thông tin thông suốt và thuận tiện.
Theo đó, tại các cửa khẩu được lựa chọn của Việt Nam, hệ thống hạ tầng cần được hiện đại hóa và thậm chí có thể hỗ trợ cho cả phía nước bạn (nếu được yêu cầu).
Trong nhiều năm trở lại đây, cơ sở hạ tầng thông tin – truyền thông Việt Nam được đánh giá có tiến bộ hơn trước. Tuy vậy, Việt Nam vẫn chưa được đánh giá cao ở mức độ sẵn sàng cho chính phủ điện tử, chưa có khung kiến trúc tổng thể cũng như việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Điều này là một cản trở cho quá trình xây dựng chính phủ điện tử, cũng như thực hiện cơ chế Một cửa quốc gia.
Thực tế chứng minh, quá trình xây dựng Cơ chế Một cửa quốc gia ở bất kể quốc gia nào cũng không thể tách rời được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT). Ứng dụng CNTT có thể tạo ra một lượng thông tin to lớn, thường xuyên được lưu giữ, công bố, cung cấp trực tuyến cho cả xã hội; tạo ra sự tiếp cận trên diện rộng của người dân; thay đổi về chất trách nhiệm của các cơ quan công quyền, tạo nên tính công khai, minh bạch cho nền hành chính. Ngoài ra, CNTT có thể tạo ra sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính: trao đổi thông tin (gửi báo cáo, số liệu thống kê, gửi ý kiến tham gia, thẩm định, chia sẻ thông tin v.v…) qua thư điện tử, thay vì qua bưu điện, qua fax; tổ chức họp, hội nghị, hội thảo qua mạng; giải quyết công việc của dân, doanh nghiệp qua mạng v.v… Môi trường giao tiếp điện tử giúp giảm thiểu những tốn kém về chi phí, thời gian, công sức của người dân. Thực tiễn của nhiều nước và của Việt Nam về hải quan điện tử, chứng minh thư điện tử, cấp giấy phép kinh doanh qua mạng v.v…là những minh chứng thuyết phục về tác động do ứng dụng công nghệ thông tin mang lại cho nền hành chính và cho xã hội.
Để ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử hiệu quả thì phải tối ưu hoá được thủ tục hành chính. Việc ứng dụng CNTT và cải cách hành chính cần phải được tiến hành song song, vì cải cách hành chính xong rồi mới tin học hoá. Khi ứng dụng CNTT tại cơ quan Nhà nước chưa cao, thì chưa thể cung cấp dịch vụ công hiện đại cho người dân được. Xây dựng Chính phủ điện tử cần gắn với cải cách thủ tục hành chính. Việc xây dựng Cơ chế Một cửa quốc gia tiến tới Một cửa ASEAN sẽ là một phần trong chiến lược cải cách thủ tục hành chính (TTHC), hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động của Chính phủ và chính quyền các cấp, giúp người dân và doanh nghiệp làm việc nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm và hiệu quả hơn.
Lộ trình xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam đã đi qua được những chặng đường nhất định. Khởi đầu là quá trình tin học hoá theo Nghị định 43/CP của Chính phủ với những bước sơ khai là trang bị máy tính và nối mạng, đào tạo cán bộ và công chức sử dụng máy tính. Đề án 112, Nghị định 64/CP với nhiệm vụ tin học hoá quản lý hành chính, xây dựng nền tảng chính phủ điện tử và cung cấp dịch vụ hành chính công. Mục tiêu đến năm 2021, chúng ta sẽ có được chính phủ điện tử với nhiệm vụ cung cấp được các dịch vụ hành chính công cơ bản trực tuyến (đăng kí, cấp phép, thanh toán qua mạng) và cơ bản tích hợp được hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia cung cấp cho người dân.
Để làm được việc này, ngoài việc Chính phủ quyết tâm, các cơ quan công quyền dần thay đổi thói quen làm việc dựa trên công văn, tài liệu giấy tờ chuyển sang phong cách làm việc dựa trên các văn bản điện tử và hệ thống thông tin trợ giúp. Quá trình số hoá thông tin phải được đẩy mạnh. Cải tiến quy trình thủ tục hành chính, chuẩn hoá nghiệp vụ, cung cấp thông tin trực tuyến cho cán bộ, người dân. “Bản thân triển khai ứng dụng CNTT là cải cách hành chính, tiết kiệm công sức, tiền của nhân dân và nâng cao được hiệu quả quản lý của nhà nước. Tuy nhiên, xây dựng chính phủ điện tử là quá trình lâu dài, liên tục và gian nan; sẽ ưu tiên triển khai dịch vụ công, góp phần xây dựng một nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiệu quả và có hiệu suất cao, góp phần chống tham nhũng và lãng phí”.
Giải pháp thứ 2, tổ chức vận hành cơ chế Một cửa quốc gia.
Có thể khẳng định công tác tổ chức bộ máy có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc cải cách nền hành chính, mà con dấu, cái cửa và tách nhập thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy. Có điều là tiến hành các công việc trên ra sao, theo chuẩn mực như thế nào?. Kinh nghiệm cho thấy, muốn thực hiện cơ chế “Một cửa” phải thắng được tư tưởng cát cứ, chia cắt, độc quyền… Những tư tưởng này rất xa lạ với việc tổ chức một nền hành chính thông suốt. Thực hiện “Một cửa” phải tổ chức sắp xếp lại bộ máy làm việc. Không chỉ làm động tách sắp xếp lại phòng ốc, chỗ ngồi, địa điểm tiếp công dân… mà là công việc bố trí lại nhân sự, phân định lại thẩm quyền của từng cá nhân, từng tổ chức trong bộ máy. Những quy định về công khai hoá các quy trình thủ tục, lệ phí… là những công việc không dễ dàng được chấp nhận, từ bỏ đặc
quyền của những công chức thích tồn tại cơ chế “xin-cho”. Nếu không tổ chức Một cửa thì không thể nào hoá giải được “những tồn tại” trong việc cấp phép, kiểm tra chất lượng… của các Bộ, Ngành.
Số liệu điều tra cho thấy có đến 60% ý kiến của người dân lo lắng khi đến cơ quan công quyền là phải chờ đợi mất thời gian. Doanh nghiệp, người dân hoạt động thương mại đến cơ quan công quyền, với tư cách người đóng thuế nuôi bộ máy, lẽ ra phải được các cơ quan công quyền phục vụ. Điều này còn xa đối với ý thức của từng công chức khi đối chiếu với tình hình thực tế hiện nay. Chính phủ đã cam kết tổ chức thực hiện “Một cửa” có nghĩa là đã cam kết xoá bỏ cơ chế “xin-cho”, cơ quan nhà nước đóng vai trò người cung cấp dịch vụ hành chính công phải đảm bảo nguyên tắc hoạt động của nhà nước của dân, do dân, vì dân. Vì vậy, các Bộ, Ban, Ngành cần kiên quyết trong việc thực hiện các chỉ đạo vận hành cơ chế Một cửa quốc gia.
Với kỹ thuật hiện nay, hoàn toàn có thể kiểm tra từng vị trí công việc của cả hệ thống, từ người thừa hành một phần việc trong công đoạn đến lãnh đạo các cấp. Đặt ra trong guồng máy vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng, nếu bộ phận nào, cá nhân nào không tuân thủ những quy định, làm không đúng quy chế cam kết sẽ bị loại bỏ ra khỏi bộ máy. Những vấn đề nêu trên không hề đề cao kỹ thuật, coi nhẹ yếu tố con người mà muốn nói lên xu hướng phải đặt con người trong một tổ chức nền nếp, tuân theo quy trình nghiêm ngặt. Trong quy trình đó, dù có muốn làm trái cũng không thể làm được, nếu vẫn cố tình thì sẽ nhanh chóng bị phát hiện và bị loại ra ngoài bộ máy. Chính những điều này tạo thành nếp văn hoá cho công chức là không muốn và không dám làm liều, tạo nên sự minh bạch, hiệu quả trong việc thực hiện cơ chế Một cửa ASEAN.