Đây là việc làm bất đắc dĩ khi không còn giải pháp nào khác, tuy nhiên để bảo vệ quyền lợi của Ngân hàng cũng như để răn đe các khách hàng có ý định chây ỳ không trả nợ ngân hàng với mục đích chiếm dụng vốn. Để đưa công tác thu hồi nợ xấu thông qua hoạt động tố tụng đạt được hiệu quả Chi nhánh cần phải phân công cụ thể những cán bộ có am hiểu về luật pháp để cung cấp đầy đủ các hồ sơ cho tòa án cũng như việc giành thời gian để theo sát vụ kiện hoặc có thể thuê luật sư ngoài. Bởi vì, để khởi kiện khách hàng ra tòa với hệ thống pháp luật ở Việt Nam hiện nay với một vụ án dân sự có khi một vụ việc nhưng phán quyết ở hai tòa rất khác nhau, thậm chí đối lập. Để tiến hành khởi kiện trước hết Chi nhánh cần làm những việc sau:
1. Tập trung và rà soát lại tất cả những món nợ quá hạn từ nhóm 3 đến nhóm 5, tiến hành lên danh sách những khách hàng không có thiện chí trả nợ,
căn cứ vào thời gian quá hạn nợ cụ thể của từng khách hàng mà đưa vào diện khởi kiện.
(Lưu ý: Theo quy định pháp luật về tố tụng dân sự, ngân hàng chỉ có quyền khởi kiện trong thời hạn 02 năm kể từ ngày phát sinh tranh chấp hợp đồng tín dụng).
2. Chỉ đạo đôn đốc trả nợ bằng văn bản đối với những khách hàng nằm trong diện sẽ khởi kiện; ít nhất là 02 lần cho mỗi khách hàng (kể cả người thế
chấp, bảo lãnh cho món vay) trước khi tiến hành làm hồ sơ khởi kiện bằng 02
sau đây:
+ Bản sao CMND, hộ khẩu khách hàng
+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có); + Bản sao Hợp đồng tín dụng;
+ Bản sao Giấy nhận nợ;
+ Bản sao Hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, cầm cố tài sản;
+ Bản sao Biên bản thẩm định giá trị tài sản đảm bảo tiền vay; + Bản sao quyền sở hữu tài sản dùng để bảo đảm tiền vay;
+ Bản sao các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu tài sản đảm bảo tiền vay; + Bản sao các Biên bản đôn đốc nợ, Thông báo yêu cầu trả nợ, các giấy tờ cam kết trả nợ của khách hàng;
+ Bản tính gốc và lãi của khách hàng vào thời điểm khởi kiện (có xác nhận của kế toán theo dõi món nợ trên);
+ Giấy đề nghị khởi kiện khách hàng của cán bộ tín dụng (có ý kiến của Trưởng phòng và lãnh đạo Chi nhánh ngân hàng phụ trách chỉ đạo tín dụng của phòng đó).
Khi đề nghị khởi kiện khách hàng có nợ xấu, các ngân hàng cần lưu ý chỉ đạo cán bộ tín dụng thẩm tra, xác minh chính xác địa chỉ của khách hàng kể cả nơi tạm trú thường xuyên (nếu có), địa chỉ tài sản và cả địa chỉ của người có tài sản bảo đảm cho món vay. Nếu cung cấp địa chỉ không đúng với thực tế khiến Toà không triệu tập được đương sự thì Toà sẽ trả lại hồ sơ cho ngân hàng hoặc tạm đình chỉ vụ án theo đúng quy định của pháp luật về tố tụng.
Sau khi tập hợp đầy đủ các giấy tờ tài liệu trên đây thì cán bộ pháp chế ngân hàng tiến hành soạn thảo văn bản khởi kiện đồng thời tham mưu cho lãnh đạo chi nhánh ngân hàng thông báo cho khách hàng lần cuối cùng (gửi kèm theo đơn khởi kiện của ngân hàng), trong đó ghi rõ thời hạn cuối cùng phải trả hết nợ nếu không muốn bị khởi kiện ra trước Toà án, phải chịu án phí
và bị xử lý tài sản đảm bảo nợ vay.
Thực tế cho thấy, trên 50% khách hàng trong diện phải khởi kiện (nhất là nợ xấu có tài sản đảm bảo nợ vay) đã nhanh chóng trả hết nợ cho ngân hàng khi nhận được 02 văn bản này, giảm bớt nhiều thời gian tố tụng cho ngân hàng và toà án.
Khởi kiện là một biện pháp đòi nợ cuối cùng khi đã áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để thuyết phục đôn đốc khách hàng trả nợ nhưng không có kết quả. Vì vậy, chi nhánh ngân hàng cần cân nhắc kỹ đối tượng khách hàng khi đề nghị khởi kiện, tránh khuynh hướng đồng loạt đề nghị khởi kiện tất cả khách hàng nợ quá hạn từ nhóm 3 đến nhóm 5 hoặc coi nhẹ biện pháp thông qua hoạt động tố tụng để thu hồi nợ cho ngân hàng một cách kiên quyết và triệt để.