Theo như sơ đồ bộ máy tổ chức của BacABank thì Khối tài chính kế toán là đơn vị đầu mối thực hiện việc phân tích BCTC. Điều này đã được nêu rõ trong quyết định thành lập Khối tài chính nêu ra 6 nhiệm vụ cơ bản của Khối Tài chính là:
Thứ nhất: Xây dựng kế hoạch và các giải pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm.
Thứ hai: Cung cấp thường xuyên và định kỳ các thông tin tổng hợp theo yêu cầu về quản lý của ban Tổng giám đốc.
Thứ ba: Phân tích, đánh giá, đề xuất các biện pháp giúp ban Tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh.
Thứ tư: Tổng hợp và điều hoà vốn toàn hệ thống trên cơ sở cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn đạt hiệu quả tối ưu.
hiện đúng quy định pháp luật.
Thứ sáu: Đầu mối tập hợp và thực hiện chế độ báo cáo Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ngân hàng nhà nước. Các báo cáo bao gồm báo cáo định kỳ và đột xuất.
Như đã trình bày, Khối tài chính gồm ba phòng ban gồm:
- Phòng Kế toán: gồm 5 người thực hiện các công việc tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về kế toán tài chính theo đúng quy định của pháp luật và các quy chế, quy định và quy trình của ngân hàng, lập thủ tục mở tài khoản và đăng ký chữ ký, mẫu dấu tại Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng trong nước, thực hiện chức năng thanh toán, chuyển tiền phục vụ khách hàng và các phòng/ban trong ngân hàng theo Quy định của Pháp luật và quy trình, quy định của ngân hàng.
- Phòng Tài chính: gồm 9 người tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ/đột xuất theo quy định và yêu cầu của ngân hàng. Đồng thời, thực hiện các báo cáo khác khi được phân công theo yêu cầu gửi báo cáo của các cơ quan chức năng và trong nội bộ ngân hàng. Thực hiện quản lý, kiểm tra, kiểm soát chi phí hoạt động theo định mức tài chính, ngân sách và báo cáo Tổng giám đốc định kỳ tháng, quý, năm. Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán theo Quy định.
- Phòng thông tin quản lý: gồm 6 người tổng hợp các báo cáo quản trị nội bộ, gồm: báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, năm, các báo cáo đột xuất khác cho Ban điều hành. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tổng hợp thông tin về môi trường kinh doanh (thế giới, Việt Nam, ngành,…) phục vụ cho công tác tổng hợp phân tích đánh giá hoạt động ngân hàng. Đầu mối tổng hợp các báo cáo phục vụ Đại hội đồng cổ đông thường niên, Hội đồng quản trị; các báo cáo ra bên ngoài cho các cổ động sáng lập, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo chức năng tổng hợp của phòng.
nhưng hoạt động này cũng không được xây dựng một cách chi tiết và cụ thể hóa thành các văn bản quy định trách nhiệm phân tích và nội dung phân tích. Đa phần công tác phân tích BCTC được tiến hành theo chỉ đạo từ Giám đốc Khối Tài chính giao công việc cho Trưởng phòng Thông tin quản lý,sau đó, tùy vào khối lượng công việc và nội dung phân tích, Trưởng phòng sẽ phân công cán bộ phụ trách.. Do đó, theo như Phòng Thông tin quản lý, các hoạt động phân tích báo cáo tài chính hiện tại không được tiến hành thường xuyên, chỉ thực hiện khi có yêu cầu của Ban lãnh đạo hoặc một số báo cáo phân tích, tổng hợp các chỉ số tài chính cung cấp cho Ngân hàng Nhà nước. Quy trình phân tích BCTC có thể được tóm lược lại qua Sơ đồ sau:
TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH THỰC HIỆN THAM
CHIẾU
Phòng Tài chính Bước 1.1
Các đơn vị có liên quan trong Ngân hàng
Bước 1.2
Phòng Quản lý Thông tin Bước 1.3
Bước 1.4
Giám đốc Khối tài chính Bước 1.5
Ban điều hành
Hình 2.2: Quy trình phân tích BCTC
Nguồn: Dự thảo Quy trình phân tích BCTC BacABank
Cung cấp BCTC định kì
Thu thập thông tin có liên quan từ các đơn vị
Xử lý số liệu, tạo các bảng biểu phân tích, tính toán chỉ tiêu phân tích
Gửi báo cáo
Gửi báo cáo
Bước 1.1: Phòng Tài chính thuộc Khối Tài chính kế toán cung cấp BCTC định kỳ
Phòng Tài chính lập BCTC (Theo Quyết định 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) trước ngày 10 hàng tháng, sau đó gửi báo cáo cho Phòng Quản lý Thông tin (bao gồm BCTC hệ thống và các chi nhánh). BCTC bao gồm:
- Bảng cân đối tài sản (hệ thống và từng chi nhánh) - Báo cáo thu nhập chi phí (hệ thống và từng chi nhánh)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (hệ thống và theo quý, 6 tháng đầu năm và năm) - Bản thuyết minh BCTC (hệ thống và theo quý, 6 tháng đầu năm và năm) Phòng Tài chính chịu trách nhiệm về tính chính xác và kịp thời của thông tin trên BCTC.
Bước 1.2: Thu thập thông tin liên quan từ các đơn vị liên quan
Ngoài các số liệu BCTC do phòng Tài chính cung cấp, để có được một báo cáo phân tích toàn diện, các đơn vị liên quan phải có trách nhiệm trong việc cung cấp số liệu, thông tin tới Phòng tài chính:
- Khối bán lẻ : Có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính tiền tệ thế giới, Việt Nam....
- Khối Quản trị rủi ro: có trách nhiệm cung cấp các số liệu chi tiết về dư nợ theo ngành nghề, nhóm nợ, khu vực, thành phần kinh tế…
- Khối Nguồn vốn và kinh doanh ngoại tệ: cung cấp các số liệu chi tiết về huy động
vốn, báo cáo rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá... từ Khối Nguồn vốn và kinh doanh ngoại tệ
- Khối Bán buôn: Cung cấp số liệu về hoạt động ủy thác, đầu tư, góp vốn - Khối Tổ chức nhân sự: Cung cấp số liệu nhân sự
- Ban công nghệ tin học: Xuất số liệu trên Corebanking cung cấp cho phòng Quản lý thông tin.
- Các BCTC của NHTM khác, các báo cáo phân tích của các chuyên gia hay NHTM khác...
Bộ phận phân tích liên hệ trực tiếp đầu mối nhận báo cáo từ các Khối, phòng ban có liên quan để công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu được tập trung và nhanh chóng. Việc thu thập thông tin cũng phụ thuộc vào thời hạn lập báo cáo của các phòng ban.
Tuy nhiên, với những thông tin không thể lấy trực tiếp từ hệ thống thì Phòng Tài chính cần sớm hoàn thiện văn bản, mẫu biểu đề nghị các đơn vị liên quan cung cấp thông tin chính xác, đúng thời hạn để tiến độ của việc phân tích báo cáo tài chính luôn được đảm bảo
Bước 1.3: Xử lý số liệu, tạo các bảng biểu phân tích, tính toán chỉ tiêu phân tích và
thực hiện phân tích
Trên cơ sở thông tin đã thu thập được, Phòng Quản lý thông tin tiến hành lập các bảng biểu phân tích, tính toán các chỉ tiêu phân tích theo mẫu đã lập sẵn. Hiện tại, công việc này chiếm khá nhiều thời gian của nhà phân tích do BacABank chưa có công cụ phần mềm thiết lập các báo cáo phân tích và đang làm thủ công. Trong quá
trình phân tích, nếu có một số vấn đề chưa cụ thể hoặc chưa rõ ràng, phòng Quản lý thông tin có thể xác minh lại với đầu mối liên quan để làm rõ. Bộ phận phân tích đưa ra các đánh giá, nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Bước 1.4: Sau khi phân tích, phòng Quản lý thông tin gửi bản báo cáo phân tích cho Giám đốc tài chính phê duyệt.
Bước 1.5: Sau khi có phê duyệt của Giám đốc tài chính bản báo cáo phân tích sẽ được gửi lên cho Tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị thông qua phòng Quản lý thông tin.
Thời điểm hiện tại để chỉ định hay phân công cán bộ chuyên trách thực hiện phân tích báo cáo tài chính cũng rất khó khăn do số lượng nhân sự chỉ có 6 người để thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ của Phòng nên bổ sung nhiệm vụ phân tích báo cáo tài chính cho các cán bộ rõ ràng sẽ gây ra quá tải công việc, không chỉ công tác phân tích báo cáo tài chính có thể không hoàn thành mà các công việc sẵn có khác cũng sẽ bị ảnh hưởng.
2.2.2 Nguồn thông tin sử dụng trong phân tích BCTC tại Ngân hàng TMCP Bắc Á
Nguồn dữ liệu chủ yếu để tiến hành phân tích vẫn dựa trên BCTC của BacABank, bổ sung thêm các bản sao kê chi tiết từng hoạt động nghiệp vụ được xuất từ hệ thống core banking của ngân hàng và do các phòng ban nghiệp vụ cung cấp. Bộ phận có trách nhiệm thường xuyên hỗ trợ Khối Tài chính thực hiện tốt công tác phân tích BCTC là phòng Công nghệ thông tin, Khối Tài chính sẽ yêu cầu phòng Công nghệ thông tin hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phòng.
Việc thực hiện công tác phân tích BCTC thường xuyên phải làm việc với các phòng ban khác nhưng ngoại trừ những công việc phân tích mang tính chất thường xuyên mà các phòng ban có liên quan đã quen cung cấp thông tin cho Phòng Thông tin quản lý thì khi có nhu cầu đột xuất, việc trao đổi và cung cấp thông tin khá chậm trễ trong khi đó đa phần các yêu cầu đột xuất lại đi kèm với thời gian hoàn thành rất ngắn. Do đó, chất lượng các báo cáo phân tích có thể không được đảm bảo.
2.2.3. Các phương pháp và nguyên tắc phân tích báo cáo tài chính tại Ngânhàng TMCP Bắc Á