6. Kết cấu luận văn
2.3. Quy trình hoạt động xuất khẩu nông sản của công ty
Căn cứ vào nội dung hợp đồng, công ty tiến hành sắp xếp các công việc phải làm, ghi thành bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng
Hình 2.4: Các bước tiến hành việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Đây là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình xuất khẩu hàng hoá với xu hướng mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu.
Bước 2,3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Là một đơn vị kinh tế thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, song công ty không trực tiếp sản xuất ra hàng để xuất khẩu. Chính vì vậy việc thu gom tạo nguồn hàng xuất khẩu được công ty chú trọng. Hiện nay công ty thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu theo hình thức mua đứt bán đoạn.
Với hình thức này công ty phải ký hai hợp đồng. Đó là: Hợp đồng mua hàng và hợp đồng xuất khẩu. Công ty sẽ dựa trên yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu để đưa ra các điều kiện phù hợp cho hợp đồng thu mua về chất lượng, số lượng, mẫu mã, phương thức thanh toán... Khi công ty và người cung ứng thỏa thuận xong các điều khoản thì sẽ hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng chính là một công cụ để đảm bảo rằng công ty sẽ có hàng để xuất khẩu. Thông thường, công ty sẽ trả tiền cho người bán sau khi nhận được đủ hàng hóa như đã ghi trong hợp đồng. Nhưng trong trường hợp ký hợp đồng với các nhà cung ứng đáng tin cậy đã có quan hệ truyền thống với mình thì công ty ứng trước một khoản tiền nhỏ để đáp ứng tâm lý của người bán hàng là muốn thu tiền nhanh gọn. Với hình thức thu mua này, công
Xin giấy phép xuất khẩu Giải quyết tranh chấp Thanh toán hợp đồng Làm thủ tục hải quan Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Thuê tàu Mua bảo hiểm Giao hàng
52
ty có thể so sánh được giá mua và giá bán cũng như các giá mua với nhau, tính toán được chính xác được chi phí lưu thông hàng hóa, từ đó công ty sẽ chọn được nhà cung ứng tối ưu.
Tuy nhiên hình thức này cũng có nhiều nhược điểm. Đó là khả năng rủi ro công ty gặp phải cao bởi công ty có thể bị thua lỗ, thua thiệt vì những biến động bất thường mà công ty không thể kiểm soát được. Chẳng hạn: công ty ký hợp đồng với khách hàng ở một mức giá thấp nhưng khi đi thu mua hàng xuất khẩu lại không mua được với giá thấp hơn giá đã ký do những biến động bất thường; công ty phải giao hàng với mức giá thấp như trong hợp đồng đã ký với nhà nhập khẩu tại thời điểm giá thị trường lên cao; chất lượng hàng hóa không đều và không cao do nguồn cung cấp hàng của công ty không ổn định, công ty có thể phải mua hàng của nhiều nhà cung ứng; công ty có thể bị nhiều nhà cung ứng đồng loạt ép tăng gía mua hàng khi công ty đã gần đến thời hạn giao hàng. Hơn nữa, khi kết thúc mỗi thương vụ làm ăn thì sự ràng buộc giữa công ty và nhà cung ứng cũng mất đi. Vì vậy trước hiện tượng tranh mua, tranh bán như hiện nay, công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong các lô hàng tiếp theo.
Bước 4: Thuê tàu
Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng là giá “CIF” hay “FOB” mà Công ty ký hợp đồng với khách hàng để tiến hành thuê tàu. Hầu hết các đơn hàng xuất khẩu, công ty đều ký với giá “CIF” hoặc “CFR” để giành quyền thuê tàu và có thể chủ động hơn đối với lô hàng nếu gặp trở ngại trong vấn đề thanh toán.
Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hoá
Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Công ty mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm theo một trong hai hình thức:
+ Ký hợp đồng bảo hiểm bao.
Công ty căn cứ vào kế hoạch của mình để ký hợp đồng bảo hiểm ngay từ đầu năm sẽ bảo hiểm cho toàn bộ kế hoạch năm đó. Khi có hàng xuất khẩu doanh nghiệp gửi thông báo đến công ty bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cấp hoá đơn bảo hiểm.
53
Công ty gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau:
-Bảo hiểm điều kiện A: bảo hiểm rủi ro.
-Bảo hiểm điều kiện B: bảo hiểm tổn thất riêng. -Bảo hiểm điều kiện C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa vào các căn cứ sau:
Điều khoản ghi trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở.
Bước 6,7: Làm thủ tục hải quan và giao hàng
Hoàn thiện thủ tục giấy tờ.
- Tổ chức khai báo làm thủ tục hải quan.
- Giao hàng lên tàu và làm vận đơn: Thông thường Công ty uỷ thác toàn phần cho hãng vận tải, việc chuyển giao giấy tờ càng nhanh thì hàng bốc lên tàu càng sớm, mua bảo hiểm hàng hoá và làm thủ tục thanh toán kịp thời.
Bước 8: Nghiệp vụ thanh toán
Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Công ty sử dụng các phương thức sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền
Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng thì nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận thanh toán.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.
Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác.
Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn.
Chú ý: Phương thức này thường mang lại rủi ro cho nhà xuất khẩu nên các nhà xuất khẩu phải thận trọng khi áp dụng phương thức này.
54
- Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trả ngay không hủy ngang.
Việc thanh toán bằng phương thức này thì việc thanh toán tiền hàng xuất khẩu sẽ dựa vào việc xuất trình chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng.Bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu chung như sau:
+ Tất cả chứng từ phải hợp lệ, không thừa không thiếu chứng từ.
+ Bộ chứng từ phải không có sai sót về mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội dung. + Số lượng chứng từ về bản sao và bản chính phải đầy đủ.
+ Xuất trình trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng và của hợp đồng.
Bước 9: Giải quyết tranh chấp (nếu có)
Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra, công ty và khách hàng sẽ tìm cách hoà giải, khắc phục trong sự hợp tác thiện chí, giúp đỡ lẫn nhau. Nếu không tự giải quyết được thì hai bên phải giải quyết tranh chấp của mình thông qua Trọng tài quốc tế, Toà án quốc tế.