6. Kết cấu luận văn
3.3.1. Hoàn thiện công tác tạo nguồn hàng, thu mua hàng nông sản xuất
khẩu
Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty hiện còn nhiều bất cập. Công ty chưa thiết lập được một mạng lưới thu mua hàng ổn định ngay tại địa phương, do vậy nguồn hàng cung cấp cho công ty bấp bênh, chất lượng chưa đảm bảo. Công tác kiểm tra chất lượng hàng khi thu mua thực hiện chưa nghiêm túc, bảo quản và sơ chế hàng ngay sau khi thu mua chưa tốt, quá trình vận chuyển hàng về kho chưa được giám sát chặt chẽ. Chính vì vậy trong thời gian tới để cải thiện công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu công ty nên thực hiện một số công việc sau:
Công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt với các địa phương sản xuất hàng xuất khẩu của công ty. Khi đó, quá trình thu mua của công ty sẽ thuận lợi hơn, khối lượng thu mua được sẽ nhiều hơn. Muốn xây dựng được mối quan hệ tốt này, công ty nên tiến hành các công việc như: Gặp gỡ các đại biểu ở các địa phương ngay từ đầu vụ sản xuất để trao đổi, bàn bạc và ký hợp đồng, hỗ trợ một phần cho sản xuất như hỗ trợ vốn, hỗ trợ phân bón. Đồng thời công ty có thể hỗ trợ địa phương một phần vào việc xây dựng các công trình phúc lợi công cộng như: Bệnh viện, trường học, hệ thống giao thông, thủy lợi. Hiện tại đối với công ty để làm được việc này thì chi phí không phải là nhỏ nhưng đó là một sự đầu tư thích đáng trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty, nó tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa công ty và địa phương đồng thời cũng tạo nên sự ràng buộc về kinh tế giữa công ty và địa phương.
Công ty cần đưa ra những biện pháp để khuyến khích hoạt động thu mua có hiệu quả như: Quy định một tỷ lệ hoa hồng mà cán bộ thu mua được hưởng nếu khối lượng mua được lớn, chất lượng đảm bảo. Đồng thời xử lý nghiêm túc đối với những trường hợp gian lận, tráo hàng làm giảm chất lượng và uy tín hàng xuất khẩu của công ty.
Cải tiến công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm khi thu mua. Hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm khi thu mua sẽ quyết định cơ bản đến chất lượng hàng xuất khẩu của công ty. Hiện tại, hoạt động này được thực hiện ở công ty còn hạn chế. Hầu như chưa có một thiết bị hiện đại nào trợ giúp cho cán bộ thu mua trong công việc này. Chất lượng sản phẩm khi thu mua chủ yếu được kiểm tra bởi kinh nghiệm của cán bộ công thu mua. Với cách thức kiểm tra này, tuy chưa có một vụ khiếu
76
kiện nào về chất lượng hàng hóa chưa đảm bảo từ phía đối tác nước ngoài đối với công ty song điều đó không đồng nghĩa với việc công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm khi thu mua của cán bộ thu mua đã được thực hiện tốt, các cán thu mua đã lựa chọn được những sản phẩm có chất lượng tốt mà điều này là do yêu cầu về chất lượng hàng hóa của các đối tác nước ngoài đối với công ty chưa cao. Chẳng hạn: trong kiểm tra chất lượng quế, các cán bộ thu mua chủ yếu dựa vào màu sắc, kích thước, hình dáng của quế để nhận biết độ ẩm của quế. Với cách kiểm tra này chỉ một khối lượng nhỏ quế được kiểm tra, một số các tiêu thức khác mà những thị trường khó tính thường yêu cầu như độ cuộn, tỷ lệ tinh dầu,.. công ty không thể kiểm soát được.
Do vậy trong thời gian tới, muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng nông sản, đưa mặt hàng thâm nhập sâu vào những thị trường khó tính thì việc cải tiến công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm ngay từ khâu thu mua đối với công ty là thực sự cần thiết. Đối với mỗi loại sản phẩm khác nhau công ty sẽ phải đề ra những tiêu chuẩn để kiểm tra khác nhau đồng thời sử dụng các loại máy kiểm tra chất lượng tiên tiến để trợ giúp cho cán bộ thu mua.
Ngoài các công việc trên, việc chuẩn bị đủ vốn cho quá trình thu mua cũng phải được công ty quan tâm. Hàng xuất khẩu của công ty hiện chủ yếu là nông sản, đặc điểm của loại hàng hóa này là thu mua mang tính thời vụ. Trong điều kiện “tranh mua, tranh bán” như hiện nay, nếu thiếu vốn trong dịp thu mua thì công ty không thể mua được hàng hoặc nếu có thì quá trình thu mua cũng bị gián đoạn. Khi ấy đối thủ cạnh tranh sẽ ngay lập tức thế chỗ công ty. Sau đó kể cả công ty có chuẩn bị đủ tiền thì nhà cung ứng cũng chưa chắc đã muốn bán cho công ty do họ đã quen với đối tác khác. Chính vì vậy việc chuẩn bị đầy đủ vốn cho quá trình thu mua hàng của công ty là rất quan trọng. Nhưng chuẩn bị bao nhiêu cho phù hợp lại cũng là một câu hỏi mà công ty cần đặt ra. Bởi nếu chuẩn bị thiếu vốn thì công ty sẽ gặp phải khó khăn còn nếu chuẩn bị quá thừa thì công ty lại phải mất một khoản tiền vô ích để trả lãi suất (trong trường hợp công ty phải vay vốn của ngân hàng). Chính vì vậy mà việc dự đoán lượng tiền cần chuẩn bị phải dựa trên sự dự đoán về biến động của giá cả, sự cung, cầu về hàng hóa trên thị trường. Công việc này cần được đảm nhiệm bởi những người có năng lực và có đầu óc kinh doanh.
77