Hội đồng quản trị bao gồm các thành viên Hội đồng quản trị, mỗi thành viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ riêng của mình và phải chịu trách nhiệm cá nhân về công việc đó, nhưng vai trò của Hội đồng quản trị lại mang tính tập thể. Thành viên Hội đồng quản trị do các cổ đông/thành viên góp vốn bầu, bãi/miễn nhiệm. Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị có trách nhiệm, nghĩa vụ đối với toàn thể cổ đông/người góp vốn. Ràng buộc trách nhiệm là một công cụ để cổ đôngkiểm soát vốn đầu tư của họ nên pháp luật phải chú trọng điểm này. Đồng thời Hội đồng quản trị phải hoạt động vì lợi ích của doanh nghiệp - chủ thể độc lập kinh doanh. Thành viên HĐQT có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách trung thực, cẩn trọng vì quyền lợi tối cao của cổ đông và của công ty. Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên, điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị; Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên độc lập Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn
chế; Số lượng, thời hạn cụ thể của nhiệm kỳ, số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định; Trường hợp tất cả thành viên Hội đồng quản trị cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên Hội đồng quản trị cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác; Trường hợp công ty cổ phần được tổ chức quản lý theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 134 của Luật Doanh nghiệp 2014 thì các giấy tờ, giao dịch của công ty phải ghi rõ “thành viên độc lập” trước họ, tên của thành viên Hội đồng quản trị tương ứng; Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên độc lập Hội đồng quản trị10. Thành viên HĐQT được bầu theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó, mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần mà mình sở hữu nhân (x) với số thành viên được bầu của HĐQT và cổ đông đó có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Ở Việt Nam, phương thức bầu dồn phiếu lần đầu tiên được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2005, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã bỏ việc bắt buộc phải bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát theo phương thức dồn phiếu. Nếu doanh nghiệp bỏ phương thức bầu cử này, mà chuyển sang phương thức bầu cử thông thường, thì nhóm cổ đông thiểu số gần như không có cơ hội bầu đại diện của mình vào cơ quan quản trị và kiểm soát doanh nghiệp. Phương thức bầu này được xem là có tác dụng cải thiện cơ hội của các cổ đông nhỏ trong nỗ lực đưa được “người của mình” vào HĐQT11. Phương thức bầu dồn phiếu áp dụng nhiều trong cơ chế bầu thành viên HĐQT ở nhiều quốc gia trên thế giới với nhiều biến đổi khác nhau. Trong quản trị công ty, phương thức bầu dồn phiếu
10Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2014
11 PGS. TS. Bùi Xuân Hải (Chủ biên), Giáo trình Pháp luật về chủ thể kinh doanh, NXB Hồng Đức – Hội Luật gia Việt Nam, 2013, tr. 278-279
(cumulative voting) này được xem là bắt nguồn từ chiến lược quản trị kinh doanh có tên gọi là Six Sigma được công ty Motorola (Hoa Kỳ) phát triển từ năm 198612.
Luật doanh nghiệp năm 2005 chỉ dừng lại ở việc quy định nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị là trung thực và cẩn trọng, ngoài ra không có giải thích gì thêm cũng như không có tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nghĩa vụ này. Nhưng đến Luật doanh nghiệp năm 2014 thì Nghĩa vụ của thành viên hội đồng quản trị đã được quy định cụ thể tại khoản 2 điều 149.
Nghĩa vụ của người quản lý công ty đối với công ty (các cổ đông) được coi là một trong những hạt nhân cơ bản trong luật công ty của các nước theo mô hình luật công ty Anh - Mỹ. Người quản lý công ty phải hành động dựa trên sự trung thực, lòng trung thành đối với công ty và cổ đông; dứt khoát không được tìm kiếm lợi ích cá nhân (tư lợi) từ vị trí được ủy thác; không thể tự đặt mình vào vị trí mà có thể dẫn tới sự mâu thuẫn, xung đột giữa lợi ích cá nhân của mình với của công ty.
Ở những nước theo truyền thống luật án lệ, những nguyên tắc nói trên đã được thể hiện trong cả luật công ty thành văn (company legislation) và án lệ (case law). Lẽ dĩ nhiên, các đạo luật thành văn thường không thể truyền tải hết các ý niệm về nghĩa vụ, bổn phận của người quản lý công ty trong các điều luật. Ngay cả ở các nước commen law, các qui định về nghĩa vụ của người quản lý công ty (directors’ duties) trong luật thành văn thường vẫn chung chung, thiếu cụ thể, và vì thế, án lệ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giải thích luật thành văn và áp đặt các nghĩa vụ đối với người quản lý công ty. Nhưng các nghĩa vụ của người quản lý công ty ở Việt Nam chỉ được quy định trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 như trung thực, trung thành, cẩn trọng... được qui định rất chung chung, mơ hồ và rất khó có thể được hiểu để áp dụng đúng đắn trong thực tiễn. Trong các công ty cổphần của Việt Nam nói chung, công ty CP Than Hà Tu - Vinacomin nói riêng, chưa có tiêu chí đánh giá, giám sát mức độ thực hiện nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị. Chỉ
12 Tham khảo về Six Sigma: Roderick A. Munro et al., The Certified Six Sigma Green Belt Handbook, ASQ Quality Press, 2007
đến khi nào công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn người ta mới đặt ra việc xem xét hiệu quả hoạt động của Hội đồng quản trị (như Công ty cổ phần Dầu thực vật Tường An, Tập đoàn đóng tầu Vinashin...). Theo Ngân hàng thế giới tại Việt Nam, dựa trên các nguyên tắc quản trị của OECD để đánh giá, nguyên tắc đạo đức và trách nhiệm của Hội đồng quản trị ở Việt Nam về căn bản không được tuân thủ.
Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT bầu chủ tịch HĐQT theo quy định tại Điều lệ công ty. Chủ tịch là người đứng đầu HĐQT, tuy nhiên, đây chỉ là chức danh chứ không phải là một cơ quan quản lý. Chủ tịch HĐQT có quyền và nhiệm vụ quy định tại Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014, cụ thể:
- Hội đồng quản trị bầu một thành viên của Hội đồng quản trị làm Chủ tịch. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và Điều lệ công ty, pháp luật về chứng khoán không có quy định khác.
- Công ty cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% tổng số phiếu biểu quyết thì Chủ tịch Hội đồng quản trị không được kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;
b) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị;
c) Tổ chức việc thông qua nghị quyết của Hội đồng quản trị;
d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị; đ) Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Hội đồng quản trị; e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. - Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy
định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số.
- Khi xét thấy cần thiết, Chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển dụng thư ký công ty để hỗ trợ Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị thực hiện các nghĩa vụ thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Thư ký công ty có các quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; ghi chép các biên bản họp;
b) Hỗ trợ thành viên Hội đồng quản trị trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;
c) Hỗ trợ Hội đồng quản trị trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị công ty;
d) Hỗ trợ công ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông;
đ) Hỗ trợ công ty trong việc tuân thủ đúng các nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính;
e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ công ty.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể bị bãi miễn theo quyết định của Hội đồng quản trị
Quy định về tính quyết định của phiếu biểu quyết của Chủ tịch HĐQT (casting vote) nhằm đảm bảo cho HĐQT một công cụ để thoát khỏi bế tắc trước một vấn đề cần phải quyết định, và như vậy cũng chỉ được áp dụng khi rơi vào những tình huống bế tắc như vậy. Thực tiễn doanh nghiệp cho thấy, tại nhiều công ty cổ phần, chủ tịch HĐQT đồng thời kiêm luôn chức danh Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc13.
13PGS. TS. Bùi Xuân Hải (Chủ biên), Giáo trình Pháp luật về chủ thể kinh doanh, NXB Hồng Đức – Hội Luật gia Việt Nam, 2013, tr. 280
2.1.3.1 Cuộc họp của Hội đồng quản trị
Hoạt động của HĐQT được thực hiện trong các kỳ họp, mỗi quý phải họp ít nhất một lần. Ngoài ra, HĐQT cũng có thể được triệu tập họp bất thường khi xét thấy cần thiết. Vai trò của Hội đồng quản trị là vai trò tập thể, do đó, các cuộc họp của Hội đồng quản trị là hết sức quan trọng. Theo Điều 153 Luật doanh nghiệp năm 2014, cuộc họp đầu tiên trong nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị được tiến hành trong vòng bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất triệu tập. Cuộc họp có thể thường kỳ kỳ hoặc bất thường. Cuộc họp thường kỳ do Chủ tịch Hội đồng triệu tập. Chủ tịch Hội đồng có thể triệu tập họp bất cứ khi nào thấy cần thiết, nhưng ít nhất mỗi quý phải họp một lần. Chủ tịch Hội đồng phải triệu tập họp bất thường khi một trong các đối tượng sau đây đề nghị bằng văn bản trình bày mục đích cuộc họp và các vấn đề cần bàn: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành hoặc ít nhất năm cán bộ quản lý; Hai thành viên hội đồng quản trị; Ban kiểm soát; Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu họp Hội đồng trong vòng mười lăm ngày, kể từ ngày có một trong các yêu cầu trên. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị không triệu tập họp thì Chủ tịch hội đồng phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty, người đề nghị có quyền thay thế HĐQT triệu tập họp Hội đồng quản trị14.
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất năm ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định thời gian, địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo đó là tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành và thông qua các quyết định khi có ít nhất ba phần tư số thành viên Hội đồng quản trị có mặt trực tiếp hoặc qua đại diện thay thế (Điều 153). Trong trường hợp triệu tập lần một không đủ số thành
14Khoản 4 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014
viên tham dự theo quy định, thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp lần hai được xem là hợp lệ nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp. Thành viên HĐQT có thể tham dự và biểu quyết tại cuộc họp bằng một trong các cách thức sau15:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Uỷ quyền cho người khác đến dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax thư điện tử. Trong trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư thì phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch HĐQT chấm nhất một giớ trước khi khai mạc cuộc họp. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả người dự họp.
Về hình thức tổ chức cuộc họp, ngoài họp trực tiếp, Điều lệ mẫu còn cho phép Hội đồng quản trị tiến hành họp trên điện thoại hoặc các hình thức khác. Khi các thành viên ở những địa điểm khác nhau, Hội đồng quản trị vẫn có thể tiến hành nghị sự giữa các thành viên. Tham gia phát biểu bằng điện thoại, thành viên Hội đồng quản trị vẫn được coi là “có mặt” tại cuộc họp đó.
Ví dụ: Đối với công ty CP Than Hà Tu - Vinacomin, mỗi quý Hội đồng quản trị họp một lần. Hoạt động của công ty tương đối ổn định vì thế chỉ có cuộc họp thường kỳ và được nghị sự trực tiếp giữa các thành viên Hội đồng quản trị. Nhà nước (Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) là cổ đông chính của công ty nên nội dung của cuộc họp chủ yếu mang tính thông qua, các thành viên ít có sự quyết định.
Thông qua Nghị quyết của Hội đồng quản trị: HĐQT thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc các hình thức khác do
15Khoản 9 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014
Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết. Trường hợp thông qua nghị quyết của HĐQT bằng biểu quyết tại cuộc họp: Nghị quyết của HĐQT sẽ được thông qua nếu đa số thành viên đến dự họp tán thành, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn. Trong trường hợp số phiếu chấp thuận và không chấp thuận ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT16. Luật Doanh nghiệp không quy định trong trường hợp HĐQT thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác thì tỷ lệ thông qua quyết định sẽ áp dụng như thế nào. Vì vậy, Điều lệ công ty phải có quy định cụ thể về vấn đề này.
2.1.3.2 Các Tiểu ban của Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị có thể thành lập các tiểu ban để hỗ trợ Hội đồng quản trị, bao gồm tiểu ban chính sách phát triển, tiểu ban kiểm toán nội bộ, tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng và các tiểu ban đặc biệt khác theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. Thành viên của tiểu ban có thể gồm một hoặc nhiều thành viên của Hội đồng quản trị và một hoặc nhiều thành viên bên ngoài theo quyết định của Hộiđồng quản trị, nhưng phải đảm bảo số lượng thành viên bên ngoài ít hơn một nửa tổng số thành viên của tiểu ban và nghị quyết của các tiểu ban chỉ có hiệu lực khi có đa số thành viên tham dự và biểu quyết tại phiên họp của tiểu ban là thành viên Hội đồng quản trị.
Đối với tiểu ban Kiểm toán phải có ít nhất một thành viên là người có chuyênmôn về kế toán và không phải là người làm việc trong bộ phận kế toán tài chính của công ty.
Trường hợp các công ty không thành lập các tiểu ban thì HĐQT cử người phụ trách riêng về từng vấn đề như kiểm toán, lương thưởng, nhân sự.
Hội đồng quản trị quy định chi tiết về việc thành lập, trách nhiệm của các tiểu ban và trách nhiệm của từng thành viên.
16Khoản 9 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014
Những quy định của pháp luật Viêt Nam về các tiểu ban trong Hội đồng quản trị chỉ mang tính khuyến nghị. Nhưng các nguyên tắc quản trị của OEDC chỉ ra rằng, trong Hội đồng quản trị phải lập ra các tiểu ban để giúp Hội đồng quản trị.và trưởng các tiểu ban bắt buộc phải là thành viên HĐQT độc lập.
2.1.3.3 Thư ký Hội đồng quản trị
Để hỗ trợ cho hoạt động của công ty được tiến hành một cách hiệu quả, thành viên Hội đồng quản trị phải chỉ định ít nhất một người làm thư ký. Thư ký