Bên cạnh những thành công trên thì cũng là nhưng hạn chế trong các văn bản pháp luật của nhà nước, hoạt động của Hội đồng quản trị còn được điều chỉnh bởi các văn bản nội bộ của công ty. Đây là những văn bản riêng của mỗi công ty, do các cổ đông thoả thuận thông qua hoặc do cơ quan quản lý, điều hành của công ty ban hành. Những văn bản này nếu được ban hành theo đúng những thủ tục luật định, nội dung không trái với những quy định của pháp luật thì cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để điều chỉnh các mối quan hệ trong nội bộ công ty, trong đó có quan hệ giữa Hội đồng quản trị với các thiết chế khác. Những văn bản nội bộ chủ yếu để điều chỉnh hoạt động của Công ty cổ phần bao gồm: hợp đồng thành lập công ty, Điều lệ công ty và các văn bản của các cơ quan quản lý, điều hành trong công ty.
2.3.2.1. Hợp đồng thành lập công ty
Được hiểu là thoả thuận giữa các cổ đông sáng lập về việc thành lập công ty, có giá trị pháp lý ràng buộc các cổ đông sáng lập với nhau để thành lập công ty. Hợp đồng thành lập công ty có thể được xem là luật của nhà đầu tư trong một công ty cụ thể. Trong một chừng mực các quy định của hợp đồng này không vi phạm các điều cấm của pháp luật, nó sẽ được sử dụng để giải quyết những tranh chấp nội bộ của công ty . Hợp đồng thành lập công ty cũng có thể được gọi là “thoả thuận thành lập” hoặc “khế ước lập hội”.
Trong hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam không nhắc đến hợp đồng thành lập mà chỉ quy định về Điều lệ công ty. Tuy nhiên, pháp luật củanhiều nước trên thế giới, ví dụ như Philipine, Singapore…lại quy định trong quá trình thành lập công ty, hợp đồng thành lập công ty được hình thành trước Điều lệ công ty, Điều lệ công ty được xây dựng trên cơ sở hợp đồng thành lập công ty . Pháp luật của nhiều nước lại không có quy định về Điều lệ công ty mà chỉ quy định về hợp đồng thành lập công ty, ví dụ ở Đức.
Pháp luật Việt Nam tuy không quy định về Hợp đồng thành lập công ty nhưng không ngăn cấm việc các cổ đông sáng lập ký kết hợp đồng thành lập công ty, miễn là những thoả thuận trong hợp đồng không trái với những quy định của pháp luật.
Cùng với hợp đồng thành lập công ty Điều lệ công ty cũng là cơ sở pháp lý quan trọng điều chỉnh hoạt động của Hội đồng quản trị. Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả các cổ đông về việc thành lập, tổ chức quản lý và hoạt động của công ty. Pháp luật Việt Nam và pháp luật nhiều nước quy định Điều lệ công ty là một trong những điều kiện tối cần thiết để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh. Điều lệ công ty từng được ví như là “luật lệ riêng” , hay thậm chílà “Hiến pháp” của công ty, điều chỉnh các quan hệ nội bộ công ty. Tuy niên, nội dung Điều lệ không được trái với Luật doanh nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Theo quy định của Luật doanh nghiệp Việt Nam năm 2014, Điều lệ công ty nói chung phải có các nội dung cơ bản sau: Tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện; ngành nghề kinh doanh;vốn điều lệ; quyền và nghĩa vụ của các cổ đông; cơ cấu tổ chức quản lý; căn cứ và phương pháp xác định thù lao, lương và tiền thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát ..Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên mà pháp luật bắt buộc phải có trong Điều lệ công ty, các cổ đông có thể thoả thuận các nội dung khác nhưng không trái với quy định của pháp luật.
Ngoài hợp đồng thành lập công ty và Điều lệ công ty, chi phối hoạt động của Hội đồng quản trị còn có văn bản của các cơ quan quản lý, điều hành của công ty cổ phần, như Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Báo cáo của Ban kiểm
soát…cũng được coi là căn cứ pháp lý quan trọng điều chỉnh các quan hệ nội bộ của công ty cổ phần, hoạt động của Hội đồng quản trị.
2.3.2.2.Về một số tranh chấp phát sinh liên quan đến nghĩa vụ của thành viên HĐQT
Có nhiều dạng tranh chấp có thể phát sinh từ hoạt động của thành viên HĐQT, do đó, rất khó để có thể liệt kê đầy đủ tất cả các dạng tranh chấp. Tuy nhiên, có thể kể đến một số dạng tranh chấp thường gặp như: tranh chấp về chiến lược phát triển công ty, tranh chấp về quyền điều hành công ty, các tranh chấp liên quan đến xung đột quyền lợi, cân bằng quyền lực...
Một là.Tranh chấp phát sinh từ quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Tranh chấp phát sinh từ quyết định của Đại hội đồng cổ đông bao gồm tranh chấp liên quan đến nội dung của quyết định và tranh chấp phát sinh do trình tự, thủ tục ban hành quyết định của ĐHĐCĐ không đúng quy định của Điều lệ công ty và pháp luật.
Một trong các quyền quan trọng của Đại hội đồng cổ đông là quyết định thông qua định hướng phát triển của công ty. Tuy nhiên, không phải lúc nào các cổ đông cũng thống nhất được phương hướng chiến lược phát triển công ty trong tương lai. Kết quả là giữa các cổ đông nảy sinh xung đột về vấn đề này ngay cả khi quyết định của ĐHĐCĐ đã được thông qua.
Hơn nữa, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên - những vị trí quan trọng trong công ty. Vì thế, quyết định của ĐHĐCĐ liên quan đến các vị trí này thường không đạt được sự đồng thuận, đẫn tới nảy sinh mâu thuẫn giữa các cố đông. Thực tế cho thấy, đây là nguyên nhân hàng đầu dẫn tới việc một trong các thành viên của công ty cổ phần yêu cầu Tòa án/ Trọng tải hủy bỏ nghị quyết của ĐHĐCĐ.
Ngoài ra, tranh chấp phát sinh từ quyết định của Đại hội đồng cổ đông còn bao gồm tranh chấp về tư cách cổ đông dẫn tói việc không công nhận giá trị pháp lý của quyết định của của Đại hội đồng cổ đòng; quyết định của Đại hội đồng cổ đông
không công bằng, như: (i) quyết định ưu đãi cho thành viên HĐQT trong việc mua cổ phần mới phát hành (số lượng, giá); (ii) quyết định ưu đãi cho cổ đông lớn dưới danh nghĩa là cổ đông chiến lược; (iii) quyết định ưu đãi cho “người lao động^quyết định không họp pháp, không đảm bảo tỷ lệ cổ đông chấp thuận nhưng vẫn được thông qua.
Hai là. Tranh chấp liên quan đến quyền điều hành công ty
Một số học giả cho rằng, về bản chất, mô hình quản trị công ty là mô hình nhóm sản xuất21. Trong mô hình này, các cổ đông, Hội đồng quản trị, giám đốc/ tổng giám đốc và các bộ phận khác của công ty là các thành phần hoạt động nhằm mục đích đưa công ty đạt được thành công. Hội đồng quản trị, giám đốc/ tổng giám đốc cỏ quyền điều hành các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo công ty vận hành một cách hỉệu quả, đúng pháp luật. Do đó, đầy thường là trung tâm của tranh chấp khi có sự bất đồng về điều hành công ty. Khi giữa các cổ đông nảy sinh mâu thuẫn, Hội đồng quản trị, giám đốc/ tổng giám đốc của công ty cũng sẽ bị kéo vào mâu thuẫn đó. Trong trường hợp này, nếu không có một phương pháp giải quyết hiệu quả, kịp thòi, các mâu thuẫn sẽ dần trở thành tranh chấp và gây ra các hậu quả nghiêm trọng đối với công ty.
Một số tranh chấp liên quan đến quyền điều hành công ty thường gặp bao gồm mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đồng dẫn tới không chọn được giám đốc (người đại diện theo pháp luật); cổ đông lớn muốn đồng thời làm chủ tịch HĐQT và làm giám đốc, dẫn tới không bầu hoặc bãi miễn được các chức danh thay thế; cổ đông không chấp nhận việc thay đổi giám đốc, đại diện theo pháp luật dẫn đến việc: cất, thu giữ con dấu của công ty, không đóng dấu cho các văn bản, tài liệu của công ty phát hành; không bàn giao quyền quản lý điều hành công ty cho người mới được bổ nhiệm; khiếu kiện, khiếu nại lên cơ quan nhà nước; hoặc yêu cầu thanh tra, kiểm tra hoạt động kinh doanh của công ty.
Ba là. Tranh chấp liên quan đến xung đột quyền lợi
Thành viên điều hành công ty có thể là thành viên HĐQT hoặc là người ngoài được Hội đồng quản trị thuê để điều hành công ty. Do đó, tiềm ẩn khả năng dẫn tới xung đột giữa quyền lợi giữa người điều hành và công ty. Có hai dạng xung đột quyền lợi kiểu này.
Thứ nhất, người điều hành công ty vì lợi ích của công ty khác mà mình là thành viên, thực hiện những hành vi gây tồn hại cho công ty mà mình điều hành.
Thứ hai, trường hợp người điều hành công ty vì lợi ích cá nhân, thực hiện các hành vi gây tổn hại cho công ty. Dạng thức của hành vi trục lợi cá nhân có thể rất đa dạng, thường được gọi là “giao dịch nội gián”, về cơ bản có hai cách để người điều liành công ty thực hiện các giao dịch này: tự mình hoặc người thân của mình giao dịch với công ty hoặc giúp cho bên thứ ba giao dịch với công ty và hưởng lợi từ bên thứ ba.
Để tránh việc người điều hành đưa ra quyết định gây ảnh hưởng tới quyền lợi của công ty và của các cổ đông, pháp luật Việt Nam có quy định về công khai các lợi ích liên quan đối với thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty tại Điều 159, Luật doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, yếu tổ quan trọng nhất đề tránh được các xung đột dạng này vẫn phụ thuộc vào phẩm chất đạo đức, sự trung thành, cẩn trọng của người điều hành.
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH VỀ NGHĨA VỤ THÀNH VIÊN HĐQT CÔNG TY CỔ PHẦN TRONG PHÁP LUẬT VIỆT NAM