2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam CVP PCVP PCVP PCVP PCVP Phòng quản lý xe, phòng cháy chữa cháy Phòng tổng hợp, phòng lễ tân Phòng Kỹ thuật, Phịng Hành chính Trung tâm tư vấn dịch vụ
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của Chánh Văn Phòng và các tổ chức cấp Phòng trực thuộc
Lãnh đạo Văn phịng gồm: Chánh Văn phịng và các Phó Chánh Văn phịng. Chánh Văn phịng và các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Viện Hàn lâm bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Nhiệm vụ:
- Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng;
- Đại diện cho Văn phòng trong quan hệ với các tổ chức, cá nhân có liên quan khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng, bảo đảm thơng tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của lãnh đạo Viện Hàn lâm;
- Chủ trì tổng hợp, tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm ;
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm về các lĩnh vực công tác của Văn phịng trình chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt và tổ chức thực hiện;
- Quản lý công tác tổ chức - cán bộ, kỹ thuật lao động thực hiện văn hóa công sở, thi đua khen thưởng và hoạt động chuyên mơn nghiệp vụ của Văn phịng; cụ thể các chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ để làm cơ sở quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm công chức, viên chức và lao động của Văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động có phẩm chất năng lực chuyên nghiệp, hiện đại;
- Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp IV (đơn vị sử dụng ngân sách), bảo đảm sử dụng và quản lý mọi nguồn kinh phí được phân bổ về Văn phòng theo các quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm. Xây dựng các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, thực hiện cơng khai tài chính theo các quy định của nhà nước và của Viện Hàn lâm ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao
Quyền hạn
- Ban hành các văn bản được giao, ký sao các văn bản hành chính và các văn bản do lãnh đạo Viện Hàn lâm ký ban hành;
- Trình chủ tịch Viện Hàn lâm bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, cử đi công tác, tuyển dụng, sử dụng công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng theo phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm;
- Phân công công việc cho các phó Chánh Văn phòng, trưởng phòng; khi cần thiết các Chánh Văn phòng ủy quyền bằng văn bản cho một phó Chánh Văn phịng giải quyết cơng việc của Văn phịng.
Các Phó Chánh Văn phịng
- Có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng trong việc lãnh đạo cơng tác của Văn phịng ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về những cơng việc được giao.
Trong các phịng chun mơn, nghiệp vụ có viên chức quản lý cấp phòng, viên chức người lao động; Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ Khoa học có Giám đốc, Phó Giám đốc và người lao động.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm viên chức quản lý cấp phòng, Giám đốc và phó Giám đốc Trung tâm tư vấn và Dịch vụ khoa học theo quy chế về công tác quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm đối với cán bộ, công chức, viên chức của Viện Hàn lâm.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức cấu thành + Phịng hành chính - Tổng hợp
Tham mưu cho Chánh Văn phịng trong cơng tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ và pháp chế, tuyển dụng, quản lý công chức viên chức và người lao động.Quản lý, theo dõi thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, bảo vệ, bảo quản an tồn, bí mật hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm tại Văn phòng.Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu và Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định cua Chủ tịch Viện Hàn lâm.Thẩm định về mặt pháp lý các dự thảo văn bản quản lý của Viện Hàn lâm trước khi trình Chủ tịch Viện Hàn lâm. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bầy, thẩm định quyền ký văn bản trước khi phát hành văn bản.Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng báo cáo cơng tác tư pháp, pháp chế trình Chủ tịch Viện hàn lâm gửi bộ Tư pháp. Thực hiện công tác phổ biến tuyên truyền pháp luật liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công chức viên chức, người lao động, nâng cao nhận thức pháp lý cho tồn thể cơng chức, viên chức, người lao động.
+ Phịng quản trị
- Chủ trì, phối hợp trong việc mua sắm tài sản, công cụ, vật tư, dụng cụ, nhiên liệu và Văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và các hoạt động mua sắm tập trung theo quy định, thống kê, kiểm kê, báo cáo tài sản.
+ Phòng Kỹ thuật
- Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng trong việc quản lý, theo
dõi, vận hành, kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật camera an ninh) phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng
quản lý.
+ Phịng Tài chính - Kế tốn
- Tham mưu, giúp việc cho Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị cấp III; Quản lý , sử dụng kinh phí của các chương trình, đề tài, dự án của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài tài trợ được giao về Văn phòng theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm; chủ trì, phối
hợp xây dựng Quy chế Chi tiêu nội bộ của Văn phòng.Thực hiện các nhiệm vụ thống kê, báo cáo tài chính- kế tốn định kỳ theo quy định của pháp luật ,Thực hiện công tác khấu trừ và nộp các loại thuế theo quy định của pháp luật
+ Phòng lễ Tân
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện cơng tác lễ tân của Văn phịng .Tổ chức thực hiện cơng tác lễ tân tại các phịng làm việc của Lãnh đạo Viện Hàn lâm .Theo dõi, giám sát, đôn đốc vệ sinh công nghiệp, vệ sinh môi trường tại các trụ sở do Văn phòng quản lý
+ Phòng y tế
- Chủ trì tổ chức cấp cứu và khám chữa bệnh , tổng hợp kinh phí mua, thanh tốn bảo hiểm con người cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Viện Hàn lâm kịp thời an tồn. Chủ trì xây dựng báo cáo cơng tác phịng chống dịch bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Viện Hàn lâm.
+ Phòng quản lý xe
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc quản lý, sử dụng xe ơ tơ do Văn phịng quản lý, điều động, sử dụng xe ô tô phục vụ nhu cầu công tác, kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa xe ô tô theo quy định của pháp luật.
+ Trung tâm tư vấn và dịch vụ khoa học
- Trung tâm tư vấn và dịch vụ khoa học là tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ cấp cơ sở trực thuộc Văn phịng, có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài khoản riêng. Tổ chức các sự kiện, quảng cáo, hội nghị, hội thảo khoa học và các dịch vụ đi kèm ( ăn uống, giải khát, đi lại, nghỉ ngơi, giải trí).Tự chủ một phần tài chính, tổ chức bộ máy, nhân lực phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển. Xây dựng chiến lược, kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn trình Chánh Văn phịng phê duyệt .Tự chủ tự chịu trách nhiệm ký kết, đầu tư trong các hoạt động dịch vụ khoa học và công nghệ.