- Thông tư số 107/2017/TTBTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp.
2.2.2. Thực trạng lập dự tốn
Quy trình quản lý tài chính tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam bao gồm ba bước: bắt đầu từ việc quản lý việc lập dự tốn, sau đó là quản lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là việc quyết tốn thu chi tài chính. Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị khơng có nguồn thu sự nghiệp và được ngân sách nhà nước bảo đảm 100% kinh phí hoạt động chi thường xuyên.
Hàng năm tiến hành lập kinh phí bảo đảm cho hoạt động chung của Văn phịng và kính phí thực hiện nhiệm vụ sau đó gửi về Ban Kế hoạch Tài chính cơ quan chủ quản phê duyệt phân bổ ngân sách về Văn phịng. Dự tốn chi
hoạt động của Văn phòng được xác định bằng tổng quỹ lương thực tế ( tính theo số biên chế thực tế của Văn phòng) và các khoản chi hoạt động khác ngồi lương.
Văn phịng được giao quyền tự chủ tài chính theo giai đoạn 2018-2020. Dự tốn chi ngân sách của Văn phòng gồm các nội dung chi sau:
- Chi thường xuyên thực hiện tự chủ phục vụ quỹ lương và hoạt động bộ máy của Văn phịng.
- Chi thường xun khơng thực hiện tự chủ phục vụ hoạt động chung của Văn phịng được giao dự tốn dưới hình thức nhiệm vụ triển khai hàng năm.
- Gắn với chức năng, nhiệm vụ được giao Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam hằng năm được giao kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và cơng nghệ.
2.2.3. Thực trạng tổ chức chấp hành dự toán
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam mở tài khoản dự toán và tài khoản tiền gửi tại Kho bạc nhà nước Ba Đình để tiếp nhận kinh phí. Trong q trình thực hiện dự toán, các cơ quan, đơn vị tuyệt đối chấp hành dự tốn thu chi tài chính hành năm đã được duyệt theo chế độ chính sách của Nhà nước và toàn bộ các khoản thu chi trên thực tế phải được căn cứ trên các văn bản quy định pháp luật có liên quan và dựa trên cơ sở cân đối giữa thu và chi.
Đối với các nhiệm vụ, dự án khoa học và công nghệ do Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quản lý thì văn phịng có trách nhiệm kiểm soát chi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ, hồ sơ, chứng từ chi của tổ chức chủ thực hiện nhiệm vụ, dự án; thực hiện thanh quyết toán theo quy định pháp luật hiện hành.
Tổ chức chủ trì thực hiện nhiệm vụ, dự án phải mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận kinh phí thực hiện nhiệm vụ, dự án.
Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát theo các điểu khoản đã ký kết trong hợp đồng thực hiện dự án, khơng kiểm sốt tài khoản tiền gửi của Tổ
chức chủ trì nhiệm vụ, dự án mở tại các Kho bạc Nhà nước, khơng kiểm sốt hồ sơ chi tiết từng khoản chi của tổ chức chủ trì.
Kho bạc Nhà nước kiểm sốt các khoản chi ngân sách nhà nước tại tài khoản dự tốn của Văn phịng theo Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tài chính về chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi Ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước.
Phục vụ cơng tác quản lý tài chính, Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành một số quy trình sau:
Quy trình cấp kinh phí cho các nhiệm vụ khoa học và cơng nghệ của Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thể hiện ở lưu đồ sau:
TT Lưu đồ Trách nhiệm Thời gian Triển khai Bước 1 KTKS Giờ hành chính Bước 2 KTKS 02 ngày Bước 3 KTKS, KTT 01 ngày Bước 4 KTT 0,5 ngày 0,5 ngày CHÁNH VP 0,5 ngày Tiếp nhận chứng từ Xác định, thống nhất số kinh phí cấp và chuẩn bị chứng từ cấp kinh phí Kiểm tra Ctừ Phê duyệt
TT Lưu đồ Trách nhiệm Thời gian Triển khai Bước 5 KTKS 0,5 ngày KTKB 0,5 ngày Bước 6 KTKS 0,5 ngày
Hình 2.2. Lưu đồ cấp kinh phí cho nhiệm vụ khoa học và cơng nghệ
Một số quy định trong việc cấp kinh phí cho nhiệm vụ:
Tạm ứng kinh phí cho các nhiệm vụ:
- Tạm ứng lần đầu: Khi tạm ứng kinh phí, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước rút dự tốn để tạm ứng kinh phí lần đầu cho tổ chức chủ trì nhiệm vụ tối đa 100% mức kinh phí phân bổ theo dự toán năm kế hoạch đã được giao, nhưng khơng q 50% tổng kinh phí được duyệt từ nguồn ngân sách nhà nước.
Tạm ứng các lần tiếp theo:
- Trên cơ sở báo cáo tiến độ, khối lượng thực hiện và tình hình sử dụng các nguồn kinh phí của tổ chức chủ trì nhiệm vụ, tổ chức kiểm tra, đánh giá tiến độ, khối lượng thực hiện và tình hình sử dụng kinh phí thực hiện dự án.
- Việc tạm ứng kinh phí các đợt tiếp theo chỉ được thực hiện đối với nhiệm vụ đã có hồ sơ thanh tốn tối thiểu 50% mức kinh phí đã tạm ứng các đợt trước đó, khơng vi phạm các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước liên quan đến tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ và đảm bảo tổng số dư tạm ứng khơng q 50% tổng dự tốn kinh phí được duyệt từ ngân sách nhà nước theo hợp đồng đã ký (trừ trường hợp mua sắm thiết bị chưa đủ thủ tục thanh tốn vì lý do khách quan được Bộ, ngành xác nhận trên cơ sở đề nghị của tổ chức chủ trì nhiệm vụ). Hồ sơ tạm ứng các đợt tiếp theo gửi Kho bạc nhà nước bao gồm: Dự toán ngân sách nhà nước được giao hàng năm; Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (tạm ứng); Hồ sơ thanh toán tạm ứng được tối thiểu 50% mức kinh phí đã tạm ứng các đợt trước đó chưa được thanh tốn.
Lưu hồ sơ Chuẩn bị hồ sơ ra kho
bạc và thực hiện cấp kinh phí
- Khi thanh tốn tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi hồ sơ thanh toán tạm ứng cho Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch, hồ sơ thanh toán tạm ứng bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Bản xác nhận khối lượng cơng việc đã hồn thành; Bảng kê kinh phí chi thanh toán cho các nội dung cơng việc đã hồn thành do cơ quan chủ trì lập.
- Hết thời gian thực hiện nhiệm vụ, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước phải thực hiện thanh toán tạm ứng tại Kho bạc nhà nước. Trường hợp, trong thời gian 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian thực hiện nhiệm vụ, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước khơng thực hiện thanh tốn tạm ứng với Kho bạc nhà nước thì Bộ Tài chính thực hiện thu hồi bằng cách giảm trừ vào dự toán năm sau của cơ quan chủ quản của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
Người thực
hiện Quá trình thực hiện Mơ tả, biểu mẫu
Người có nhu cầu và lãnh đạo phịng ban, bộ phận Kế tốn thanh toán (P. TC-KT) - Tiếp nhận chứng từ - Rà soát dự toán được giao
- Rà sốt tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp của hồ sơ
- Hướng dẫn bổ sung chứng từ (nếu có)
- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán - Thời gian nhận, xử lý: 02 ngày (đối với hồ sơ đầy đủ)
Kế toán
trưởng
- Kiểm tra chứng từ - Ký duyệt chứng từ
- Trình Ban Lãnh đạo duyệt chi - Thời gian: 01 ngày
Chánh Văn phịng/ Phó Chánh Văn phịng (được ủy quyền) - Kiểm tra chứng từ - Duyệt chi
- Thời gian: 01 ngày
Thủ quỹ hoặc - Kiểm soát chứng từ
Lập chứng từ tạm ứng, thanh toán Tiếp nhận và xử lý Chứng từ Duyệt Chứng từ Duyệt chi Chứng từ đầy đủ Chứng từ không đầy đủ
kế toán thanh toán chuyển
khoản
-Chi tiền mặt (Thủ quỹ) hoặc chuyển chứng từ sang NH hoặc KBNN (Chuyển khoản)
- Thời gian: 02 ngày Kế toán thanh
toán (P. TC-KT)
- Sắp xếp chứng từ
- Chuyển hồ sơ lưu của phòng - Thời gian: Theo quy định của pháp luật
Kế toán thuế (P. TC-KT)
- Nhập số liệu tính thuế
- Thời gian: Theo quy định của pháp luật
Hình 2.3. Lưu đồ quy trình thanh tốn nội bộ của Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Đóng chứng từ
Quy trình thanh tốn nội bộ phục vụ công tác quản lý tài chính tại Văn phịng nhằm thống nhất trình tự, thủ tục thực hiện các khoản tạm ứng, thanh tốn tại Văn phịng. Quy trình giúp cho việc thanh tốn dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời đúng theo các quy định và đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo Văn phòng.
Nguyên tắc chung trong thanh tốn nội bộ tại Văn phịng:
- Tất các các khoản chi phải có kế hoạch, chi theo đúng dự toán, các định mức chi theo đúng quy định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm nào thì phải thanh tốn trong năm tài chính đó, chứng từ phải tn thủ theo các quy định, rõ ràng, khơng tẩy xóa, sửa chữa, phản ánh đầy đủ nội dung chi…
- Các khoản thanh toán thực hiện bằng chuyển khoản, tiền mặt chỉ được thanh toán cho một số nội dung như: chi cho các thành viên tham dự họp thẩm định, hội thảo, thuê mướn, mua sắm nhỏ lẻ… có giá trị thấp dưới 5 triệu đồng. Đối với các khoản tạm ứng/thanh toán bằng tiền mặt trên 20 triệu đồng, phải báo phịng Tài chính - Kế tốn trước 03 ngày làm việc để có kế hoạch rút tạm ứng từ Kho bạc Nhà nước.
- Hồ sơ chứng từ sau khi được kế toán thanh toán kiểm soát chi sẽ chuyển đi trình Kế tốn trưởng và Chánh Văn phịng ký duyệt.
Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam:
Công tác chấp hành chi ngân sách nhà nước tại Văn phòng phải tuân thủ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng. Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng ban hành theo quyết định số 2316/QĐ-VP ngày 20/12/2018.
Quy chế chi tiêu nội bộ quy định Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên thực hiện chế độ tự chủ và nguồn kinh phí khơng áp dụng chế độ tự chủ:
- Nguồn kinh phí thường xuyên thực hiện chế độ tự chủ: tiền lương tiền cơng, các khoản đóng góp theo lương, chi hoạt động bộ máy như văn phịng phẩm, điện, nước, xăng xe, thơng tin liên lạc và một số khoản chi hoạt động bộ máy khác….
- Nguồn kinh phí khơng áp dụng chế độ tự chủ: + Kinh phí thường xun khơng thực hiện tự chủ:
Kinh phí chi cho các hoạt động của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam .
Kinh phí chi theo số lượng các nhiệm vụ: đi khảo sát, kiểm tra các nhiệm vụ.
+ Kinh phí khơng thường xun:
Kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định.
Kinh phí hợp tác quốc tế (đồn ra).
Kinh phí chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học cơng nghệ cấp Bộ.
Kinh phí khơng thường xun khác được giao.
Quy chế chi tiêu nội bộ quy định cụ thể các nội dung chi, định mức chi, đối tượng chi, quy trình, thủ tục thanh toán cho các khoản chi về: văn phịng phẩm và dụng cụ văn phịng; thơng tin liên lạc; chi dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại…; chế độ cơng tác phí, hội nghị, hội thảo; chi phí nghiệp vụ chun mơn; chi sửa chữa mua sắm tài sản.
Văn phòng là đơn vị sự nghiệp loại 4 xét theo mức độ tự chủ tài chính - đơn vị 100% do ngân sách nhà nước cấp nên các định mức chi xây dựng trong quy chế chi tiêu nội bộ phải bằng hoặc thấp hơn các định mức do nhà nước ban hành. Đặc biệt có những quy định định mức riêng cho các đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ như định mức chi nghiệp vụ, chuyên môn.
Bên cạnh các quy định về định mức chi, quy chế chi tiêu nội bộ quy định về việc sử dụng kinh phí thường xuyên tiết kiệm.
Hàng năm, sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước khác (nếu có) theo quy định, phần kinh phí tiết kiệm chi thường xun thực hiện (nếu có) Văn phịng Viện Hàn lâm được sử dụng theo trình tự:
Trích tối thiểu 5% để lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Trích lập Quỹ bổ sung thu nhập tối đa khơng quá 01 (một) lần quỹ tiền lương ngạch bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp lương do Nhà nước quy định.
Trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi tối đa không quá 01 (một) tháng tiền lương, tiền cơng bình qn thực hiện trong năm.
+ Sử dụng các quỹ:
Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc; phát triển năng lực hoạt động sự nghiệp; áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ; đào tạo nâng cao nghiệp vụ chun mơn cho cán bộ trong Văn phịng Viện Hàn lâm .
Quỹ bổ sung thu nhập:
Để bổ sung thu nhập cho cán bộ trong năm và dự phòng chi bổ sung thu nhập cho cán bộ năm sau. Việc chi bổ sung thu nhập cho người lao động trong Văn phòng Viện Hàn lâm được theo nguyên tắc gắn với số lượng, chất lượng và hiệu quả cơng tác.
Căn cứ dự tốn thu chi của năm; kết quả hoạt động tài chính quý trước, nhằm động viên kịp thời cán bộ phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao, Văn phòng Viện Hàn lâm xác định chênh lệch thu chi thường xuyên được giao tự chủ, thực hiện tạm trích Quỹ bổ sung thu nhập hàng quý (tối đa không vượt quá 70% số chênh lệch thu chi được xác định) để chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ theo tháng.
Kết thúc năm tài chính, trước ngày 31 tháng 01 năm sau, khi đã xác định được chênh lệch thu chi và trích lập các quỹ theo quy định. Trường hợp
sung thu nhập theo quy định, số vượt chi đó phải được trừ vào nguồn Quỹ bổ sung thu nhập năm trước cịn dư (nếu có) và số dư Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi; nếu vẫn còn thiếu tiếp tục trừ vào nguồn Quỹ bổ sung thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi của năm sau hoặc trừ vào Quỹ tiền lương của năm sau (nếu các Quỹ khác khơng cịn nguồn). Trường hợp số tạm chi thấp hơn số được trích lập Quỹ bổ sung thu nhập theo quy định, Văn phòng Viện Hàn lâm tiếp tục chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ hoặc để dự phòng chi bổ sung thu nhập cho cán bộ năm sau.
Quỹ khen thưởng: để thưởng định kỳ, đột xuất cho tập thể, cá nhân người lao động trong Văn phịng Viện Hàn lâm (ngồi chế độ khen thưởng theo quy định của Luật thi đua, khen thưởng), theo hiệu quả công việc và thành tích đóng góp vào hoạt động của Văn phịng Viện Hàn lâm. Tùy vào tình hình thực tế hàng năm của quỹ khen thưởng mức hưởng sẽ do Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm xem xét, quyết định.
Khen thưởng động viên các cháu là con cán bộ đạt giải trong các kỳ thi học sinh giỏi, đạt các danh hiệu học sinh khi tổng kết cuối năm. Mức khen thưởng do cơng đồn đề xuất và được Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm phê duyệt.
Quỹ phúc lợi: để xây dựng, sửa chữa các cơng trình phúc lợi, chi cho hoạt động phúc lợi tập thể của cán bộ trong Văn phòng Viện Hàn lâm, khám sức khỏe định kỳ hàng năm, trợ cấp khó khăn đột xuất, chi thăm hỏi hiếu hỷ, kể cả các trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức, chi thêm cho người lao động thực hiện tinh giản biên chế.
Chi các ngày lễ lớn: Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm xem xét, quyết định mức cụ thể cho các ngày lễ lớn: Tết dương lịch (1/1); Tết âm lịch (Tết