III Tỷ lệ đảm bảo chi thường xuyên (%) 38.58 19.29 17
7 Số dư kinh phí được phép chuyển sang năm sau sử dụng và
3.2.3. Giải pháp nâng cao năng lực quản lý tài chính của cán bộ, viên chức Văn phòng
cũng như việc giám sát của các cơ quan quản lý. Cơng khai việc trích lập các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Công khai phương án chi trả thu nhập tăng thêm hay cơ chế khen thưởng cho cán bộ của Văn phòng.
Tăng cường công tác quản lý tài sản nhà nước, đối với từng cá nhân, các phịng ban cần có trách nhiệm quản lý, giữ gìn tài sản được giao, khơng tự ý điều chuyển, sửa chữa gây ra hỏng hóc, thất lạc. Việc mua sắm tài sản của Văn phòng cần được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, mở sổ theo dõi tăng giảm tài sản cố định và tiến hành kiếm kê tài sản cuối năm theo đúng quy định.
Ngoài cơng tác thanh tra, kiểm tốn nhà nước theo quy định cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Văn phịng. Kiểm tra, kiểm sốt nội bộ hệ thống thơng tin, báo cáo kế tốn, sổ sách, chứng từ kế tốn, tình hình sử dụng tài sản là rất cần thiết và quan trọng. Định kỳ, cần công báo cáo và công khai kết quả kiểm tra, kiểm sốt nội bộ, nếu có sái sót thì sửa chữa và điều chỉnh kịp thời, phù hợp với chế độ, quy định của Nhà nước.
3.2.3. Giải pháp nâng cao năng lực quản lý tài chính của cán bộ, viên chức Văn phòng Văn phòng
Đội ngũ nhân sự có vai trị vơ cùng quan trọng trong cơng tác quản lý tài chính của Văn phịng. Theo kết quả phân tích thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ của Văn phịng hiện nay, có thể thấy điểm yếu lớn nhất của họ là thiếu kinh nghiệm, đặc biệt là kinh nghiệm quản lý và thiếu nhiệt tình với cơng việc. Một số giải pháp khác phục các điểm yếu trên được trình bày dưới đây:
3.2.3.1. Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý tài chính cho cán bộ Văn phịng.
Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý tài chính là biện pháp hết sức thiết thực, được sử dụng rộng rãi để nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ.
Hiện nay, cơng tác đào tạo của Văn phịng được đánh giá là chưa thực sự tốt. Một trong những nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do khối lượng công việc là tương đối lớn và ngày càng tăng nên việc tổ chức đào tạo gặp nhiều khó khăn trong việc sắp xếp lịch học. Văn phịng khơng thể cử cán bộ đi học dài ngày, trong khi việc sắp xếp các lớp học ngắn hạn thì vẫn cịn rất hạn chế và hiệu quả thực tế cũng không cao. Việc học ngắn ngày khiến khối lượng kiến thức, kinh nghiệm mà cán bộ đi học tiếp thu được không nhiều. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị Nhà nước đang tổ chức đào tạo theo hình thức tập huấn dài ngày, tùy vào điều kiện công tác cụ thể. Việc đào tạo theo hình thức này sẽ giúp cán bộ có nhiều thời gian tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm hơn.
Chính vì vậy, Văn phịng cần thực hiện ưu tiên thiết lập và sắp xếp các chương trình đào tạo dài hạn căn cứ theo dự báo khối lượng công việc của từng giai đoạn. Việc sớm lập kế hoạch đào tạo một cách khoa học sẽ giúp Văn phòng chủ động hơn với hoạt động đào tạo cán bộ của mình. Các khóa học, tập huấn dài ngày có thể áp dụng hình thức cấp chứng chỉ nội bộ để nâng cao động lực học tập, hồn thành khóa học với kết quả cao cho cán bộ.
Đối với những khóa học ngắn ngày, Văn phịng có thể mời chun gia về giảng dạy tại trụ sở làm việc vào các ngày cuối tuần. Các khóa học ngắn ngày vào cuối tuần phải được thực hiện liên tục, đảm bảo thời lượng cần thiết. Văn phòng cần kiểm tra nội dung giảng dạy, đảm bảo nội dung đầy đủ, tránh tình trạng chương trình học qua loa, đối phó. Văn phịng cũng cần thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở về ý thức học tập của cán bộ. Do điểm yếu của cán
bộ là sự thiếu kinh nghiệm, nên nội dung đào tạo cần tập trung vào việc xử lý các tình huống, tránh lối đào tạo, bồi dưỡng dập khuôn, chỉ tập trung vào lý thuyết. Tiếp thu các kiến thức và kinh nghiệm quản lý sẽ giúp các cán bộ trẻ hình thành suy nghĩ, lối tư duy như một nhà quản lý. Bên cạnh đó, các chuyên đề đào tạo về nghiệp vụ như đấu thầu qua mạng, quản lý dự án, quản lý tiến độ dự án… cũng có vai trị hết sức quan trọng.
Thực hiện giải pháp tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý tài chính cho đội ngũ cán bộ, Văn phịng cần chú ý đến một số vấn đề như:
- Cần chủ động sắp xếp công việc, nhiệm vụ của cá nhân, của phòng ban một cách hợp lý. Văn phịng cần tránh để xảy ra tình trạng vì cử cán bộ đi học dẫn đến sự xáo trộn, gây ảnh hưởng đến công việc chung. Các cán bộ được cử đi đào tạo dài ngày cần có sự san sẻ, bàn giao cơng việc đầy đủ cho các cán bộ khác theo phân công.
- Lãnh đạo Văn phịng cần thực hiện cơng tác tư tưởng, động viên cán bộ tham gia quá trình đào tạo cần cố gắng trau dồi trình độ và kinh nghiệm. Các cán bộ tham gia các khóa đào tạo ngắn ngày cần cố gắng đạt kết quả tốt nhưng vẫn cần bảo đảm cơng việc, tránh tình trạng xao nhãng.
3.2.3.2. Bố trí cán bộ trẻ tuổi tham gia các cơng việc, hoạt động có tính thực tiễn cao
Một trong những biện pháp nâng cao kinh nghiệm thực tế cho đội ngũ cán bộ trẻ là trực tiếp cho họ cọ xát với công việc thực tế. Nhờ được cọ xát, làm việc trực tiếp mà kinh nghiệm làm việc của các cán bộ sẽ được nâng lên đáng kể.
Các cán bộ trẻ sẽ được gặp gỡ đại diện của nhiều tổ chức, tham gia vào nhiều buổi làm việc, buổi thảo luận. Hiện nay, đối với những khâu, những cơng việc có vai trị quan trọng, Văn phịng thường cử những cán bộ trình độ chun mơn cao, giàu kinh nghiệm kết hợp với thuê chuyên gia thực hiện. Việc bố trí cán bộ trẻ tham gia sẽ giúp họ tiếp thu được nhiều kinh nghiệm và kiến thức.
Bên cạnh đó, cần có sự khích lệ các cán bộ dày dạn kinh nghiệm trong việc kèm cặp, hướng dẫn, chỉ bảo cho các cán bộ trẻ để họ tiến bộ nhanh hơn. Thực tế tại nước ta hiện nay, nhiều cơ quan, doanh nghiệp thường bố trí lực lượng lao động trẻ chủ yếu tham gia các cơng việc hành chính chứ ít khi giao các cơng việc có tính thực tiễn cao cho họ bởi sự non kém về kinh nghiệm. Việc giao những cơng việc có tính thực tiễn cao sẽ giúp tăng khả năng chịu áp lực, tăng khả năng chịu trách nhiệm với công việc của bản thân và giúp các cán bộ trẻ trưởng thành nhanh hơn. Bên cạnh đó, việc bố trí cán bộ trẻ tham gia vào các nhóm làm việc thực tế cũng giúp họ hòa nhập nhanh hơn với Văn phịng, góp phần xây dựng mơi trường làm việc gần gũi, gắn kết hơn.
Tuy nhiên, việc thực hiện biện pháp này đòi hỏi Văn phòng phải kết hợp thực hiện các biện pháp theo dõi, giám sát công việc của các cán bộ trẻ. Văn phịng thường xun giám sát, đánh giá kết quả cơng việc của cán bộ trẻ. Các cán bộ trẻ cũng cần thực hiện báo cáo công việc định kỳ. Điều này sẽ góp phần giảm khả năng xảy ra và thiệt hại có thể có đối với những sai sót của các cán bộ trẻ trong việc thực hiện công việc.
Ngoài ra, biện pháp cử các cán bộ trẻ đi tham gia các hội thảo về chuyên môn nghiệp vụ, hội thảo về quản lý tài chính. Việc tham gia các hội thảo trên sẽ giúp các cán bộ trẻ có nhiều trải nghiệm hơn, có thể khơi dậy sự hứng thú với cơng việc của mình, từ đó giúp họ ý thức được trách nhiệm của bản thân trong cơng tác quản lý tài chính.
3.2.3.3. Thực hiện động viên, khích lệ sự nhiệt tình với cơng việc và tăng cường kiểm tra, đánh giá cơng tác quản lý tài chính của cán bộ Văn phịng
Thiếu sự nhiệt tình trong cơng việc là một thực tế xảy ra ở một bộ phận cán bộ Văn phòng. Việc lãnh đạo Văn phòng thực hiện các biện pháp động viên, khích lệ có mục đích khơng gì khác là nâng cao sự nhiệt tình với cơng việc của cán bộ Văn phịng.
học và Cơng nghệ của các cán bộ, khơi dậy lòng yêu nghề bằng nhiều hình thức khác nhau. Bên cạnh đó, cần thường xun đánh giá hiệu quả cơng việc, từ đó tiến hành tuyên dương, khen thưởng với các cá nhân, tập thể có cơng tác tốt, nhiệt tình với cơng việc. Sự ghi nhận cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới động lực làm việc của người lao động.
Một trong những biện pháp khác mà Văn phòng cần thực hiện là tăng cường hoạt động kiểm tra và đánh giá hoạt động của các phòng ban và cá nhân. Tăng cường kiểm tra công việc của các phòng ban và cá nhân sẽ giúp Văn phịng phát hiện được những thái độ làm việc khơng tốt, ảnh hưởng đến năng suất lao động của cá nhân và phòng ban. Việc tăng cường kiểm tra cũng giúp ý thức của một số cán bộ tốt lên. Tuy nhiên, cần chú ý đến mức độ kiểm tra, tránh dẫn đến bầu khơng khí ngột ngạt, nặng nề tại nơi làm việc. Hoạt động kiểm tra cần thể hiện dưới dạng kết quả như đánh giá hoạt động của phòng ban, cá nhân. Việc tổ chức đánh giá kết quả nhằm mục đích khích lệ tinh thần thi đua giữa các phịng ban. Qua đó, các phịng ban, cá nhân hoạt động tốt, nhận được sự nhận xét tích cực từ nhiều phía sẽ được khen thưởng và ngược lại.
Thực hiện kết hợp các biện pháp trên khơng chỉ góp phần nâng cao động lực làm việc, mà ở đây là sự nhiệt tình với cơng việc của đội ngũ cán bộ Văn phịng mà cịn góp phần vào việc xây dựng mơi trương làm việc hịa đồng và kết nối.
3.3. Kiến nghị
Các giải pháp được đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác quản lý tài chính cho Văn phịng chủ yếu xuất phát từ việc giải quyết các nguyên nhân chủ quan. Để việc hồn thiện cơng tác quản lý tài chính mang lại hiệu quả cao, cần có những biện pháp khắc phục các nguyên nhân chủ quan. Do đó, việc đưa ra các kiến nghị với các đơn vị có liên quan.