Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Hội đồng thành viên, ban Giám đốc, và các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý công ty. Mỗi phòng ban có chức năng riêng biệt chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc về các công việc trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình. APEC là công ty TNHH hai thành viên trở lên nên mọi hoạt động của công ty nằm dưới quyền quản lý của Hội đồng thành viên. Với một công ty dịch vụ nói chung và dịch vụ kiểm toán nói riêng bên cạnh nhân tố con người được coi là ưu tiên hàng đầu thì việc tổ chức bộ máy quản lý trong công tác giám sát đòi hỏi phải tinh gọn hợp lý, APEC đã tổ chức bộ máy của mình theo hướng độc lập giữa các phòng ban nhưng lại liên kết gắn bó.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Kiểm toán APEC
- Hội đồng thành viên: Là những người đứng đầu công ty, có vai trò quyết định những vấn đề lớn trong công ty. Hội đồng thành viên tại APEC tổ chức họp mỗi năm một lần, thời gian họp có qui định cụ thể trong điều lệ công ty trừ những trường hợp có sự việc bất thường xảy ra.
- Ban Giám đốc: Ban giám đốc của APEC có số lượng thành viên là 4 người, trong đó có một giám đốc điều hành chính và 3 phó giám đốc phụ trách các vấn đề và công việc khác nhau của công ty. Đồng thời ban giám đốc là người trực tiếp điều hành và tham gia các cuộc kiểm toán, soát xét chất lượng Báo cáo kiểm toán.
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC Chi nhánh công ty tại Thanh Hóa Phòng kiểm toán BCTC I &II Phòng kiểm toán XDCB I & II Phòng tư vấn Phòng hành chính Phòng kế toán Chi nhánh công ty tại Vinh
- Các phòng nghiệp vụ: APEC có bốn phòng nghiệp vụ, trong đó có hai phòng nghiệp vụ có chuyên môn về kiểm toán xây dựng cơ bản và hai phòng nghiệp vụ Kiểm toán Báo cáo tài chính. Các phòng nghiệp vụ được tổ chức theo cùng một mô hình bao gồm: Trưởng phòng, phó phòng, các KTV và các trợ lý kiểm toán. Trưởng phòng có nhiệm vụ trực tiếp lãnh đạo phòng trong lĩnh vực, công việc được giao, quản lý danh sách các khách hàng, hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới. Ngoài ra, trưởng phòng còn có nhiệm vụ soát xét hồ sơ và báo cáo kiểm toán dự thảo, soát xét chi tiết về kế hoạch kiểm toán, hồ sơ làm việc để đảm bảo rằng hồ sơ đã được hoàn thành trước khi trình BGĐ và trước khi xuống khách hàng.
Nhân sự chủ chốt của các phòng nghiệp vụ đều là các KTV có chứng chỉ CPA, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán.
2.1.4. Quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán APEC
Trước năm 2010, dịch vụ kiểm toán được công ty thực hiện theo quy trình riêng được lập bởi ban lãnh đạo và nhân viên công ty dựa trên quy định và chuẩn mực kế toán và kiểm toán được thừa nhận. Bắt đầu từ 1/10/2010 khi chủ tịch hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam ký quyết định ban hành chương trình kiểm toán mẫu thì APEC là một trong những công ty tiên phong áp dụng thử nghiệm chương trình kiểm toán mẫu của VACPA với sự điều chỉnh cho phù hợp với quy trình cũ của APEC và với từng khách hàng cụ thể.
Trước khi tiến hành một cuộc kiểm toán, công việc đầu tiên công ty APEC làm là tiếp cận khách hàng. Công việc này được tiến hành với từng khách hàng, nếu là khách hàng mới (nhận kiểm toán năm đầu tiên) bắt đầu bằng việc khách hàng trực tiếp liên hệ với công ty để yêu cầu kiểm toán hoặc là qua thư chào hàng của công ty gửi tới khách hàng… Còn đối với khách hàng thường xuyên hoặc đã được công ty kiểm toán nhiều năm thì công ty có thể liên hệ với khách hàng hoặc khách hàng có thể liên hệ với công ty nếu có nhu cầu về
Qua thư mời kiểm toán, BGĐ APEC tiến hành trao đổi với BGĐ đơn vị được kiểm toán về những thông tin cần thiết liên quan đến hoạt động của đơn vị khách hàng và liên quan đến công việc kiểm toán sau này như: ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, công tác tổ chức quản lý, khả năng phát triển… Từ đó APEC đánh giá mức rủi ro của hợp đồng và đi đến quyết định có chấp nhận hợp đồng hay không. Sau đó hai bên đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng kiểm toán, kèm theo hợp đồng kiểm toán là một bản kế hoạch kiểm toán trong đó trình bày đầy đủ những công việc kiểm toán viên thực hiện, bố trí số kiểm toán thực hiện và mức giá phí kiểm toán phù hợp. Hợp đồng kiểm toán thể hiện rõ quyền và trách nhiệm của APEC và khách hàng. Để đảm bảo cuộc kiểm toán hiệu quả, trước khi quyết định nhân viên thực hiện kiểm toán, APEC sẽ tiến hành khảo sát tính độc lập của KTV với công ty khách hàng. Công việc này được thực hiện dựa trên cam kết của KTV được chỉ định sẽ tham gia kiểm toán. Đồng thời BGĐ APEC sẽ trực tiếp soát xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến tính độc lập và đạo đức nghề nghiệp của KTV.
Sau khi thống nhất với khách hàng về kế hoạch kiểm toán, APEC tiến hành kiểm toán thông qua khảo sát KSNB nếu ở bước lập kế hoạch KTV nhận thấy có thể dựa vào hệ thống KSNB của khách hàng. APEC luôn áp dụng kiểm tra chi tiết và đánh giá lại mục tiêu kiểm toán đã đạt được hay chưa để tiến hành thủ tục bổ sung (nếu cần).
Khi đã kết thúc kiểm toán (KTV thỏa mãn về các mục tiêu kiểm toán đặt ra), trưởng đoàn kiểm toán của APEC sẽ tiến hành tổng hợp kết quả kiểm toán của các KTV, lập báo cáo kiểm toán sơ bộ và thư quản lý (nếu có) trình chủ nhiệm kiểm toán xem xét để tiến hành họp với khách hàng thảo luận về các vấn đề phát hiện được trước khi phát hành BCKTchính thức.
Sau khi cuộc kiểm toán kết thúc mọi giấy tờ làm việc được APEC lưu vào hồ sơ riêng và lưu giữ theo mã khách hàng tại kho lưu của công ty.
Quá trình kiểm toán trên được kiểm soát chặt chẽ bởi ban kiểm soát chất lượng kiểm toán của APEC, trực tiếp là BGĐ và các trưởng đoàn kiểm toán.
Đặc biệt trong giai đoạn kết thúc kiểm toán thì sự soát xét kiểm soát càng mạnh. APEC không chỉ soát xét giấy tờ chi tiết của KTV mà việc soát xét được tiến hành ngay ở các bước lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán, người lập, người thực hiện có đúng thẩm quyền… Nhờ đó chất lượng kiểm toán được đảm bảo.
Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của công ty TNHH Kiểm toán APEC