6. Kết cấu của luận văn
1.4.2. Áp dụng chỉ số KPI vào triển khai hệ thống ERP
Việc đo lường hiệu suất trên thế giới và đặc biệt là trong từng công ty đang ngày càng trở nên quan trọng. Các ứng dụng ERP như SAP và MS Dynamics được áp dụng cho một số lĩnh vực chức năng như tài chính, nhân sự, quan hệ khách hàng... Chừng nào sự đa dạng và phức tạp của các ứng dụng ERP ngày càng tăng trong một tổ chức, thì cần phải có cách triển khai ứng dụng hệ thống thành công. Các phương pháp và công cụ khác nhau có sẵn được dùng để phân tích tính hiệu quả của quy trình ERP, công nghệ hoặc người sử dụng, nhân viên.
Việc đo lường một hệ thống, một công nghệ hay ngay cả con người hiện nay được thực hiện bởi các chỉ số đo được thiết kế đặc biệt, không có các đơn vị và số lượng được xác định trước, nhưng phạm vi giá trị khác nhau. Không phải tất cả các chỉ số đo lường đều tốt cho tất cả mọi thứ và không phải mỗi một trong số các chỉ số đo lường đều được sử dụng trong một phép đo nhất định.
Nhiều nghiên cứu nhằm đưa ra một số chỉ số đo hiệu suất sử dụng các hệ thống kinh doanh và phân tích các giải pháp ERP, giải pháp công nghệ để cung cấp các điểm khác biệt và điểm tập trung cho các nhà quản trị ra quyết định.
Chỉ tiêu KPIs là lựa chọn các chỉ số hiệu suất chung đánh giá thành công, hiệu suất của một giải pháp hoặc một hoạt động. KPI thường được sử dụng để đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc sự thành công của sản phẩm, nhưng đôi khi nó được
định nghĩa về tiến độ đạt được mục tiêu chiến lược hoặc là sự đo đạc kết quả của một mục tiêu đang được triển khai thực hiện.
Hình 1.8. Các chỉ tiêu chính đánh giá hiệu quả công việc được xây dựng theo các khía cạnh của thẻ điểm cân bằng BSC
Từ phương diện của ERP, điều quan trọng là phải chọn đúng bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPIs sau khi đã hiểu rõ những gì là quan trọng đối với tổ chức. Điều gì là quan trọng thường xuyên phụ thuộc vào bộ phận đo lường hiệu quả hoạt động, các chỉ số KPIs hữu ích cho tài chính sẽ khác so với chỉ số KPIs cho bán hàng hoặc nhân sự. Đòi hỏi đặt ra là phải biết rõ điều gì là quan trọng đối với tổ chức, việc lựa chọn chỉ số hiệu quả thường liên quan chặt chẽ với việc sử dụng các kỹ thuật, hoạt động để đánh giá hiện trạng kinh doanh, sản phẩm và các hoạt động chính. Những đánh giá này thường dẫn đến việc xác định những cải tiến tiềm năng hoặc những nút thắt cổ chai; và kết quả là các chỉ số hoạt động thường được kết hợp với các sáng kiến cải tiến nâng cao hiệu suất lao động, như tái cơ cấu tổ chức, xác định các cách phát triển mới… Một cách rất phổ biến để chọn chỉ tiêu KPIs là áp dụng một khuôn khổ quản lý như phiếu điểm cân bằng.
Các chỉ số hoạt động chính (KPI) là một công cụ quản lý đơn giản, rẻ tiền và dễ hiểu để giúp tập trung các hoạt động của con người. Nó có thể được coi là bức tranh lớn về những gì quan trọng trong tổ chức và cho thấy cách thực hiện thế nào để giải quyết các vấn đề hàng ngày. Xác định chính xác KPI, giúp mọi người phân biệt được đâu là việc bình thường và đâu là công việc có tầm quan trọng, từ những việc "có thể được thực hiện" đến những việc bắt buộc "phải được thực hiện" để tổ chức đạt được mục tiêu, và cho phép nhân viên tự đặt ra ưu tiên của mình trong công việc.
Các KPIs học thuật là các công cụ và mục tiêu thể hiện hiệu quả hoạt động theo một mục đích hoặc mục tiêu cụ thể và thể hiện khoảng cách giữa mục tiêu và tình trạng hiện tại. Ví dụ, một KPI thông thường trong sản xuất và các tổ chức phân phối là đánh giá tính chính xác của hàng tồn kho. KPI cũng nêu rõ giá trị mục tiêu cho mục tiêu đó là gì và cách tiến hành thường xuyên để tiến tới mục tiêu đó.
Nếu chúng ta lập bản đồ lý thuyết cho một dự án, quản lý dự án cần có tình trạng, thông tin tiến độ từ từng nhóm và cả dự án cụ thể. Với các KPI được xác định trước, họ nhận được đủ thông tin về các cấp cao hơn so với tổ chức, nhưng họ không nhận được thông tin về các cách giải quyết vấn đề được phát hiện bởi KPIs. Các chỉ số hoạt động chính xác định một tập các giá trị gồm giá trị mục tiêu hoặc mục tiêu được sử dụng để đo lường. Những tập giá trị thô này có thể được thu thập trên giấy hoặc được tải lên các hệ thống được gọi là các chỉ số. Các chỉ số có thể được phân nhóm theo nhiều cách:
- Các chỉ số dựa trên hành động: các loại chỉ số này là những yếu tố tạo ra những thay đổi trong việc kiểm soát tổ chức.
- Các chỉ số dựa trên giá trị định lượng: một giá trị có thể định lượng được dựa trên một chỉ số.
- Các chỉ số tốt hay chỉ đạo: nó chỉ rõ liệu tổ chức hay công việc của nhân viên có tiến bộ hay không, đang phát triển hay thụt lùi.
- Các chỉ số tài chính: được sử dụng trong đo lường hiệu suất và khi xem xét các chỉ số hoạt động.
- Các chỉ số về quy trình hoặc thực tế: các loại chỉ số này liên quan đến các quy trình kinh doanh.
Có rất nhiều khả năng để phân loại các chỉ số, nhưng chúng chỉ có thể được sử dụng tốt nhất một lần trong môi trường ERP. Trong trường hợp ứng dụng trong môi trường kinh doanh và các tổ chức, các chỉ số từ bất kỳ thể loại nào được liệt kê ở trên có thể được nhóm lại theo đối tượng đo. Nó có nghĩa là trong thực tế các chỉ số hoạt động cần được xác định cho một đối tượng cụ thể là con người, tổ chức hay thậm chí là một ứng dụng, thực hiện phép đo nên chọn một bộ chỉ số cụ thể để xác định các chỉ số hoạt động chính. Kết quả của các chỉ số đo lường được sử dụng không chỉ để cải tiến quy trình, sản xuất, lập trình ứng dụng, hoạt động của nhân viên… mà còn có thể được sử dụng để chuẩn bị các quyết định trong quản lý doanh nghiệp. Một công cụ rất đơn giản cho các nhà ra quyết định là ma trận quyết định. Một trong số các lựa chọn được đánh giá dựa trên danh sách các chỉ tiêu được lựa chọn trước. Bằng nhiều cách, mỗi chỉ số từ bất kỳ loại nào đều được chuyển sang chỉ số về số lượng vì tầm quan trọng của chỉ số và điểm số có thể được tính toán dễ dàng. Truy xuất kết quả từ KPIs (danh sách các tiêu chí) xác định một giá trị đầu vào không thay đổi. Các nhà cung cấp ERP nhận ra các yêu cầu về các phép đo hiệu suất từ đó cung cấp các giải pháp, công cụ khác nhau để hỗ trợ lập kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát công ty một cách chiến lược.
Việc nghiên cứu về các giải pháp thu thập và đánh giá KPI thực hiện trong môi trường ERP cho thấy rằng chúng thực sự quan trọng trong lĩnh vực này. Chúng ta chưa thể xác định KPI cho các hệ thống ERP, nhưng có thể có nhiều định nghĩa về các chỉ số hoạt động, sự có thể phân loại và khả năng sử dụng các chỉ số trong các ứng dụng ERP. Thông tin chỉ số có thể được sử dụng trong môi trường ERP để cải thiện giá trị, chất lượng của một quy trình, sản phẩm, công cụ hay ngay cả một nhân viên…Nhưng các chỉ số hiệu suất có thể được sử dụng trong quá trình ra quyết định.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRIỂN KHAI ERP TẠI EVN HANOI