6. Kết cấu của luận văn
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của EVNHANOI
Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, hoạt động theo hình thức công ty mẹ - công ty con.
Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Công ty mẹ) là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tập đoàn Điện lực Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động, có chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước và các ngân hàng; có trách nhiệm kế thừa các quyền và nghĩa vụ pháp lý của Công ty Điện lực thành phố Hà Nội, trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất – kinh doanh và đầu tư vốn vào các công ty con, công ty liên kết; chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng công ty và vốn đầu tư vào các công ty con, công ty liên kết.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty mẹ:
- Hoạt động phân phối điện theo giấy phép hoạt động điện lực; - Sản xuất và kinh doanh điện năng. Sửa chữa thiết bị điện;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện, các dịch vụ khác liên quan đến ngành điện, mua bán vật tư, thiết bị điện;
- Sản xuất phụ kiện và thiết bị lưới điện; - Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện;
- Tư vấn khảo sát, thiết kế và xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 500 kV;
- Đại lý dịch vụ viễn thông công cộng. Kinh doanh thiết bị viễn thông;
- Tư vấn giám sát thi công xây lắp các công trình lưới điện đến cấp điện áp 500 kV; tư vấn đầu tư xây dựng các dự án viễn thông công cộng;
- Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng; tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình điện;
- Quản lý vận hành hệ thống mạng viễn thông và công nghệ thông tin. Xây lắp các công trình viễn thông và công nghệ thông tin. Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình công nghệ thông tin;
- Kinh doanh dịch vụ bán đấu giá tài sản; kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản), cho thuê văn phòng;
- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế; - Dịch vụ quảng cáo thương mại;
- Dịch vụ cung cấp thông tin lên mạng Internet (trừ kinh doanh đại lý dịch vụ truy cập, truy cập Internet);
- Hoạt động đầu tư tài chính, chứng khoán, ngân hàng, bảo hiểm và kinh doanh vốn trong và ngoài nước;
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, du lịch; tổ chức hội nghị, hội thảo;
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu quản lý của Công ty mẹ gồm: Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Tổng công ty, Kiểm soát viên, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
Quyền và nghĩa vụ của Công ty mẹ; tổ chức, quản lý Công ty mẹ; quan hệ giữa Công ty mẹ với các công ty con, công ty liên kết; quan hệ giữa Công ty mẹ với Tập đoàn Điện lực Việt Nam và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được quy định trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ.
Tập đoàn Điện lực Việt Nam quyết định đổi tên Điện lực các quận, huyện, thị xã, các Chi nhánh Điện thành các công ty điện lực; chuyển Trung tâm Thí nghiệm điện thành Công ty Thí nghiệm điện Điện lực Hà Nội, Xí nghiệp Quản lý lưới điện 100 kV thành Công ty Lưới điện cao thế thành phố Hà Nội, Xí nghiệp Cơ điện thành Công ty Cơ điện điện lực Hà Nội theo quy định hiện hành. Việc chuyển Điện lực các quận, huyện, thị xã sang hạch toán độc lập theo mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được thực hiện theo quy định.
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội 2.1.3. Kết quả hoạt động, định hƣớng phát triển
Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội sẽ tiếp tục triển khai 6 Chương trình công tác toàn khóa trong nhiệm kỳ 2015-2020; tập trung 3 khâu đột phá mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Tổng công ty lần II, nhiệm kỳ 2015-2020 đặt ra:
- Phát triển đồng bộ, từng bước hiện đại hóa lưới điện. Đẩy mạnh vận hành trạm biến áp 110 kV theo mô hình không người trực. Sửa chữa điện và vệ sinh cách điện hotline.
- Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là tạo bước chuyển biến mạnh về kỷ luật, kỷ cương, ý thức trách nhiệm, chất lượng giải quyết yêu cầu của khách hàng, nâng cao chỉ số tiếp cận điện năng.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm xây dựng đội ngũ công nhân ngành điện Thủ đô “Chuyên nghiệp - Văn minh - Hiệu quả”, đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới.
Trong đó tập trung đẩy mạnh khoa học công nghệ, triển khai ứng dụng các phần mềm công nghệ thông tin vào thực tế công tác sản xuất kinh doanh, dịch vụ khách hàng… Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội tiếp tục triển khai áp dụng Chương trình Quản lý đầu tư xây dựng, quản lý kỹ thuật, hệ thống ERP tại các đơn vị. Tiếp tục tập trung nghiên cứu và xem xét đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống GIS, triển khai phần mềm bảo dưỡng sửa chữa tối ưu thiết bị (RCM) tại Công ty Lưới điện Cao thế TP Hà Nội. Thực hiện điều khiển xa và mô hình trạm biến áp 110 kV điều khiển xa đối với các trạm biến áp đóng điện đưa vào vận hành trong năm 2018. Kèm với đó, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội tiếp tục triển khai các ứng dụng công nghệ trong công tác kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng. Đặc biệt là tập trung hoàn thiện 32 dịch vụ trực tuyến, thu thập dữ liệu công tơ đầu nguồn, thương phẩm từ xa và vận hành hệ thống quản lý dữ liệu đo đếm (MDMS). Đẩy mạnh việc khai thác một cách hiệu quả các dữ liệu đo đếm vào các lĩnh vực quản lý vận hành, kinh doanh dịch vụ khách hàng và lập kế hoạch đầu tư xây dựng.
2.2. Thực trạng ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVNHANOI 2.2.1. Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại EVNHANOI 2.2.1. Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại EVNHANOI
Công tác triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội bám sát các chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong việc triển khai hệ thống tới các đơn vị trực thuộc Tập đoàn. Trong phạm vi toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam, bắt đầu tại thời điểm từ tháng 4 đến tháng 6 năm 2016 khi Công ty Viễn thông và Công nghệ thông tin Tập đoàn (EVNICT) tiếp nhận hệ thống ERP từ Ban quản lý dự án FMIS/MMIS, Dự án ERP trong liên tục các tháng tiếp theo đã hiệu chỉnh hệ thống ERP theo chế độ kế toán mới, phát hành phiện bản 1.0 đồng thời tiến hành kiểm thử hệ thống tại Tập đoàn và các đơn vị tại Hòa Bình, Tổng công ty Điện lực miền Trung, Công ty Điện lực Đà Nẵng.
Cho đến tháng 11 năm 2016 Dự án đã hoàn thiện hệ thống sau kiểm thử, lập kế hoạch cũng như bắt tay vào triển khai mở rộng hệ thống tại các đơn vị.
Đến hết năm 2017, Công ty Viễn thông và Công nghệ thông tin (EVNICT) đã hoàn thành triển khai ứng dụng hệ thống ERP từ Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam, 9 Tổng công ty trực thuộc đến 100% đơn vị cấp 3 toàn Tập đoàn. Dự án ERP đã triển khai
được 237 đơn vị và 225 đơn vị cấp 4 với 10 phân hệ giai đoạn 1 đã hoàn thiện triển khai và 5 phân hệ đang xây dựng.
Hệ thống ERP là hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp. Oracle là nhà cung cấp hệ thống ERP cho EVN. Các tên gọi: Oracle ERP, Oracle EBS, FMIS/MMIS đều có thể hiểu cùng 1 nghĩa trong dự án ERP của EVN hiện nay.
Oracle EBS có rất nhiều chức năng với khoảng 250 phân hệ. Trong giai đoạn đầu, EVN chỉ triển khai 10 phân hệ liên quan đến tài chính kế toán và vật tư, giai đoạn tiếp theo là 5 phân hệ chuyên sâu về quản trị.
10 phân hệ đang triển khai tại EVN được chia thành 3 nhóm: Nhóm phân hệ thanh toán, nhóm phân hệ vật tư mua sắm, nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất.
EVNICT tiếp nhận để triển khai ERP trong toàn EVN và triển khai cụ thể tại các đơn vị. Trước khi triển khai tại mỗi Tổng công ty, EVNICT đã lập kế hoạch triển khai mẫu và gửi các đơn vị thực hiện theo các hạng mục công việc và thời gian dự kiến. Dựa theo tình hình triển khai thực tế, đơn vị tự lập kế hoạch chi tiết.
Trong đó, để chuẩn bị cho công tác triển khai tại đơn vị, đội dự án của EVNICT đã phối hợp thực hiện rà soát, hiệu chỉnh các nghiệp vụ phát sinh hiện tại của Tổng công ty mà hệ thống FMIS/MMIS chưa đáp ứng được với mục đích hiệu chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu quản lý của Tổng công ty, hiệu chỉnh lại quy trình hiện tại của Tổng công ty để phù hợp với quy trình và luồng nghiệp vụ theo hệ thống FMIS/MMIS.
Về chuẩn hóa bộ mã vật tư, hệ thống ERP yêu cầu thống nhất bộ mã vật tư toàn Tổng công ty. Đối với các đơn vị chưa thống nhất bộ mã thì công tác xây dựng, chuẩn hóa bộ mã mất nhiều thời gian và công sức. Các đòi hỏi cấp thiết đặt ra tiếp theo là cần xây dựng và hoàn thiện các quy trình, quy định nội bộ để vận hành hệ thống mới trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức bao gồm tài liệu hướng dẫn quản lý vật tư theo hệ thống ERP, ban hành tạm thời chế độ kế toán áp dụng theo hệ thống ERP, Quy định quản lý các Danh mục dùng chung, Quy trình quản lý vận hành hệ thống ERP, Quy định cấu trúc bộ mã công trình dự án thống nhất toàn Tổng công ty theo nguyên tắc quy định của phân hệ phần mềm trên hệ thống ERP. Hiệu chỉnh, xây dựng các công cụ tích hợp vào hệ thống ERP do đối với một số đơn vị, để phục vụ công tác sản xuất kinh doanh
thường có các công cụ khai thác cơ sở dữ liệu của hệ thống FMIS 1.0, khi triển khai hệ thống ERP cần đưa ngay công tác này vào kế hoạch thực hiện, tránh ách tắc công việc cũng như thay đổi quy trình làm việc của các đơn vị trực thuộc.
EVNICT đã chuẩn bị nhân sự hỗ trợ tại các điểm triển khai do khi triển khai hệ thống trên diện rộng, một việc quan trọng đó là hỗ trợ người dùng nhập liệu trong thời gian vận hành hệ thống mới, nhằm giúp người dùng làm quen với hệ thống, quy trình, luồng nghiệp vụ khi nhập các nghiệp vụ phát sinh thực tế. Trong quá trình triển khai tại đơn vị, kế hoạch tổng thể đã được đưa vào thực hiện với thời hạn xác định (deadline) và phải có nhân sự hỗ trợ triển khai trước thời điểm đưa hệ thống vào vận hành, đội hỗ trợ người dùng tại các điểm triển khai sẽ hướng dẫn người dùng nhập liệu, điều chỉnh các giao dịch nhập sai, hỗ trợ kiểm soát các giao dịch nhập vào hệ thống cuối mỗi ngày. Đưa các lỗi của hệ thống lên hệ thống quản lý lỗi tập trung của EVNICT để FPT và EVNICT phối hợp xử lý. Đối với các lỗi ngoài phạm vi đội hỗ trợ xử lý, thì đội Vận hành tập trung của EVNICT sẽ xử lý.
Đối với công tác đào tạo, công tác đào tạo người dùng cuối là khâu quan trọng khi đưa hệ thống vào vận hành. Người dùng sẽ hiểu rõ hệ thống, công tác nhập liệu, đối chiếu báo cáo và hiệu chỉnh sai sót. Nhận thấy được tầm quan trọng đó, các Tổng công ty cần tổ chức đào tạo theo phương án đào tạo theo phương pháp người dùng tham gia trực tiếp tại lớp học hoặc đào tạo thông qua hệ thống đào tạo trực tuyến (E-Learning).
Theo EVNICT, để triển khai thành công được hệ thống FMIS/MMIS trong doanh nghiệp nói chung và EVN nói riêng, cần đến sự nỗ lực của toàn tổ chức, trong đó cam kết của lãnh đạo là quyết định, từ đó nắm bắt và làm chủ được hệ thống, giúp cho việc quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao.
Năm 2018, dự án dự kiến sẽ phát triển ứng dụng trong lĩnh vực tài chính, kế toán; Đồng thời tiếp tục hỗ trợ các Tổng công ty vận hành hệ thống. Dự kiến trong năm 2018 sẽ hoàn thành việc triển khai 10 phân hệ đến đơn vị cấp 3, sau khi các Tổng công ty triển khai hoàn thành, hỗ trợ triển khai tiếp 06 phân hệ thuộc giai đoạn 2 của dự án đối với hệ thống ERP.
EVNICT sẽ liên tục hiệu chỉnh, tối ưu hóa sản phẩm ERP (tính cho cả 16 phân hệ) và xây dựng các sản phẩm tích hợp với hệ thống riêng của các Tổng công ty, hoàn thành
công tác xây dựng sản phẩm với 06 Module mới, xây dựng các sản phẩm tích hợp dùng chung với EVN: IMIS, PMIS, HRMS, triển khai giải pháp DR cho ERP. Tiến hành nghiên cứu giải pháp Mobile hệ thống ERP, giải pháp tích hợp dùng chung ESB.
Dựa trên kế hoạch của Công ty Viễn thông và Công nghệ thông tin Tập đoàn Điện lực Việt Nam triển khai hệ thống ERP tới các đơn vị trực thuộc, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội cũng đã xây dựng kế hoạch triển khai vận hành hệ thống Oracle EBS tại các đơn vị thuộc Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội, tiến hành triển khai 10 phân hệ hệ thống ERP bao gồm: Phải thu (AR), Phải trả (AP), Tiền mặt (CM), Hợp đồng (PO), Vật tư (INV), Tài sản (FA), Quản lý dự án (PM) và phân hệ Tổng hợp hợp nhất và giá thành (GL-CO).
Quá trình triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội cần phải được cụ thể hóa bằng việc xác định cụ thể hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết phục vụ cho hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP. Việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc nêu các nội dung chung chung và không chi tiết cụ thể từng bước cần phải thực hiện. Công tác giám sát quá trình triển khai hệ thống đóng vai trò quan trọng trong thành công của quá trình thực hiện, qua đó việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc đóng vai trò quan trọng, cần có giải pháp công nghệ thông tin trong việc triển khai cụ thể hóa mục tiêu, liệt kê, đánh giá từng bước triển khai hệ thống.
Trong quá trình quản lý tài sản vật tư thiết bị từ trước đến nay, doanh nghiệp đều quản lý trên giấy tờ theo phương pháp truyền thống, do vậy xâu chuỗi từ quá trình nhập liệu, quản lý cho đến tổng hợp báo cáo số liệu vật tư thiết bị thường thiếu đồng bộ và đảm bảo tính đầy đủ trên toàn hệ thống. Việc mã hóa toàn bộ các vật tư thiết bị, tập trung vào một hệ thống quản lý thống nhất giúp cho công tác quản lý, hỗ trợ ra quyết định tăng giảm tài sản, điều chuyển vật tư thiết bị và thống kê các nguồn lực về nguồn vốn, doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.
Công tác triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội là một công tác mới, đòi hỏi cần có kế hoạch chi tiết cụ thể và triển khai một cách hiệu quả. Do