6. Kết cấu của luận văn
3.2. xuất giải pháp mới ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ BSC và
3.2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ BSC trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI
Để triển khai hệ thống ERP cho EVN HANOI cần phải thay đổi các quy trình và thủ tục kinh doanh, tự điều chỉnh được hệ thống ERP để áp dụng cho giai đoạn triển khai dự án ERP; phụ thuộc vào nhà cung cấp ERP trong việc hỗ trợ và cập nhật áp dụng cho toàn bộ chu kỳ của ERP. Các hệ thống ERP áp dụng trong Tổng công ty cần phải phù hợp với quy trình tổ chức của hệ thống ERP theo các văn bản quy định được ban hành và điều quan trọng là cán bộ công nhân viên có thể ứng dụng thành công hệ thống ERP sau giai đoạn phát triển.
Sau giai đoạn thử nghiệm, công tác triển khai ERP đòi hỏi các thành viên ban chỉ đạo và tổ công tác của Tổng công ty cần phải nỗ lực cải tiến liên tục các yêu cầu mới nhất của mô hình kinh doanh và việc cập nhật thay đổi phần mềm ERP. Thành công trong giai đoạn đầu triển khai sẽ giúp tăng khả năng thành công cho hệ thống ERP trong các giai đoạn kế tiếp. Trên thực tế, sự thất bại ở giai đoạn triển khai đầu tiên có thể là tiền đề dẫn đến sự thất bại của toàn bộ dự án nói chung. Các hệ thống ERP có thể góp phần nhiều hơn vào hiệu quả sản xuất kinh doanh trong Tổng công ty nếu như ban chỉ đạo và
tổ công tác triển khai hệ thống ERP cố gắng sắp xếp các nhu cầu chiến lược của Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội với các hệ thống ERP. Vì vậy, mục đích của nghiên cứu là xây dựng hệ thống liên kết các mục tiêu chiến lược, thực hiện triển khai hệ thống ERP cho Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội.
Ban đầu, hiệu quả kinh doanh được tính bằng các hạng mục kế toán, chẳng hạn như lợi nhuận trên tài sản, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu, và lợi nhuận trên doanh thu. Việc sử dụng thẻ điểm cân bằng BSC cung cấp một cái nhìn đa chiều về hiệu suất thông qua các quy trình nội bộ, khách hàng, học tập và phát triển và các biện pháp tài chính.
Các hệ thống ERP trải qua ba giai đoạn: giai đoạn triển khai dự án (phần mềm ERP được cấu hình và cài đặt); giai đoạn sử dụng (quá trình chuyển từ sử dụng thí điểm sang sử dụng bình thường); và giai đoạn tiếp tục và phát triển (chuẩn bị cho công nghệ cải tiến tiếp theo). Chúng ta tập trung vào giai đoạn triển khai dự án, đo lường sự thành công của dự án trong việc hoàn thành kịp thời từng bước trong kế hoạch triển khai.
Để triển khai hệ thống ERP thành công, cần thay đổi quy trình nghiệp vụ để đạt được hiệu quả trong quá trình xử lý nội bộ. Để triển khai thành công hệ thống ERP trong Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội có thể đòi hỏi sự thích ứng của Tổng công ty hoặc quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh trong Tổng công ty. Tuy nhiên, sự thay đổi như vậy có thể dẫn đến một số mất mát của các quy trình kinh doanh đặc thù riêng áp dụng trong Tổng công ty truyền thống trước đây.
3.2.1.1. Xác định mục đích tài chính trong triển khai hệ thống ERP
Xác định mục đích tài chính của Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong việc triển khai hệ thống ERP là hiệu quả sử dụng vốn, giảm thiểu chi phí và cải thiện đầu tư. Việc đưa ra mục tiêu hàng đầu là hiệu quả trong sử dụng vốn cho thấy tầm quan trọng của hoạt động này, đồng thời phù hợp với mục tiêu chung của Tập đoàn Điện lực Việt Nam là hoàn thành các chỉ tiêu giao về các Tổng công ty trực thuộc về sử dụng vốn doanh nghiệp. Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập. Trong bối cảnh các biện pháp được áp dụng nhằm hạn chế tốc độ tăng nợ nước ngoài đối với doanh nghiệp nhà nước, việc vay vốn ODA trở nên ngày càng khó khăn hơn thì việc sử dụng vốn trong doanh nghiệp hiệu quả đóng góp vào thành công tài chính trong Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội.
Bên cạnh đó, các mục tiêu của Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội trong việc tối ưu hóa chi phí cũng thường xuyên được đặt ra đối với tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Chương trình tối ưu hóa chi phí của Tổng công ty cần được xây dựng cụ thể, chi tiết từng mục tiêu giảm tổn thất điện năng, tăng doanh thu, tăng sản lượng bán điện. Các hoạt động đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng lưới điện và các dịch vụ hỗ trợ sản xuất kinh doanh điện đòi hỏi cần được cải thiện, triển khai đầu tư hiệu quả trong tất cả các bước. Công tác triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng cần phải xây dựng các bước và nội dung triển khai để đạt được mục đích nói trên.
3.2.1.2. Xác định mục đích khách hàng trong triển khai hệ thống ERP
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội cần xây dựng mục đích khách hàng trong việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp là nâng cao khả năng ứng dụng hệ thống cho nhân viên sử dụng. Các cán bộ công nhân viên sử dụng phần mềm hệ thống ERP ở đây có nghĩa là khách hàng. Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội sẽ được phân công chủ trì triển khai dự án ERP trên toàn hệ thống, phương án được xây dựng trình Ban Công nghệ thông tin Tổng công ty phê duyệt và thực hiện các bước tiếp theo trình lãnh đạo Tổng công ty quyết định đầu tư và vận hành hệ thống. Phần mềm triển khai hệ thống ERP cần được xây dựng với các hạng mục công việc được mô tả chính xác, giao diện đơn giản dễ hiểu dễ thực hiện đối với công việc của các cán bộ công nhân viên Ban Tài chính kế toán của Tổng công ty, các phòng Tài chính kế toán của các Công ty Điện lực và các đơn vị phụ trợ trực thuộc, cùng với đó là các đơn vị liên quan.
3.2.1.3. Xác định mục đích học tập và phát triển trong triển khai hệ thống ERP
Xác định mục đích học tập và phát triển trong việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp đối với Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội là nâng cao năng lực cho cán bộ nhân viên vận hành hệ thống ERP. Năm 2018, Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội chọn là năm “Nâng cao chấp lượng nguồn nhân lực”, yêu cầu đặt ra đối với công tác đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty là rất lớn, trong đó bao gồm cả công tác đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho đội ngũ làm công tác triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP. Công tác triển khai hệ thống ERP đối với Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội là một công việc áp dụng các kiến thức quản trị tân tiến trên thế giới, đòi hỏi người triển khai và vận hành trực tiếp cần được trang bị các kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, có khả năng
nắm bắt, thấu hiểu, phân tích và hướng dẫn các thành viên khác thực hiện. Trong giai đoạn bước đầu triển khai, nhiều câu hỏi sẽ được đặt ra khi gặp vướng mắc, khó khăn khi thực hiện. Việc hoàn thành mục đích học tập và phát triển trong việc triển khai hệ thống ERP giúp cho Tổng công ty tiếp cận gần hơn với hệ thống, đóng góp vào thành công trong công tác lập kế hoạch, triển khai thực hiện.
3.2.1.4. Xác định mục đích quy trình nội bộ trong triển khai hệ thống ERP
Xác định mục đích quy trình nội bộ trong việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệplà nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nội bộ trong triển khai hệ thống ERP. Việc xây dựng hệ thống quy trình, quy định chặt chẽ áp dụng trong nội bộ Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội về việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng. Trong bất kỳ công việc nào được triển khai áp dụng, hệ thống quy trình quy định giúp cho công việc được rõ ràng, hạn chế được sự chồng chéo, phân rõ trách nhiệm trong phân công công việc khi phối hợp giữa các ban và đơn vị liên quan. Xây dựng kế hoạch và hoàn thành các chỉ tiêu cải cách hành chính, giảm thiểu được các số lượng về văn bản giấy tờ hành chính không cần thiết, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, thuận tiện cho công tác tra cứu, giảm thiểu diện tích và nhân lực lưu trữ văn bản.
Hình 3.1. Mô hình thẻ điểm cân bằng áp dụng cho Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội
3.2.2.Ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI
3.2.2.1.Quá trình chuẩn bị trƣớc khi triển khai chính thức hệ thống ERP
Trước tiên cần xây dựng hệ thống KPI áp dụng cho quá trình chuẩn bị trước khi triển khai chính thức hệ thống ERP. Việc xây dựng được hệ thống KPI cho công tác triển khai ERP trong Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đòi hỏi cần xây dựng và hiểu rõ kế hoạch triển khai của Tổng công ty.
Vềcung cấp tài liệu cho đơn vị, thực hiện cung cấp các tài liệu cần thiết để đơn vị chủ động nghiên cứu, thực hiện như tài liệu hướng dẫn chế độ kế toán, tài liệu hướng dẫn quản lý vật tư, tài liệu danh mục dùng chung, tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai, tài liệu hướng dẫn sử dụng các phân hệ, tài liệu phân quyền người sử dụng hệ thống.
Về chuẩn bị máy chủ, nâng cấp hệ thống máy chủ theo định hướng về kiến trúc hệ thống máy chủ phục vụ triển khai phần mềm ERP, cài đặt hệ điều hành cho máy chủ.
Về chuẩn bị hệ thống ứng dụng, Trung tâm Công nghệ thông tin Tập đoàn Điện lực Việt Nam cung cấp môi trường ứng dụng cho Tổng công ty gồm các danh mục dữ liệu dùng chung do Tập đoàn quy định. Thực hiện cài đặt ứng dụng được cấp lên hệ thống máy chủ, kiểm tra khả năng vận hành chung hệ thống Oracle EBS sau khi cài đặt.
Về chuẩn bị hạ tầng, đảm bảo hệ thống mạng kết nối từ máy tính người sử dụng với cơ sở dữ liệu trung tâm với cấu hình được quy định theo Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc chuẩn bị hạ tầng mạng và cài đặt máy tính. Đảm bảo máy tính người dùng vận hành hệ thống với yêu cầu tối thiếu: CPU Inter Core i3, RAM 2G, HDD 80Gb, Ethernet 10/100Mbps, OS Window XP. Máy tính người sử dụng cài đặt các chương trình java cho trình duyệt Internet, firefox, Java phiên bản JRE-1.6u38 trở lên.
Về chuẩn bị nhân sự tham gia dự án, để đảm bảo kế hoạch triển khai dự án thành công, Tổng công ty cần chuẩn bị nhân sự tham gia dự án. Nhân sự triển khai dự án bao gồm đội tiếp nhận công nghệ của Tổng công ty; đội triển khai thuê ngoài là đơn vị có kinh nghiệm triển khai các hệ thống Oracle EBS và đã từng triển khai hệ thống ERP cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Đội triển khai thuê ngoài có trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ đội tiếp nhận công nghệ của Tổng công ty, các đơn vị trong quá trình triển khai dự án đến khi hoàn thành báo cáo tài chính năm.
Đối với công tác chuẩn bị bộ mã vật tư trong hệ thống ERP, bộ mã vật tư là bộ mã dùng chung trên toàn bộ Tổng công ty, do vậy Tổng công ty cần chuẩn hóa bộ mã vật tư toàn Tổng công ty để các đơn vị áp dụng. Tổng công ty ban hành bộ mã vật tư toàn Tổng công ty và hướng dẫn đơn vị chuẩn hóa. Các đơn vị thực hiện áp mã vật tư trên phần mềm FMIS, căn cứ vào bộ mã chuẩn của Tổng công ty, căn cứ số dư đơn vị tại thời điểm áp mã, đơn vị thực hiện ánh xạ (mapping giữa mã hiện tại và mã chuẩn của Tổng công ty). Những mã vật tư lệch, đơn vị thực hiện nghiệp vụ xuất vật tư ra, sau đó nhập lại theo mã mới. Kết quả của việc này là hệ thống FMIS1.0 của đơn vị chạy theo bộ mã mới của Tổng công ty. Chuẩn hóa lại bộ mã vật tư nếu trong quá trình áp mã, bộ mã vật tư chưa đáp ứng được yêu cầu. Khi chuẩn hóa, làm sạch bộ mã vật tư theo bộ mã mới trên hệ thống ERP thực hiện theo phương pháp chuyển đổi dữ liệu.
Đối với việc xây dựng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu, để đảm bảo phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị, Tổng công ty trong công tác chuẩn hóa các danh mục dùng chung như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư, kho, Tổng công ty sẽ ban hành các quy định về mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã vật tư. Để các đơn vị cung cấp dữ liệu theo cùng một chuẩn để từ đó có cơ sở để có danh mục dùng chung một cách nhanh nhất.
Bảng 3.1. Danh mục dữ liệu phục vụ việc chuyển đổi
STT Loại danh mục Cấp quản lý Mảng nghiệp vụ
Đơn vị chủ trì cung cấp thông tin
1 Nhà cung cấp Tổng công ty PO, AP Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội
2 Địa điểm nhà cung cấp Tổng công ty PO, AP Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội
3 Danh sách khách hàng Tổng công ty AR Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội
4 Địa điểm khách hàng Tổng công ty AR Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội
5 Phân loại tài sản cố định Ban Tài chính
Nhóm 5 Đơn vị FA
6 Vị trí quản lý tài sản FA Ban Tài chính
Nhóm 2 (Phòng ban) Đơn vị FA
Nhóm 3 (Địa điểm) Đơn vị FA
7 Danh mục vật tư Tổng công ty INV Ban Vật tư
Về công tác hướng dẫn đơn vị chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu, hệ thống ERP là một hệ thống tập trung dữ liệu toàn Tổng công ty, vì vậy cần thiết phải xây dựng và chuẩn hóa danh mục dùng chung và dữ liệu dùng chung. Hiện tại danh mục đã thống nhất bộ danh mục dùng chung ở mức Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Khối lượng công việc còn lại là làm sạch và chuẩn hóa danh mục dùng chung cấp Tổng công ty và Đơn vị cơ sở. Khối lượng công việc này phải được thực hiện xong và sẵn sàng để đơn vị thực hiện vận hành. Nội dung công việc gồm có hướng dẫn chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu; thực hiện chuẩn hóa làm sạch dữ liệu.
Đối với công tác chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu phục vụ thiết lập, để thực hiện việc thiết lập hệ thống, người dùng cần cung cấp các thông tin để phục vụ việc thiết lập, danh mục dữ liệu phục vụ việc thiết lập. Đơn vị cung cấp trước danh mục dữ liệu thuộc yêu cầu thiết lập cho đội tiếp nhận công nghệ, cán bộ triển khai rà soát, nếu đáp ứng yêu cầu chuyển cho Trung tâm viễn thông và công nghệ thông tin Tập đoàn Điện lực Việt Nam để thực hiện việc thiết lập hệ thống. Đây là những danh mục dữ liệu cơ bản, đơn vị có thể cung cấp thuận lợi. Trên cơ sở dữ liệu đơn vị đã cung cấp, Trung tâm viễn thông và công nghệ thông tin Tập đoàn sẽ thực hiện việc thiết lập hệ thống. Để đảm bảo việc thiết lập đã được thiết lập đầy đủ, cần phải thực hiện việc kiểm tra hệ thống sau khi thiết lập.
Trong hoạt động chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu chuyển đổi, đây là quá trình cần đầu tư nguồn lực để cung cấp dữ liệu chuẩn xác và nhanh nhất, quá trình cần được thực hiện làm nhiều vòng để đảm bảo dữ liệu sạch. Trình tự thực hiện từ ban hành văn bản hướng