6. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP tạ
2.3.1. Công tác ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP hiện tại tại EVN HANOI
Hiện nay, Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đang bước đầu xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI cho việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP dựa trên tham mưu của các Ban chuyên môn trong Tổng công ty, đặc biệt trong đó là Ban Tài chính Kế toán, Ban Công nghệ thông tin và Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội. Hệ thống KPI hiện đang xây dựng chưa cụ thể các mục tiêu chiến lược của Tổng công ty, chỉ tập trung vào các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI riêng lẻ. Việc thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc đó không đảm bảo các mục tiêu chiến lược của Tổng công ty có đạt được hay không. Hơn nữa, hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc không được phân biệt cụ thể mức độ trọng yếu khác nhau, việc nào cần ưu tiên hơn.
Việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đối với việc xây dựng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP mới chỉ tập trung ở các bước khởi
đầu, chưa có góc nhìn toàn cảnh đối với toàn đơn vị từ lúc bắt đầu triển khai thực hiện cho đến khi triển khai chính thức. Các chỉ tiêu đánh giá được xây dựng chỉ nằm ở phần các đề mục, chưa đưa ra được các chỉ tiêu cụ thể cần phải hoàn thành trong năm cũng như chiều hướng thực hiện để thành viên thực hiện có thể hiểu rõ ràng. Chẳng hạn như đối với chỉ tiêu “Trang thiết bị, máy tính phục vụ nhân viên vận hành hệ thống đầy đủ”, Ban Tổ chức nhân sự là Ban chức năng tham mưu trong việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đã đặt ra yêu cầu đối với đơn vị chủ trì thực hiện là Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội, nhưng chưa có đơn vị phối hợp để thực hiện, công việc do vậy chỉ tập trung vào một bộ phận đơn vị là Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội. Kế hoạch đầu năm của Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đặt ra là sẽ trang bị các trang thiết bị, máy tính phục vụ nhân viên vận hành hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp đầy đủ, nhưng không nêu cụ thể mức chỉ tiêu đầy đủ là bao nhiêu để các thành viên tổ công tác căn cứ thực hiện. Tỷ trọng của việc hoàn thành công việc trên đối với các công việc khác cũng không cụ thể, cán bộ công nhân viên khi triển khai sẽ gặp khó khăn trong việc tập trung vào mảng công việc nào, nên tập trung công sức nhân lực, vật lực nhiều hơn hay ít hơn so với việc kết nối đường truyền giữa các cụm và trung tâm, giữa trung tâm và các đơn vị, xây dựng hạ tầng phòng họp phục vụ hướng dẫn, đào tạo, nhập liệu tập trung, và việc nâng cao chất lượng hạ tầng phòng làm việc cho đội triển khai. Các nội dung công việc nêu trên cũng không đảm bảo mức độ đầy đủ để hoàn thành được hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc triển khai hệ thống nguồn lực doanh nghiệp ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội.
Tương tự đối với chỉ tiêu “Tài liệu dự án ban hành đầy đủ tới từng đơn vị và cán bộ nhân viên” không được yêu cầu cụ thể là đạt 100% các tài liệu được đào tạo hay chỉ ở một mức độ nhất định, các mức độ tỷ trọng khác nhau làm căn cứ để cán bộ nhân viên tập trung thực hiện so với các nội dung khác như việc văn bản thông báo kế hoạch vận hành, nhập đuổi, đóng sổ, lập báo cáo gửi các đơn vị kịp thời; hay việc hoàn thiện văn bản mẫu báo cáo tiến độ, báo cáo kết quả đúng kế hoạch.
Chỉ tiêu về ban hành tờ trình, quyết định thành lập ban chỉ đạo, tổ công tác triển khai dự án đã được yêu cầu theo kế hoạch năm, đề mục mang tính chất chủ trương chỉ đạo của lãnh đạo Tổng công ty yêu cầu các Ban, đơn vị chức năng trong Tổng công ty phải hoàn thành theo kế hoạch năm, nhưng một số nội dung chưa được đề cập đến như
xây dựng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI cần nêu rõ thời hạn yêu cầu đối với việc ban hành tờ trình, quyết định thành lập ban chỉ đạo, tổ công tác triển khai dự án là đúng thời gian theo quy định hay cho phép muộn bao nhiêu ngày so với yêu cầu, số ngày muộn so với quy định càng tăng hay càng giảm thì đạt hiệu quả tốt hơn.
Bảng 2.3. Danh mục các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đang xây dựng để triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP
tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội
STT KPI của Tổng công ty Đơn vị thực hiện
1 Trang thiết bị, máy tính phục vụ nhân viên vận hành hệ thống đầy đủ.
X1
2 Tỷ lệ kết nối đường truyền giữa các cụm và trung tâm, giữa trung tâm và các đơn vị.
X1
3 Hạ tầng phòng họp phục vụ hướng dẫn, đào tạo, nhập liệu tập trung sắp xếp đầy đủ
Văn phòng
4 Chất lượng hạ tầng phòng làm việc cho đội triển khai X1
5 Tài liệu dự án ban hành đầy đủ tới từng đơn vị và cán bộ nhân viên
Ban Tài chính
6 Văn bản thông báo kế hoạch vận hành, nhập đuổi, đóng sổ, lập báo cáo gửi các đơn vị kịp thời
Ban Tài chính
7 Hoàn thiện văn bản mẫu báo cáo tiến độ, báo cáo kết quả đúng kế hoạch
Ban Tài chính
8 Ban hành tờ trình, quyết định thành lập ban chỉ đạo, tổ công tác triển khai dự án
Ban Tổ chức và nhân sự
9 Phân công thành viên triển khai đảm bảo chất lượng Ban Tài chính
10 Báo cáo tình hình triển khai dự án theo tháng Ban Tài chính
11 Số lượng tồn tại các công việc phát sinh cần giải quyết Ban Tài chính
12 Tỷ lệ hoàn thiện danh mục vật tư thiết bị dùng chung trong Tổng công ty
Ban Vật tư
13 Xây dựng quy định chuẩn hóa bộ mã vật tư thiết bị Ban Vật tư
14 Tần suất sự cố xảy ra tại các điểm triển khai Đơn vị
15 Tổng số thời gian khắc phục sự cố xảy ra tại các điểm triển khai
Đơn vị
16 Nộp báo cáo quý theo quy định Đơn vị
17 Lập báo cáo hợp nhất Ban Tài chính
18 Hoàn thiện quy chế nội bộ đúng thời gian quy định Ban Tài chính
Các nội dung chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc khác như việc phân công thành viên triển khai dự án đảm bảo chất lượng, báo cáo tình hình triển khai dự án theo tháng, số lượng tồn tại các công việc phát sinh cần giải quyết…đều chưa được cụ thể hóa như các nội dung trên về các chỉ tiêu con số cụ thể cần phải đạt được và chiều hướng cũng như tỷ trọng so với các công việc khác.
Hoặc như việc xây dựng quy định chuẩn hóa bộ mã vật tư thiết bị cần đặt yêu cầu cao hơn so với việc hoàn thiện danh mục vật tư thiết bị dùng chung trong Tổng công ty trong giai đoạn bước đầu triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc không đầy đủ sẽ gây khó khăn cho cán bộ công nhân viên khi thực hiện các công việc, việc hoàn thành các yêu cầu công việc trên không đảm bảo rằng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP triển khai thành công trong Tổng công ty. Ngoài ra, các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI nếu không được phân theo các mảng mục tiêu công việc chiến lược sẽ gây trở ngại cho các cấp lãnh đạo để nắm rõ được tình hình triển khai dự án, việc ra quyết định sẽ gặp khó khăn, có thể dẫn đến các quyết định bất hợp lý trong quá trình triển khai hệ thống. Do vậy thẻ điểm cân bằng BSC là một trong những phương pháp giúp doanh nghiệp thiết lập được các khía cạnh chiến lược, là các nội dung then chốt để doanh nghiệp triển khai xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc bám sát theo chiến lược, tầm nhìn, sứ mệnh doanh nghiệp đã đặt ra. Mức độ trọng yếu khác nhau đối với từng công việc không được xây dựng cụ thể cũng khiến cho các thành viên không xác định cụ thể được mức độ ưu tiên đối với các công việc trong quá trình triển khai, dẫn đến công tác triển khai bước đầu và chính thức hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP không đạt hiệu quả.
2.3.2. Ƣu điểm
Trước sự bùng nổ ngày càng mạnh mẽ về khoa học công nghệ trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, việc ứng dụng các tiến bộ khoa học vào thực tế phục vụ sản xuất kinh doanh đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Đối với Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội cũng vậy, ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động của đơn vị giúp nâng cao năng suất lao động, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất, giảm nhân công trực tiếp tham gia hoạt động sản xuất.
Việc áp dụng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC và KPI trong Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đã giúp cho các hoạt động chiến lược của Tổng công ty được phân tích cụ thể hơn, cùng với các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc giúp cho việc đánh giá công việc cho cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty dễ dàng hơn. Từ hệ thống đánh giá đó, Tổng công ty có thể xem xét các yếu tố nào cần tập trung đẩy mạnh, đưa ra các chiến lược và điều chỉnh các chỉ tiêu đánh giá cho phù hợp với từng đơn vị.
Việc xây dựng bảng thẻ điểm cân bằng và chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc trong triển khai hệ thống ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội giúp việc triển khai hệ thống trở nên cụ thể hơn, qua đó cũng phân công rõ chiến lược phát triển theo từng đơn vị ban chuyên môn để chịu trách nhiệm. Các ban chuyên môn được phân công chủ trì và phối hợp thực hiện sẽ biết rõ cụ thể những công việc gì họ cần phải tập trung triển khai, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội là triển khai thành công hệ thống ERP trên toàn Tổng công ty.
Quá trình xây dựng các bước triển khai đầu tiên hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp là bước then chốt quyết định thành công của việc triển khai hệ thống. Quá trình triển khai gắn liền với mục tiêu chiến lược của toàn đơn vị, thống nhất với hệ thống đánh giá hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp định hình sớm hơn quá trình triển khai, thuận lợi cho công tác đào tạo, hướng dẫn đội ngũ chuyên gia sau này, dễ dàng nhân rộng để đồng nhất trong toàn đơn vị.
2.3.3. Nhƣợc điểm và nguyên nhân
Mặc dù hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đã được triển khai áp dụng tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội, nhưng hệ thống đánh giá nguồn lực doanh nghiệp ERP đang bước đầu thực hiện quá trình triển khai thí điểm. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc trong việc triển khai hệ thống ERP chưa được tập trung xây dựng từ trước đến nay, cũng chưa có nội dung triển khai để thử nghiệm trên hệ thống là một trong những khó khăn cho việc xây dựng hệ thống các chỉ tiêu cụ thể và chính xác đối với công tác triển khai bước đầu cho đến triển khai chính thức, các mục tiêu chiến lược cũng chưa được phân tích trên các phương diện và mối quan hệ giữa các phương diện đó với nhau.
Yêu cầu rất lớn đặt ra đối với các thành viên tham gia xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC và hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI là cần được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng về quản trị doanh nghiệp và hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP, trải qua các quá trình đào tạo được kiểm tra đánh giá. Trong khi đó kế hoạch đào tạo đầu năm đã được ban hành chưa có danh mục và bố trí nguồn chi phí cho các nội dung, nhu cầu đào tạo trong lĩnh vực này, do vậy công tác đào tạo cho đội ngũ triển khai hệ thống cần được ban chức năng nghiên cứu, tham mưu, đề xuất lên Ban lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt ban hành quyết định bổ sung danh mục và chi phí đào tạo. Các chiến lược kinh doanh của Tổng công ty phải được định hướng rõ ràng, thường xuyên được chỉ đạo các mục tiêu chiến lược, đặc biệt đối với từng mục tiêu chiến lược trong các lĩnh vực chuyên môn cần phải có các ý kiến tham mưu của các ban chuyên môn và lãnh đạo Tổng công ty phụ trách lĩnh vực đó. Những yêu cầu đặt ra là những khó khăn, thách thức rất lớn đối với khả năng triển khai hiện tại của đơn vị, do đơn vị còn hạn chế về nhân lực, hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ triển khai dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP còn chưa được hoàn thiện.
Đặc biệt đối với phân hệ tài chính trong dự án triển khai hệ thống quản lý nguồn lực ERP yêu cầu các cán bộ nhân viên tham gia triển khai phải có kiến thức và kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp. Trong khi đó, trong một tổ chức doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội thì khả năng tổng hợp các kiến thức, các số liệu về tài chính là thách thức đặt ra đối với các thành viên tham gia triển khai dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Tuy nhiên trong giai đoạn thực hiện tái cơ cấu, sắp xếp lại lao động trong Tổng công ty, đây sẽ là một thách thức lớn đặt ra đối với cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Đối với các nghiệp vụ tài chính kế toán trước đây, việc thực hiện dựa trên các hoạt động tính toán trên giấy hoặc các phần mềm office. Nhưng đối với hệ thống tích hợp các chương trình như ERP lại đòi hỏi khả năng ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin vào hoạt động tài chính kế toán, do đó đối với các chuyên viên nhiều tuổi chưa được tiếp cận với các tiến bộ khoa học công nghệ sẽ gặp phải nhiều khó khăn, hạn chế nhất định trong việc triển khai.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI EVN HANOI
3.1. Định hƣớng phát triển EVN HANOI
Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã phê duyệt “Đề án sắp xếp, tái cơ cấu Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội giai đoạn 2017 – 2020” với mục tiêu xây dựng Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội thành Tổng công ty mạnh, có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và chuyên môn hóa cao, nâng cao năng suất lao động, hoạt động hiệu quả, bền vững trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam; đảm bảo cung cấp điện an toàn, liên tục, ổn định cho các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng trên địa bàn hoạt động; tạo dựng thành công hình ảnh một doanh nghiệp có trách nhiệm với cộng đồng và xã hội, phục vụ khách hàng với chất lượng dịch vụ ngày một tốt hơn.
Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đặt ra tầm nhìn đến năm 2020 trở thành một trong các doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam và đạt tầm khu vực. Với sứ mệnh được đặt ra là đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu điện phục vụ sản xuất, phát triển kinh tế và sinh hoạt của nhân dân Thủ đô. Vận hành cung ứng điện an toàn, liên tục, ổn định, đặc