6. Kết cấu của luận văn
1.3.3 Hệ thống thông tin
Trong thời đại công nghệ thì việc áp dụng công nghệ vào công việc quản lý kinh doanh là thực sự cần thiết. Việc xây dựng hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp giảm chi phí, xử lý công việc nhanh hơn, tăng năng suất lao động, cung cấp các thông tin
cần thiết tới các bộ phận một cách kịp thời chính xác. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế đã chứng minh rằng: máy vi tính và những thành tựu của công nghệ thông tin đã có những đóng góp quan trọng quyết định sự lớn mạnh nhanh chóng và không ngừng của logistics.
Muốn hoạt động logistics đạt được hiệu quả cao thì trước hết phải quản lý được hệ thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Hệ thống thông tin logistics bao gồm nhiều thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp), thông tin trong từng bộ phận chức năng (logistics, kỹ thuật, kế toán – tài chính, marketing, sản xuất…), thông tin ở từng khâu trong chuỗi cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên.
Trong hệ thống phức tạp đó thì xử lý các yêu cầu của khách hàng chính là trung tâm thần kinh của toàn bộ hệ thống. Tốc độ và chất lượng của luồng thông tin để xử lý các yêu cầu tác động đến chi phí và hiệu quả của toàn bộ quá trình. Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics sẽ tiến hành hiệu quả. Ngược lại, nếu trao đổi thông tin chậm chạp, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và làm mất khách hàng sẽ là điều không tránh khỏi.
Công nghệ thông tin là chìa khóa vạn năng để giải quyết vấn đề mang tính sống còn này của logistics. Những thành tựu của công nghệ thông tin giúp cho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho chuỗi tích hợp hoạt động logistics trên toàn bộ hệ thống. Hệ thống thông tin giúp công ty lưu trữ thông tin về lô hàng, quá trình thực hiện vận chuyển, các bên tham gia, thông tin về khách hàng, quá trình thanh toán. Hệ thống thông tin giúp lưu trữ, xử lý thông tin nhanh chóng, phản hồi kịp thời và chính xác tới các bộ phận.
Hệ thống thông tin là yếu tố không thể thay thế trong việc hoạch định và kiểm soát hệ thống logistics. Những thành tựu của công nghệ thông tin giúp cho người ta đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển tinh vi, hiện đại, nó thực sự là vũ khí cạnh tranh lợi hại, giúp ai biết sử dụng giành chiến thắng, lĩnh vực logistics cũng không phải là ngoại lệ.