6. Kết cấu của luận văn
3.2.5 Nâng cấp hệ thống thông tin của doanh nghiệp
Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống thông tin xuyên suốt và kết nối các bộ phận trong công ty như: tài chính kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự, bộ phận marketing, bộ phận kho bãi, bộ phận khai báo hải quan, cơ sở dữ liệu về khách hàng, cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp, cơ sở dữ liệu về các đại lý quốc tế, bộ phận giao nhận ngoại thương.
Khi hình thành một hệ thống thông tin chung, các bộ phận có sự kết nối, đảm bảo thông tin được cung cấp đến các bộ phận kịp thời chính xác, các nhà quản lý có tổng hợp thông tin và đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Sơ đồ 3.1. Xây dựng hệ thống thông tin cho công ty cổ phần Interserco Mỹ Đình
Bộ phận Tài chính kế toán: theo dõi thông tin về thu chi tình hình công nợ của khách hàng, khi khách hàng thanh toán thì kế toán viên có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng của công ty để các bộ phận khác có thể theo dõi trực tiếp đặc biệt là bộ phận kinh doanh.
Bộ phận Marketing: Liên tục cập nhật thông tin về các sự kiện như các hội nghị, hội thảo, hội trợ triển lãm thương mại lên trên hệ thống để bộ phận kinh doanh lên kế hoạch đăng ký tham gia.
Bộ phận kho, bãi: cập nhật thường xuyên lên hệ thống về tình trạng kho bãi từng ngày: (tỷ lệ lấp đầy, vị trí kho còn trống, tình trạng hàng hóa trong kho, số hàng xuất nhập kho trong ngày,…), để khách hàng và bộ phận kinh doanh đều nắm được thông tin. Hệ thống thông tin Bộ phận giao nhận ngoại thương Bộ phận nhân sự Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận nghiệp vụ hải quan Bộ phận kinh doanh Bộ phận Marketing Bộ phận kho, bãi Cơ sở dữ liệu đại lý Cơ sở dữ liệu khách hàng Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp Website Khách hàng
Cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp: nhà cung cấp ở đây là các bên cung cấp dịch vụ đầu vào cho công ty. Các bộ phận phải thường xuyên cập nhật thông tin lên hệ thống về nhà cung cấp, thông tin và các đánh giá về chất lượng dịch vụ, giá cả để các bộ phận có thể so sánh và lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất.
Bộ phận giao nhận ngoại thương: cập nhật thông tin về các lô hàng đang vận chuyển lên hệ thống thông tin để dễ dàng cho việc theo dõi của chính bộ phận này và các bộ phận khác có liên quan bao gồm:
- Số vận đơn: vận đơn đường biển, vận đơn hàng không
- Số chuyến bay, hoặc tên tàu vận chuyển và số chuyến
- Ngày đi dự kiến, ngày đến dự kiến, ngày đi thực tế, ngày đến thực tế.
- Đại lý xử lý lô hàng
- Thông tin khách hàng
- Mô tả về hàng hóa, số cân, số kiện.
Ngoài ra bộ phận này cũng phải thường xuyên cập nhật lên hệ thống thông tin chi tiết giá cả và chất lượng dịch vụ của các đại lý quốc tế để tiến hành đánh giá các đại lý, cũng như cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh trong việc báo giá khách hàng.
Cơ sở dữ liệu khách hàng: đưa ra các thông tin chung về khách hàng (như tên, địa chỉ, các dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng, tình hình công nợ và lịch sử thanh toán). Để nhà quản lý và bộ phận marketing có một đánh giá tổng quan về tình hình khách hàng của công ty để từ đó đưa ra các kế hoạch chăm sóc khách hàng.
Bộ phận nghiệp vụ hải quan: theo dõi tình hình từ bộ phận giao nhận ngoại thương, bộ phận kinh doanh để lên kế hoạch để làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa, cập nhật tiến độ làm thủ tục hải quan của các lô hàng thường xuyên.
Bộ phận kinh doanh:
- Cập nhật thông tin khách hàng, các yêu cầu của khách hàng lên hệ thống để
các bộ phận khác theo dõi và xử lý.
- Cập nhật các báo cáo kinh doanh, chỉ tiêu kinh doanh, tình hình thực hiện chỉ
tiêu kinh doanh của từng nhân viên để tiện cho việc đánh giá nhân sự của bộ phận nhân sự.
- Cập nhật các báo giá của từng dịch vụ để các bộ phận khác theo dõi, đặc biệt là bộ phận kế toán trong việc xuất hóa đơn thu khách hàng để tránh tình hình thu thiếu tiền dịch vụ.
Hệ thống thông tin phải được kết nối với website của công ty, khách hàng phải đăng ký tài khoản và mật khẩu trên website để có thể theo dõi được thông tin về tình hình hàng hóa của họ trong kho, tình hình và tiến độ vận chuyển các lô hàng ở nội địa cũng như quốc tế, tiến độ làm thủ tục hải quan của các lô hàng.
Bộ phận nhân sự:
- Tiến hành đánh giá nhân viên thông qua các thông tin tổng hợp từ hệ thống
thông tin của công ty.
- Cập nhật các thông tin mới nhất liên quan đến các khóa học nghiệp vụ do các
cơ quan ban ngành hoặc do chính công ty tổ chức lên hệ thống của công ty cho các bộ phận tiện theo dõi.