6. Kết cấu của đề tài
3.2.1. xuất kế hoạch truyền thông trong năm học
Truyền thông trong giáo dục rất đặc trưng nó không giống loại hình truyền thông của Doanh nghiệp là tính theo năm tài chính mà tính theo năm học. Vì vậy, cách thức và kế hoạch truyền thông diễn ra cũng khác biệt và mang tính đặc trưng theo năm học.
Trong quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Ngoại thương thì các Khoa – Phòng ban là những những đơn vị trực thuộc và là các đầu mối kết nối vững chắc giữa sinh viên, phụ huynh học sinh, các nhà tài trợ… với nhà trường. Đây là các đầu mối truyền thông quan trọng. Từ các Khoa, Phòng ban trước mỗi năm học các Khoa, Phòng ban sẽ lập kế hoạch hoạt động truyền thông dựa trên kế hoạch của
86
hoạt động ngân sách theo năm học, kế hoạch hoạt động này hiện nay nhìn cơ bản mới chỉ liệt kê được một số đầu mục truyền thông và nguồn kinh phí dự trù chứ chưa nêu rõ được một cách chi tiết và cố định là khi nào thực hiện, cách thức thực hiện, mục tiêu thực hiện và kết quả thực hiện… Vì vậy, trước mỗi năm học kết hợp với kế hoạch hoạt động ngân sách các Khoa, Phòng ban phải lập kế hoạch cho từng hoạt động truyền thông dự trù chi tiết cho có đầy đủ các phần bao gồm: Kinh phí truyền thông, thời gian truyền thông, nội dung truyền thông, hình thức truyền thông, phương tiện truyền thông và có phần ghi chú với nội dung có liên kết truyền thông với các khoa, phòng ban nào nữa hay không?.
Ngoài ra các đầu mối Khoa, Phòng ban hiện đang thực hiện công tác truyền thông đa số theo phương thức độc lập mà chưa kết hợp các khoa, phòng ban lại với nhau. Để tạo một hiệu ứng truyền thông thì các Khoa, phòng ban phải kết hợp với nhau cùng lập kế hoạch, xây dựng mô hình truyền thông mang chiều sâu về nội dung và mang chiều rộng về hiệu ứng lan tỏa.
Các báo cáo hàng quý của các Khoa, Phòng ban hiện nay cũng là một trong số những báo cáo quan trọng tạo nên kế hoạch truyền thông của các đơn vị theo từng quý kế tiếp nhau. Đây là báo cáo thể hiện nội dung quan trọng về việc thực hiện theo nội dung kế hoạch hoạt động truyền thông cho toàn năm học. Nội dung của báo cáo phải nêu bật lên những việc đã làm và chưa làm được ở từng quý và kế hoạch cho quý tiếp theo.
Ngoài hoạt động truyền thông được xây dựng theo kế hoạch năm học ở các Khoa, Phòng ban thì Nhà trường cũng cần xây dựng kế hoạch truyền thông cho toàn năm học theo từng chủ đề lớn mang tính tổng thế, nhất quán theo thời gian và giai đoạn hình thành và phát triển trường. Các hoạt động truyền thông lớn ở các năm học khác nhau với cùng một chủ đề thì hình thức của hoạt động, cách thức truyền tải phải khác nhau, phải được xây dựng đổi mới, sáng tạo theo hướng tích cực qu từng năm học và phù hợp với lượng kinh phí, ngân sách Nhà trường.
Các mốc thành lập Trường như 60 năm thành lập trường, 65 năm, 70 năm … cần được đầu tư xây dựng chiến lược và kế hoạch truyền thông chi tiết cụ thể, tạo
87
đấu ấn mạnh tới toàn thể cán bộ, học sinh, sinh viên và những người quan tâm. Tạo nên dấu ấn lịch sử cho trường.