6. Kết cấu của đề tài
1.2. Truyền thông của các trường Đại học
1.2.3. Các yếu tố của truyền thông tại các trường Đại học
1.2.3.1. Đối tượng
Đối tượng truyền thông trong giáo dục rất đa dạng và phong phú. Mỗi một phòng ban lại giao tiếp với các đối tượng khác nhau có thể là các nhà quản lý, cựu sinh viên, phụ huynh, giảng viên và sinh viên, tất cả họ đều có nhu cầu và mong đợi kết quả của việc giao tiếp. Các trường đại học phải xác định đối tượng truyền thông là bên trong hay bên ngoài từ đó xây dựng các chiến lược và chiến thuật cho phù hợp với từng đối tượng ưu tiên của truyền thông, cần phải tìm ra các kênh sáng tạo và hiệu quả để tiếp cận từng đối tượng.
Đối tượng truyền thông bên trong bao gồm: sinh viên, cán bộ, giảng viên, các phòng ban liên quan, phụ huynh…, đây là các đối tượng đã biết đến chủ thể và đây cũng chính là đầu mối cho các kênh truyền thông sau này. Đối tượng truyền thông bên trong này có thể tạo ra các kênh truyền thông theo hướng tích cực nếu đơn vị chủ thể có hình ảnh, thương hiệu, chất lượng tốt và ngược lại nó cũng sẽ là kênh truyền thông gây nhiễu và là mất hình ảnh, uy tín của chủ thể. Vì vậy, để có thể tận dụng, thay đổi cách nhìn nhận về chủ thể thì các đối tượng này luôn phải được chăm sóc kỹ càng, thường xuyên và được cập nhập thông tin về chủ thể để bảo vệ hình ảnh thương hiệu cũng như chất lượng của chủ thể.
Đối tượng truyền thông bên ngoài bao gồm: Học sinh, sinh viên, phụ huynh, các nhà đầu tư, liên kết, tài trợ…, đây là các đối tượng đã từng biết đến đơn vị chủ thể hoặc chưa hề biết đến đơn vị chủ thể. Vì vậy, khi tiếp cận các đối tượng này thì cần lên kế hoạch xây dựng rõ mục tiêu truyền thông để đạt hiệu quả tối đa. Chăm sóc tỉ mỉ, kỹ lưỡng ngay từ khâu truyền thông tin ban đầu để không bị đối tượng truyền thông cảm thấy thông tin tiếp nhận bị nhạt nhẽo, hời hợt hoặc chưa đủ niềm tin.
1.2.3.2. Nội dung truyền thông
Trong quá trình truyền thông, các trường Đại học luôn chú trọng tập trung xây dựng những nội dung cơ bản nhằm đạt được mục tiêu và giá trị cốt lõi riêng:
27
Hoạt động truyền thông trong các khối trường đại học là một bộ phận của hoạt động quản trị đại học, là quá trình gắn kết với quản trị thương hiệu nhà trường. Cụ thể là, hoạt động truyền thông hướng đến sự phát triển bền vững qua việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu của nhà trường. Tiêu biểu trong việc xây dựng và thương hiệu của nhà trường là chất lượng đầu ra của sinh viên; chất lượng của hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, hợp tác phát triển, tuyển sinh, việc làm cho sinh viên. Nhờ đó, thương hiệu đã trở thành giá trị, là lợi thế trong cạnh tranh toàn cầu của các trường đại học hiện nay. Có thể thấy, việc xây dựng và phát triển thương hiệu chắc chắn phải được thúc đẩy từ công tác truyền thông.
Đặc biệt, nâng tầm chất lượng giáo dục, nâng cao chất lượng ở các chương trình đào tạo là những hoạt động chủ chốt trong công tác truyền thông, nhằm xây dựng thương hiệu và uy tín của nhà trường. Bởi, phụ huynh, học sinh, sinh viên sẽ quan tâm đến những thông tin về chất lượng giảng dạy, chương trình đào tạo, tỷ lệ giáo sư, tiến sĩ, giảng viên của nhà trường, các cơ hội hợp tác giáo dục, chất lượng sinh viên đầu ra, thống kê về số lượng sinh viên có việc làm ngay sau tốt nghiệp, bằng cấp của nhà trường được công nhận...
Hiện nay các trường Đại học cạnh tranh gay gắt và gặp nhiều thách thức trong công tác tuyển sinh. Để đẩy mạnh và thu hút được nguồn thí sinh đông đảo và có chất lượng đầu vào tốt thì các trường Đại học phải triển khai và phát triển công tác truyền thông với nhiều phương tiện và hình thức khác nhau. Để đạt hiệu quả truyền thông trong công tác tuyển sinh, việc đẩy mạnh truyền thông để mở rộng tuyển sinh là không thể thiếu, sử dụng các phương tiện truyền thông dưới hình thức từ hình thức trực tiếp đến gián tiếp thông qua nhiều công cụ truyền thông khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tuyển sinh đã đề ra là vô cùng cần thiết.
Hơn thế nữa, hoạt động truyền thông ở các trường Đại học còn được thúc đẩy thông qua việc quảng bá các hoạt động giao lưu, hội nghị hội thảo, hợp tác quốc tế… nhằm thu hút được lượng lớn sự chú ý của các nhà nghiên cứu khoa học, các giảng viên có chuyên môn có tiếng cả trong nước và ngoài nước tới tham dự và góp ý. Từ đó, thông qua việc xây dựng các chương trình học liệu cho trường, các hoạt
28
động, hội nghị hội thảo được nâng tầm nhằm góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt cho các trường Đại học.
Ngoài ra, các hoạt động truyền thông còn hướng tới các nội dung khác như thu hút vốn đầu tư, thu hút nhà tài trợ, thu hút nhân sự… nhằm tạo hình ảnh đẹp trong mắt công chúng cũng như xây dựng nền tảng cho các trường Đại học vững mạnh ngày một phát triển.
1.2.3.3. Hình thức truyền thông
Trước đây, chỉ có số ít các trường chú trọng và có khả năng làm tốt được công tác truyền thông; ngoại trừ một số ít trường Đại học Dân lập hoặc Quốc tế. Có thể thấy, hiện nay đã có nhiều trường Đại học hơn nhận thức rõ rệt tầm quan trọng của công tác truyền thông. Vì thế, làm thế nào để xây dựng được các hình thức truyền thông thành công đã và đang là một trong những bài toán mà các nhà quản lý quan tâm để xây dựng một nền tảng truyền thông vững chắc cho các trường Đại học.
i) Một trong những hình thức truyền thông mà các trường áp dụng từ trước đến nay là hình thức truyền thông trực tiếp:
Điều kiện phải có đối với kênh truyền thông trực tiếp là: có hai hay nhiều người giao tiếp trực tiếp với nhau, có thể là sự giao tiếp giữa hai người hay giữa một người với công chúng hoặc qua điện thoại hay thư từ.
Các hình thức truyền thông trực tiếp gồm:
+ Hình thức giới thiệu: Các trường thường xuyên truyền thông tại các buổi hội thảo, hội nghị, các buổi tuyển sinh…, đó là hình ảnh những cán bộ, giảng viên của các trường trực tiếp tiếp xúc với các đối tượng như cán bộ giảng viên trong và ngoài trường, phụ huynh, học sinh, sinh viên... nhằm tư vấn, quảng bá nội dung truyền thông
+ Hình thức xã hội: gồm hàng xóm láng giềng, bạn bè, các thành viên trong gia đình và những người cộng sự nói chuyện với khách hàng mục tiêu. Đây có thể xem
29
là kênh truyền thông hiệu quả tuy nhiên các trường Đại học không hoàn toàn kiểm soát được và lượng truyền thông không truyền tải cho khách hàng là không nhiều.
+ Hình thức thăm quan khảo sát, từ thiện… từ phía các Công đoàn trường tạo cơ hội gắn kết các công đoàn viên trong trường cũng như quảng bá thương hiệu, hình ảnh trường
Tóm lại, các hình thức kênh truyền thông trực tiếp này là các hình thức truyền thông khá hiệu quả, vậy nên các trường có thể tìm cách tận dụng và kích thích những kênh đó để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình.
ii) Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển vì vậy hình thức truyền thông gián tiếp cũng được tận dụng và phát huy khá hiệu quả:
+ Thông qua các cá nhân có tầm ảnh hưởng đến công chúng để quảng bá thương hiệu, xây dựng hình ảnh trường cũng như truyền thông, lên tiếng cho từng nội dung truyền thông tạo hiệu ứng người hâm mộ.
+ Thông qua các kênh thông tin như website, fanpage, hội nhóm, cộng đồng mạng để truyền thông. Đây là hình thức truyền thông nhanh nhạy, có hiệu ứng tích cực, người nhận thông tin dễ dàng cập nhật thông tin và ít tốn về thời gian và chi phí.
+ Thông qua hình thức tivi, báo đài, băng rôn, khẩu hiệu, ấn phẩm, tặng phẩm… để quảng bá hình ảnh cũng như truyền thông về đơn vị trường đến đông đảo người dân.
Nói tóm lại, các kênh truyền thông gián tiếp cũng có một số ưu điểm như sau có thể nhanh chóng tiếp cận cũng như truyền đạt được thông tin đến đông đảo khách hàng và tiết kiệm được thời gian hơn các kênh truyền thông trực tiếp rất nhiều. Vậy nên, các trường Đại học nên biết tận dụng ưu nhược điểm của kênh truyền thông gián tiếp để đưa ra các chiến lược truyền thông hiệu quả.
Có thể thấy ngày nay công tác truyền thông trên cả 2 phương thức trực tiếp và gián tiếp đều rất đa dạng và có khả năng đạt hiệu quả truyền thông cao. Như vậy, các trường đại học có thể tận dụng mọi tối ưu của các phương tiện truyền thông để đạt hiệu quả truyền thông cao nhất và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Với xu
30
hướng thời đại 4.0, các trường đại học nên cân nhắc nhiều ưu điểm khác nhau để có thể phát huy và thúc đẩy chiến lược truyền thông hiệu quả nhất.
1.2.3.4. Các phương tiện truyền thông
Phương tiện truyền thông là phương thức cụ thể để các trường Đại học sử dụng nhằm mục đích truyền tải những thông điệp, nội dung nào đó thuộc chiến lược truyền thông. Trong một chiến lược truyền thông, đối tượng của những phương tiện truyền thông là những khách hàng mục tiêu để đạt được mục đích truyền thông.Có thể nói, phương tiện truyền thông đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự thành công của một chiến dịch truyền thông, bởi các phương tiện truyền thông nếu được sử dụng phù hợp với hoàn cảnh sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng và thu lại được nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng của mình.
Hiện nay, bằng cách vận dụng tất cả các kỹ năng sẵn có cũng như kết hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhằm phát huy khả năng để truyền tải thông tin chính xác và hiệu quả đến người tiêu dùng, có rất nhiều loại phương tiện truyền thông đã ra đời. Một số các phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay như: + Internet là phương tiện truyền thông có số lượng sử dụng nhiều nhất đặc biệt trong đó là công cụ đầy “quyền năng” là mạng xã hội (social media).
+ Truyền hình là phương tiện truyền thông phổ biến tiếp theo. Sự có mặt của truyền hình là một thay đổi lớn của nhân loại trong thế kỷ 20 và nó vẫn là một công cụ quan trọng hiện nay.
+ Báo chí là một phương tiện cũng phổ biến và có mặt từ rất lâu, đây cũng là phương tiện truyền thông được các doanh nghiệp ưa dùng vì tính tin dùng của nó.
Ngoài ra còn số một số loại nữa bao gồm: sách báo, tivi, đài phát thanh, quảng cáo, băng đĩa…Sau khi biết được bản chất phương tiện truyền thông là gì và các loại hình truyền thông của nó, thì dưới đây là những phân tích chuyên sâu về những ưu điểm và nhược điểm của các kênh truyền thông hiện nay:
31
Ưu điểm: Đây là một dạng quảng cáo trên các Website, Google Search, các Forum… Vì Internet có lượng người sử dụng vô cùng lớn nên vì vậy việc khai thác những tài nguyên trên này đem lại hiệu quả vô cùng lớn. Hiệu quả từ việc sử dụng phương tiện truyền thông này cũng có thể đo lường được luôn một cách dễ dàng và hiệu quả. Lượng khách hàng tiềm năng ngày càng tăng lên và chủ yếu tập trung trên Internet, do đó quảng cáo trên Internet là một công cụ tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp muốn khai thác ở trên này.
Nhược điểm: Tuy nhiên việc sử dụng quảng cáo trên Internet có nhiều bất cập, một trong số chúng là sự tràn lan của những thông tin không chính thống. Chính điều này làm hạn chế tiếp cận thông tin của người dùng đến những quảng cáo của bạn. Hơn nữa, phương tiện truyền thông này đôi khi làm khách hàng cảm thấy bị làm phiền.
Ttruyền thông thông qua Mạng xã hội (Social Media)
Ưu điểm: Có thể thấy ngày nay mạng xã hội đang trở thành một ngôi sao của “làng” truyền thông hiện nay. Cứ có một kênh Social media mạnh ở trong tay là doanh nghiệp đó có thể đạt được lợi thế trước các đối thủ khác một cách rất dễ dàng. Ưu điểm đem lại rất nhiều, một trong số đó là lượng người sử dụng vô cùng lớn và tiềm năng. Chính số lượng lớn, với nhiều đối tượng, độ tuổi… từ đó có thể quảng bá các sản phẩm/ dịch vụ đến mọi đối tượng khách hàng. Thêm vào đó, chi phí bỏ ra cũng vô cùng rẻ giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm trong chi phí truyền thông bỏ ra.
Nhược điểm: Mạng xã hội có quá nhiều tài khoản ảo và đôi khi những quảng cáo sẽ không tiếp cận được đối tượng mình mong muốn. Thông tin ở trên mạng xã hội thường không chính thống nên khách hàng sẽ không tin tưởng và dè chừng hơn một số công cụ truyền thông khác.
Truyền thông qua Ti-vi (Truyền hình)
Ưu điểm: Khi mọi người đặt câu hỏi phương tiện truyền thông là gì, thì có lẽ bật ngay ra là công cụ truyền hình. Đây là một phương tiện phát minh vĩ đại của thế kỷ 20 khi nó được cho ra đời và phát triển, và trở thành một công cụ truyền thông
32
đầy uy lực ở trong tay. Tính trực quan, sinh động sẽ giúp khách hàng dễ dàng bị thu hút hơn, từ đó thì sẽ ghi nhớ cho khách hàng về thương hiệu của mình. Một điều nữa, truyền hình cũng có lượng người xem vô cùng lớn với 90% dân số Việt Nam sử dụng và được nhiều người chú ý, gây hiệu quả mạnh, tác động được đến nhiều đối tượng, giúp gia tăng tỉ lệ chuyển đổi, chưa dừng lại ở đó Ti-vi (truyền hình) còn được coi là một phương tiện truyền thông chính thống.
Nhược điểm: Có lẽ chi phí bỏ ra đắt đỏ là nhược điểm lớn nhất của phương tiện này, nó không phù hợp với những doanh nghiệp có chi phí truyền thông hạn hẹp. Tiếp theo là những quảng cáo có thể gây khó chịu với người xem, vì có rất nhiều quảng cáo được phát thời gian trong ngày, đôi khi sự lặp lại cũng sẽ khiến khán giả tức điên, gây phản tác dụng. Vì vậy hãy tận dụng vừa phải để có thể biến truyền hình trở thành một công cụ hữu hiệu.
Truyền thông qua Báo chí
Ưu điểm: Quảng cáo trên báo chí có lẽ là một phương tiện truyền thông có từ rất lâu đời từ thế kỷ trước. Doanh nghiệp biết đến đây là một phương tiện có chi phí rất rẻ và có độ tin cậy từ công chúng, dễ dàng tiếp cận khách hàng. Một điểm nữa từ lợi ích của báo chí đem lại là mức độ phủ sóng cao và được công chúng biết đến một cách rộng rãi, chính đặc điểm này đem về những ưu điểm để báo chí trở thành phương tiện truyền thông “tuy cũ mà chất”.
Nhược điểm: Chính vì rẻ đôi khi cũng trở thành con dao hai lưỡi đối với một thương hiệu. Vì số lượng quảng cáo quá nhiều dẫn đến người đọc bị “lạc” trong một “ma trận” quảng cáo từ các báo tạo nên. Đôi khi độc giả sẽ lướt qua quảng cáo đó, hoặc đôi khi chỉ lướt phần tiêu đề rồi bỏ qua phần nội dung bên dưới. Chính vì vậy cần tạo tiêu đề hấp dẫn ngay từ đầu sẽ dễ gây ấn tượng hơn với người đọc.
Truyền thông thông qua Điện thoại trực tiếp
Ưu điểm: Có hiệu quả tác động cao nhất so với những phương tiện khác. Do bạn được trực tiếp trao đổi với khách hàng nên có cơ hội lớn để giới thiệu chi tiết về sản phẩm dịch vụ và tìm hiểu được chính xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng, ngoài ra bạn cũng có thể xây dựng mối quan hệ và chiếm được thiện cảm của
33
khách hàng hoặc có thể bán ngay được sản phẩm. Trong trường hợp này khách hàng thường trả lời rất chính xác nhu cầu và mong muốn của họ, qua đó bạn có thể chuẩn bị cho các bước bán hàng và quảng cáo tiếp theo.