Hầu hết các doanh nghiê ̣p đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoa ̣n
mua, sản xuất và bán không diễn ra trong cùng mô ̣t lúc. Mă ̣t khác, cần có hàng tồn
kho để duy trì khả năng hoa ̣t đô ̣ng thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoa ̣t đô ̣ng phân phối, ngăn chă ̣n những bất trắc trong sản xuất, vì vâ ̣y quản tri ̣ hàng tồn
20
trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt
hàng? Để quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một số mô hình sau:
- Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả EOQ (Economic Ordering Quantity): Đây là mô hình quản trị hàng tồn kho mang tính định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng có tương quan tỷ lệ nghịch khi số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng giảm dẫn đến chi phí tồn kho tăng lên trong khi chi phí đặt hàng giảm. Ngược lại khi số lần đặt hàng nhiều, khối lượng hàng tồn kho bình quân thấp, do đó chi phí tồn kho thấp, song chi phí đặt hàng cao.
Do đó, mục đích của quản trị hàng tồn kho là cân bằng giữa hai loại chi phí: chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí là thấp nhất. Mô hình EOQ dựa trên giả định: nhu cầu hàng tồn kho đều đặn, giá mua hàng mỗi lần bằng nhau, không có yếu tố chiết khấu thương mại và không tính đến dự trữ an toàn. Như vậy, theo mô hình này, DN sẽ tính toán được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và khi đến lúc hết hàng doanh nghiệp lại tiếp tục đặt mua đúng số lượng.
- Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc JIT (Just In Time): Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc là một phần của quá trình sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động và thời gian sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gây lãng phí. Về mặt lý thuyết hệ thống cung ứng đúng thời điểm có số tồn kho bằng không dựa trên những ý tưởng cho rằng tất cả các mặt hàng cần thiết có thể cung ứng trực tiếp cho các giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác về thời điểm giao hàng và số lượng hàng được giao, và sau khi sản xuất xong, hàng hóa được chuyên chở đi ngay thay vì phải thông qua tồn kho. Ứng dụng phương pháp này đòi hỏi kế hoạch sản xuất phải hết sức chính xác và chặt chẽ. Phương pháp JIT chỉ áp dụng trong điều kiện DN có mức độ sản xuất đều và cố định, kích thước lô hàng không quá lớn cũng không quá nhỏ, lựa chọn người bán hàng tin cậy và nâng cao tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống, nhanh chóng giải quyết các sự cố trong quá trình hoạt động,... Hệ thống quản lý hàng tồn kho JIT được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp đi lặp lại, thay thế việc sản xuất
21
từng lô hàng với số lượng lớn bằng cách sản xuất theo một dòng liên tục các sản phẩm được sản xuất ra với số lượng nhỏ.
Tóm lại, trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong quản trị.