Nhiều doanh nghiệp không đầu tư đầy đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì doanh nghiệp càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý doanh nghiệp nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Chính sách
Quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.
Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ DN, từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng.
Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc.
Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong DN trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ.
Con người
DN nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Công cụ
DN nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp, cũng như
19
báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
Quy trình
Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không.
Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán...
Sau khi ký hợp đồng, DN nên gửi invoice (bản liệt kê), hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.
Lưu ý, mỗi DN có những đặc thù riêng về lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tài sản, vốn lưu động và khoản mục nợ phải thu nhiều hay ít. Nhà quản lý của từng DN nên lựa chọn những phương thức phù hợp nhất cho DN của mình dựa trên phương châm "lợi ích và chi phí", nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận. Nếu DN gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhưng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với DN khác có chính sách tín dụng thương mại mềm dẻo hơn.