Cho dù nhóm làm việc là tạm thời hay lâu dài thì cũng phải trải qua một khoảng thời gian nhất định để vận hành một cách trơn tru và hiệu quả bởi lẽ nhóm làm việc đƣợc hình thành từ các cá nhân riêng lẻ và cùng hƣớng tới những mục tiêu chung. Thông thƣờng nhóm làm việc đƣợc hình thành và phát triển theo năm giai đoạn nhƣ Hình 1.1 dƣới đây.
Hình 1.1. Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc
16
Theo quan điểm của Tuckman và Jensen (1977), việc phân chia các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc dựa trên sự phát triển về mối quan hệ nội bộ giữa các thành viên trong nhóm làm việc.
Giai đoạn thành lập: Đây là giai đoạn mà các thành viên nhóm làm quen và
học hỏi làm thể nào để hoạt động nhƣ một nhóm làm việc. Các thành viên có khuynh hƣớng trở nên hào hứng, thăm dò nhau, và phục tùng mệnh lệnh của ngƣời lãnh đạo. Họ thƣờng thấy khó chịu và bị ràng buộc bởi vì chƣa quen thuộc với các thành viên khác. Thành viên của nhóm làm việc không chắc chắn về hành động cần làm, và họ dành thời gian lập kế hoạch cho công việc của mình.
Giai đoạn thành lập nhóm gắn liền với những khó khăn ban đầu, thƣờng là chƣa rõ ràng về vai trò của các thành viên, về nhiệm vụ cần thực hiện, phƣơng pháp và phong cách lãnh đạo điều hành nhóm của nhà quản trị nhóm. Các cá nhân, mặc dù đã tham gia là thành viên nhóm nhƣng vẫn thấy là cá nhân riêng biệt. Nhóm mới này thực chất vẫn còn là một tập hợp các cá nhân có cùng mục tiêu. Giai đoạn này là thời gian tìm kiếm: “Chúng ta ở đây làm gì?” “Tôi sẽ làm phần công việc nào?” “Tôi phải làm gì đây?” Giai đoạn này kết thúc khi thành viên của nhóm trở nên thoải mái tƣơng tác nhau.
Giai đoạn sóng gió: Trong giai đoạn này nhóm các cần đƣợc xác định rõ
ràng hơn nội dung công việc nhóm phải làm, hoặc các mục tiêu cụ thể cần đạt đƣợc. Các thành viên bắt đầu nhận thấy phần nào vai trò của mình trong việc đạt đƣợc mục tiêu; và xu hƣớng hợp tác với nhau để thực hiện các công việc cần làm.
Trong nhóm tồn tại các xung đột giữa các thành viên và đôi khi có sự nhầm lẫn về vai trò các thành viên và về yêu cầu mục tiêu chung. Các thành viên của nhóm bắt đầu nhận ra rằng công việc và hoạt động của nhóm khó khăn hơn dự đoán, và họ có thể trở nên lo lắng. Xung đột về vai trò và nhiệm vụ tăng lên giữa các thành viên; giữa những ngƣời muốn thực hiện công việc nhanh chóng và những ngƣời làm việc thận trọng; giữa những ngƣời đã quyết định công việc đƣợc thực hiện nhƣ thế nào và những ngƣời có khuynh hƣớng thử nghiệm. Một số thành viên mạnh dạn đề xuất và áp dụng giải pháp, trong khi những ngƣời khác lo lắng về việc liệu các vấn đề đã đƣợc xác định chính xác hay chƣa. Cũng có những thành viên thể
17
hiện khuynh hƣớng độc đoán ngay từ đầu, và những ngƣời thích làm việc trong môi trƣờng dân chủ, cởi mở hơn. Các vấn đề cá nhân cũng xuất hiện. Một số thành viên muốn giành đƣợc ảnh hƣởng trong nhóm, hoặc vì họ có tố chất lãnh đạo tự nhiên, hoặc vì họ muốn ƣu tiên áp dụng phƣơng pháp riêng, hoặc muốn sử dụng nhóm để tăng uy tín và quyền lực.
Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm bắt đầu tìm kiếm tự do trong hoạt động nhóm. Họ bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề thế nào cho tốt. Nhiệm vụ của nhà quản trị nhóm trong giai đoạn này là phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và phƣơng thức hoạt động của nhóm. Các cuộc tranh luận nảy lửa không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫn thƣờng xảy ra trong giai đoạn này.
Giai đoạn hình thành chuẩn mực: Trong giai đoạn này nhóm bắt đầu tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ. Trong thời gian này, nhóm trở nên gắn bó hơn, giảm dần các xung đột. Các thành viên nhận thấy họ không còn là một tập hợp các cá nhân riêng biệt, mỗi ngƣời đều có mục tiêu và chƣơng trình hành động của riêng mình, nhƣng cùng hƣớng tới một mục tiêu chung. Nếu trƣớc đó họ xác định vai trò của mình là tự phục vụ, trong giai đoạn này, họ xác định vai trò của mình là phục vụ nhóm. Vai trò cũ phụ thuộc vào vai trò mới, nhằm đảm bảo nhóm đạt đƣợc mục tiêu chung đã đề ra. Các thành viên đều hiểu rằng phải chú ý đến tƣơng tác giữa các thành viên nhóm.
Nhóm thành lập một vài quy tắc hoặc tiêu chuẩn, chuẩn hóa (norming) để giúp các thành viên làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, và các mối quan hệ xã hội đƣợc phát triển đủ để phân định đây là một nhóm cụ thể. Các thành viên cũng tăng mức độ tin tƣởng và hỗ trợ lẫn nhau. Mặc dù những khác biệt vẫn tồn tại và tiếp tục nảy sinh, nhƣng các thành viên đã chung tay thảo luận và đàm phán cùng nhau để giải quyết tối ƣu.
Giai đoạn hình thành chuẩn mực của nhóm đƣợc định hình bởi các cuộc thƣơng lƣợng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quy trình làm việc. Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm cùng có mối quan hệ với nhau.
18
Giai đoạn đi vào hoạt động ổn định: Trong giai đoạn này nhóm đã trƣởng
thành và biết cách hoạt động, vì vậy tập trung vào các nhiệm vụ của mình. Nếu nhóm đã phát triển các tiêu chuẩn và xây dựng thành công các mối quan hệ xã hội, điều đó có thể giúp dễ dàng quản lý đƣợc thời gian, tránh căng thẳng khi gần đến các thời hạn cuối cùng. Nghiên cứu về nhóm chỉ ra rằng hầu hết việc thực thi xảy ra trong suốt giai đoạn này, gần kết thúc dự án của nhóm.
Giai đoạn kết thúc: Đây là giai đoạn nhằm đánh giá kết quả nhóm và tiến
hành giải thể nếu các nhiệm vụ và mục tiêu nhóm đƣợc hoàn thành. Khi nhóm đi đến giai đoạn kết thúc, các thành viên trong nhóm cần dành thời gian cho việc đánh giá quá trình và kết quả làm việc nhóm cũng nhƣ sử dụng các phản hồi để chuẩn bị cho các công việc trong tƣơng lai.
Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất – giai đoạn đạt năng suất và hiệu quả cao nhất. Những tồn đọng của các giai đoạn trƣớc còn sót lại đều có thể đƣợc giải quyết và cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung. Các thành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu chung và tinh thần đồng đội tăng cao hơn bao giờ hết.