1.3.1. Vai trò của làm việc nhóm trong tổ chức
Trên thế giới, 70% các nền văn hóa đều có thiên hƣớng đƣợc dẫn dắt bởi các tổ chức; cạnh tranh toàn cầu đòi hỏi các tổ chức phải trở nên “phẳng” và linh hoạt hơn. Dƣới đây là những ƣu điểm nổi bật của làm việc nhóm đối với tổ chức:
Phân công công việc:
Làm việc nhóm đảm bảo rằng có sự phân phối công bằng và công bằng trong tổ chức. Phân phối công việc hợp lý đảm bảo rằng mọi ngƣời hoặc mọi đơn vị làm việc đều thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, với hiệu quả tốt nhất có thể. Việc phân chia công việc, cũng đảm bảo rằng công việc đƣợc thực hiện đúng thời hạn và thời hạn không đƣợc gia hạn. Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất
20
và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm có thể bổ trợ lẫn nhau.
Giảm rủi ro:
Khi nhiệm vụ đƣợc giao có thể đƣợc thực hiện với hiệu suất tối đa thì sẽ giảm thiểu đƣợc rủi ro. Ƣu điểm tốt nhất của tinh thần đồng đội trong kinh doanh là áp lực của việc thất bại đƣợc chia đều cho tất cả các thành viên của đội chứ không rơi vào bất kỳ một cá nhân cụ thể nào. Ngoài ra, làm việc theo nhóm có thể giảm đƣợc một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trƣờng, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ. Nhóm có thể tạo ra môi trƣờng làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đƣa ra toàn diện và phù hợp hơn. Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn.Các thành viên tự rút ra những gì tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.
Gắn liền lợi ích cá nhân với lợi ích tổ chức:
Một trong những lợi thế lớn nhất của tinh thần đồng đội là lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm sẽ nỗ lực tối đa có thể vào công việc của họ, do đó đảm bảo sản lƣợng chất lƣợng cao và kịp thời. Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới cho mọi vấn đề khó khăn. Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có ích lợi lớn đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của mô hình đội nhóm là tận dụng mọi nguồn lực chung của nhóm. Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Thậm chí, với những vấn đề có thể đƣợc xử lý bởi một cá nhân, thì việc giao cho đội nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi riêng: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng khả năng quyết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả năng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân riêng lẻ.
21
Cơ hội học hỏi:
Ích lợi của mô hình làm việc nhóm còn đƣợc thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia. Mỗi nhóm làm việc thƣờng bao gồm các thành viên có kĩ năng và tài năng riêng. Qua việc tham gia thảo luận về quyết định của nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm, mỗi ngƣời sẽ có khả năng giải quyết một khía cạnh của những vấn đề liên quan đến công việc. Từ góc độ cá nhân, mỗi ngƣời có thể phát huy đƣợc khả năng tiềm tàng của mình đồng thời có thể học hỏi thêm đƣợc những kĩ năng mà họ chƣa có. Bởi vì nhóm có thể tạo môi trƣờng làm việc tập thể – nơi mỗi cá nhân đều đƣợc giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tƣởng và sẻ chia đƣợc đặt lên hàng đầu – nên có thể khuyến khích mọi ngƣời làm việc nhiệt tình hơn.
1.3.2. Vai trò của làm việc nhóm trong triển khai chiến lƣợc
Nhƣ đã đề cập từ những nội dung trƣớc, một trong những nội dung cơ bản của chiến lƣợc chính là định hƣớng phân bổ nguồn lực để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra. Và làm việc nhóm chính là phƣơng thức biểu đạt cách thức phân bổ nguồn lực của tổ chức đƣợc áp dụng rộng rãi trong giai đoạn hiện nay.
Chiến lƣợc đặt ra mục tiêu và phƣơng hƣớng hoạt động chung nhất cho tổ chức. Khi tổ chức thực hiện triển khai chiến lƣợc, đó là lúc tổ chức chuyển hóa những mục tiêu và phƣơng hƣớng hoạt động đó thành những nội dung chi tiết và cụ thể hơn thì nhóm chính là tập hợp các cá nhân trong tổ chức đƣợc giao thực hiện cùng một nội dung chi tiết đó. Tiếp theo, luận văn sẽ trình bày cụ thể về vai trò của làm việc nhóm tới các nội dung của triển khai chiến lƣợc.
Vai trò của làm việc nhóm trong Xây dựng cơ cấu tổ chức:
Hiện nay, với sự hiệu quả ngày một gia tăng của làm việc nhóm, ngày càng có nhiều doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức của mình dựa trên nền tảng cốt lõi là các nhóm. Cách tiếp cận này giúp cho doanh nghiệp có thể tối đa hóa điểm mạnh và tối thiểu hóa điểm yếu của nhân viên. Cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm tập hợp những cá nhân có vai trò khác nhau vào thành các nhóm dự án để thực hiện các chức năng
22
cụ thể. Loại cơ cấu này cho phép đảm bảo khả năng bao phủ tốt nhất cho các hoạt động nhƣ phát triển sản phẩm, hỗ trợ khách hàng và các sáng kiến cải tiến quy trình. Cụ thể nhƣ sau:
Khi một nhóm làm việc hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm bớt các cấp quản lý giúp cho ngƣời lao động có thể đƣa ra các quyết định mà không cần phải xin phép qua nhiều cấp. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình và giảm chi phí quản lý hành chính. Bởi vì những thành viên trong nhóm đều có chung mục tiêu nên họ sẽ ƣu tiên tập trung vào các thực hiện các nhiệm vụ thay vì vƣớng vào các tranh cãi nhỏ lẻ mà cần có sự can thiệp của cấp quản lý.
Ngoài ra, sự linh hoạt và cân bằng khi xây dựng cơ cấu tổ chức là điều rất rõ ràng khi các hoạt động làm việc nhóm tỏ rõ sự hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp. Với cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm, doanh nghiệp có thể xây dựng các đội ngũ phù hợp với từng dự án khác nhau mà vẫn đảm bảo nguồn lực.
Vai trò của làm việc nhóm trong Phát triển văn hóa doanh nghiệp:
Muốn phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trƣờng và xu hƣớng toàn cầu hóa hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng nền văn hóa đặc trƣng cho mình. Chỉ khi đó, họ mới phát huy đƣợc tiềm năng của mọi cá nhân, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Sự phát triển mạnh mẽ của làm việc nhóm đang tạo ra một nền văn hóa làm việc dựa trên sự cộng tác. Trong môi trƣờng làm việc nhóm, các thành viên đều hiểu và tin rằng việc nghĩ, lên kế hoạch, quyết định và hành động sẽ trở nên tốt hơn khi thực hiện sự cộng tác: “Không ai trong chúng ta tốt bằng tất cả chúng ta”. “Đồng đội” (TEAM) là một từ gần đây rất thịnh hành trong giới quản lý doanh nghiệp, nó dƣờng nhƣ đã trở thành một danh từ thay thế của trạng thái làm việc lý tƣởng thống nhất giữa lợi ích cá thể và lợi ích tập thể, từ đó thực hiện vận hành hiệu quả cao của tổ chức. Doanh nghiệp là một tổ chức đồng đội. Tinh thần đồng đội là một trong những bí quyết quan trọng của sự thành công của doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu chuẩn để doanh nghiệp, cũng là một trong những tiêu chuẩn để doanh nghiệp chọn lựa nhân viên. Tinh thần đồng đội của nhân viên là nhân tố quan trọng nhất quyết định thành quả vên là nhân tố quan trọng nhất quyết định
23
thành quả công tác. Tinh thần đồng đội của nhân viên đƣợc biểu hiện bởi ý thức hợp tác, sự phối hợp hài hoà, lấy lợi ích của doanh nghiệp làm trọng, yêu nghề, đoàn kết với đồng nghiệp trong tổ chức doanh nghiệp. Chỉ khi nhân viên tự giác nghĩ tới lợi ích chỉnh thể của doanh nghiệp, thì khi gặp khó khăn sẽ tìm kiếm nguyên nhân, nghĩ cách để giải quyết tốt những khó khăn đó, mà không lo ngại phải va chạm với các bộ phận tƣơng quan trong công việc, cũng sẽ không chi li tính toán vì sự bất đồng ý kiến giữa đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên với nhau để đạt tới sự đoàn kết chân thành, hợp đồng tác chiến, xây doanh nghiệp dựng một hình tƣợng doanh nghiệp có sức tập hợp mạnh mẽ. Đồng thời, tinh thần đồng đội cũng rất có ích cho chúng ta xử lý vấn đề mối quan hệ giữa phát triển cá nhân và phát triển doanh nghiệp, nhân viên sẽ không chi li tính toán đƣợc mất nhất thời của mình, mà biết nhìn xa hơn, làm việc hết mình vì sự nghiệp chung, thật sự hoà mình vào sự phát triển của doanh nghiệp. “Sự khác biệt duy nhất của thiên tài chính là hợp tác đồng đội”. Hiệu ứng đồng đội vừa có thể phát huy đƣợc hiệu quả tốt nhất của mỗi một cá nhân, lại có thể nảy sinh hiệu ứng tập thể tốt nhất.
Với mô hình tổ chức dựa trên nền tảng là các nhóm làm việc trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay thì nhóm làm việc chính là nơi thể hiện văn hóa của doanh nghiệp rõ ràng nhất. Chính từ những giá trị về tinh thần làm việc nhóm, sự hết mình vì mục tiêu chung của các nhóm sẽ xây dựng nên một nền văn hóa doanh nghiệp đặc sắc và hiệu quả.
Vai trò của làm việc nhóm trong Xây dựng cơ chế giám sát:
Các tổ chức ngày nay đang dần trở nên phụ thuộc vào các nhóm làm việc ở bên trong nội bộ tổ chức bởi vì hiện nay các nhiệm vụ cần đƣợc hoàn thành càng ngày càng trở nên quá phức tạp nếu chỉ thực hiện một mình. Và khi đó, khái niệm “giám sát hoạt động lẫn nhau” (mutual performance monitoring) càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. “Giám sát hoạt động lẫn nhau” là việc các thành viên trong nhóm vẫn có thể dõi theo hoạt động của thành viên trong nhóm trong lúc làm việc của chính bản thân họ để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn đang diễn ra theo đúng dự kiến và trình tự đã đặt ra. Trong quá khứ, giám sát thƣờng đƣợc coi là chức năng của ngƣời lãnh đạo hoặc của một cá nhân, một nhóm chuyên trách, tuy nhiên trong thời
24
đại hiện nay, một thành viên trong nhóm phải có khả năng biết đƣợc hoạt động chung của cả nhóm có đang đi đúng hƣớng hay không. Điều này giảm bớt sự ỷ lại của các thành viên trong nhóm vào lãnh đạo nhóm hay đội giám sát chuyên trách, nâng cao tinh thần làm việc trách nhiệm. Từ đó có thể điều chỉnh hoạt động kịp thời và chính xác.
Mở rộng phạm vi từ nhóm ra doanh nghiệp thì việc các nhóm làm việc trong doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động của nhau giúp cho doanh nghiệp có thể phát hiện sai sót kịp thời, đảm bảo kế hoạch đƣợc triển khai theo đúng tiến độ, trình tự.
Vai trò của làm việc nhóm trong Phát triển kĩ năng cá nhân:
Ích lợi của mô hình đội nhóm còn đƣợc thể hiện qua sự hoàn thiện bản thân của mỗi thành viên tham gia. Tham gia thảo luận, tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm, mỗi ngƣời sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc. Từ đó mỗi ngƣời có thể phát huy đƣợc khả năng tiềm tàng của mình. Vì nhóm có thể tạo môi trƣờng làm việc tập thể - nơi mỗi cá nhân đều đƣợc giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tƣởng và sẻ chia đƣợc đặt lên hàng đầu - nên có thể khuyến khích mọi ngƣời làm việc nhiệt tình hơn. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi đƣợc cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả ngƣời lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, đƣợc đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tƣờng ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và ngƣời lãnh đạo. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình.
Vai trò của làm việc nhóm trong Quản trị sự thay đổi:
Mục tiêu cao nhất của việc Quản trị sự thay đổi chính là điều chỉnh hoạt động của tổ chức bằng cách khuyến khích và truyền cảm hứng cho ngƣời lao động nhanh chóng thích nghi với phƣơng thức làm việc mới. Sự thay đổi chỉ có thể thành công
25
khi tất cả các thành viên trong tổ chức cũng đều tham gia vào sự thay đổi đó. Trong thời đại mà môi trƣờng kinh doanh thay đổi rất nhanh nhƣ hiện nay, chính các thành viên làm việc ở quy mô nhỏ chính là ở trong các nhóm sẽ là những ngƣời nhạy cảm nhất với những biến động của môi trƣờng. Với số lƣợng thành viên ít, các nhóm có thể nhanh chóng đƣa ra những phƣơng án thích nghi phù hợp và tiến hành thực hiện thay đổi kịp thời, đồng thời có thể nhanh chóng kiểm tra đƣợc tính hiệu quả của sự thay đổi đó. Nhƣ vậy, các nhóm làm việc không chỉ là những nhân tố đầu tiên giúp cho tổ chức phát hiện biến động của môi trƣờng mà còn là nơi giúp cho tổ chức có thể truyền đạt sự thay đổi một cách nhanh chóng, hiệu quả và toàn diện nhất.
Nhƣ vậy, hiệu quả hoạt động của các nhóm làm việc sẽ tác động trực tiếp tới kết quả của quá trình triển khai chiến lƣợc. Hiệu quả đạt đƣợc tốt sẽ giúp cho tổ chức luôn đi đúng hƣớng, bám sát với mục tiêu đã đặt ra trong chiến lƣợc, đồng thời giúp cho tổ chức kịp thời thích nghi với sự biến đổi của môi trƣờng xung quanh.
26
CHƢƠNG II: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Chương này sẽ giới thiệu về các phương pháp nghiên cứu khoa học hiện nay (định lượng và định tính), so sánh ưu nhược điểm của từng phương pháp để từ đó lựa chọn được phương pháp nghiên cứu phù hợp với luận văn. Sau đó, tác giả tiến hành xây dựng mô hình nghiên cứu, thiết kế thang đo phục vụ cho nghiên cứu thực tế ở chương III.
2.1. Phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng và định tính 2.1.1. Phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng 2.1.1. Phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng
Nghiên cứu định lƣợng là xem xét hiện tƣợng theo cách có thể đo lƣờng đƣợc trên các đối tƣợng nghiên cứu. Nói chung, nghiên cứu định lƣợng thƣờng đƣợc áp dụng đối với các hiện tƣợng có thể đƣợc diễn tả/quy đổi bằng số. Đây là phƣơng pháp nghiên cứu sử dụng các phƣơng pháp khác nhau để lƣợng hóa, đo lƣờng và phản ảnh diễn giải các mối quan hệ giữa các nhân tố (các biến) với nhau. Trong khoa học xã hội, nghiên cứu định lƣợng đƣợc sử dụng rộng rãi trong tâm lý học,