Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức TNR Holings Việt Nam
Chức năng, nhiệm vụ các phòng, ban trực thuộc Tổng giám đốc có liên quan đến chiến lược định giá:
Trung tâm Dịch vụ Chăm sóc Khách hàng & Quản lý sản phẩm
a) Chức năng:
Chịu trách nhiệm tổ chức và triển khai thực hiện công tác chăm sóc khách hàng vả quản lý sản phẩm tại Dự án được phân công đảm bảo tuân thủ quy định, tiêu chuẩn của TNR và hoàn thành mục tiêu, kế hoạch được giao.
b) Nhiệm vụ:
- Chuẩn bị tài liệu bán hàng, hỗ trợ và phối hợp đội ngũ nhân viên, cộng tác viên, nhà phân phối để triển khai các hoạt động kinh doanh tại Dự án;
46
- Sắp xếp, bố trí không gian làm việc hàng ngày để gặp gỡ, tiếp xúc với đối tác, khách hàng theo đúng quy định của TNR;
- Tổ chức triển khai công tác hỗ trợ nhân viên kinh doanh gặp gỡ, trao đổi, tư vấn với khách hàng, đối tác;
- Quản lý, xử lý, lưu giữ hồ sơ, công văn, văn bản hành chính, phiếu giao việc từ văn phòng TNR/đối tác/khách hàng;
- Hỗ trợ Ban Tài chính Kế toán trong việc thực hiện thanh quyết toán, bao gồm: Theo dõi doanh thu, công nợ phải thu của khách hàng; quản lý hóa đơn, kiểm soát công nợ, đảm bảo thu đúng, đủ và kịp tiến độ;
- Phối hợp với các đơn vị thực hiện thống kê, theo dõi doanh thu và chi phí từng hoạt động theo quy định của Ban Tài chính Kế toán.
Ban Kinh doanh Bất động sản
a) Chức năng:
- Tham mưu, tư vấn và giúp việc cho HĐQT/TGĐ về chiến lược, kế hoạch kinh doanh các dự án bất động sản thuộc phạm vi được phân công;
- Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các lĩnh vực liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản bao gồm: tổ hợp bất động sản căn hộ/nhà ở… nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch, chiến lược kinh doanh đã được HĐQT/TGĐ phê duyệt.
b) Nhiệm vụ:
- Đề xuất, phối hợp xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh các dự án bất động sản;
- Tổ chức triển khai xây dựng và đề xuất chiến lược, kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và hàng năm đối với các dự án thuộc phạm vi được phân công phù hợp với nhu cầu thị trường, đối tác, khách hàng;
- Xây dựng các phương án tổng thể để mở rộng phạm vi kinh doanh, tăng cường hợp tác bán chéo sản phẩm giữa các đơn vị, hướng tới việc cung cấp giải pháp kinh doanh tổng thể cho khách hàng;
47
- Phối hợp xây dựng hệ thống quy trình, quy chế quản lý và tổ chức thực hiện công tác kinh doanh theo tiêu chí chuyên nghiệp và thống nhất;
- Theo dõi, giám sát và quản lý kết quả kinh doanh, đề xuất phương án điều chỉnh kế hoạch, chính sách đáp ứng điều kiện thực tế;
- Mở rộng phạm vi hợp tác với các đại lý, đối tác, khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng và phát triển các mối quan hệ với đối tác khách hàng chiến lược;
- Phối hợp thường xuyên với các phòng ban khác của TNR trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh, nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm.
Phòng Pháp chế
a) Chức năng:
- Tư vấn, tham mưu cho HĐQT/TGĐ về các nội dung: (i) Vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động kinh doanh Bất động sản của TNR; (ii) Việc tham gia các quá trình tố tụng trọng tài hoặc tòa án để bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của TNR;
- Tư vấn, hỗ trợ pháp lý cho các phòng/ban khác trong quá trình tổ chức, hoạt động.
b) Nhiệm vụ:
- Thẩm định và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các văn bản được giao chủ trì xây dựng, thẩm tra do các cá nhân, đơn vị thuộc TNR soạn thảo;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan để kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành và giám sát tuân thủ các quy định nội bộ của TNR trong hoạt động kinh doanh;
- Tham gia và phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác phân tích, đánh giá các văn bản do TNR ban hành về hoạt động quản lý, kinh doanh Bất động sản với các bên có liên quan từ đó phát hiện các văn bản không còn phù hợp hoặc có nội dung mâu thuẫn, chồng chéo; đề xuất phương án xử lý (sửa đổi, bổ sung,
48
thay thế hoặc bãi bỏ);
- Thực hiện và hỗ trợ thực hiện các thủ tục, hồ sơ pháp lý của TNR (bao gồm việc đăng ký thành lập, giải thể doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu, mã số thuế, bổ sung/thay đổi ngành nghề, người đại diện, cổ đông góp vốn, chuyển nhượng, trụ sở…);
- Đầu mối quan hệ, giao dịch với các cơ quan bảo vệ pháp luật trong quá trình triển khai các công việc có liên quan; đề xuất trợ giúp pháp lý hoặc thuê tư vấn pháp luật theo chỉ đạo của HĐQT/TGĐ đối với những vụ việc phức tạp;
- Tư vấn hoặc trực tiếp tham gia cùng các đơn vị làm việc với đoàn thanh tra, kiểm tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với TNR;
- Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện công việc trong phạm vi tư vấn và hỗ trợ pháp lý, bao gồm nhưng không giới hạn việc tiếp xúc, giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của đối tác, khách hàng.
Phòng Nhân sự
a) Chức năng:
Tư vấn, tham mưu, giúp việc cho HĐQT/TGĐ về công tác tổ chức lao động, quản lý nhân lực, chăm sóc sức khỏe người lao động.
b) Nhiệm vụ:
- Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự thực hiện các công việc sau: Nghiên cứu và đề xuất với HĐQT/TGĐ các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy, thành lập, giải thể các đơn vị nghiệp vụ… theo yêu cầu nhiệm vụ, định hướng phát triển của TNR; Xây dựng quy chế, quy định, quy trình tác nghiệp quản trị nhân sự; Theo dõi, quản lý lao động; phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để xây dựng định biên nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ, công tác tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi; Đề xuất và thực hiện các thủ tục tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; các chế độ chính sách đối với người lao động của TNR theo phê duyệt của HĐQT/TGĐ; Xây dựng kế hoạch và biện pháp quản lý chăm sóc sức khỏe người lao động;
49
- Định kỳ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về công tác nhân sự của toàn TNR; tổng hợp, báo cáo TGĐ nhằm đảm bảo yêu cầu hoạt động của từng đơn vị cũng như toàn hệ thống TNR;
- Tổng hợp và đề xuất với TGĐ giải quyết kịp thời các kiến nghị của các đoàn thanh tra, kiểm tra; kiến nghị của tổ chức công đoàn, của các đơn vị và của người lao động.
Ban Tài chính Kế toán a) Chức năng:
- Tư vấn và tham mưu cho HĐQT/TGĐ các hoạt động liên quan đến công tác Tài chính Kế toán của TNR;
- Thực hiện công tác quản lý tài chính nhằm đảm bảo việc sử dụng tối ưu, hiệu quả các nguồn vốn của TNR;
- Trực tiếp theo dõi, quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai công tác kế toán của TNR tại các đơn vị trực thuộc.
b) Nhiệm vụ:
- Công tác tài chính: Xây dựng kế hoạch ngân sách tài chính; phân tích tình hình tài chính, dòng tiền của TNR; Tiến hành đánh giá hiệu quả kinh doanh của toàn hệ thống cũng như của các đơn vị trực thuộc về mặt tài chính; Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu về mặt tài chính, kịp thời khuyến nghị, báo cáo, đề xuất phương án hành động cho HĐQT/TGĐ; Thiết lập và thực hiện các chính sách quản trị dòng tiền của TNR nhằm đáp ứng kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của TNR; Báo cáo HĐQT/TGĐ về tình hình sử dụng ngân sách của TNR theo định kỳ hoặc phát sinh theo yêu cầu; Hỗ trợ xây dựng, quản lý, kiểm soát kế hoạch tài chính, ngân sách của các đơn vị; Xây dựng kế hoạch dự phòng ngân quỹ nhằm đáp ứng nhu cầu đột xuất về ngân quỹ; Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt, báo cáo HĐQT/TGĐ tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý, đưa ra cảnh báo kịp thời khi vượt quá ngân sách; Thiết lập và quản lý quan hệ với các tổ chức tín dụng, tài chính trong hoạt động vay vốn dài
50
hạn, trung hạn, ngắn hạn và lưu chuyển tiền tệ.
- Công tác Kế toán: Xây dựng, đề xuất HĐQT/TGĐ ban hành và hướng dẫn thực hiện các chính sách, công cụ, quy định, quy trình liên quan đến hoạt động kế toán; Kiểm tra việc chấp hành quy chế tài chính và kiểm soát chặt chẽ chi phí, đảm bảo tiết kiệm, tránh thất thoát; Thẩm định và thực hiện tạm ứng thanh toán, quyết toán các khoản chi phí phát sinh, hồ sơ thanh toán của các nhà cung cấp; Quản lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi, công nợ, nghĩa vụ ngân sách: Theo dõi công nợ phải trả các nhà cung cấp, nhà thầu; Theo dõi doanh thu, công nợ phải thu khách hàng; quản lý hóa đơn, kiểm soát công nợ, đảm bảo thu đúng, đủ và kịp thời các dòng tiền…; Hạch toán kế toán, theo dõi, phân bổ doanh thu, chi phí trong kỳ, đảm bảo chi phí tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ; Phục vụ công tác kiểm toán tài chính, làm việc với Ban Kiểm soát, kiểm toán độc lập, Cơ quan thuế trong các đợt hoàn và quyết toán thuế; Thực hiện thống kê, theo dõi doanh thu và chi phí theo từng hoạt động của TNR; Thực hiện lập báo cáo tài chính định kỳ hoặc các báo cáo khác theo yêu cầu của HĐQT/TGĐ; Hướng dẫn nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán các đơn vị; Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của HĐQT/TGĐ.
Phòng Hành chính tổng hợp
a) Chức năng:
- Đầu mối tổng hợp giúp việc cho TGĐ trong công tác hành chính hàng ngày;
- Kiểm soát, xử lý các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hồ sơ và tài liệu của TNR.
b) Nhiệm vụ:
- Sắp xếp lịch làm việc hàng ngày cho các cấp quản lý; lên lịch các cuộc họp, gặp gỡ các nhà thầu, đối tác, khách hàng;
- Theo dõi, thống kê, tập hợp báo cáo và tình hình thực hiện công việc của các bộ phận, cá nhân trực thuộc TNR;
- Tổ chức ghi chép biên bản các cuộc họp, trao đổi, liên hệ với các bộ phận, đối tác/khách hàng;
51
- Thông báo, cung cấp thông tin, phối hợp với các phòng/ban và cá nhân liên quan đến phạm vi công việc của mình để thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của TNR;
- Tổ chức soạn thảo, in ấn, ban hành các loại văn bản, quy định, biểu mẫu, chứng chỉ dùng trong giao dịch và nội bộ;
- Quản lý, tổ chức lưu trữ văn bản, tài liệu hành chính, công văn, hồ sơ pháp lý của TNR và các dự án theo quy định của pháp luật và TNR;
- Lưu trữ, cung cấp cho các đơn vị nghiệp vụ về các hồ sơ pháp lý của dự án, các tài liệu về hoạt động kinh doanh;
- Kiểm soát, đề xuất bổ sung, hoàn thiện hồ sơ pháp lý dự án, tài liệu theo quy định Nhà nước và TNR.
- Triển khai công tác đối ngoại với các cơ quan Quản lý Nhà nước;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để xây dựng và phổ biến quy định, quy trình về quản lý công tác bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động toàn hệ thống TNR;
- Đề xuất các hoạt động tuyên truyền về an toàn vệ sinh lao động và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch bảo hộ lao động, an toàn lao động hàng năm trong toàn hệ thống TNR;
- Định kỳ kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình, nội quy, biện pháp an toàn vệ sinh lao động trong phạm vi toàn hệ thống TNR và đề xuất biện pháp khắc phục tồn tại, thiếu sót.
Ban Marketing
a) Chức năng:
Tư vấn, tham mưu cho HĐQT/TGĐ trong công tác quản lý hoạt động marketing của các dự án.
52
- Lập kế hoạch, chương trình marketing cho các dự án bất động sản phù hợp với kế hoạch kinh doanh của TNR;
- Xây dựng và đề xuất chính sách bán hàng bao gồm: Phân kỳ giai đoạn bán hàng, chính sách giá, khuyến mại, chiết khấu… và các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng mục tiêu phù hợp với từng sản phẩm, từng giai đoạn.
- Chủ trì trong công tác định vị thị trường, định vị sản phẩm, cơ cấu sản phẩm của dự án phù hợp với nhu cầu thị trường trên cơ sở thu thập, phân tích thông tin ngành, nhu cầu thị trường tại khu vực dự án triển khai;
- Lựa chọn, quản lý và đánh giá kết quả của các đối tác thực hiện công tác nghiên cứu thị trường, quảng bá, truyền thông và marketing;
- Đầu mối thu thập, quản lý thông tin đối tác/khách hàng để phục vụ công tác đánh giá/xếp loại khách hàng, đối tác, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng, khách hàng tiềm năng trong quá trình tiền bán hàng, bán hàng và sau bán hàng;
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất tới HĐQT/TGĐ các vấn đề liên quan đến hoạt động marketing của TNR.
Ban Phát triển & Quản lý sản phẩm a) Chức năng:
- Tư vấn, tham mưu cho HĐQT/TGĐ về công tác quản lý và phát triển sản phẩm bất động sản của TNR;
- Quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường, phát triển và quản lý sản phẩm bất động sản phù hợp với chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ.
b) Nhiệm vụ:
- Phát triển sản phẩm: Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về phát triển sản phẩm; Nghiên cứu thị trường, nhu cầu của khách hàng và đề xuất yêu cầu sản phẩm cho các dự án bất động sản của TNR; Thẩm định, đánh giá và đề xuất ý tưởng phát triển sản phẩm các dự án bất động sản của TNR; Chủ trì, phối hợp với
53
các đơn vị liên quan thực hiện triển khai các dự án tương ứng với chiến lược kinh doanh; Xây dựng các văn bản chính sách nội bộ về phát triển và quản lý sản phẩm bất động sản, cập nhật thường xuyên bộ công cụ, tài liệu hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh; Đánh giá hiệu quả, đề xuất cải tiến chính sách, chương trình, sản phẩm bất động sản; Thực hiện chế độ báo cáo (định kỳ, đột xuất) theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền về các vấn đề liên quan đến phát triển sản phẩm của TNR;
- Quản lý sản phẩm: Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn về quản lý sản phẩm bất động sản; Nghiên cứu, khảo sát thị trường và xây dựng bảng giá cho các dự án; Triển khai việc áp dụng, quản lý bảng giá sản phẩm các dự án; Xây dựng danh mục vật liệu dự án và xử lý các vấn đề liên quan đến sản phẩm của dự án trong quá trình bán hàng;
Ban Đầu tư a) Chức năng:
Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động từ tìm kiếm, phân tích, đánh giá cơ hội đầu tư, triển khai công tác đầu tư đến giám sát, vận hành sau đầu tư.
b) Nhiệm vụ:
- Tư vấn, tham mưu cho HĐQT/TGĐ về chiến lược đầu tư, quản lý kinh