- Đối với HDV: Công nghệ là trợ thủ đắc lực của HDV trong quá trình hướng dẫn
THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TRONG CÔNG TÁC HƯỚNG DẪN TOUR TẠI VIETRAVEL ĐÀ NẴNG
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ phòng ban
Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo gồm Giám đốc là Ông Đoàn Hải Đăng và Phó Giám Đốc Dương Quang Bình (Trưởng phòng điều hành) - Trần Thị Ngọc Tú (Trưởng phòng sale khách lẻ FIT).
Ban lãnh đạo là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và hoạt động trước giám đốc và ban lãnh đạo của tổng công ty; là người lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp cũng như thay mặt cho công ty đàm phán với đối tác. Bên cạnh đó còn có trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo tổng công ty.
Phòng điều hành (Tầng 2)
Được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của Công ty lữ hành, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của Công ty:
- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị trường gửi tới.
- Lập kế hoạch, triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn visa, vận chuyển… đảm bảo các yêu cầu về thời gian, chất lượng.
- Thiết lập, duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong qúa trình thực hiện các chương trình du lịch.
Phòng hành chính (Tầng trệt)
Thực thi những công việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của công ty. Thực hiện các quy chế, nội quy, khen thưởng, kỷ luật, chế độ tiền lương, thay đổi đội ngũ đào tạo,… Phòng này còn đảm bảo thực hiện những công việc văn phòng của doanh ngiệp trong những điều kiện nhất định
Phòng kế toán (Tầng 2)
- Tổ chức thực hiện các công việc tài chính như theo dõi, ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống thanh khoản và kế toán của nhà nước.
- Theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp.
Các phòng ban khác đều có mối quan hệ mật thiết với bộ phận này vì đây là bộ phận nắm giữ hệ thống tà chính của công ty. HDV muốn ứng tiền hay quyết toán tour đều phải thông qua bộ phận này.
Phòng kinh doanh - sale FIT (Tầng 1)
Là phòng sale khách lẻ (Free Individual Travellers), chuyên trách mảng bán và tư vấn cho khách các chương trình du lịch bị động. Khách hàng chủ yếu là các nhóm nhỏ, hoặc khách lẻ có nhu cầu đi du lịch trong và ngoài nước.
Phối hợp với phòng điều hành, Marketing, HDV.. để đem lại những chương trình du lịch làm hài lòng khách hàng nhất có thể.
Phòng kinh doanh - sale GIT (Tầng 3)
Là phòng sale cho khách đoàn (Group Inclusive Tour), chuyên trách mảng tư vấn và chào bán tour cho 1 đoàn khách. Thường là các công ty, tổ chức đi theo nhóm 20 người trở lên.
Bộ phận GIT thường sẽ lấy ý kiến của trưởng đoàn và sắp xếp tour theo ý của đối tác đưa ra sao cho hợp lí nhất. Sau khi thiết kế và định giá sẽ chào đoàn và cho đối tác chọn hướng dẫn theo danh sách gợi ý của công ty, đôi khi phải đấu thầu để dành được hợp đồng tour. Bộ phận này chịu rất nhiều áp lực vì phải cạnh tranh gay gắt với những công ty khác
Phối hợp với những phòng ban liên quan để hoạt động tốt.
Phòng hướng dẫn viên (Tầng 3)
Phòng hướng dẫn viên chỉ có 3 nhân viên: 1 Trưởng phòng, 1 điều phối tour và 1 nhân viện sự kiện. Nhiệm vụ của phòng này là sắp xếp tour hợp lí cho các hướng dẫn.
- Giải quyết những vấn đề khẩn cấp có liên quan đến hướng dẫn (công tác phí, phương tiện đi lại, ngày đi tour,..)
- Trả lời các mail và phàn nàn của hướng dẫn. Sau đó ra đưa các biện pháp xử lí.
- Phụ trách mảng đào tạo hướng dẫn của công ty, hàng tháng sẽ có những buổi training để củng cố kiến thức cho bộ phận anh em hướng dẫn.
- Là đại diện của công ty khi tiếp xúc với khách, quảng bá các tour khác cho khách
Sự đánh giá của khách hàng về chuyến đi chính là hướng dẫn viên nói riêng hay bộ phận HDV nói chung
Đặc biệt phòng hướng dẫn hằng năm đều có cuộc thi xếp tour để liên tục củng cố kiến thức của các HDV. Và dựa vào số sao có được sẽ xếp tour và công tác phí phù hợp. Do đó trong công ty không có tình trạng đấu đá nhau mà chỉ có sự thi đua về kiến thức với nhau.
1 nhân viên sự kiện: phụ trách mãng báo giá, thiết kế và điều phối Mc cho đoàn, đây là bộ phận vừa hỗ trợ cho công ty vừa là bộ phận kinh doanh thu dòng tiền lãi phục vụ cho công tác đầu tư phòng hướng dẫn viên.
Phòng truyền thông – Marketing (Tầng 3)
- Chịu trách nhiệm chính các hoạt động truyền thông, quảng cáo, khuyến mãi, quà tặng và chăm sóc khách hàng của công ty.
- Phối hợp với phòng khách đoàn và khách lẻ truyền thông bằng các kênh điện tử
- Nhận điện thoại và phàn nàn của khách hàng
- Tổ chức các chương trình liên quan đến các sự kiện của công ty
Phòng IT (Tầng 4)
Phòng IT tại Vietravel Đà Nẵng chưa có nhiều nhân lực, chỉ mới có 1 nhân viên duy nhất đảm trách tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến việc bảo đảm cho các thiết bị công nghệ thông tin trong công ty vận hành tốt nhất, hỗ trợ đắc lực cho các công việc của tất cả các phòng ban trong công ty.
Phòng vé máy bay (Tầng 1)
Chuyên book tour, giữ chỗ và các công việc có liên quan đến việc đặt vé máy bay cho khách du lịch.