6. Kết cấu của khóa luận
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.1.1. Chức năng.
Công ty cổ phần VnTour là một doanh nghiệp lữ hành tuy vẫn còn trẻ nhưng vẫn có những chức năng của một doanh nghiệp lữ hành như:
-Chức năng tổ chức các chương trình du lịch trọn gói.
Công ty cổ phần VnTour là doanh nghiệp lữ hành nên chức năng chính tạo ra lợi nhuận cho công ty là tổ chức, xây dựng, bán các chương trình du lịch trọn gói cho khách cả trong nước và ngoài nước. Đây là chức năng chính để công ty tồn tại.
-Chức năng trung gian.
Ngoài chức năng chính là xây dựng, tổ chức, bán các chương trình du lịch trọn gói thì công ty cổ phần VnTour còn là trung gian liên hệ giữa khách và các nhà cung cấp dịch vụ. Đồng thời công ty cũng là nhà phân phối các dịch vụ của các nhà cung cấp như: đại lý vé máy bay, cho thuê xe…
2.1.1.2.Nhiệm vụ.
Để thu hút và phục vụ khách một cách tốt nhất thì công ty phải đảm bảo các nhiệm vụ.
-Nghiên cứu thị trường, tuyên truyền, quảng cáo thu hút khách, ký kết các hợp đồng với khách du lịch. Tổ chức, thực hiện các chương trình du lịch đã ký kết. Kinh doanh phân phối các dịch vụ nhà hàng, khách sạn, vé máy bay,.. của các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách du lịch.
- Nghiên cứu các ứng dụng khoa học công nghệ để vận dụng vào việc bán và thiết kế các chương trình du lịch. Nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng phục vụ tại công ty.
-Hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty, sử dụng đúng các chính sách quy định của nhà nước. Tăng cường nâng cao, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất.
-Đảm bảo, theo dõi, giám sát, thực hiện các chương trình du lịch một cách thường xuyên và chặt chẽ. Nắm bắt thông tin nhanh và giải quyết các tình huống phát sinh hiệu quả, hợp lý.
-Lựa chọn các nhà cung cấp và liên kết uy tín chất lượng, phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
-Lựa chọn hướng dẫn viên có khả năng truyền tải thông tin tốt, vui vẻ, hòa đồng, thân thiện, phong cách phục vụ chuyên nghiệp đảm bảo phục vụ tốt cho khách.
-Doanh nghiệp mua bảo hiểm cho khách theo đúng quy định.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty.
2.1.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức.
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh công ty VnTour)
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chứccông ty cổ phần VnTour.
Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo 2 kiểu là cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức theo chức năng.
-Cơ cấu tổ chức trực tuyến là tổng giám đốc là người đứng đầu công ty chỉ đạo, giám sát trực tiếp với các cấp dưới là phó giám đốc và các bộ phận về tình hình làm việc của nhân viên. Cấp dưới nhận chỉ đạo của các cấp lớn hơn qua trực tuyến và báo cáo mức độ làm việc cũng qua trực tuyến.
-Cơ cấu tổ chức theo chức năng là các chỉ đạo của cấp trên ban hành xuống mỗi bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận có người đứng đầu và đảm nhiệm những công việc theo chức năng của mình. Điều này thể hiện sự chuyên môn nghiệp vụ giữa các bộ phận. Nên công ty đã chia ra 5 bộ phận để thể hiện cơ cấu tổ chức này.
Tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Bộ phận marketing Bộ phận điều hành Bộ phận tài chính - IT Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
-Giám đốc: Bà Lê Thị Phương Diễm là người có quyền cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty tuân theo đúng pháp luật các quy định của cơ quan quản lý công ty về mọi mặt, định hướng phát triển thực hiện mối quan hệ với các đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp các hoạt động của các bộ phận trong công ty, xử lý mọi tình huống khó khăn trong kinh doanh.
-Bộ phận điều hành: Thực hiện các công tác điều hành, tìm và thu thập thông tin các đối tác cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng. Chịu trách nhiệm làm thủ tục passport, visa cho khách Việt Nam, nhập cảnh cho khách nước ngoài, đảm bảo thực hiện quy định của cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nước ngoài.
-Bộ phận hành chính - IT: Chịu trách nhiệm về các giấy tờ thủ tục hành chính của của công ty và kiểm soát các hệ thống quảng cáo, nhận thông tin khách hàng đặt tour qua trang web.
-Bộ phận kinh doanh: Là bộ phận xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng thời kỳ, tổ chức bán, triển khai các chương trình du lịch công ty đang khai thác. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong công ty. Thu thập, tiếp nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng trong quá trình hoạt động để phản hồi với các cấp, bộ phận để hoàn thiện chất lượng phục vụ của công ty. Lập kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ của các hướng dẫn viên và nhân viên trong công ty. Mở rộng mối quan hệ với khách hàng và các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách.
-Bộ phận marketing: Đảm nhận nhiệm vụ quảng cáo, tuyên truyền các chương trình, chương trình du lịch công ty đang chạy. Nghiên cứu thị trường để đưa ra các phương thức marketing phù hợp với thời đại, gần gũi và khách du lịch dễ tiếp cận nhất.
-Bộ phận kế toán: Thực hiện các công tc giải quyết các vấn đề chuyển khoản, đặt cọc của khách đặt chương trình, làm các thủ tục quyết toán, xuất hóa đơn cho khách. Thống kê lợi nhuận, chi phí, doanh thu của công ty.
2.1.4. Nguồn nhân lực của công ty cổ phần VnTour.
Nhân tố con người là tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và khó có thể thay thế được, con người đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, trong quá trình phát
triển của công ty. Công ty cổ phần VnTour có tổng cộng 32 nhân sự phân bổ ở các phòng ban, trong đó có 16 nam và 16 nữ, có các cấp trình độ đại học, cao đẳng khác nhau.
Bảng 2.1. Cơ cấu nguồn lực của công ty.X
Đơn vị: người
Bộ phận Số
lượng
Giới tính Trình độ bằng cấp
Nam Nữ Sau đại
học Đại học Cao đẳng BGĐ 3 2 1 3 0 0 BP Điều hành 5 3 2 2 3 0 BP Kinh doanh 15 7 8 0 10 5 BP Kế toán 2 0 2 0 2 0 BP hành chính – IT 4 3 1 0 1 3 Bộ phận marketing 3 1 2 0 2 1 Tổng 32 16 16 5 18 9
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh công ty VnTour)
2.1.5. Hệ thống các dịch vụ của công ty cổ phần VnTour. 2.1.5.1. Các dịch vụ bổ sung
-Đại lý vé máy bay
VnTour là đại lý chính thức của nhiều hãng hàng không trong và ngoài nước. Với nhiều hình thức lựa chọn như bán vé tại chỗ, đăng ký qua điện thoại, qua mạng Internet… khách hàng luôn hài lòng ở dịch vụ vé máy bay do VnTour hỗ trợ. Đặc biệt, VnTour thường xuyên cập nhật các hành trình bay giảm giá, siêu tiết kiệm.. giúp khách hàng đặt mua vé với chi phí thấp nhất.
-Cho thuê xe
VnTour là một trong những đơn vị chuyên thuê xe du lịch tại Tp Hồ Chí Minh. Với mạng lưới rộng khắp, xe chất lượng cao chuyên phục vụ khách du lịch, VnTour luôn làm hài lòng khách hàng đến dịch vụ thuê xe từ 4-45 chỗ.
Ngoài dịch vụ chất lượng, giá cả là một trong những yếu tố quan trọng khi khách lựa chọn VnTour thì đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm luôn tư vấn cho khách hàng
dòng xe và loại xe với số chỗ phù hợp để tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn đảm bảo một hành trình thoải mái cho khách.
-Sự kiện
Thông qua hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có cơ hội quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới đến với khách hàng của mình. Các hoạt động tổ chức sự kiện như hội nghị khách hàng, lế ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, triển lãm.. ngày càng được ưa chuộng trong thời gian gần đây.
-Mice
Mice là từ viết tắt của Meeting (hội họp). Incentive (khen thưởng). Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition (triển lãm). Mice là loại hình du lịch kết hợp với các sự kiện: hội họp, khen thưởng, hội nghị, hội thảo và triển lãm. Mice là loại hình du lịch được rất nhiều nước đẩy mạnh phát triển, vì giá trị của loại dịch vụ này lớn hơn rất nhiều so với du lịch cá nhân hay du lịch nhóm.
VnTour là đơn vị chuyên tổ chức chương trình du lịch mice với nhiều loại hình đa dạng và chi phí hợp lý. Sự thành công của mỗi hoạt động mice không chỉ tạo ra giá trị sản phẩm ngay tại thời điểm diễn mà còn góp phần nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp trong thời gian sau.
-Team Building
Team building được hiểu đơn giản là hoạt động giúp nâng cao hiệu quả trong tập thể, có thế được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời.
Các chương trình do VnTour tổ chức dành cho nhiều đối tượng khác nhau như team building dành cho lãnh đạo, team building dành cho nhân viên, team building dành cho các thành viên thuộc các tổ chức gắn kết cộng đồng, team building cho học sinh.
2.1.5.2. Chương trình du lịch.
Một số chương trình du lịch nội địa của công ty.
-Chương trình miền Bắc.
+ Chương trình du lịch Tp. Hồ Chí Minh - Hà Nội - Cao Bằng - Thác Bản Giốc - Pắc Pó - Hồ Ba Bể - Tp. Hồ Chí Minh (4 ngày 3 đêm).
+ Chương trình du lịch Tp. Hồ Chí Minh - Hà Nội - Ninh Bình - Hạ Long - Yên Tử - Tp. Hồ Chí Minh (3 ngày 2 đêm)
-Chương trình miền Trung.
+ Tp. Hồ Chí Minh - Đà Nẵng – Hội An – Huế - Phong Nha - Tp. Hồ Chí Minh (4 ngày 3 đêm)
+ Tp. Hồ Chí Minh - Bình Định – Phú Yên - Tp. Hồ Chí Minh (3 ngày 2 đêm) + Chương trình du lịch Tp. Hồ Chí Minh - Buôn Mê Thuột - Tp. Hồ Chí Minh: Chùa Khải Đoan - thác Dray Nur (3 ngày 2 đêm)
-Chương trình miền Nam.
+ Tp. Hồ Chí Minh - Phú Quốc – Tứ Đảo - Tp. Hồ Chí Minh (3 ngày 2 đêm) + Tp. Hồ Chí Minh - Mỹ Tho – Cần Thơ - Tp. Hồ Chí Minh (2 ngày 1 đêm) + Tp. Hồ Chí Minh - Vũng Tàu - Tp. Hồ Chí Minh (2 ngày 1 đêm)
Một số chương trình du lịch nước ngoài.
+ Tp. Hồ Chí Minh - Thái Lan Bangkok – Pattaya - Tp. Hồ Chí Minh (4 ngày 3 đêm) + Tp. Hồ Chí Minh - Hàn Quốc - Tp. Hồ Chí Minh (4 ngày 3 đêm)
+ Tp. Hồ Chí Minh - Nhật Bản - Tp. Hồ Chí Minh (6 ngày 5 đêm) + Tp. Hồ Chí Minh - Dubai - Tp. Hồ Chí Minh (5 ngày 4 đêm)
2.1.6. Tình hình khai thác khách tại công ty cổ phần VnTour (2017-2019).
2.1.6.1.Tình hình biến động nguồn khách tại công ty cổ phần VnTour (2017-2019) Bảng 2.2. Tình hình nguồn khách của công ty cổ phần VnTour.
Năm Chỉ tiêu 2017 2018 2019 Tiến Độ Phát Triển 2017/2018 2018/2019 SL SL SL (%) (%) Tổng lượt khách 3182 4293 5459 1111 134,92 1166 127,16 Khách inbound 284 387 472 103 136,27 85 121,96 Khách outbound 870 1430 2058 560 164,37 628 143,92 Khách nội địa 2028 2476 2929 448 122,09 453 118,3 Đơn vị: lượt khách
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh công ty VnTour)
Dựa theo số liệu mà phòng kinh doanh của công ty cổ phần VnTour cung cấp có thể nhận xét về tình hình nguồn khách của công ty như sau:
-Tổng lượt khách qua các năm đều có xu hướng tăng dần năm 2018 tăng hơn so với 2017 là 1111 lượt tăng 34,92% so với năm trước và năm 2019 cung tăng 27,16% so với năm 2018. Có thể thấy là tiến độ phát triển về tổng lượt khách của năm 2018/2017 mạnh hơn 2019/2018.
-Tại công ty cổ phần VnTour thì khách inbound chiếm vị trí thấp nhất. Qua các năm thì số lượt khách vẫn tăng từ 2018/2017 tăng 36,27% và 2019/2018 tăng 21,96%.
-Khách outbound tại công ty chiếm vị trí thứ hai. Tình hình khai thác khách năm 2018 tăng 64,37% so với 2017 và năm 2019 tăng 43,92% so với 2018.
-Công ty cổ phần VnTour khai thác khách nội địa là nhiều nhất. Năm 2017 khai thác được 2028 lượt năm 2018 là 2476 lượt tăng 448 lượt, tốc độ phát triển là 22,09%. Năm 2019 khai thác được 2929 tăng 453 lượt và tốc độ phát triển tăng 18,3%.
Nhìn chung tình hình khai thác khách qua các năm của công ty đề có xu hướng tăng do chất lượng, mức sống được cải thiện nên con người muốn đi du lịch và cơ sở vật chất, trang thiết bị, sản phẩm của công ty ngày càng hoàn thiện và nâng cao.
Kết luận: Tại công ty cổ phần VnTour chủ yếu khai thác khách nội địa với số lượng lượt khách lớn nhất, và ổn định. Năm 2018 nhờ mối quan hệ hữu nghị của 2 nước Việt Nam Và Hàn Quốc và tốc độ phát triển và lượt khách khai thác khách outbound năm 2019 tăng mạnh. Nhưng nói về khai thác khách về sự thì công ty cổ phần VnTour khai thác chủ yếu là khách nội địa.
2.1.6.2. Cơ cấu nguồn khách tại công ty cổ phần VnTour (2017-2019) Bảng 2.3. Cơ cấu khách outbound tại công ty cổ phần VnTour
Đơn vị: lượt khách Chỉ tiêu 2017 2018 2019 Tổng khách 870 1430 2058 Nhật Bản 58 187 248 Hàn Quốc 79 146 330 EU 39 87 135 Úc 26 58 64 Bali 68 86 148 Đài Loan 72 148 152 Trung Quốc 164 189 245 Thái Lan 196 258 350 Sin – Mal 109 169 252 Campuchia 59 102 134
(Nguồn: Bộ phận điều hành công ty VnTour)
Theo thống kê về cơ cấu nguồn khách outbound của công ty cổ phần VnTour qua các năm 2017-2019 có xu hướng là tăng. Năm 2017 thì khách outbound nhiều nhất tại công ty là đến Thái Lan với 196 lượt, ít nhất là khách đến Úc với 26 lượt. Năm 2018 thì khách đến Thái Lan vẫn dẫn đầu với 258 lượt tăng hơn so với 2017 là 62 lượt. Đến năm 2019 thì khách đến Thái Lan là 350 tăng hơn so với 2018 là 92 lượt. Nhưng có một nguồn khách tăng đột biến năm 2019 đó là khách đến Hàn Quốc năm 2018 là 146 lượt, năm 2019 là 330 lượt gần bằng với khách đến Thái Lan, tăng hơn so với 2018 là 184 lượt. Nguyên nhân của việc tăng đột ngột này là nhờ sự hữu nghị bạn bè của Việt Nam và Hàn Quốc được gắn kết với nhau khi ông Park Hang-seo huấn luyện viên người Hàn Quốc đã dẫn dắt đội tuyển bóng đá nam Việt Nam giành ngôi vị Á quân giải AFF CUP 2018. Và chính phủ Hàn Quốc đồng ý cấp visa 5 năm cho người Việt Nam có hộ khẩu tại 3 thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng từ ngày 3 tháng 12 năm 2018. Qua sự kiện này thì du lịch sự phát triển du lịch, giao thoa văn hóa của 2 nước cũng ngày càng gia tăng và phát triển.
Bảng 2.4. Cơ cấu khách inbound công ty VnTour
Đơn vị: lượt khách.
Tổng khách 284 387 472 Nhật Bản 35 45 58 Hàn Quốc 19 38 65 Mỹ 56 72 68 Úc 17 47 49 Đức 12 57 69 Brazil 21 13 26 Đài Loan 57 68 79 Trung Quốc 67 47 58
(Nguồn: Bộ phận điều hành công ty VnTour)
Thực trạng khai thác khách inbound của công ty cổ phần VnTour còn ít. Khách inbound công ty khai thác được nhiều nhất 2017 là khách Trung Quốc và nó có xu hướng giảm dần 2018, 2019 lần lượt là: 67,47,58 lượt. Các nguồn khách khác thì có xu hướng tăng và khách Hàn Quốc cũng là một nguồn khách tăng mạnh năm 2019 mà công ty khai thác nhờ quan hệ hữu nghị giữa 2 nước. Khách Đài Loan cũng là một nguồn khách có tiềm năng khai thác thác tại công ty do số lượt khách khai thác đến Việt Nam năm 2019 là cao nhất 79 lượt.
Kết luận: Từ các số liệu và nhận xét có thể thấy rằng cơ cấu kinh doanh của công ty