2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên giao dịch: IYES INTERNATIONAL EDUCATION CO.,LTD Trụ sở chính: 91 Lê Thanh Nghị, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng Điện thoại: 0236 3626 626
Email: info@iyes.edu.vn Website: http://iyes.edu.vn/
Loại hình kinh doanh: Công ty TNHH
Người đại diện pháp luật: Trần Thị Ngọc Liên Mã số thuế : 0401409840
Tài khoản ngân hàng: 1002018189
Tên ngân hàng: TMCP Á Châu – Chi nhánh Đà Nẵng - PGD Hoà Cường Ngành nghề kinh doanh:
- P8532: Giáo dục nghề nghiệp (Ngành chính) - G4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
- G46510: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm - M70200: Hoạt động tư vấn quản lý
- M73200: Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận
- G4741: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
- G47610: Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
- G47620: Bán lẻ băng đĩa âm thanh, hình ảnh (kể cả băng, đĩa trắng); trong các cửa hàng chuyên doanh
- P85100: Giáo dục mầm non
- P85590: Giáo dục khác chưa được phân vào đâu
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Giáo dục Quốc tế iYes (iYes), tiền thân là Hệ thống Trường Anh ngữ Quốc tế Úc Sài Gòn trực thuộc phân viện Anh ngữ của trường Đại học Victoria của Úc. Có mặt tại thành phố Đà Nẵng từ 2011, trường đã trở thành một trong những địa chỉ tin cậy về đào tạo Anh ngữ ở địa phương.
Ngày 18/08/2011 Sở giáo dục và đạo tạo thành phố Đà Nẵng đã quyết định cho phép thành lập Trung tâm Ngoại ngữ Úc Sài Gòn đặt tại 01 Huỳnh Mẫn Đạt, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng. Công ty đã gặp nhiều
khó khăn trong thời gian đầu tuy nhiên, với sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ nhân viên và giáo viên Trung tâm đã bước đầu đi vào ổn định.
Sau 3 năm hoạt động đến năm 2014 thì Công ty TNHH Giáo dục Quốc tế đã tách khỏi Trung tâm ngoại ngữ Úc Sài Gòn đổi tên thành Trung tâm ngoại ngữ iYes với sự cho phép của Sở giáo dục và đào tạo thành phố Đà Nẵng. Địa chỉ tại 39 Lê Thanh Nghị, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng. Trung tâm ngoại ngữ iYes đã không ngừng cố gắng và phát triền hơn nữa sau khi tách và đổi tên. Cùng với chất lượng và dịch vụ phát triển không ngừng iYes đã có chỗ đứng trong lòng khách hàng và uy tín trong địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Đến năm 2016, với quy mô ngày càng phát triển số lượng học viên đến với Trung tâm ngày càng tăng phòng học nhỏ và chưa được tiện nghi nên iYes đã đổi địa điểm sang địa chỉ 91 Lê Thanh Nghị lớn hơn nên số lượng phòng học và cơ sở vật chất được đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Gần đường lớn 30/4, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng giúp mọi người biết đến Trung tâm nhiều hơn, thu hút được nhiều học viên hơn.
Tháng 11 năm 2016, nhà trường đã vinh dự được Hội đồng Khảo thí trường ĐH Cambridge lựa chọn là điểm tổ chức kỳ thi Chứng chỉ Cambridge Quốc tế Young Learners 2017 cho khối thiếu nhi tại Đà Nẵng.
Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo Anh ngữ, iYes đã không ngừng phát triển luôn xem trọng việc nâng cao giá trị thực tiễn của các chương trình giảng dạy, đồng thời không ngừng nghiên cứu và phát triển các phương pháp đào tạo mới giúp học viên học tập hiệu quả hơn và đạt kết quả cao trong các kỳ thi chứng chỉ Quốc tế.
Trường Giáo dục Quốc tế iYes luôn đạt tiêu chí chất lượng lên hàng đầu, bao gồm chất lượng giảng dạy và chất lượng dịch vụ. Sứ mệnh của họ là mang thế giới bên ngoài đến với học viên và mang học viên ra thế giới bên ngoài. Trường Giáo dục Quốc tế iYes sẽ trở thành tổ chức Đào Tạo - Giáo Dục uy tín tại Đà Nẵng mang tầm Quốc tế bằng việc liên kết các trường Quốc tế trong các chương trình đào tạo chất lượng nhất.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.1. Chức năng
Trường Giáo dục Quốc tế iYes là đơn vị thuộc Sở Giáo dục – Đào tạo có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho các độ tuổi ( thiếu nhi, thiếu niên, người lớn).
Đào tạo tiếng Anh cam kết Quốc tế: TOEIC, IELST, KET, PET,… Chương trình đào tạo: "English for real" chú trọng phát triển chuyên sâu kỹ năng nghe - nói giúp người học nhanh chóng làm chủ khả năng sử dụng tiếng Anh.
Các khóa kỹ năng mềm cho các độ tuổi (thiếu nhi, thiếu niên, người lớn). Liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với các doanh nghiệp của Trường Giáo dục Quốc tế iYes.
Tổ chức các hoạt động ngoại khóa đa dạng cho các khóa học, độ tuổi phù hợp.
Xây dựng các câu lạc bộ Tiếng Anh, cùng các sự kiện các dịp lễ cũng được iYes quan tâm để các học viên vừa học vừa vui chơi, trải nghiệm song song với kiến thức đã học nhằm nâng cao kỹ năng tương tác, ứng dụng vào thực tiễn.
Trung tâm khảo thí của ĐH Cambridge được đào tạo, tổ chức các kỳ thi sát hạch chứng chỉ Cambridge ở các cấp độ như Starters, Movers, Flyers, KET, PET.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Về chuyên môn
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập phù hợp. - Tổ chức nghiên cứu cải tiến chất lượng giảng dạy, học tập.
- Tổ chức các kỳ thi đánh giá năng lực học tập của học viên.
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo, quản lý chất lượng hoạt động cơ sở hạ tầng của nhân viên và học viên.
Về nhân sự
- Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nhân sự phù hợp với hoạt động của tổ chức.
- Đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và sinh hoạt.
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên tại trường.
Phát triển học viên
- Chủ động chiêu sinh, tổ chức quá trình đào tạo các lớp bồi dưỡng ngoại ngữ. - Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo ngoại ngữ.
- Quản lý nhân viên và học viên theo sự phân cấp của Ban giám đốc.
- Chủ động khai thác các dự án hợp tác trong nước và quốc tế phối hợp với các doanh nghiệp để hợp tác đào tạo gắn bó lâu dài.
2.1.2.3. Quyền hạn
- Được giao dịch ký hợp đồng kinh tế mua bán, kinh doanh, hợp tác đầu tư và áp dụng khoa học vào việc kinh doanh với các tổ chức trong nước và nước ngoài.
- Được chủ động vay vốn tại Ngân hàng nhà nước Việt Nam, được huy động các nguồn vốn khác nhau của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh theo chế độ, chính sách và pháp luật hiện hành.
- Được tham gia, hội chợ, quảng cáo, triển lãm trong nước và quốc tế.
- Được quyền tuyển dụng lao động và tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty.
- Có quyền điều chỉnh, chuyển vốn, nguồn lực, tài sản được giao cho các đơn vị trực thuộc công ty.
- Được tố tụng, khiếu nại trước cơ quan pháp luật Nhà nước đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết vi phạm chế độ quản lý tổ chức của nhà nước, làm thiệt hại tới tài sản, uy tín của công ty.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giáo dục Quốc tế iYes2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty theo quan hệ trực tuyến và quan hệ chức năng. Song mỗi phòng ban có trách nhiệm khác nhau và giữa các phòng ban có quan hệ hỗ trợ với nhau tạo thành một mạng lưới quản lý cùng điều khiển hoạt động của công ty. Với cơ cấu tổ chức quản lý, quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến vừa phát huy năng lực chuyên môn của các phòng ban.
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giáo dục Quốc tế iYes
Bộ phận CSKH Bộ phận Tư vấn và phát triển khách hàng PHÒNG ĐÀO TẠO PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH & TRUYỀN THÔNG
BAN GIÁM ĐỐC
Giáo viên
Marketing Nhân viên hành
chính Trợ giảng PHÒNG HÀNH CHÍNH Bp Tạp vụ Bp Bảo vệ
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty.Giám đốc (GĐ): Giám đốc (GĐ):
- Là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan pháp lý trong các hoạt động của doanh nghiệp.
- Giám đốc là người có quyền điều hành sản xuất kinh doanh cao nhất trong doanh nghiệp. Đối với các chức danh khác và cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, GĐ có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc kỷ luật theo quy định của pháp luật.
- Giám đốc chỉ giải quyết những vấn đề mang tính chiến lược, định hướng phát triển lâu dài trong sản xuất kinh doanh, còn những vấn đề khác mà khả năng cấp dưới có thể đảm nhận được thì GĐ sẽ ủy quyền cho Phó giám đốc, Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc công ty quyết định.
- Giám đốc là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm chính, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của công ty, quyết định điều chỉnh, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các vấn đề đối nội, đối ngoại, thực hiện hoặc hủy bỏ các hợp đồng kinh tế. Trực tiếp chỉ đạo công tác Tài chính – Kế toán, công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch đầu tư phát triển sản xuất, đồng thời trực tiếp chỉ đạo các phòng ban trực thuộc công ty.
Phòng Kinh doanh và truyền thông:
- Phòng Kinh doanh có chức năng tham mưu cho giám đốc kế hoạch về lĩnh vực kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Có trách nhiệm nghiên cứu, phân tích thị trường, phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
- Xây dựng và triển khai các chính sách kinh doanh, chính sách giá, chính sách ưu đãi cho khách hàng, nhân viên.
- Phòng kinh doanh còn thực hiện nhiệm vụ thống kê bán hàng, tổ chức và thực hiện quản lý. Đôn đốc và theo dõi việc theo hồi các công nợ từ những khách hàng chưa thanh toán đủ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Đào tạo nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
- Thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu về doanh thu, thị phần, …
- Tư vấn và chăm sóc học viên tiềm năng theo quy trình. - Quản lý lớp được phân bổ.
- Đảm nhiệm các công việc được phân công riêng, bảo đảm công việc đã được giao.
- Báo cáo hoạt động tư vấn học viên và các hoạt động bản thân phụ trách vào cuộc họp CSO hàng tuần.
- Báo cáo các công việc được phân công riêng theo phân công.
- Quản lý lớp triển khai kiểm soát sĩ số thường xuyên và đưa ra phương án đối với các lớp sĩ số báo động.
Bộ phận CSKH:
Kiểm tra vấn đề vắng, nghỉ, trễ học của học viên:
- CSKH kiểm tra sĩ số lớp sau 15 phút đầu giờ sau đó gọi điện hỏi thăm và ghi lại trong danh sách cứng.
- Gửi lên email những trường hợp xin nghỉ dài để các bộ phận nắm được. - CSKH đồng thời ghi chú vào tình hình trong sổ đầu bài nếu có gì cần lưu ý. Quản lý về thái độ, tình hình học tập của học viên:
Những học viên có email:
- Gửi email tình hình học tập học viên sau buổi học từ địa chỉ email iYes. - Theo dõi email để phản hồi kịp thời, trả lời các nội dung liên quan trên một email duy nhất.
Những học viên không có email: - Gọi điện hỏi email.
- Đề nghị PH lập email để nhận thông tin.
- Những học viên không thể liên lạc qua email sẽ gọi điện chăm sóc tình hình khi có vấn đề cần lưu ý.
Chăm sóc khách sẽ xử lý phản hồi của Phụ huynh, học viên:
- Tiếp nhận phản hồi, thông tin và báo cáo cho bộ phận liên quan để giải quyết. - Phân loại phản hồi để gửi đến các cá nhân, bộ phận phụ trách.
- Theo dõi và đốc thúc để có câu trả lời sớm cho khách hàng.
- Phản hồi cho học viên, phụ huynh trong vòng 24h làm việc, đốc thúc các bộ phận liên tục để sớm có câu trả lời cho học viên, phụ huynh.
- Ghi chú lại quá trình chăm sóc vào lịch sử CSKH.
- Hỏi thăm lại tình hình, kết quả, mức độ hài lòng của KH sau thời gian phù hợp.
Thông báo liên quan đến các kỳ thi: Điểm, thi lại,…
- Tiếp nhận thông tin từ BP ĐT khi có thông báo điểm, thi lại….
- Nếu có liên quan đến hủy cam kết hay các vấn đề cần ý kiến chỉ đạo thì theo dõi để tiếp nhận.
- Gửi email, SMS đến học viên, phụ huynh khi có thông báo. Giải quyết gấp:
- Đối với lớp có lịch phát thông báo, cần kiểm tra sĩ số ngay để thông báo bổ sung cho các bạn vắng học.
- Đối với những phản hồi gấp về tình hình học tập, chất lượng đào tạo, nhầm lẫn…
Bộ phận Marketing:
- Xây dựng, quản lý và thực hiện các kế hoạch Marketing ( chương trình quảng cáo, khuyến mãi, PR,…) để phát triển thương hiệu, dịch vụ của công ty, đã được GĐ kinh doanh phê duyệt.
- Báo cáo, đề xuất các phương án mới, hiệu quả để đạt được mục tiêu doanh thu.
- Chịu trách nhiệm và tham mưu cho GĐKD mọi hoạt động liên quan đến hoạt động Marketing phù hợp với định hướng của Công ty.
- Nghiên cứu và phân tích thị trường và nắm bắt xu hướng (khách hàng và đối thủ, đối tác…), định vị thương hiệu, sản phẩm.
- Thu thập và phân tích thông tin thị trường của Công ty và các đối thủ cạnh tranh về sản phẩm, giá bán, chương trình khuyến mãi…. Từ đó đề xuất, nhận định về giá cả, chiến thuật marketing có hiệu quả cạnh tranh.
- Làm việc chặt chẽ với các phòng ban liên quan để xác lập ngân sách, chi phí marketing hàng năm.
- Xác định và xây dựng thương hiệu trên các phương tiện truyền thông, internet.
- Thực hiện công việc theo yêu cầu của GĐKD. Marketing online:
- Quản lý nội dung Website và Facebook công ty.
- Tối ưu hoá các công cụ tìm kiếm trên Web (Cấu trúc bài viết, lượng từ khóa lặp lại trong bài viết, tên hình ảnh bài viết.
- Thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng qua các hình thức truyền thông trên Web, Facebook công ty, các trang web giao dịch thương mại, các trang web chuyên ngành, các diễn đàn có liên quan đến ngành nghề, các trang web tìm kiếm…
- Phân tích số liệu, báo cáo theo tháng về hiệu quả của các chương trình quảng