Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giáo dục Quốc tế iYes

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty theo quan hệ trực tuyến và quan hệ chức năng. Song mỗi phòng ban có trách nhiệm khác nhau và giữa các phòng ban có quan hệ hỗ trợ với nhau tạo thành một mạng lưới quản lý cùng điều khiển hoạt động của công ty. Với cơ cấu tổ chức quản lý, quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến vừa phát huy năng lực chuyên môn của các phòng ban.

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Giáo dục Quốc tế iYes

Bộ phận CSKH Bộ phận Tư vấn và phát triển khách hàng PHÒNG ĐÀO TẠO PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH & TRUYỀN THÔNG

BAN GIÁM ĐỐC

Giáo viên

Marketing Nhân viên hành

chính Trợ giảng PHÒNG HÀNH CHÍNH Bp Tạp vụ Bp Bảo vệ

2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty.Giám đốc (GĐ): Giám đốc (GĐ):

- Là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan pháp lý trong các hoạt động của doanh nghiệp.

- Giám đốc là người có quyền điều hành sản xuất kinh doanh cao nhất trong doanh nghiệp. Đối với các chức danh khác và cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, GĐ có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc kỷ luật theo quy định của pháp luật.

- Giám đốc chỉ giải quyết những vấn đề mang tính chiến lược, định hướng phát triển lâu dài trong sản xuất kinh doanh, còn những vấn đề khác mà khả năng cấp dưới có thể đảm nhận được thì GĐ sẽ ủy quyền cho Phó giám đốc, Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc công ty quyết định.

- Giám đốc là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm chính, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của công ty, quyết định điều chỉnh, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các vấn đề đối nội, đối ngoại, thực hiện hoặc hủy bỏ các hợp đồng kinh tế. Trực tiếp chỉ đạo công tác Tài chính – Kế toán, công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch đầu tư phát triển sản xuất, đồng thời trực tiếp chỉ đạo các phòng ban trực thuộc công ty.

Phòng Kinh doanh và truyền thông:

- Phòng Kinh doanh có chức năng tham mưu cho giám đốc kế hoạch về lĩnh vực kinh doanh và triển khai thực hiện.

- Có trách nhiệm nghiên cứu, phân tích thị trường, phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện các hoạt động bán hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.

- Xây dựng và triển khai các chính sách kinh doanh, chính sách giá, chính sách ưu đãi cho khách hàng, nhân viên.

- Phòng kinh doanh còn thực hiện nhiệm vụ thống kê bán hàng, tổ chức và thực hiện quản lý. Đôn đốc và theo dõi việc theo hồi các công nợ từ những khách hàng chưa thanh toán đủ.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Đào tạo nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.

- Thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu về doanh thu, thị phần, …

- Tư vấn và chăm sóc học viên tiềm năng theo quy trình. - Quản lý lớp được phân bổ.

- Đảm nhiệm các công việc được phân công riêng, bảo đảm công việc đã được giao.

- Báo cáo hoạt động tư vấn học viên và các hoạt động bản thân phụ trách vào cuộc họp CSO hàng tuần.

- Báo cáo các công việc được phân công riêng theo phân công.

- Quản lý lớp triển khai kiểm soát sĩ số thường xuyên và đưa ra phương án đối với các lớp sĩ số báo động.

 Bộ phận CSKH:

 Kiểm tra vấn đề vắng, nghỉ, trễ học của học viên:

- CSKH kiểm tra sĩ số lớp sau 15 phút đầu giờ sau đó gọi điện hỏi thăm và ghi lại trong danh sách cứng.

- Gửi lên email những trường hợp xin nghỉ dài để các bộ phận nắm được. - CSKH đồng thời ghi chú vào tình hình trong sổ đầu bài nếu có gì cần lưu ý.  Quản lý về thái độ, tình hình học tập của học viên:

 Những học viên có email:

- Gửi email tình hình học tập học viên sau buổi học từ địa chỉ email iYes. - Theo dõi email để phản hồi kịp thời, trả lời các nội dung liên quan trên một email duy nhất.

 Những học viên không có email: - Gọi điện hỏi email.

- Đề nghị PH lập email để nhận thông tin.

- Những học viên không thể liên lạc qua email sẽ gọi điện chăm sóc tình hình khi có vấn đề cần lưu ý.

 Chăm sóc khách sẽ xử lý phản hồi của Phụ huynh, học viên:

- Tiếp nhận phản hồi, thông tin và báo cáo cho bộ phận liên quan để giải quyết. - Phân loại phản hồi để gửi đến các cá nhân, bộ phận phụ trách.

- Theo dõi và đốc thúc để có câu trả lời sớm cho khách hàng.

- Phản hồi cho học viên, phụ huynh trong vòng 24h làm việc, đốc thúc các bộ phận liên tục để sớm có câu trả lời cho học viên, phụ huynh.

- Ghi chú lại quá trình chăm sóc vào lịch sử CSKH.

- Hỏi thăm lại tình hình, kết quả, mức độ hài lòng của KH sau thời gian phù hợp.

 Thông báo liên quan đến các kỳ thi: Điểm, thi lại,…

- Tiếp nhận thông tin từ BP ĐT khi có thông báo điểm, thi lại….

- Nếu có liên quan đến hủy cam kết hay các vấn đề cần ý kiến chỉ đạo thì theo dõi để tiếp nhận.

- Gửi email, SMS đến học viên, phụ huynh khi có thông báo.  Giải quyết gấp:

- Đối với lớp có lịch phát thông báo, cần kiểm tra sĩ số ngay để thông báo bổ sung cho các bạn vắng học.

- Đối với những phản hồi gấp về tình hình học tập, chất lượng đào tạo, nhầm lẫn…

 Bộ phận Marketing:

- Xây dựng, quản lý và thực hiện các kế hoạch Marketing ( chương trình quảng cáo, khuyến mãi, PR,…) để phát triển thương hiệu, dịch vụ của công ty, đã được GĐ kinh doanh phê duyệt.

- Báo cáo, đề xuất các phương án mới, hiệu quả để đạt được mục tiêu doanh thu.

- Chịu trách nhiệm và tham mưu cho GĐKD mọi hoạt động liên quan đến hoạt động Marketing phù hợp với định hướng của Công ty.

- Nghiên cứu và phân tích thị trường và nắm bắt xu hướng (khách hàng và đối thủ, đối tác…), định vị thương hiệu, sản phẩm.

- Thu thập và phân tích thông tin thị trường của Công ty và các đối thủ cạnh tranh về sản phẩm, giá bán, chương trình khuyến mãi…. Từ đó đề xuất, nhận định về giá cả, chiến thuật marketing có hiệu quả cạnh tranh.

- Làm việc chặt chẽ với các phòng ban liên quan để xác lập ngân sách, chi phí marketing hàng năm.

- Xác định và xây dựng thương hiệu trên các phương tiện truyền thông, internet.

- Thực hiện công việc theo yêu cầu của GĐKD.  Marketing online:

- Quản lý nội dung Website và Facebook công ty.

- Tối ưu hoá các công cụ tìm kiếm trên Web (Cấu trúc bài viết, lượng từ khóa lặp lại trong bài viết, tên hình ảnh bài viết.

- Thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng qua các hình thức truyền thông trên Web, Facebook công ty, các trang web giao dịch thương mại, các trang web chuyên ngành, các diễn đàn có liên quan đến ngành nghề, các trang web tìm kiếm…

- Phân tích số liệu, báo cáo theo tháng về hiệu quả của các chương trình quảng cáo online, các thủ thuật SEO đã sử dụng. Đề xuất, thiết kế và thực hiện các chương trình để cải thiện hiệu quả.

- Phối hợp với bộ phận Bán hàng phát triển và thực hiện các chiến dịch tiếp thị email, SMS đến cơ sở dữ liệu của khách hàng tiềm năng và hiện hành, có trách nhiệm thu thập số liệu từ đầu.

- Hỗ trợ trong việc phân tích đối thủ cạnh tranh hàng tháng, hàng quý. - Bao gồm các nhiệm vụ khác theo sự phân công quản lý.

 Marketing offline:

- Xây dựng kế hoạch thực hiện các hoạt động marketing offline: Banner, poster, flyers, các sự kiện ngoại khóa học tập, sự kiện theo ngày lễ trong năm…

- Quản lý thực hiện các hoạt động truyền thông offline.

- Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo chất lượng thực hiện các chương trình.

Phòng kế toán:

- Phòng kế toán tài chính có chức năng quản lý về tài chính, thống kê kế toán, tổ chức các hoạt động hoạch toán, thống kê nội bộ, tham mưu cho giám đốc Công ty.

- Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, giải quyết các vấn đề phát sinh trong hợp đồng, kiểm tra chứng từ thu chi các khoản phục vụ trong kinh doanh, xây dựng giá thành sản phẩm, quỹ tiền lương, sử dụng các nguồn vốn và tài sản cố định.

- Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính cho công ty, thực hiện việc công khai tài chính, báo cáo định kỳ, quản lý kiểm tra, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, bảo vệ hồ sơ chứng từ kế toán chính, trả lương cho CBCNV phối hợp với các phòng để làm công tác giá thành sản phẩm, cách trả lương, quỹ lương, phân tích các hoạt động kinh tế.

- Hướng dẫn các phòng ban liên quan, các đối tác về thủ tục thanh toán, quyết toán để đảm bảo cho hoạt động tài chính được thông suốt.

Phòng đào tạo:

 Nhân viên hành chính

- Phòng đào tạo có nhiệm vụ soạn chương trình giảng dạy, xây dựng chương trình mới đáp ứng nhu cầu thực tiễn.

- Soạn các bài kiểm tra đầu vào, đầu ra, soạn bài kiểm tra cho các chương trình giảng dạy, soạn bài chương trình phụ đạo học viên cam kết.

- Tiếp nhận học viên từ bộ phận CSO để kiểm tra trình độ xếp lớp. Xếp lớp dựa theo độ tuổi và trình độ để đưa vào đúng khung chương trình đào tạo.

- Thông báo kết quả xếp lớp cho bộ phận CSO thông qua mẫu đăng ký phỏng vấn xếp lớp.

- Tìm nguồn giáo viên, phân bổ giáo viên đứng lớp giảng dạy. - Tổ chức họp giáo viên hằng quý.

- Xây dựng và tổ chức các chương trình, sự kiện liên quan. - Giảng dạy lớp kiêm nhiệm, dạy thay giáo viên nghỉ đột xuất. - Kiểm tra đầu vào của học viên.

- Theo dõi, phụ đạo học viên yếu kém, phụ đạo học viên cam kết, ôn thi chứng chỉ Cambridge.

- Liên hệ ELI về các kỳ thi Quốc tế. - Họp phụ huynh.

- Thủ tục xuất nhập cảnh, giấy phép lao động cho giáo viên người nước ngoài, thủ tục giấy tờ, báo cáo các sở ban ngành liên quan.

- Lập bảng lương hằng tháng cho giáo viên.  Giáo viên

- Giáo viên phải chuẩn bị bài giảng trước khi lên lớp.

- Hoàn tất chương trình giảng dạy theo quy định của trường. Nếu không hoàn tất được thì phải thông báo cho bộ phận Đào Tạo rõ lý do trước đó 2 tháng để tìm hướng giải quyết thích hợp.

- Giáo viên nhận lớp đảm bảo việc giảng dạy hết khóa (hoàn thành khóa học). Nếu giáo viên có việc bận phải nghỉ cần trả lớp, GV thông báo cho PĐT bằng văn bản ít nhất một tháng hoặc đến khi có GV thay thế. Nếu trường hợp GV trả lớp không theo qui định thì Nhà Trường sẽ không giải quyết lương (nếu có).

 Trợ giảng

- Nhân viên trợ giảng ổn định học viên trước và sau giờ học. Cho học viên xếp hàng, hướng dẫn học viên lên phòng và xuống sảnh khi tan ca học.

- Hướng dẫn học viên sắp xếp giày dép, cặp sách và vật dụng học tập ngay ngắn.

- Trong giờ trợ giảng, tập trung ổn định học viên, không để học viên gây mất trật tự, hỗ trợ giáo viên trong các hoạt động của lớp học.

- Kiểm soát học viên ra vào lớp, giải lao, uống nước, đi vệ sinh trật tự và đúng quy định. Tránh tình trạng học viên ra vào lớp thường xuyên gây mất tập trung cho cả việc dạy của giáo viên cũng như việc học của học viên.

2.1.4. Phân tích môi trường kinh doanh2.1.4.1. Môi trường vĩ mô 2.1.4.1. Môi trường vĩ mô

 Môi trường chính trị

Trong phân tích môi trường chính trị, iYes chú trọng vào sự thay đổi, gia tăng trong các quy định của Pháp luật có liên quan đến các trung tâm Anh ngữ và các chương trình đào tạo Anh văn. Các văn bản pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của iYes là: Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, luật Giáo dục, quy định về việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Hiện tại, luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam và luật Giáo dục Việt Nam chưa có sự thay đổi. Tuy nhiên, cùng với xu thế hội nhập của toàn thế giới, Nhà nước và Chính phủ Việt Nam cũng có nhiều chính sách khuyến khích hợp tác, mở rộng giáo dục, tạo điều kiện cho giáo viên người nước ngoài tham gia giảng dạy tại các trung tâm Anh ngữ.

Đây là cơ sở để iYes có thể tận dụng cho việc mở rộng quy mô, tăng cường số lượng giáo viên bản xứ để nâng cao chất lượng dịch vụ theo thị hiếu của khách hàng.

 Môi trường kinh tế

Theo số liệu sơ cấp lấy từ nguồn Tổng cục Thống kê, năm 2015, thành phố Đà Nẵng với tổng dân số 1.029.000 người. Trong đó có hơn 50 nghìn học sinh, sinh viên trên địa bàn Tp Đà Nẵng. Đây là thị trường mục tiêu mà iYes đã và đang triển khai phát triển. Với quy mô thị trường lớn, khả năng tăng trưởng cao là mảnh đất màu mỡ để iYes mở rộng hoạt động. Tuy nhiên, với những điều kiện môi trường thuận lợi đó, iYes cũng vấp phải sự cạnh tranh khốc liệt với các đồi thủ nặng ký trong ngành đang đua nhau khai thác thị trường này. Khi đời sống của người dân được nâng cao thì việc quan tâm đến việc học của con em cũng sẽ được chú trọng nhiều hơn. Tuy nhiên, đời sống của người dân lại tỷ lệ thuận với nhu cầu sử dụng dịch vụ nên yêu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ cũng không ngừng tăng lên. Trước thực trạng đó, iYes nhất thiết phải nâng cao chất lượng và đa dạng hóa dịch vụ của mình để vừa theo kịp đối thủ cạnh tranh, vừa thỏa mãn cao nhất nhu cầu của khách hàng.

 Môi trường văn hóa xã hội

“Hiệu ứng bầy đàn” trong quyết định tiêu dùng là nét đặc trưng của người tiêu dùng Việt Nam. Nếu tận dụng tốt đặc điểm này, chương trình Marketing của doanh nghiệp sẽ rất hiệu quả. Trong phân tích khách hàng, ta sẽ thấy rõ người sử dụng dịch vụ Tiếng anh của iYes không phải là người trực tiếp ra quyết định tiêu dùng. Phụ huynh là đối tượng trực tiếp mà iYes hướng đến và “hiệu ứng bầy đàn” là một trong những điểm mấu chốt để iYes lên kế hoạch phát triển cho sản phẩm của mình.

 Môi trường công nghệ

Công nghệ là con dao hai lưỡi đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào có khả năng bắt kịp nhịp độ phát triển của công nghệ thì sẽ vượt xa đối thủ cạnh tranh, ngược lại sẽ bị đào thải khi việc phát triển công nghệ hiện nay đang ở tốc độ chóng mặt. iYes không chuyên về ngành ứng dụng triệt để công nghệ nhưng với sự phát triển nhanh chóng của môi trường công nghệ thì iYes cần có sự quan tâm đúng mức đến việc trang bị máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho

chương trình đào tạo của mình để bắt kịp nhịp độ phát triển và là cơ sở để nâng cao cũng như đa dạng hóa chất lượng dịch vụ.