5. Kết cấu đề tài
2.1.4. Phân tích nguồn lực của công ty
2.1.4.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Khách sạn Hương Lan 1 có quy mô gồm 3 tầng, 8 phòng và 11 giường. Trong đó:
• Tầng 1 có 01 phòng khách, đại sảnh, quầy lễ tân, phòng giặt là và phòng bếp.
• Tầng 2 có 04 phòng khách gồm 2 phòng đôi và 2 phòng đơn, 6 giường.
• Tầng 3 có 04 phòng khách gồm 1 phòng đôi và 3 phòng đơn, 5 giường
Khu A có 4 tầng, 10 phòng và 15 giường. Trong đó:
• Tầng 1 có đại sãnh, phòng ban lãnh đạo, kế toán và nơi giữ xe. • Tầng 2 có 04 phòng khách gồm 2 phòng đôi và 2 phòng đơn, 6 giường.
• Tầng 3 có 04 phòng khách gồm 1 phòng đôi và 3 phòng đơn, 5 giường.
• Tầng 4 có 02 phòng khách gồm 2 phòng đôi, 4 giường, 1 nhà kho và phòng giặt ủi.
Khu B có 6 tầng, 12 phòng và giường. Trong đó: • Tầng 1 có 1 quầy lễ tân, 1 phòng ăn, 1 nhà bếp.
• Tầng 2 có 02 phòng khách gồm 1 phòng đôi và 1 phòng đơn, 3 giường và 1 nhà kho. • Tầng 3 có 03 phòng khách gồm 1 phòng đôi và 2 phòng đơn, 4 giường. • Tầng 4 có 02 phòng gồm 1 phòng đôi và 1 phòng đặc biệt, 6 giường.
• Tầng 5 có 03 phòng gồm 2 phòng đôi và 1 phòng đơn, 5 giường. • Tầng 6 có 02 phòng gồm 1 phòng đôi và 1 phòng đơn, 1 phòng giặt ủi và 1 nhà kho.
Khách sạn Hương Lài có 02 tầng, gồm 13 phòng và giường. Trong đó:
• Tầng 1 có quầy lễ tân, 09 phòng khách gồm 7 phòng đơn và 2 phòng đôi, 11 giường, 1 phòng giặt là, 1 nhà kho, 1 nhà bếp và nơi giữ xe.
• Tầng 2 có 04 phòng khách gồm 2 phòng đơn và 2 phòng đôi, 1 nhà kho, 1 phòng giặt ủi
Mỗi phòng trong khách sạn được trang bị tiện nghi: máy điều hoà, ti vi, tủ lạnh, điện thoại, máy nước nóng, nước lạnh, bàn trang điểm, giường ngủ... phòng trong khách sạn đều được thiết kế có cửa sổ lớn thoáng mát để khách
nghỉ ngơi, thư giãn và ngắm cảnh xung quanh khách sạn.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức
Để quản lý có hiệu quả các khâu, các bộ phận, một doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp hợp lý, mang tính chất khoa học phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty TNHH Yên Thạnh Lộc được xây dựng theo mô hình cơ cấu trực tuyến và chức năng. Trong đó, các bộ phận, phòng ban có chức năng tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định, đảm bảo tính tối ưu của công tác tổ chức doanh nghiệp.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy hoạt động tại khách sạn 2.1.4.3. Chức năng của từng bộ phận trong công ty
Giám đốc khách sạn: nhiệm vụ chính là hoạch định tổ chức kinh doanh, quan hệ ngoại giao với các đơn vị đối tác, các hãng lữ hành trong và ngoài nước, các cơ quan ban ngành hành chính sự nghiệp nhằm đưa ra hoạch định sách lược và chiến lược kinh doanh du lịch.
Quản lý khách sạn: tổ chức quản lý kinh doanh và điều phối nhân sự trong bộ máy đồng thời đề ra những biện pháp đối phó với sự cố trên thị
Giám đốc Tổ Kế toán Tổ Lễ tân Tổ Buồng phòng Tổ Bảo vệ Tổ Bảo trì Tổ Giặt là Trưởng bộ phận NV-NV Trưởng bộ phận NV-NV Trưởng bộ phận NV-NV Trưởng bộ phận NV-NV Trưởng bộ phận NV-NV Trưởng bộ phận NV-NV
trường du lịch để hoạt động kinh doanh du lịch tại khách sạn phát triển bền vững.
Bộ phận kế toán:
• Tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến các hoạt động tài chính kế toán và thay mặt giám đốc thực hiện các chế độ tài chính trong toàn khách sạn.
• Lập sổ sách chứng từ kế toán theo pháp lệnh kế toán thống nhất của Nhà nước.
• Quyết toán, quản lý thu chi, giải quyết nợ nần một cách thường xuyên và liên tục.
Bộ phận lễ tân: đây là bộ phận đại diện cho khách sạn, là trung tâm thần kinh của khách sạn, là người bán hàng, cung cấp thông tin về dịch vụ của khách sạn cho khách. Là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng tạo ấn tượng ban đầu với khách về chất lượng phục vụ và có nhiệm vụ cụ thể như sau:
• Quảng cáo, bán hàng và các dịch vụ khách trong khách sạn. • Nhận đặt phòng và bố trí phòng cho khách.
• Đón tiếp khách và làm thủ tục nhập phòng cho khách.
• Trực tiếp và phối hợp với các bộ phận khác phục vụ khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
• Thanh toán và tiễn khách.
• Tham gia vào các hoạt động Marketing của khách sạn. Bộ phận buồng phòng:
• Dọn vệ sinh trong phòng khách để chuẩn bị sẵn sàng đón khách. • Bàn giao trang thiết bị trong phòng cho khách khi khách đến thuê phòng.
• Hướng dẫn sử dụng trang thiết bị trong phòng cho khách, nếu khách có nhu cầu giặt ủi thì nhân viên buồng phòng có trách nhiệm nhận và
mang đến bàn giao cho bộ phận giặt ủi.
• Tổng hợp chi phí phụ báo cho lễ tân. Bộ phận bảo vệ và phục vụ:
• Bảo vệ, giữ trật tự chung cho toàn khách sạn cả ngày lẫn đêm. • Chịu trách nhiệm khu vực gởi xe của nhân viên và xe của khách. • Mang vác đồ đạc, hành lý lên xuống phòng cho khách.
• Đáp ứng các nhu cầu dịch vụ phụ không thu tiền hiện có của khách sạn cho khách bất cứ thời điểm nào.
Bộ phận bảo trì:
Đảm bảo duy trì hoạt động của các trang thiết bị điện, điện lạnh, hệ thống nước sinh hoạt trong toàn khách sạn.
• Vận hành, bảo dưỡng định kỳ hệ thống máy phát điện, hệ thống chiếu sáng.
2.1.4.4. Khách hàng của công ty
Nguồn khách của khách sạn chủ yếu là khách lẻ nội địa, đến từ nhiều tỉnh trên đất nước trong đó du khách đến từ Hà Nội là chiếm nhiều nhất. Kế sau đó là du khách từ Thành phố Hồ Chí Minh. Còn lại là du khách từ nhiều tỉnh khác. Bên cạnh khách nội địa còn có các du khách quốc tế đến từ nhiều nước như: Anh, Pháp, Mỹ, Canada, Singapore, Trung Quốc, Thái Lan, Tân Tây Lan, Nhật, Thụy Điển, Thụy Sĩ... và kiều bào từ nhiều nơi trên thế giới. Tuy số lượng khách này không nhiều và không ổn định nhưng trong tương lai gần khách sạn sẽ có những chính sách mới thu hút nguồn khách này.
2.1.4.5. Các loại hình dịch vụ
Dịch vụ lưu trú: khách sạn có đầy đủ tiện nghi sang trọng, cung ứng các loại phòng đã được chuẩn bị sẵn sàng.
Dịch vụ bổ sung: đăng ký vé máy bay, tàu hoả, xe du lịch, taxi, dịch vụ thu đổi ngoại tệ các loại, dịch vụ phiên thông dịch, hướng dẫn du lịch, Internet, email, đăng ký và gia hạn Visa...
Trong các loại hình đó thì dịch vụ lưu trú là dịch vụ cơ bản, sự phát triển của khách sạn phụ thuộc chủ yếu vào dịch vụ này.
2.1.4.6. Chức năng nhiệm vụ của công ty
a. Chức năng
Khách sạn Hương Lan 1, Hương Lan 2 và Hương Lài là một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn với các chức năng sau :
• Sản xuất tổ chức, phục vụ du lịch và hàng hóa, đáp ứng nhu cầu về nghỉ ngơi của khách du lịch trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
• Tổ chức, xây dựng chương trình tham quan du lịch trọn gói hoặc từng phần đến các điểm tham quan du lịch nổi tiếng trong cả nước để bán cho du khách.
• Cung cấp đầy đủ các dịch vụ du lịch như: đăng ký vé máy bay, tàu hoả, xe du lịch, dịch vụ thu đổi ngoại tệ, cho thuê xe du lịch từ 4 đến 12 chỗ ngồi đời mới, dịch vụ phiên dịch, hướng dẫn du lịch, Internet - mail.
• Kinh doanh thêm một số các dịch vụ khác có liên quan đến ngành du lịch nhằm đáp ứng một cách toàn diện nhất cho nhu cầu của du khách và hoàn thiện hệ thống các sản phẩm cung ứng để đáp ứng một cách hoàn thiện và đầy đủ nhất cho nhu cầu của du khách.
b. Nhiệm vụ
Bất cứ doanh nghiệp nào, dù Nhà nước hay tư nhân thì khi thực hiện chức năng kinh doanh đều phải đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước hay người đứng đầu doanh nghiệp đưa ra.
Để đảm bảo được sự tồn tại cũng như phát triển đồng thời đảm bảo được quyền lợi của công nhân viên. Khách sạn thực hiện các nhiệm vụ sau :
• Sử dụng, quản lý có hiệu quả các nguồn lực kinh doanh của doanh nghiệp như: lao động, vốn, công nghệ.
• Nghiêm túc thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước thực hiện về các hoạt động của mình trước cơ quan pháp lý Nhà nước.
• Đảm bảo thu nhập cho nhân viên, thực hiện đúng các chế độ, chính sách tuân thủ theo luật lao động đã định. Hơn nữa, khách sạn thể hiện sự quan tâm đến đời sống tinh thần công nhân viên.
• Đảm bảo yêu cầu về an ninh trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ cảnh quan và môi trường.
2.1.5. Phân tích hoạt động tài chính của công ty
2.1.5.1. Giá thuê phòng
Khách sạn công bố giá phòng năm 2004 là:
Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi
Nội địa & Quốc tế Nội địa & Quốc tế
Giường 1,2 mét Không có 320.000 VNĐ
Giường 1,4 mét 220.000 VNĐ 350.000 VNĐ
Giường 1,6 mét 250.000 VNĐ 370.000 VNĐ
Bảng 2.1: Giá phòng của khách sạn (Nguồn: Bộ phận Lễ tân)
Mức giá được sử dụng linh hoạt từng thời điểm và tuỳ thuộc vào các yếu tố khác nhau. Đối với khách đi theo đoàn hoặc khách do công ty lữ hành gửi đến, mức giá sẽ được tính theo số lượng khách và tỷ lệ hoa hồng, chiết khấu đã được xác định trước giữa khách sạn và các tổ chức gửi khách.
2.1.5.2. Tình hình kinh doanh của công ty qua 3 năm
Đơn vị tính: 1.000 đồng CHỈ TIÊU Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tốc độ phát triển (%) 2015/2014 2016/2015 Doanh thu (DT) 2.677.001 3.150.987 2.723.416 117,71 86,43 Chi phí (CP) 2.137.754 1.836.057 1.654.957 85,89 90,13 Lợi nhuận (LN) 539.247 1.315.930 1.068.459 224,03 81,19 Vốn kinh doanh (VKD) 4.301.287 4.524.603 4.781.273 105,19 106,46 Hiệu quả sử dụng 0,62% 0,69% 0,56%
vốn (DT/VKD) Mức doanh lợi
vốn (LN/VKD) 0,12% 0,29% 0,22% Hiệu quả sử dụng
chi phí (LN/CP) 0,25% 0,71% 0,64%
Bảng 2.2: Tình hình kinh doanh của khách sạn qua 3 năm (Nguồn: Phòng kế toán)
Nhận xét:
Từ kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn qua 3 năm (2014 – 2016) cho thấy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp rất khả quan. Hiệu quả sử dụng vốn của khách sạn luôn đạt mức từ 50% đến 60%.
Về doanh thu, năm 2014 đạt 2.677.001 ngàn đồng, năm 2015 đạt 3.150.987 ngàn đồng và đến năm 2016 đạt 2.723.416 ngàn đồng, doanh thu bình quân hàng năm đạt hơn 2 tỷ.
Năm 2015 doanh thu tăng với tốc độ khá cao 17,71% do thời gian này lượng khách đến với khách sạn ở mức cao nhất so với các năm. Năm 2016 lượng khách giảm, do đó doanh thu của khách sạn cũng giảm theo. Thực thu chỉ đạt 2.723.416 ngàn đồng.
Chi phí liên tục giảm qua 3 năm, tốc độ giảm chi phí cao hơn tốc độ giảm doanh thu. Chi phí cắt giảm bao gồm chi phí điện nước, điện thoại, giảm chi phí tiền lương và bảo trì máy móc thiết bị.
Năm 2016 lợi nhuận giảm 18,8%, có nhiều nguyên nhân làm giảm lợi nhuận. Từ đầu năm 2016 do tình hình kinh tế bị suy thoái, chính trị xảy ra phức tạp, lượng khách quốc tế đến có tăng nhưng không đáng kể, sản phẩm du lịch của doanh nghiệp không hấp dẫn, không thu hút được nhiều sự chú ý của khách. Bên cạnh đó, việc phát triển ngày càng mạnh của các khách sạn mới xây dựng và đi vào hoạt động có những chính sách về sản phẩm, mức giá ưu đãi hơn cũng như quảng bá hình ảnh của khách sạn mới đã thu hút một lượng khách lớn trên thị trường du lịch, do đó lượng khách đến với khách sạn giảm nhiều.
2.1.5.3. Tình hình doanh thu theo cơ cấu dịch vụ
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Bộ phận
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tốc độ phát triển (%)
SL TT (%) SL TT (%) SL TT (%) 2015/201 4 2016/2015 Lưu trú 2.029.22 8 75, 8 2.330.37 0 73,96 2.099.00 0 77,07 114,84 90,07 Dịch vụ phụ 647.773 24,2 820.617 26,04 624.416 22,93 126,68 76,09
Bảng 2.3: Tình hình doanh thu theo cơ cấu dịch vụ (Nguồn: Phòng kế toán)
Nhận xét:
Về doanh thu lưu trú, năm 2014 đạt được là 2.029.228 ngàn đồng chiếm 75,8% trong tổng doanh thu, đến năm 2015 là 2.330.370 ngàn đồng và năm 2016 là 2.099.000 ngàn đồng. Qua 3 năm (2014 – 2016) cho thấy doanh thu lưu trú chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu hàng năm. Năm 2016, doanh thu lưu trú có xu hướng giảm. Nguyên nhân khiến doanh thu của dịch vụ này giảm là do lượng khách nội địa đến khách sạn giảm.
Dịch vụ bổ sung, đây là dịch vụ rất quan trọng đối với khách sạn, lợi nhuận từ dịch vụ bổ sung tăng góp phần đáng kể trong tổng doanh thu của khách sạn, doanh thu ở dịch vụ này ngày càng tăng cho thấy một dấu hiệu kinh doanh khả quan. Tuy nhiên, hệ thống dịch vụ phụ bổ sung của khách sạn còn quá ít dịch vụ, trong thời gian tới để tăng hơn nữa doanh thu từ khu vực
này khách sạn cần phải đưa vào phục vụ các dịch vụ như: Internet, hàng lưu niệm, Spa, giải trí…
Trong những năm qua tình hình kinh doanh ở các bộ phận của khách sạn có sự biến động mạnh, năm 2015 doanh thu tăng so với năm 2014 nhưng năm 2016 thì lợi nhuận lại giảm so với 2015. Nguyên nhân tác động đến quá trình kinh doanh của khách sạn có rất nhiều trong đó một phần không nhỏ do thị trường cạnh tranh được mở rộng, đối thủ mạnh và cạnh tranh trên mọi lĩnh vực.
2.1.5.4. Phân tích sự biến động nguồn khách
Trong hoạt động kinh doanh khách sạn việc khai thác và thu hút nguồn khách là một vấn đề quan trọng mang tính sống còn của doanh nghiệp. Vì khách đến lưu trú thì khách sạn thì mới có doanh thu. Do đó việc phân tích tình hình tăng giảm lượng khách đến khách sạn có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng phương án, kế hoạch kinh doanh cũng như đánh giá về hoạt động kinh doanh của khách sạn. Nghiên cứu tình hình biến động của nguồn khách đến khách sạn, kết hợp với số liệu về doanh thu giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quát hơn tình hình kinh doanh của khách sạn từ đó có những điều chỉnh hợp lý trong kinh doanh.
CHỈ TIÊU ĐVT Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tốc độ phát triển (%) 2015/201 4 2016/2015 Tổng lượt khách Lượt khách 8.485 9.593 7.465 113,1 77,82 Số ngày khách Ngày khách 14.298 15.195 13.855 106,3 91,18 Số ngày khách lưu lại bình quân Ngày khách 1,69 1,58 1,86 93,5 117,09
Bảng 2.4: Phân tích sự biến động nguồn khách (Nguồn: Phòng kế toán)
Nhận xét:
Trong những năm 2014 – 2016, với tình hình kinh tế chính trị xã hội có nhiều biến động hết sức phức tạp, lượng khách du lịch nói chung ở cả nước có xu hướng giảm. Năm 2015, mặc dù có những bất ổn về tình hình kinh tế chính trị, làm cho khách du lịch ngại đi lại nhưng khách sạn vẫn có một lượng khách đạt 9.593 khách, tăng 13,1 % so với năm 2014. Khẳng định doanh nghiệp là điểm đến an toàn cho du khách. Đây có thể xem là một nổ lực rất lớn của khách sạn.
Số ngày lưu lại bình quân của khách sạn khá cao, trong 3 năm bình quân khách du lịch lưu lại tại khách sạn gần 2 ngày/khách. Trong năm 2016, thì số ngày lưu lại bình quân của khách tăng 17,09% so với năm 2015. Nguyên nhân số ngày lưu lại bình quân của khách tăng là do khách sạn đang có hướng khai thác đối tượng khách công vụ, khách tổ chức bằng những chính sách về sản phẩm, phân phối, giá cả...