1.3 .Khách MICE
1.3.3 .Những yếu tố cần thiết để phát triển du lịch MICE
2.1. Giới thiệu chung về khách sạn Luxury Đà Nẵng
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Giám đốc khách sạn là người có thẩm quyền cao nhất về mọi mặt trong khách sạn. Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ các hoạt động trong khách sạn được giao; đảm bảo cho các bộ phận hoạt động đồng bộ; tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận bằng cách tạo ra mơi trường làm việc tích cực, hiệu quả; đảm bảo khách hàng hài lịng về dịch vụ; tuân thủ chất lượng và tiêu chuẩn đề ra.
Nhiệm vụ.
- Xây dựng ngân sách/ kế hoạch kinh doanh trình Tổng Giám đốc Tập đồn phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch. Lập các báo cáo.
- Giám sát và thực hiện các kế hoạch tiếp thị và quản lý doanh thu để tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận. Giám sát việc cung cấp các dịch vụ cho khách nhằm đảm bảo chất lượng và chăm sóc khách tối đa.
- Lập kế hoạch và đề xuất sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị nội thất theo đúng cấp hạng khách sạn quy định. Đôn đốc, kiểm tra công tác an ninh bảo vệ, phòng chống cháy nổ, tạo mơi trường thân thiện, an tồn cho khách và cho CBNV;
- Thiết lập và duy trì chức năng quản lý nguồn nhân lực.
- Các nhiệm vụ khác khi được Chủ đầu tư hoặc Tổng Giám đốc/ Phó Tổng Giám đốc giao phó.
Bộ phận nhân sự
Tuy bộ phận nhân sự không trực tiếp phụ vụ khách hàng nhưng lại đóng một vai trị cực kì quan trọng để khách sạn kinh doanh có hiệu quả vì yếu tố con người trong kinh doanh khách sạn là vô cùng quan trọng
Nhiệm vụ
- Xác định mơ hình tổ chức bộ máy cả khách sạn và định biên lao động ở các bộ phận trong khách sạn. Lập kể hoạch và thực hiện việc tuyển dụng lao động trong khách sạn
- Quy định chế độ và thực hiện đánh giá công việc của từng nhân viên theo chức năng, nhiệm vụ đặt ra. Xử lí nhân viên vi phạm quy chế diều lệ của khách sạn.
- Thực hiện giải quyết cho nhân viên về vấn đề tiền lương, hợp đồng lao động, phúc lợi, bảo hiểm, bảo hộ lao động, quản lý công tác bồi dưỡng và đào tạo người lao động.
Bộ phận sale và marketing
Bộ phận sale và marketing là bộ phận cầu nối giữa người tiêu dùng với các nguồn lực bên trong của khách sạn. Là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược tiếp thị và mở rộng thị trường để đem lại nguồn khách ổn định cho khách sạn. Xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng tốt nhất và cố gắng quảng bá hình ảnh khách sạn đến khách hàng bằng nhiều phương tiện khác nhau.
Nhiệm vụ
- Xác định mức giá bán sản phẩm và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến của thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khachs sạn, với thời vụ.
- Thực hiện hoạt động xúc tiến: tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng Bộ phận kế toán
Nhiệm vụ
- Vạch ra và tổ chức thực hiện chiến lược tài chính và thực hiện kế hoạch tài chính của khách sạn
- Phân cơng cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thu, kế toán chi, kế tốn giá thành, kiểm sốt chi phí của khách sạn
- Thu ngân theo dõi tất cả hoạt động thu tiền và tính tiền vào tài khoản của khách - Kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở các bộ phận khác nhau của khách sạn.
Bộ phận tiền sảnh
Bộ phận tiền sảnh đóng vai trị đặc biệt quan trọng, được ví như là bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp vào quan hệ với khách hàng, với các nhà cung cấp và đối tác. Là chiếc cầu nối giữa khách sạn với khách hàng và các đơn vị đối tác và là sợi dây kết nối các bộ phận còn lại trong khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được tiến hành trơn tru và hiệu quả.
Là bộ phận đóng vai trị trong việc truyền tải thơng tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn đến với khách hàng và là một cánh tay phải của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai.
Nhiệm vụ
- Chào và đón tiếp khách, xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng
- Liệt kê giá th phịng và sử dụng máy tính hoặc các file đặt phịng trong công tác này. - Trả lời các câu hỏi của khách và giải quyết những thắc mắc khiếu nại.
- Lưu giữ các chứng từ tài chính, nhất là khi làm việc với các kiểm tốn viên - Lập, kiểm tra các báo cáo và bảng đăng ký hàng ngày
Bộ phận buồng
Bộ phần buồng phòng là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính được đánh giá là đem lại doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn. Đây là bộ phận có mối liên hệ mất thiết với bộ phận đón tiếp trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng.
Nhiệm vụ
- Chuẩn bị buồng luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách, làm vệ sinh buồng hàng ngày và các khu vực hành lang, nơi công cộng trong khách sạn.
- Kiểm tra tình trạng thiết bị trong phịng khi làm vệ sinh, nhận bàn giao phịng từ phía khách. Phải báo cho bộ phận kĩ thuật khi có sự cố.
- Nhạy bén trong việc nắm bắt tình hình khách thuê phòng để thực hiện vai trò phối hợp với bộ phận lễ tân trong cung cấp dịch vụ.
Bộ phận F & B
Đây cũng là một bộ phận mang lại doanh thu cao trong khách sạn (sau bộ phận Buồng) trong việc cung cấp các dịch vụ ăn uống cho khách hàng. Do đó bộ phân F & B cũng là một bộ phận quan trọng, ảnh hưởng đến việc đánh giá chất lượng dịch vụ khách sạn của khách.
Nhiệm vụ:
Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống bao gồm 3 hoạt động: - Chế biến thực phẩm
- Lưu thông và tổ chức phục vụ ngay tại khách sạn với đối tượng chính là khách lưu trú tại khách sạn.
- Cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tiệc, buffet cho hội thảo, tiệc theo nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận Spa và các dịch vụ khác
Chức năng chính của bộ phận này là cung cấp các dịch vụ đáp ứng yêu cầu đa dạng của khách trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn như tắm hơi, massage, làm đẹp, cho thuê xe,… nhằm giúp khách cảm thấy thư giảm, tiện nghi khi ở tại khách sạn.
Bộ phận bảo vệ
Đây là bộ phận thực hiện chức năng bảo vệ an ninh, giữ gìn trật tự chung cho tồn bộ khách sạn, có nhiệm vụ bảo vệ an tồn tính mạng và tài sản của khách hàng cũng như khách sạn. Kiểm soát luồng người ra, vào khách sạn, quản lý hệ thống báo động, hệ thống camera trong khách sạn, phối hợp với bộ phận khác để giải quyết tình huống phát sinh.
Bộ phận bảo trì bảo dưỡng
Bộ phận này là bộ phận quan trọng trong khách sạn. có chức năng đảm bảo cho các thiết bị, cơ sở vật chất trong khách sạn ln ở trong tình trạng hoạt động tốt nhất. Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất của khách sạn, tổ chức kiểm tra định kỳ chất lượng thiết bị, đưa ra các giải pháp khoa học kỹ thuật để áp dụng vào việc bảo trì của khách sạn.