5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn, người quyết định cuối cùng và cao nhất về hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và Pháp luật , trước các đơn vị cấp trên về tình
Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận Mar Bộ phận lễ tân Bộ phận nhà hàng Bộ phận buồng B Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bảo vệ
hình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Ngoài ra giám đốc còn là người quyết định , các nội quy,quy định của khách sạn.
Phó giám đốc
Là người ra các quyết định và giải quyết mọi công việc thay thế cho giám đốc khi giám đốc đi vắng , phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trực giám đốc về những công việc được giao. Ngoài ra , phó giám đốc có nhiệm vụ điều hành và kiểm soát các hoạt động của các bộ phận trong khách sạn.
Bộ phận lễ tân
Là bộ phận được ví như bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Bộ phận này còn là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn. Đây còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,…
Lễ tân có nhiệm vụ yêu cầu đặt phòng của khách. Giới thiệu phòng và bán phòng cho khách, giới thiệu các dịch vụ bổ sung của khách sạn cho khách biết. Tính toán và thu tiền phòng, tiền các dịch vụ mà khách sạn cung ứng cho khách. Nắm bắt và quản lý chặt chẽ các dữ liệu khi khách lưu trú tại khách sạn, xử lý tốt các tình huống khéo léo và chuyên nghiệp. Ngoài ra bộ phận lễ tân còn phải phối hợ chặt chẽ với các bộ phận khác để phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
Bộ phận buồng phòng
Là bộ phận cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn, chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị phòng thật tốt, từ phòng ốc đến phòng công cộng đảm bảo vệ sinh các phòng luôn ở trạng thái thoáng mát, sạch sẽ để đón khách và đảm bảo phục vụ tốt các yêu cầu của khách. Vệ sinh khu vực công cộng, kiểm tra các trang thiết bị nội thất trong khu vực lưu trú. Bảo vệ tài sản
trang thiết bị trong phòng của khách , theo dõi tình trạng của khách trong thời gian lưu trú, thông tin kịp thời với các khâu chức năng mọi vấn đề cần thiết liên quan.
Bộ phận nhà hàng
Là bộ phận mang lại doanh thu cao cho khách sạn chỉ sau bộ phận buồng phòng. Bộ phận này thực hiện các công việc liên quan đến ăn uống tại khách sạn, cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng, hoạch toán chi phí tại bộ phận. Phối hợp với bộ phận buồng và lễ tân phục vụ nhu cầu ăn uống của khách lưu trú trong khách sạn một cách chu đáo và tốt nhất, phục vụ việc ăn uống cho toàn bộ nhân viên trong khách sạn. Cung cấp đầy đủ những yêu cầu của khách khi khách có nhu cầu . Ngoài ra nhà hàng còn phục vụ tiệc cưới , tiệc hội nghị.
Bộ phận marketing
Là bộ phận đề ra chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing, thực hiện nghiên cứu thị trường khách hàng, cũng như đối thủ cạnh tranh để phát triển và mở rộng thị trường. Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng , thu hút khách hàng tìm năng bằng các chiến lược quảng cáo, làm ra các gới sản phẩm, chương trình khuyến mãi để dưa hình ảnh của khách sạn đến gần hơn với khách hàng.
Bộ phận kỹ thuật
Quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động.
Nhiệm vụ của bộ phân là theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn; sửa chữa các công cụ, thiết bị khi có yêu cầu của bộ phận khác; thực hiện công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi khách sạn có hội nghị, hội thảo hoặc khi có yêu cầu.
Bộ phận an ninh
Đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn và khách hàng, chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn. Có nhiệm vụ tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế
sẵn sàng khi gặp sự cố; trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn; hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn; hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ
Bộ phận kế toán
Chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý sổ sách , hạch toán các hoạt động về thu chi của toàn bộ khách sạn, thực hiện đúng chính sách, chức năng, chế độ tài chính kế toán của nhà nước. Tổng kết doanh thu cuối năm cho khách sạn. Có nhiệm vụ hạch toán tiền lương , thưởng của nhân viên.