6. Kết cấu của Luận văn
4.3.3 Hoàn thiện thu thập thông tin liên quan đến quản trị chi phí
Với điện kiện hiện tại, Liên Đoàn Địa chất Xạ hiếm có thể thực hiện mô hình KTQT kết hợp với KTTC trong bộ máy kế toán chung để tận dụng việc không tăng gánh nặng chi phí nhưng đem lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thống tài khoản của Liên Đoàn đang áp dụng thông tư 207/2016/TT-BTC ban hành. Với các tài khoản hiện tại, tác giả nhận thấy việc thu nhận, xử lý thông tin KTQT sẽ có nhiều khó khăn vì doanh thu và chi phí tại các trung tâm sản xuất và trong từng lĩnh vực riêng vẫn chưa có sự tách rời. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho KTTC và KTQT cần phải đảm bảo những yêu cầu:
Thứ nhất, vẫn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Thông tư 207/2016/TT-BTC và xây dựng chi tiết các tài khoản chi phí theo từng trung tâm phát sinh chi phí, từng lĩnh vực kinh doanh.
Thứ hai, phân loại và mã hóa các tài khoản chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí, trên cơ sở đó có thể tìm kiếm các biện pháp để quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất.
Thứ ba, từ hệ thống tài khoản đó, KTQT có thể kiểm soát được việc thực hiện dự toán.
Thứ tư, các số liệu khi kết xuất phải thuận tiện cho việc lập các báo cáo KTQT
Để đảm bảo yêu cầu trên, hệ thống tài khoản chi phí có thể được xây dựng theo Phụ lục 4.1 – Hệ thống tài khoản chi phí. Tác giả đề xuất mở chi tiết các tài khoản chi phí theo địa điểm phát sinh và theo lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Liên Đoàn. Chi phí được chi tiết từng loại chi phí, theo bộ phận, trung tâm phát sinh chi phí. Khi cần cung cấp số liệu về chi phí, kế toán dễ dàng thu nhận thông tin dựa trên số phát sinh của các tài khoản chi tiết.
- Sổ kế toán phục vụ KTQT chi phí:
Nguyên tắc ghi sổ chi tiết chi phí: những chi phí trực tiếp pháp sinh sẽ được phản ánh vào sổ kế toán chi tiết tương ứng, chi phí chung được tập hợp, định kỳ phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí.
Đối với sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: kế toán theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu và mở thêm sổ chi tiết theo từng hoạt động, lĩnh vực kinh doanh của Liên Đoàn. (Phụ lục 4.2)
Sổ chi tiết nhân công trực tiếp cần được mở chi tiết theo bộ phận như sổ chi tiết nhân công trực tiếp cho Liên đoàn địa chất Xạ Hiếm, sổ chi tiết nhân công trực tiếp cho Liên đoàn địa chất Xạ Hiếm...(Phụ lục 4.3)
Chi phí chung phát sinh của đề tài trong kỳ được tập hợp theo từng đề tài dựa trên vào mã thống kê. Đối với Chi phí chung phân bổ, phòng KH-TC đã tính khấu hao cho từng nhóm đề tài. Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm chia chi phí khấu hao cho từng đề tài và gửi số liệu về phòng KH-TC. (Phụ lục 4.4)
Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán chi phí
Về cơ bản hệ thống chứng từ sử dụng tại Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm là khá đầy đủ phù hợp với đặc điểm hoat động của đơn vị và quy định của chế độ kế toán
hiện hành. Với tính chất tổng hợp quá khứ, KTQT căn cứ vào chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh để cập nhật vào phần mềm kế toán. Trên thực tế có những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh nhưng các chứng từ thanh toán chậm sẽ chưa được cập nhật. Khi đó tính thời sự của thông tin không được đảm bảo. Với yêu cầu cập nhật thông tin phục vụ cho quản trị đơn vị, theo tác giả khi có các nghiệp vụ phát sinh chi phí, kế toán nên lập bảng kê chi phí phát sinh chi tiết cho từng đối tượng chịu chi phí và gửi báo cáo hàng ngày về văn phòng kế toán Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm để nhân viên chịu trách nhiệm kế toán chi phí cập nhật thông tin. Học viên đề xuất thiết kế mẫu Bảng kê chi tiết chi phí theo từng mảng hoạt động kinh doanh như sau:
Bảng 4.8: Bảng kê chi tiết chi phí BẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ
Ngày … tháng…năm…
Đơn vị tính: VNĐ
STT NỘI DUNG ĐVT CHI PHÍ PHÁT SINH
Dự toán Thực tế Chênh lệch
1 2 ….
TỔNG CỘNG X X X
Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán quản trị chi phí tại Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm
Sau khi thiết kế được bảng hệ thống TK chi phí chi tiết theo chức năng của chi phí, theo cách ứng xử của chi phí và cập nhật vào phần mềm kế toán cho từng đối tượng tập hợp chi phí, hệ thống sẽ dễ dàng xử lý và cung cấp thông tin chi tiết nhất về tình hình các loại doanh thu chi phí qua sổ chi tiết chi phí của đơn vị HCSN. Từ đó, cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cụ thể, chính xác và kịp thời nhất về tình hình doanh thu chi phí tại mọi thời điểm của Liên Đoàn.