6. Kết cấu của Luận văn
4.3.6. Các giải pháp khác
* Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận KTQT chi phí
Để bộ phận KTQT chi phí hoạt động có hiệu quả, Liên Đoàn cần chuẩn bị nhân sự vận hành. Do đặc điểm KTQT chi phí là cung cấp thông tin cho các Nhà quản trị,vì thế trong quá trình tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên KTQT chi phí cần phải đưa ra các xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các Nhà quản trị. Ngoài ra, nhân viên KTQT chi phí biết được bí mật nội bộ của các phòng ban. Chính vì vậy,khi tuyển dụng, đào tạo nhân viên KTQT chi phí, Liên Đoàn cần chú ý đến các vấn đề sau:
- Về năng lực chuyên môn: Nhân viên KTQT chi phí phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc của mình nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy cho Nhà quản trị;
-Tính bảo mật: Nhân viên KTQT chi phí, kết quả kinh doanh phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của Liên Đoàn, không được tiết lộ thông tin ra bên ngoài hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích cá nhân;
- Trung thực và khách quan: Nhân viên KTQT chi phí phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, không được làm méo mó sai lệch thông tin để hưởng lợi hoặc thông đồng với bộ phận khác để hưởng lợi từ bên thứ 3;
-Chính các đặc điểm và yêu cầu như trên của nhân viên kế toán quản trị. Liên Đoàn phải có chính sách về:
+ Đào tạo: Các nhân viên cấp cao có thể hướng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau được khuyến khích. Ngoài ra, định kỳ, Liên Đoàn cần đào tạo lại để các nhân viên KTQT chi phí tham gia các lớp nâng cao chuyên môn ở các trường đại học.
+ Lương, thưởng: Liên Đoàn cần có chính sách trả lương và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của nhân viên KTQT chi phí để họ gắn bó với Liên Đoàn.
* Mối quan hệ giữa kế toán và các phòng ban khác
trong Liên Đoàn để thu nhận và truyền đạt thông tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thông tin: thông tin từ bên ngoài vào bộ phận KTQT chi phí và thông tin từ bộ phận KTQT chi phí ra bên ngoài.
- Yêu cầu đối với thông tin đầu vào:
+ Chất lượng thông tin: Bộ phận kế toán quản trị phải xem xét đánh giá chất lượng thông tin được cung cấp từ các phòng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thông tin trước khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho công việc của kế toán quản trị;
+Tính kịp thời của thông tin: Các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian quy định;
+ Mẫu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu quy định. - Yêu cầu đối với thông tin đầu ra:
+ Xác định phạm vi báo cáo: Thông tin kế toán quản trị sẽ được báo cáo đếnai, phòng ban nào, thông tin nào được báo, những thông tin nào không được báo cáo ra khỏi bộ phận kế toán quản trị;
+ Thông tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tượng nhận thông tin;
+ Tính kịp thời: phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho công việc trong quá trình kinh doanh;
+ Trình bày biểu mẫu phải rõ ràng, dễ hiểu.
* Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định. Thông tin kịp thời, đáng tin cậy sẽ giúp cho các Nhà quản trị có quyết định đúng đắn. Ngược lại, thông tin không kịp thời, không đáng tin cậy sẽ gây khó khăn trong việc ra quyết định và có thể dẫn đến những quyết định sai lầm. Quy mô hoạt động của Liên Đoàn ngày một mở rộng, phần mềm kế toán hiện thời mới chỉ đáp ứng nhu cầu:của kế toán tài chính chứ: chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị. Vì vậy, cần thuê phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý hoặc mua phần mềm có sẵn trên thị trường với các tính năng phù hợp với yêu cầu hiện tại và có thể mở rộng sau này.
Hiện nay Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm chưa tổ chức bộ máy KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng. Theo tác giả việc xây dựng mô hình KTTC kết hợp với KTQT là phù hợp với thực trạng của Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm, bởi vì:
Thứ nhất, Lực lượng cán bộ, nhân viên kế toán, kế hoạch của Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm trẻ và năng động, có trình độ chuyên môn khá (90% có trình độ Đại học), có thời gian gắn bó làm việc lâu dài với đơn vị hành chính sự nghiệp sẽ đảm bảo tốt các nghiệp vụ chuyên môn kế toán khi lên được quy trình làm việc cụ thể.
Thứ hai, Tại các khâu của chu trình kinh doanh tại Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm đều phát sinh các chi phí kế toán, do vậy ở mỗi công đoạn, mỗi phòng ban cần nắm bắt, ghi chép, phản ánh các yếu tố chi phí cụ thể phát sinh, có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán chi tiết chi phí khi tổ chức thực hiện.
Thứ ba, Mô hình KTTC kết hợp với KTQT chi phí sẽ phát huy được sức mạnh sẵn có của bộ phận KTTC của Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm .
Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất mô hình KTQT chi phí tại Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm như sau:
Tại Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm sẽ tổ chức KTQT trong đó sẽ bao gồm các phần hành theo KTTC. Các nhân viên kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phần hành nào trong KTTC thì sẽ thực hiện KTQT phần hành đó. Tức là KTQT chi phí sẽ do nhân viên phần hành kế toán chi phí đảm nhận luôn. Riêng công tác KTQT chi phí, chức năng của Phòng Kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin KTQT chi phí trực tiếp cho Ban Giám đốc Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm , thông qua các báo cáo quản trị và báo cáo phân tích để tham mưu cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định.
Các nhân viên thực hiện KTQT chi phí sẽ có sự liên hệ mật thiết với Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính của Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm để nắm bắt được dự toán khối lượng, định mức chi phí qua từng giai đoạn kinh doanh của Sở để có sự đối chiếu, so sánh cần thiết với khối lượng và chi phí thực hiện. Bộ phận kế toán chi phí chịu sự lãnh đạo của Kế toán trưởng, giúp việc cho nhà quản trị và thực hiện chỉ đạo chuyên môn theo yêu cầu của Phòng. Chức năng của bộ phận này là thu nhận,
xử lý thông tin chi phí ban đầu, lập báo cáo chi tiết về cho nhân viên KTQT Liên Đoàn Địa chất Xạ Hiếm nắm bắt và xử lý. Trên cơ sở đó, bộ phận này sẽ có thể thu nhận và xử lý thông tin tại công trường, các thông tin phát sinh thực tế kể cả chưa được thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trong KTTC, các biến động, khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ tại cơ sở cũng được cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác.