3.2.1.1 .Cấu trúc hữu hình
Kiến trúc trụ sở của doanh nghiệp
Hình 3.1: Ảnh khu văn phòng Vihajico
Hình 3.2: Ảnh nội thất văn phòng Vihajico
Kiến trúc ngoại thất của trụ sở công ty rất độc đáo (xem hình ở phụ lục). Tòa nhà được xây dựng bởi gạch đỏ và bao quanh bằng kính để bên trong văn phòng nhận được ánh sáng mặt trời và có thể nhìn bao quát ra quang cảnh xung quanh. Bao quanh tòa văn phòng là hệ thống mặt nước trong xanh, các đài phun nước từ các bình gốm và một dải hoa sen, hoa súng. Ngoài khu vực mặt nước là sự kết hợp của nhiều loại hoa khác và hệ thống cây cổ thụ bao quanh khu vực văn phòng. Không gian làm việc như vậy tạo cho nhân viên trong công ty cũng như khách hàng, đối tác đến với công ty cảm nhận được một môi trường sinh thái thực sự, cảm giác yên bình, trọn vẹn như triết lý kinh doanh của công ty nêu ra.
Cách tổ chức không gian làm việc
Công ty tổ chức không gian làm việc kết hợp giữa văn phòng kín và văn phòng mở. Không gian làm việc của nhân viên các phòng ban được tổ chức theo dạng văn phòng mở tức là không có vách tường ngăn giữa các phòng, các nhân viên làm việc trong các bàn được ngăn với nhân viên khác bằng vách gỗ thấp. Cách tổ chức không gian làm việc như vậy rất hợp lý, vừa tận dụng được diện tích, tạo không gian làm việc thông thoáng vừa tạo ra được bầu không khí thân thiện, hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên trong công ty. Mặt khác, trên bàn làm việc của các phó phòng trở lên luôn được công ty bố trí một chậu cây hoa nhỏ và chậu cây này luôn được chăm sóc cẩn thận. Không gian văn phòng cũng được xếp đặt các chậu cây cảnh để đem lại màu xanh cho văn phòng. Cách bố trí không gian làm việc như vậy vừa giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, giảm bớt căng thẳng vừa tạo cảm hứng sáng tạo cho nhân viên, đồng thời cũng nhắc nhở họ về sứ mệnh của công ty.
Bên cạnh không gian mở, dạng văn phòng kín cũng được công ty sử dụng cho phòng làm việc của các phó tổng giám đốc, tổng giám đốc và chủ tịch hội đồng quản trị công ty. Các phòng làm việc này được xây dựng bao quanh khu vực làm việc của các nhân viên. Cách bố trí như vậy vừa giúp giữ bí mật các thông tin cần thiết vừa tạo điều kiện để các nhân viên có thể trao đổi, báo cáo công việc với cấp trên của mình, từ đó tạo ra sự học hỏi, hiểu lẫn nhau giữa lãnh đạo và nhân viên.
Tóm lại, kiến trúc nội thất và ngoại thất của công ty rất phù hợp với văn hóa mục tiêu của doanh nghiệp nên cần được quan tâm duy trì và phát huy trong thời gian tới.
Nhà ăn của công ty
Giống như nhà văn phòng, nhà ăn của công ty cũng được thiết kế cẩn thận với đặc trưng sinh thái. Nhà ăn được làm bằng gỗ kết hợp với tường gạch đỏ kiên cố; các bàn ăn, ghế được làm bằng gỗ. Lối dẫn từ văn phòng vào nhà ăn là hai đường mòn nhỏ, trên là dàn cây, hai bên là vệ cỏ và cây hoa quả luôn xanh tốt. Từ nhà ăn, nhân viên của công ty có thể nhìn ra bên ngoài với dàn cây xanh tốt bốn mùa như dàn cây gấc hay thiên lý… và xa hơn là một hồ bán nguyệt mặt nước trong xanh. Không gian nhà ăn như vậy làm cho nhân viên của công ty luôn được sống trong không gian tự nhiên thoáng đãng, làm cho con người cởi mở với nhau hơn, tăng sự tư duy, sáng tạo và thêm gắn bó với công ty. Những người khách hay đối tác đến với công ty, thông qua kiến trúc văn phòng và nhà ăn cũng phần nào hiểu và tin tưởng vào chiến lược và văn hóa của Vihajico.
Thẻ nhân viên, trang phục của các thành viên trong doanh nghiệp
Khi làm việc ở công ty, mỗi nhân viên đều được công ty phát cho thẻ nhân viên để sử dụng trong giờ làm việc. Một thời gian tương đối dài, nhân viên bắt buộc phải đeo thẻ khi vào công ty nhưng hiện nay, thói quen này đã không còn được duy trì nữa.
Tuy đã có ý tưởng nhưng công ty vẫn chưa có đồng phục cho nhân viên. Nhân viên trong công ty phải đi giày, mặc quần âu, áo sơmi, khi ra công trường phải đội mũ bảo hộ. Những người lãnh đạo công ty thường mặc trang trọng hơn với comple, cà vạt hoặc vào những dịp đặc biệt nhân viên của công ty cũng buộc phải mặc như vậy. Cách ăn mặc như vậy mang lại không khí làm việc không quá căng thẳng nhưng nghiêm túc tại nơi làm việc.
Logo
Hình 3.4: Logo của Công ty Vihajico
Logo của Vihajico là kiểu viết cách điệu chữ V và chữ H, chữ H được viết như chữ V viết ngược. Hai chữ này ghép lại thành một khối rất hài hòa, cân đối thể hiện mong muốn xây dựng công ty phát triển bền vững. Nền chữ màu xanh thể hiện mục tiêu hướng tới thiên nhiên, vì một môi trường sinh thái của công ty.
Tuy nhiên, do hiện nay công ty chủ yếu tập trung giới thiệu, quảng bá khu đô thị Ecopark nên logo của khu đô thị được sử dụng phổ biến hơn, biểu trưng cho công ty.
Hình 3.5: Logo và thông số màu của logo khu đô thị Ecopark
Logo của Ecopark thể hiện đầy đủ những giá trị của thành phố. Hình ảnh chiếc là non tượng trưng cho sự xanh tươi và mới mẻ, năng động hiện đại nhưng vẫn gần gũi với thiên nhiên. Cuống là được kéo dài cách điệu thành hình chữ E vừa là chữ cái mở đầu cho tên gọi thành phố vừa là biểu tượng cho sự viên mãn, tròn đầy như cuộc sống nơi đây. Tổng thể của logo tương tự như biểu tượng âm dương xa xưa thể hiện sự tương hợp hài hòa giữa con người và thiên nhiên.
Bài hát chính thức
Công ty có bài hát chính thức là Ecopark – vì màu xanh (xem phụ lục) do chính phó tổng giám đốc công ty, ông Vũ Mai Phong, người đã gắn bó tâm huyết với công ty ngay từ những ngày đầu mới thành lập sáng tác. Bài hát có âm điệu vui vẻ, hào sảng, thể hiện tinh thần nhiệt huyết với công việc xây lên một khu đô thị mới giàu sức sống và niềm tự hào là nhân viên công ty, của những cư dân Ecopark. Bài hát thường được vang lên trong những dịp công ty tổ chức bán hàng hoặc tổ chức các lễ kỷ niệm lớn trong năm. Sự ra đời và tồn tại của bài hát càng có ý nghĩa thúc đẩy định hình và tạo ra bản sắc riêng cho văn hóa công ty.
Các ấn phẩm điển hình của doanh nghiệp
Bắt đầu từ năm 2011, hàng quý công ty đều phát hành tạp chí của công ty là Ecolife (hình bìa tạp chí ở phụ lục). Tạp chí Ecolife do nhân viên của công ty chịu trách nhiệm xuất bản, được bày trí đẹp mắt và khoa học với nội dung chủ yếu là giới thiệu khu đô thị và cập nhật tiến độ xây dựng, cung cấp thông tin về thị trường bất động sản, chia sẻ các thông điệp và giới thiệu về công nhân viên của công ty. Như vậy, thông qua tạp chí, những nhân viên hay câu chuyện điển hình của công ty dần được giới thiệu với toàn bộ nhân viên khác trong công ty và với các đối tác, từ đó tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên công ty và ước muốn cống hiến để cũng được thừa nhận như vậy của các nhân viên. Tuy nhiên, để góp phần thúc đẩy nhiều hơn nữa trong việc hình thành văn hóa doanh nghiệp, Vihajico nên phát hành riêng một tạp chí nội bộ để tuyên truyền về văn hóa công ty.
Truyền thuyết, giai thoại, lễ nghi
Bảng 3.1. Bốn loại nghi lễ trong tổ chức và tác động tiềm năng của chúng Loại nghi lễ Minh họa Tác động tiềm năng
Chuyển giao Khai mạc, giới thiệu thành viên Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập mới, chức vụ mới, lễ ra mắt vào cương vị mới, vai trò mới Củng cố Lễ phát phần thưởng Củng cố các nhân tố hình thành bản
sắc và tôn thêm vị thế của thành viên Sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, Duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng Nhắc nhở thêm năng lực tác nghiệp của tổ
khoa học
chức
Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình Liên kết Lễ hội, liên hoan, tết cảm và sự cảm thông nhằm gắn bó
các thành viên với nhau và với tổ chức
Nguồn: Giáo trình Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty, PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân, trang 273
Ở Vihajico chủ yếu có ba loại lễ nghi là lễ chuyển giao, củng cố và liên kết. Khi có nhân viên mới được tuyển vào công ty, nhân viên phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm giới thiệu người này đến làm quen với nhân viên của tất cả các phòng ban trong công ty. Đó đơn giản chỉ là hành động giới thiệu tên tuổi, vị trí của nhân viên mới nhưng có tác dụng tạo tinh thần tập thể và hợp tác trong toàn công ty. Trong nội bộ phòng ban có thể có lễ ra mắt không chính thức bằng các buổi liên hoan gặp mặt nội bộ để thành viên mới hiểu thêm và tạo sợi dây liên kết với các thành viên cũ của công ty. Tuy đây là hoạt động không chính thức nhưng cần được công ty lưu ý để thúc đẩy xây dựng văn hóa công ty.
Nghi lễ củng cố thường được sử dụng kết hợp với nghi lễ liên kết trong công ty. Hàng năm công ty đều tổ chức hoạt động tổng kết năm vào ngay trước ngày tết cổ truyền dân tộc. Trong buổi tổng kết này, những nhân viên đạt loại xuất sắc và tốt của năm được ban giám đốc trực tiếp trao giấy khen và phần thưởng (tiền mặt) trước toàn thể nhân viên của công ty. Hành động này thể hiện sự thừa nhận, tôn trọng công sức của các nhân viên giỏi; giúp cổ vũ, động viên toàn nhân viên trong công ty nỗ lực, sáng tạo hơn nữa trong công việc. Ngoài ra, vào những dịp đặc biệt khác như ngày đầu năm mới, sinh nhật chủ tịch hội đồng quản trị…, chủ tịch công ty tổ chức những bữa tiệc thân mật tại gia đình để thiết đãi các nhân viên xuất sắc
của năm hoặc những người thuộc bộ máy quản trị của công ty. Hoạt động này tuy mang tính cá nhân nhưng lại đóng vai trò thúc đẩy sự trung thành và nỗ lực làm việc của nhân viên và người lãnh đạo công ty, tạo ra không khí thân thiện như trong một gia đình.
Trong năm công ty cũng tiến hành một số hoạt động lễ hội cho nhân viên như lễ kỷ niệm thành lập công ty 19/8, tổng kết cuối năm, tết thiếu nhi, hoạt động khởi công, bán hàng… Lễ kỷ niệm thành lập công ty và lễ tổng kết cuối năm là hai ngày lễ lớn nhất của công ty. Trong ngày này, công ty tổ chức tiệc chiêu đãi chu đáo cho nhân viên ngay trong khuôn viên nhà ăn ở công ty. Bên cạnh đó, công ty còn chuẩn bị người dẫn chương trình (do nhân viên công ty đảm nhiệm), thuê dàn nhạc và tổ chức các chương trình văn nghệ sôi nổi với sự đóng góp của các nhân viên của các phòng ban trong công ty. Đồng thời, các hoạt động vui chơi giải trí tạo thêm không khí vui vẻ và tinh thần đoàn kết, thân thiện cho nhân viên công ty cũng được lồng ghép vào trong buổi lễ. Như vậy có thể nói các hoạt động lễ hội của công ty là có chất lượng cao nhưng công ty cần quan tâm xây dựng nhiều lễ hội hơn nữa để tạo thêm sự gắn bó, thân thiết giữa các thành viên công ty và tạo lập bản sắc văn hóa đặc thù cho công ty.
Hiện nay công ty vẫn chưa có truyền thuyết, giai thoại hay câu chuyện về các nhân vật điển hình nào của mình.